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1、公文处理培训,李翠平,一、重要意义,条例是继1996年5月中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月国务院发布的国家行政机关公文处理办法之后，党和国家为进一步规范党政机关公文处理工作新出台的重要法规。,条例是建国以来党和国家第一次通过立法，用法规的形式对全国党政机关公文处理工作进行统一规范，使党政机关的公文处理工作上升到法律法规的层面。同时，也是我国党政机关公文处理工作理论的深化和发展，是各级党政机关依法行政、做好公文处理工作的重要保障。条例是2012年7月1日后公文处理工作要严格遵循的基本制度。,二、立法宗旨,为了适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度
2、化、规范化。,三、基本框架,新出台的条例共分八章42条。新的条例所包涵的内容、强调的重点，以及其可操作性等方面都在原来党政机关各自的规定之上有了很大的提升。,第一章总则，开宗明义，对目的、意义、适用范围、作用、原则及办公厅、室的职责等方面都做了精准的表述。接下来，其他章节从公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制（发文起草把关）、公文办理（收文办理）公文管理六个方面做了规定，最后的附则讲了电子公文、依照、参照执行事项、解释权、施行时间等。,四、内容增减,在第一章总则中主要有两处增加。一是公文处理工作的原则，“事实求是”、“精简高效”、“准确规范”、“安全保密”。二是明确了办公厅（室）系统上下级之
3、间的关系是“业务指导和督促检查”的关系。,第二章中，公文的种类增加了两个文种，即：“决议”和“公报”。决议，适用于会议讨论通过的重大决策事项。是最高级别的文件，是须经特定的会议讨论通过。公报，适用于公布重要决定或者重大事项。“公报”与目前使用的“公告”在适用范围、公布范围、公布事项等方面有区别，具体使用时要注意把握。,在文种的变动上，还有三个方面要注意：一是文种的适用范围作了个别调整。二是，文种的表述作了改动，文字更精准。三是15个文种的前后顺序做了调整，主要是按文种的重要程度排了序，其次是大致按下行文、上行文、平行文、内部行文排了序。,在第三章中，公文格式增减内容：第七条增加项目：份号。减少
4、项目：主题词。改动的项目：1.紧急程度标识：“特急”和“急件”改为“特急”和“加急”。2.发文机关标识。明确了加“文件”二字和可以不加“文件”二字。3.联合行文“可用联合发文机关名称，也可单独用主办机关名称。”,党政机关公文格式,2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅印发党政机关公文处理工作条例（中办发201214号），自2012年7月1日起施行。同时，从1996年5月3日中办发布的中国共产党 公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法停止执行。党政机关公文格式（GB/T9704-2012）国家标准正式发布。,公文格式的范畴：一是公文的组成要素，以及这些
5、要素在页面上的标注位置；二是承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；三是公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。,根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等，最常用的是文件格式、信函格式和电报格式三种。,公文格式的基本要求：,1.纸张大小：A4型纸：210mm297mm。2.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156225mm。3.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。4.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满
6、版心。特定情况可作适当调整。5.公文应当双面印刷。6.公文应当左侧装订。,第一种类：公文的通用格式,一件完整的公文由三部分组成：版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。,(一)份号 涉密的公文需要标注份数序号。公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。,一、版头,涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。如需标识份号，
7、一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。,在份号标注上存在的主要问题：一是涉密文件不标注份号；二是份号的数字不按规定标注，随意性大；三是份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第1行。,（二）密级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。,在密级和保密期限标注上存在的问题有：一是在确定密级和保密期限上出现过紧或过松两种倾向。二是密级标注不规范不统一。,（三）紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。电报格
8、式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。,如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。,（四）发文机关标志发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。,发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，
9、颜色用红色。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。,联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。,发文机关标志存在的主要问题有：一是发文机关标志不规范，有的发文机关字体、字号大小不规则。二是有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致。三是“文件”二字不是标在发文机关右侧，而是在发文机关全称或规范性简称正下方居中标“文件”或“上报文件”。四是有的基层单位的发文机关标识字号大于上级机关的字号。,（五）
10、发文字号发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。,发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位，用六角括号 括入；发文顺序号不编虚位，不加第字。上行文发文字号标识在发文机关之下居左空1字。,（六）签发人上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标识在发文机关之下居左空1字，签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。联合行
11、文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔线与之的距离为4mm。,签发人标注中存在的问题：一是签发人不是机关的主要负责人；二是多个机关联合上行文，只标注主办机关负责人，而未标注其他机关负责人；三是签发人标注的位置不规范；四是签发人姓名未用楷体。,二、公文主体,（一）公文标题标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点
12、符号。,标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。,标题的拟制和标注上存在的问题有：一是冗长啰嗦，对事由概述不简洁、准确、完整。或标题与正文不符，标题不能涵盖公文的内容。二是标题排列形式不够美观，如“金字塔形”或“沙漏形”等。有的在回行时词意不完整。三是标题中乱用标点符号。四是标题中介词使用不规范，介词连用或重复使用介词等。五是标题中文种使用错误。,（二）主送机关是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同
13、类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。,主送机关标注上存在的问题有：一是多头请示。二是随意编造主送机关的简称。三是标注位置不正确。四是有的机关向下级机关普发公文时，每次的主送栏排序都不一样。五是主送机关标点符号使用不规范。同级同类之间用顿号、同级不同类用逗号，主送机关结束后用冒号。,（三）正文,是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。,（四）附件说明,附件说明是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的
14、一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。,附件说明标注中存在的问题：,一是公文中带有附件的却漏标附件说明；二是附件说明标注不规范，有的公文在正文中写明报送、上报、批转、转发等字样，在附件说明处不必再标注“附件”字样的，却标注。有的公文在附件说明处标注“附件3份”或“附件随后”等；三是附件说明编排位置不规范；四是附件
15、顺序号用汉字一、二、三来标注；五是附件名称后用标点符号等。,（五）发文机关署名,发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。,不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2 字，如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。,（六）成文日期是公文
16、的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。,成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。,（七）印章（公文生效标识）印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普
17、发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。,联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。,印章使用中存在的问题有：一是用印位置比较随意，不居中、不端正、不规范。二是2个或2个以上机关用印时，印章相交或
18、相切。三是多个机关联合向下行文时，只使用主办机关的印章。四是使用的印章与发文机关标志不符。,特殊情况说明：,当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。,（八）附注附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。公文如有附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。,在附注标注中存在的问题有：一是标注位置不规范，将附注标注在版记上一行；二是附注的内容没有用圆括号括起来；三是几个机关联合上行的请示件，附注处只需标注主办机关联系人，不需要将所有机关的联系人都标上。,版记应置于公文最后一面（封四）
19、，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。,三、版记,（一）抄送机关,是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。,如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称
20、，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。,（二）印发机关和印发日期,印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一
21、条细分隔线隔开。,（三）页码,一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。,第二种类型：信函格式,公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。,（一）发文机关标志,发文机关标志使用发文机关全称或
22、规范化简称，其上边缘至上页边为30mm，推荐用红色小标宋字体，字号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。联合行文时，使用主办机关标志。,（二）红色分隔线,发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处为一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，均以版心为准居中。,（三）份号、密级和保密期限、紧急程度,如需标识份号，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。,（四）发文字号,发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。发文字号与红色双线的距离为3号汉字高
23、度的7/8。,（五）标题,标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。,（六）页码,信函格式公文首页不显示页码，由第2页开始标注。只有2页的信函式公文，第2页可以不显示页码。,（七）版记,信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。,第三种类型：命令（令）格式,命令格式的公文，适用范围有特殊的限制。一般用于公布行政法规和政府规章。只有中央人民政府、省级人民政府和有立法权的较大的城市人民政府，以及国务院各部委才能发布“总理令、省长令、市长令、部长令等。,第四种类型:纪要格式,纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印
24、发公文，作为指导开展工作的依据。,（一）纪要标志,纪要标志由“XXXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋字体。,（二）编号,纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”，并用圆括号括入，不受年度限制；也可按年度编排，如“2012X号”。,（三）发文机关和成文日期,纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。,（四）出席、列席和请假人,标注出席人员名单，一般用3号黑体字在正文（或附件说明）下空1行左空2字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假、列席人员名
25、单，除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。,（五）纪要不加盖印章,（六）纪要格式可以根据实际制定,概括新旧版本公文格式（1999版和2012版）,主要区别：一、版头部分：1.密级、紧急程度从右标注变左标注；“急件”改为“加急”；2.所有文件格式的红头“上留白”(至版心)由25mm扩大至35mm;取消上行文“上留白”(至版心)80mm的特殊格式；,3.发文机关标志“文件”二字可加可不加；4.联合上行文签发人每行排一人改为每行排二人；5.涉密文件须加份号。,二、主体部分：1.成文日期由汉字改为阿拉伯数字；2.落款处增加发文机关署名；3.特定发文机关标志的普发性公文和
26、电报可以不加盖印章。,三、版记部分：1.取消主题词；2.版记中的文字从3号字改为4号字。(T),第四章行文规则的内容变动。增加的重要规则有三：一是第15条第二项：“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”。,二是关于下行文的第16条的第二项：党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。三是对同级机关的联合行文做出了明确规定。,第五章关于公文拟制。增加
27、的主要内容有三条。一是第19条第7项，是个关键条款：“机关负责人应当主持、指导重要公文的起草工作”。二是第20条，对公文审核的重点分五个方面予以了明确，这是确保公文质量的关键所在。（增加初核）三是对签发的规定，即第22条。（后面解说）,初核，这是新增的一项规定。初核就是前置性审核把关，主要是审核可发不可发，避免发文数量和质量没有控制。主要是抓好实质性落实，而不是以文件落实文件.省政府办根据中办、国办有关规定总结了不发文的几种情况：1、法律法规已明确规定的，不再发文；2、现行文件规定仍适用的，不再重复发文；3、无实质性内容的一律不发，4、可由部门发文或联合发文的，不再以政府名义发文。,第二十一条
28、明确了退回公文文稿的两种情况，一种是经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由。第二种是符合发文条件但内容需做进一步研究和修改的由起草单位修改后重新上报。,公文审核要注意以下几点：,(一)符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。(三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“2008年”不能写成“08年”。,(四)公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。(五)结
29、构层次序数，依次为“一”、“（一）”、“.”、“（）”。(六)公文中应使用国家法定计量单位，而且尽量在整篇公文中同一种单位使用统一的计量单位。,(七)引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。(八)用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。(九)请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。,三是公文签发的规定。（1）公文签发的重要性：公文产生效力的最终确认；公文质量的重要保证；机关负责人履行职责的重要体现。（2）公文签发的特别规定：对重要公文和上行文的签发，条例做了特别规定。即：“由机关主要负责人签发”。（3）公文签发的基本要求：依权限签发；负责任签发；按程序签发；做好联
30、合会签；按规范格式签发。,通知的类别：,1、批转性通知：上级机关发布下级机关的来文2、转发性通知：下级机关转发上级机关的来文，或者党政机关办公厅（室）根据授权，发布平行机关或不相隶属机关的来文。3、印发性通知：上级机关向下级机关行文时使用条例中规定的15各主要文种以外的其他文种，如：准则、条例、规定、办法、细则、要点、规划、纲要、计划、方案等；,4、指示性通知：上级机关向下级机关就某一重要方面的工作或问题阐明上级机关的主张和要求，具有严格的指挥性；5、一般性通知：用于一般性工作的告知和办理6、事务性通知：对工作中管理体制、组织机构、工作分工、文件处理、工作程序、办事手续等具体事宜进行公布；7、
31、会议性通知：召开会议、告知有关事宜时使用；8、任免性通知：发布有关人事任免事宜,第六章收文办理,第七章公文管理,公文管理是把原来办法中的公文归档和公文管理两章的内容做了合并，统称公文管理，在这一章当中增加的重要内容是机关公文由文秘部门统一管理。,五、主要特点,1.确立了公文处理的基本原则十六个字：“事实求是，准确规范、精简高效、安全保密”。2.行文规则更加清晰明了，允许事项和禁止事项清楚明白。这也是长期实践的总结。3.公文的办理程序进一步完善，便于操作。4.对公文的管理明确提出了统一管理的要求。5.进一步强化了安全保密工作。,公文把关十三要,公文把关“十三要”，要点、要领、要做到；一把可发不可发，宏观大局定高下；二把批示和程序，领导意图要领会；三把方针政策关，法律法规不违反；四把体例格式关，使用文种要规范；五把重点内容关，关键表述要慎言；六把内容繁与简，有话则长无话短；七把文字与标点，精雕细刻不厌烦；,八把顺序一二三，注意缺项序数乱；九把附件是否全，不可大意仔细看；十把会签与时效，情况说明很重要；十一保密和急缓，准确标注守规范；十二把牢“质检”关，发出之前一统看；十三把好思想关，心到手到责任到。以上归纳供参考，希望互勉共提高。,谢谢大家,
