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1、行政公文格式,绵阳师范学院何文善网站地址：,公文的格式,公文的格式，指公文的书面形式，即公文的外观形式，包括公文的文面格式和公文的用纸、印制规范。公文格式标准化是公文的性质和公文处理的要求所决定的。行政公文的格式有明确的规范。,行政公文格式的规范,国家行政机关公文处理办法的第三章（第十条至第十二条），对国家行政机关公文的格式作出了明确的规定。1999年12月国家质量技术监督局发布了国家行政机关公文格式（GB/T 97041999），明确规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。企事业单位的行政公文格式可以参照执行。,（一）公文格式标准化的意义,公文格式的标
2、准化，从形式上和制度上保证了公文的法定效力，促进了公文处理的规范化。规范的公文格式不仅增加了公文的整体效果，也方便了阅读、传递与处理，提高了工作效率。,（二）公文用纸与印装格式,公文用纸主要技术指标 公文用纸幅面及版面尺寸 公文中图文的颜色 排版规格印制要求 装订要求,1.公文用纸主要技术指标,国家行政机关公文格式规定，公文用纸一般使用纸张定量为60g/80g/的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85，pH值为7.59.5。纸张定量：每一平方米纸或纸板的重量，记作g/m2，也称“克重”。,2.公文用纸幅面及版面尺寸,幅面尺寸：公文用纸采用GB/T 148中规
3、定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210 mm297 mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148（各裁边的误差为3 mm）。页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156mm225mm（不含页码）。,3.公文中图文的颜色,未做特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。公文中的发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章均为红色。,4.排版规格,正文用3号仿宋体字，文中小标题可用3号小标宋体字或黑体字。一般每面排22行，每行排28个字。字word：标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。行line：标识公文中纵向距离的长度单位。本标准
4、以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。,5.印制要求,制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100，红色油墨应达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。,6.装订要求,公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无
5、坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损。,名词术语：装订要求,包本：在书芯上裹封皮。书芯：书籍封皮以内或未上封皮之前订在一起的书帖。骑马订：又称骑缝铁丝订，订口在对折书帖的折缝上。平订：钉口在书帖的内白边（订口边）上。订锯：订书钉经订书机加工成型，其两个角呈90。,（三）公文眉首各要素标识规则,国家行政机关公文格式将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。公文眉首的要
6、素包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、红色反线、签发人（上报公文）。,1.公文份数序号 1,公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发对象，发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。当文件需要收回保管或销毁时，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。国家行政机关公文处理办法规定：“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。,1.公文份数序号 2,国家行政机关公文格式规定：如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。国家行政机关公文格式并未对公文份数序号的位数进行规定。一般来说
7、，应根据公文的印制数量来确定公文份数序号的位数，不要在份数序号前加上一长串“0”；不过，一般也不直接从“1”编起，以免误作其他数字符号。标注公文份数序号时，有时还在阿拉伯数码前加“NO：”或“编号：”字样。不过，国家行政机关公文格式中并未提及此种标识方法。,2.秘密等级和保密期限,中华人民共和国保守国家秘密法第二条规定：“国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。”中华人民共和国保守国家秘密法第三条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保守国家秘密的义务。”,国家秘密的范围：保密法第八条,国家秘密包括符合本法第二
8、条规定的下列秘密事项：（一）国家事务的重大决策中的秘密事项；（二）国防建设和武装力量活动中的秘密事项；（三）外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项；（四）国民经济和社会发展中的秘密事项；（五）科学技术中的秘密事项；（六）维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项；（七）其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。不符合本法第二条规定的，不属于国家秘密。政党的秘密事项中符合本法第二条规定的，属于国家秘密。,1）秘密等级,国家秘密的范围和秘密等级由中华人民共和国保守国家秘密法规定。国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。行政公文的秘密等级有绝密、机密、秘密三个等级。
9、,2）保密期限,国家秘密的保密期限由国家秘密保密期限的规定规定。保密期限一般分为：一年以内，一年及一年以上，长期，期限不作标注。保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。这些都是上限值。保密期限届满即自行解密。在有关中央国家机关或者其授权的机关作出解密决定以前，其他机关、单位应当对保密期限为“长期”的事项长期采取保密措施，不得擅自决定解密。,3）秘密等级和保密期限的标识方法,国家行政机关公文处理办法规定：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”
10、、“机密”级公文还应当标明份数序号。国家行政机关公文格式规定：如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密限期之间用“”隔开，如“秘密1年”、“机密5年”、“绝密20年”。,4）保密公文制作与处理要求,在信封上标明秘密等级，绝密公文还要在封口处加盖密封章或贴密封签；用传真机传送秘密文件，必须采用加密装置；用计算机、电话传送秘密文件，必须使用专线传送；绝密公文不得用计算机、传真机传送；标明文件保密级别必须认真谨慎，不可随意提高或降低密级；公文传送应当由机要秘书、机要室专门负责，
11、由机要通讯部门传递或指定专人传递。,3.紧急程度,紧急程度是对公文送达和办理时限上的要求。国家行政机关公文处理办法规定：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。注意两种法定公文在一般急件的标识词上的不同：行政公文用“急件”，党的公文用“加急”。国家行政机关公文格式规定：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,4.发文机关标识,发文机关标识即通常所称的“红头”，中国共产党机关公文处理
12、条例中称为“版头”。,1）发文机关标识的类型,国家行政机关公文格式规定：发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。前者是文件式标识，如“中华人民共和国国务院文件”、“国务院文件”、“广东省人民政府文件”；后者是函件式标识，如“广东省人民政府”、“广州市人民政府办公厅”；“国务院任免通知”这样的特定的公文红头也不加“文件”二字。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准，其规范化简称应由该机关的上级机关规定。,2）发文机关标识的位置,国家行政机关公文格式规定：发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；对于上报的公文，发文机关
13、标识上边缘至版心上边缘为80mm，如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，则在发文机关标识之上的两行内依次标识。前一种格式用于平行文或下行文，后一种格式用于上行文，它在前一种格式的25mm空间前增加了55mm的空间（80mm-25mm=55mm），这55mm的空间是供上级机关批示文件用的。各行政机关在设计文件“红头”时，两种格式均应具备。,3）发文机关标识的字体和字号,字体：国家行政机关公文格式推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号：国家行政机关公文格式规定“由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm（高宽）”。现行“国务院文件”的字号是22mm15mm。发文机关
14、标识的具体字号，各行政机关可以在上述原则下，根据机关名称的字数多少来决定。,4）联合行文的发文机关标识,国家行政机关公文格式规定：联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。联合行文的机关过多，就可能出现把正文挤出首页的情况。这时，只能挤发文机关，不能挤正文。可以将发文机关的字号、行距缩小，直至保证公文首页显示至少一行正文为止。注意：发文机关标识与正文首行之间还有其他格式要素，包括发文字号、签发人、红色反线、公文标题、主送机关。,5.发文字号,发文字号是发文机关编排文件的代号。发文字号的作用有二：（1）统计发文的
15、数量，便于文件管理；（2）在查找和引用文件时可以作为文件的代号使用。凡有发文机关标识的文件都有发文字号。,1）发文字号的组成,国家行政机关公文格式规定：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。例：“国发200023号”，“国”是国务院的机关代字，“2000”是发文年份，“23号”是序号，表明这一文件是该年度国务院发出的第23号文件。,2）机关代字,机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等
16、。有的机关代字还包含其他的层次。如国务院发文的机关代字有“国发”和“国函”，“国”代国务院，“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。机关代字尽量以简化为好。代字一般应选用机关和部门名称中最有代表性的字，应当反映发文机关或部门的性质。如“粤高教人”。发文机关和机关内各部门的代字由办公厅（室）、秘书部门统一编排，以避免重复。,3）发文序号,序号是发文的流水号。序号一般按文件的发文形式统一编排，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容来编排序号，这是一种较繁琐的办法。,4）发文字号的标识,国家行政机关公文格式规定，发文字号在发文
17、机关标识下空2行再标识，用3号仿宋体字，居中排布；发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。注意：上行文的发文字号的实际位置还与签发人的数量有关。,5）联合行文的发文字号,国家行政机关公文处理办法规定：联合行文，只标明主办机关发文字号。,6.红色反线,红色反线位于发文字号之下4mm，其长度为版心的宽度，即156mm。党的机关公文，红色反线中间要加一颗红五星；行政公文，红色反线则是一条连续的红色线。红色反线的作用是把眉首部分和主体部分隔开。,7.签发人 1,国家行政机关公文处理办法规定：上行文应当注明签发人、会签人姓名。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位
18、谁对上报事项负责。国家行政机关公文处理办法规定：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。,7.签发人 2,国家行政机关公文格式规定：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名；如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,（四）公文主体各要素标识规则,公文主体的要素包括：公文标题、主
19、送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。,1.公文标题,公文标题的组成 公文标题的标识,1）公文标题的组成,国家行政机关公文处理办法规定：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关；公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题由发文机关名称、事由和文种三部分组成，后两者一般是不能省的。事由是公文主要内容的概括，一般都用介词“关于”和表达主要内容的短语组成介词结构，作为文种的定语。公文标题要素的省略是有条件的。“请示”在任何情况下都不能省略事由。,例：公文标题的组成,四川省人民政府关于全面推行依法行政的决定（发文机关名称事由文种
20、）国家测绘局关于启用珠穆朗玛峰高程新数据公告（发文机关名称事由文种）关于召开第四届闻一多学术研究讨论会的函（事由文种）关于治理公路货运超载超限的通告（事由文种）中华人民共和国公安部通告（发文机关名称文种）中国共产党中央委员会、中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会、中华人民共和国国务院公告（发文机关名称文种）,2）公文标题的标识,国家行政机关公文格式规定：红色反线下空2行，用2号小标宋体字标识公文标题；公文标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。注意：回行时不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾，特别是不要将书名、人名、地名、数字及短语等分离，以免产生歧义；
21、不要把各行上下对齐排成等长。,例：公文标题的标识,国家发展计划委员会 财政部 建设部国家环保总局关于实行城市生活垃圾处理收费制度促进垃圾处理产业化的通知国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知,2.主送机关,主送机关指公文的主要受理机关。,1）主送机关的称谓,国家行政机关公文处理办法规定：主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。例如，“陕西省人民政府”是全称，“省政府”是简称，“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”则是一系列统称。统称是对两个或两个以上名称的总称，一般有两种情况：一是同类、同种机关的统称；二是相关种类机关的统称。例如，公安、检察、法院同属司法机关，可以
22、统称为“公检法”；文化、教育是相近的两个系统，常把它们统称为“文教系统”。统称在下行文中使用广泛。,2）主送机关的标识,国家行政机关公文格式规定：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识主送机关，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号；如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。注意：在实际使用中，凡收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送机关。例如，直接面向整个社会公众发布并公开张贴的公告、通告等行政公文，起笔即列章列条的条例、规定等党的机关公文，可以省去主送机关。,3.正文,正文是公文主体结构的核心部分，用来表述文
23、件的具体内容，体现发文机关的意图。国家行政机关公文格式规定：公文正文从主送机关名称下一行开始排列，用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。,4.附件 1,公文附件是与公文一起发出的材料和文件，其内容与公文内容密切相关。公文附件包括不宜放在公文正文中的图表、名单、统计数字等，批转、转发、印发的文件以及发布的法规和规章等。公文附件虽然放在公文生效标识之后，但它仍然是公文内容的组成部分，与公文正文具有同等效力。,4.附件 2,国家行政机关公文处理办法规定：公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。国家行政机关公文格式明确规定了在公文中标识附件的方法：公文如有附件，在正文下空一行左
24、空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1”）；附件名称后不加标点符号。,4.附件 3,国家行政机关公文格式还明确规定了附件本身的装订与标识方法：附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致；如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。,4.附件 4,国家行政机关公文格式规定：版记应置于公文最后一面。据此，当公文附件与公文正文一起装订时，附件的装订位置应该在公文主体之后、版记之前。国家行政机关公文格式中给出的公文末
25、页版式的式样（图4图6）都属于公文附件不与公文正文一起装订的情况：每个式样图中都标识有两个附件，但公文版记与公文生效标识在同一页，其间并没有给公文附件留下装订位置。,5.成文日期 1,公文必须注明成文日期。国家行政机关公文处理办法规定：成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。,5.成文日期 2,在成文日期的标识方法和位置上，行政公文与党的机关公文有明显的不同。国家行政机关公文格式规定：成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”，如“二九年三月六日”；成文日期的标识位置在公文正文之后，与公文生效标识（印章）重叠或相邻，具体位置视印章的样
26、式和印章数量的多少而定。中国共产党机关公文处理条例规定：成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方；决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。至于成文日期的具体写法，条例未作规定，一般用用阿拉伯数码，如“2009年3月9日”。,6.公文生效标识,公文生效标识是证明公文效力的标识，有发文机关印章和签署人姓名两种形式。最常见的公文生效标识是印章。,1）印章基础,印章是机关职权的一种标志，它既是公文的生效标志，也是鉴定公文真伪的最重要的标志。公文一般要加盖印章。，一般情况下，除了会议纪要等法规明确规定可以不加盖印章的公文之外，不加盖印章的公文应视为无
27、效。国家行政机关公文处理办法规定：公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章；联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。,关于印章的法规,中华人民共和国刑法第二百八十条规定：“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处3年以上10年以下有期徒刑”。国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定（国发199925号，1999年10月31日），对国家印章的形状、尺寸、式样、字体和制发的办法等都作了明确具体的规定。,2）印章的加盖要求,为了保证公文印章的真实性，
28、提高印章的防伪性，国家行政机关公文格式明确而具体地规定了行政机关公文印章的加盖要求：,8.2.6.1 单一发文印章,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,8.2.6.2 联合行文印章,当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不
29、超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。,8.2.6.3 特殊情况说明,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,空白印章,三个单位联合行文，会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上的情况，也就会出现至少有一个以上的印章是空白印章（加盖在纸张的空白处，未压任
30、何文字）。现在印刷公文大量采用现代印刷设备，其套印印章的方法就是将一个印在纸上的空白印章作为印模直接制版。因此，如果公文中出现空白印章，就等于把单位印模送给了所有收文对象，极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章，公文中所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白的印章。,此页无正文,在现行的国家行政机关公文格式实施之前，公文中有一种“此页无正文”的格式，即当正文之后的空白容不下印章位置时，就将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页的第一行顶格标识“（此页无正文）”。这样做的目的是为了防止在空白页私加文字，但却在正文之后的空白处留下了可供利用的空白。为了消除这
31、个隐患，现行的国家行政机关公文格式规定，在出现上述情况时，以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样就能使印章与正文同处一页，不留任何空白，堵上私加内容变造公文的漏洞。,7.附注,附注用于标注需要说明的其他事项，包括公文的印发传达范围、使用时应注意的事项、请示的联系人及电话等。如“此件发至县、团级”，“此件传达至群众”，“此件可见报”，“联系人：，联系电话：”，等等。注意：附注不是对公文的内容作出解释或注释。对
32、公文内容的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。国家行政机关公文格式规定：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。,（五）版记各要素标识规则,公文版记的要素包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、版记中的反线等。,1.主题词,主题词是用于标示公文主题、方便公文检索查询的规范化词与词组。标注主题词可以提高公文检索与查询的速度，有利于提高机关的办事效率，有利于文书档案管理的规范化、系统化和科学化。国家行政机关公文处理办法规定：公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词。国家行政机关公文格式规定：“主题
33、词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不用标点。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。国家行政机关公文主题词由国务院办公厅编制的国务院主题词表规定。,国务院公文主题词表简介,国务院办公厅秘书局于1997年12月修订的国务院公文主题词表共有15类1049个主题词，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮
34、电”等。第三层是类属词，如“体制”、“职能”、“编制”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。,国务院公文主题词表中说明的标引方法,一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面“”以便区别。如果附表中所列的国家、地区的实际
35、名称发生了变化，使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修改和使用。国务院办公厅秘书局将定期修订附表。,主题词标注的步骤,审读文稿，分析主题，确定主题概念。查阅主题词表，在主题分析的基础上，借助主题词表将自然语言转换成规范语言。将选择的主题词标引在规定的位置上，最后由文件审核人审定。,例：主题词,国务院关于加强水土保持工作的通知的主题词为“农业”、“水土保持、“通知”。国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知的主题词为“经济管理”、“企业”、“破产”、“劳动”、“就业”、“通知”。国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定的主题词为可标“科技”、“体制”、“
36、改革”、“决定”。,2.抄送机关,国家行政机关公文处理办法规定：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。国家行政机关公文格式规定：公文如有抄送机关，在主题词下一行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号；如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。在实际应用中，如果一份公文既要抄送下级或平级机关，又要抄送上级机关，则抄送机关要分段书写，其顺序应依据机关的性质、级别、隶属关系依次排列，上级机关在前，平级和下级机关在后。,3.印发机关和印发日期,印发机关不
37、是指公文的发文机关，而是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标识发文机关。印发日期指接到公文定稿后起印的日期，一般写成“年月日印发”。国家行政机关公文格式规定：印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字；印发机关左空1字，印发日期右空1字；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。注意：印发机关和印发时间只能占一行位置。如果印发机关的字数太多，可以自行简化。,4.版记中的反线,国家行政机关公文格式规定：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。反线的作用，一是明示版记各
38、要素之间的界线，二是使版面规矩整齐，美观好看。,5.版记的位置,国家行政机关公文格式规定：版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。,确定版记位置的几种特殊情况 1,公文没有附件，公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。公文没有附件，公文的篇幅在一个折页（四面）以上，如果采用骑马订，公文的面数就是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白面有多少（一般不会超过3面）。,确定版记位置的几种特殊情况 2,公文有附件且附件与公文正文一起装订，附件的装订位置应该在公文主体之后、版记之前。如果附件最后页面上
39、的空白能够容下版记，且该页又是公文的最后一面，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费；如果附件是被转发的文件，它就会有自己的版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应在公文的最后一面标识自己的版记。,确定版记位置的几种特殊情况 3,公文有附件但附件不与公文正文一起装订，这种情况与没有附件的情况类似，处理方法同前。国家行政机关公文格式中给出的公文末页版式的式样（图4图6）都属于这种情况：每个式样图中都标识有两个附件，但公文版记与公文生效标识在同一页，其间并没有给公文附件留下装订位置。,（六）公文的页码,国家行政机关公文格式规定：页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心
40、下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm；单页码居右空1字，双页码居左空1字；空白页和空白页以后的页不标识页码。根据上述规定，出现在空白页后的版记页也不标识页码。,（七）公文中表格,国家行政机关公文格式规定：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边；公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。,（八）公文的特定格式,公文的特定格式有：信函式格式、命令格式和
41、会议纪要格式。,1.信函式格式,信函式公文只标识发文机关名称，不在其后加“文件”二字，用于处理日常事务的平行文或下行文，使用频率很高。国家行政机关公文格式规定：信函式公文的发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm；每行居中排28个字；首页不显示页码；发文机关名称及双线均印红色；发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识；发文字号下空一行标识公文标题；如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识；两线之间其他要素的标识方法
42、与文件式公文相同。,2.命令格式,国家行政机关公文格式规定：命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号白发文机关酌定；命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称；在签发人签名章下空一行右空2字标识成文日期；分送机关标识方法同抄送机关；其他要素的标识方法与文件式公文相同。注意：发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称；令号格式用“第号”；令号的编排自发第1号令开始，不受年度限制；命令用“分送”这一特定形式。,3.会议纪要格式,国家行政机关公文格式规定：会议纪要格式的会议纪要标识由“会议纪要”组成，其标识位置同文件式公文的发文机关标识，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定；会议纪要不加盖印章；其他要素的标识方法与文件式公文相同。会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言，适用于由领导机关召开并起草会议纪要的下行文。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。,
