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1、第4章电子表格制作软件Excel应用,大 学 计 算 机 基 础,电子表格制作软件Excel应用,1、Excel的启动与退出2、Excel的窗口3、Excel的基本概念 3.1 工作簿 3.2 工作表 3.3 单元格4、工作表的基本操作,什么是表格、电子表格？,表格是人们在日常生活和工作中经常会用到的一种信息描述形式，长久以来，人们都是凭借着自己的双手绘制出需要用到的表格，当要对数据进行处理时还得逐一地计算得出结果。当计算机走进人们的生产、生活中以后，使得人们能够通过计算机来生成表格、完成繁琐的数据计算并应用表格，这就是人们常说的电子表格。,Excel的基本知识,Excel 2003是Micr
2、osoft Office XP系列办公软件中的一员，是目前最常用的电子表格系统，它的主要功能包括数据处理、统计图表绘制、简单的数据库管理功能。,Excel的启动和退出,从开始菜单启动,快捷方式启动,打开excel文档时启动,启动,Excel的启动和退出,单击【文件】【关闭】,双击左上角的窗口控制按钮（Excel图标),退出,按Alt+F4组合键,单击Excel窗口右上角的关闭按钮,标题栏,工具栏,行号,列号,状态栏,工作表,单元格,编辑栏,菜单栏,任务窗格,编辑栏,编辑栏 左边是名称框，用于显示活动单元格或区域的地址（或名称），右边是编辑区，可以在该编辑区输入、修改活动单元格中的数据,Exce
3、l2003窗口,标题栏 与所有Windows的应用程序一样，标题栏中显示窗口的名字，并有控制按钮可以让用户对窗口进行移动、关闭、缩小、放大、最大化、最小化等操作。菜单栏 给出了若干菜单项，单击某菜单项就会出现相应的下拉菜单。工具栏 Excel的工具栏有很多种，主要的有：常用工具栏、格式工具栏、绘图工具栏、Web工具栏、任务窗格等。常用工具栏和格式工具栏中的按钮及其功能，有许多与Word相同。,Excel2003窗口,状态栏 位于屏幕的底部，用于显示各种状态信息以及其他非常有用的信息，特别对Excel的新用户来说，经常关注状态栏的信息是非常有益的 工作区 是Excel工作簿窗口（即文档窗口），在
4、工作区中可以有一个或多个工作簿窗口，也可以没有。任务窗格 是Excel 2003界面的新特性之一，有效地使用任务窗格可以提高操作效率。启动Excel时，任务窗格会自动出现在窗口的右部，单击窗格右上角的“X”，可以关闭任务窗格。选择【视图】【任务窗格】或使用Ctrl+F1组合键，则可以显示任务窗格。,工作簿,工作簿是计算和储存数据的文件，它一般包含有一个或多个工作表，因此可在单个文件中管理各种类型的相关信息。一个工作簿以一个文件的形式存放在磁盘上，扩展名为xls。,工作簿,工作表,工作表用于对数据进行组织和分析。最常用的工作表由排成行和列的单元格组成,工作表,工作表,多窗口操作 如果数据很多，一
5、个文件窗口不能将工作表数据全部显示出来，可以通过滚动屏幕查看工作表的其余部分。用菜单【窗口】【拆分窗口】或【窗口】【冻结窗口】将工作表分割为几个区域,例4.1,新建一个工作薄，将sheet1工作表改名为“课程表”，sheet2工作表改名为“学生成绩表”，再将sheet3工作表删除。,单元格,Excel工作表的基本元素是单元格，单元格内可以包含文字、数字或公式。,行号(65536),列号（256）,单元格地址,单元格地址：D8,单元格地址：B1,单元格地址,单元格地址的表示有三种方法：相对地址：直接用列号和行号组成，如A1，IV25等。绝对地址：在列号和行号前都加上$符号，如$B$2,$BB$8
6、等。混合地址：在列号或行号前加上$符号，如$B2,E$8等,单元格区域,单元格区域是指由工作表中一个或多个单元格组成的矩形区域。区域的地址由矩形对角的两个单元格的地址组成，中间用冒号（:）相连。,工作表的基本操作,编辑工作表 工作表区域的操作 自动填充数据,单元格区域定位,单个单元格、一组单元格、一行、一列、全部,单击列号选择一列,单击行号选择一行,拖动鼠标选择区域,单击单元格选择单元,单击此处选择全部,单元格数据的输入,向单元格中输入数据，先定位要输入数据的单元格，然后直接在单元格中或编辑栏键入数字、文字或其他符号。注意：任何输入，只要系统不认为它是数值，它就是文本型数据。如果想把任何一串字
7、符当作文本输入，只要输入时，在第一个字母前加单引号。,数据的编辑,注意：如果单击单元格后，直接输入新的数据，则将原有数据全部替换。,数据的编辑,例2,对例4.1新建的工作薄进行编辑。在“课程表”中B1至F1区域输入“星期一”至“星期五”；A2至A11区域输入1至10表示课次,查找和替换,Excel提供了查找和替换命令使用户可以在工作表中对所需要的值进行查找，并且还可以将查找到的值用另外的值去替换它,工作表区域的操作,清除,例3,在例4.2的“课程表”中选中第1行后，选择【插入】【行】；然后选中第A列后，选择【插入】【列】。,自动填充数据,Excel提供的自动填充功能，可以快速地录入一个数据序列
8、。,自动填充数据,填充柄：位于当前区域右下角的小黑方块，拖曳填充柄，可以将选定区域中的内容按某种规律进行复制,自动填充,例4,以自动填充的方式重新制作“课程表”。在C2单元格输入星期一，将鼠标指向C2格的填充柄，向G2格拖动填充柄 在B3和B4格输入1和2，选中B3和B4格，将鼠标指向B4格的填充柄，向B12格拖动填充柄,单元格的格式设置行高和列宽工作表的整体显示自动套用格式公式函数,设置单元格格式,单元格中的内容，如数字有不同的表示方法如货币、小数、科学计数法等，可以用格式菜单单元格命令设置。,常规：3480.68 数值：34,800.68 货币:34,800.68 会计专用:34,800.
9、68 日期:1995年8月29日 时间：16:19 百分比:23456.89%分数:3456 3/4 科学计数:3.46E+05 文本:12345.00 特殊:如邮政编码 自定义,1、设置单元格格式1,（1）字体、字号、字形、颜色、边框、底纹填充色,字的设置,对齐方式,边框和颜色,运用条件格式,例,设置“所有大于90分的分数用红色、加粗来显示，小于60分的用蓝色、加粗字体来显示”,格式的复制,使用常用工具栏中的【格式刷】按钮 方法:选择被复制格式的单元格，单击工具栏中的【格式刷】按钮，然后选定目标单元格 如果要把格式连续复制到多个单元格或区域:选择被复制格式的单元格，双击工具栏里的【格式刷】按
10、钮，然后依次选定目标单元格，复制结束后再单击【格式刷】按钮。,行高、列宽调整,行高、列宽调整,行、列的隐藏,方法：选中要隐藏的一列或多列，选择【格式】【列】【隐藏】，就可把选中的列隐藏起来已隐藏的C到G列,工作表整体显示控制,方法：选择【工具】【选项】，在“选项”对话框中单击“视图”,自动套用格式,自动套用格式是把Excel中提供的一些常用格式应用于一个单元格区域。操作步骤如下：先选定要格式化的单元格区域；选择【格式】【自动套用格式】，弹出的“自动套用格式”对话框。在对话框的格式示例中选定所需要的一个，单击【确定】按钮即可。,公式,公式是由运算对象和运算符组成的一个序列。它必须由等号（=）开始
11、，运算对象可以是常量、单元格引用（地址）和函数等。Excel中的公式有下列基本特性：（1）全部公式以等号开始。（2）输入公式后，其计算结果显示在单元格中。（3）当选定了一个含有公式的单元格后，该单元格的公式就显示在编辑栏中。,例,在工作表的A1单元格输入数字10，B1单元格输入数字20，在C1单元格输入“=A1+B1”（不含引号），点击回车后，可看到C1单元格显示的值为30，编辑栏中显示为所输入的公式。,公式中的运算符,Excel的运算符有三大类，其优先级从高到低依次为：算术运算符、文本运算符、比较运算符。,单元格的引用,在公式中引用单元格或区域，公式的值会随着所引用单元的值的变化而变化。,公
12、式,公式输入可以减轻输入的工作量，完成一些相应的运算，可以直接引用单元格。公式的使用有两种方法：直接输入公式和单元格引用方法。,必须,公式,单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式与运算称为单元格引用，分相对引用、绝对引用、混合引用。,相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。,公式 绝对引用是指在把公式复制或填入到新位置时，使其中的单元格地址保持不变。设置绝对地址需在行号和列号前加符号“$”例：在F2中输入公式“$C$2+$D$2+$E$2”,公式,混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。,
13、公式,当公式被移动时，引用地址还是原来的地址。例:C1中有公式=A1+B1，若把单元格C1移动到D8，则D8中的公式仍然是=A1+B1。,函数,函数可作为独立的公式而单独使用，也可以用于另一个公式甚至另一个函数内。一般来说，每个函数可以返回（而且肯定要返回）一个计算得到的结果值，称为函数值Excel共提供了九大类，300多个函数，包括：数学与三角函数、统计函数、数据库函数、逻辑函数等。函数由函数名和参数组成，格式如下：函数名（参数1，参数2，）,函数的输入与编辑,（1）直接输入 选定要输入函数的单元格，键入“=”和函数名及参数，按回车键即可。例:在H1单元格中计算区域A1:G1中所有单元格值的
14、和。方法:选定单元格H1后，直接输入=SUM（A1:G1），再按回车键。,函数的输入与编辑,（2）使用“插入函数”工具 单击编辑栏中的【插入函数】按钮,或选择【插入】【函数】,例,在H1单元中计算区域A1:G1中所有单元格 值的和。,常用函数:(1)数学函数,常用函数:(2)统计函数,常用函数:(3)字符函数,常用函数:(4)条件函数,条件函数 IF（x,n1,n2）根据逻辑值x判断，若x的值为True，则返回n1，否则返回n2。其中n2可以省略，省略时表示当条件不满足时，返回“FLASE”。,常用函数:(5)逻辑函数,常用函数:(6)排名次函数,排名次函数 RANK（x1,x2,x3）返回单
15、元格x1在一个垂直区域x2中的排位名次，x3是排位的方式。注：x3为0或省略，则按降序排名次（值最大的为第1名）。x3不为0则按升序排名次（值最小的为第1名）。例：A1:A5中分别含有数字7、3.5、3.5、1、2，则：RANK（A2,A1:A5,1）等于3；RANK（A1,A1:A5,1）等于5。,数据清单的建立与编辑 记录的排序 数据的筛选 分类汇总 图表 打印,数据操作,什么是数据清单？数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，第一行数据通常用来作为数据清单的表头，对清单的内容进行说明，它相当于数据库中的字段名称；其他的各行都是由表头所标识的具体数据，每一行就象是数据库中的一个记录。,
16、数据操作,数据清单的建立与编辑：以表单方式管理数据记录的排序：对表中指定单元格区域的记录按 行或 列进行升序、降序或多关键 字排序数据的筛选：将不符合条件的记录暂时隐藏 起来，只显示符合条件的记录分类汇总：对清单中的记录按某一字段分 类，然后对每一类做统计工作,数据清单的建立,工作表中创建数据清单时，必须遵循以下规则：（1）避免在一个工作表上建立多个数据清单。（2）避免在数据清单中放置空白行和列。（3）在数据清单的第一行里建立表头，也就是列标志或字段名。列标志的数据类型及格式（字体、对齐方式等）应与其他行有所不同，且列标志必须唯一。（4）如果要将标志和其他数据分开，应使用单元格边框（而不是空格
17、或短划线），在标志行下插入一行直线。（5）在设计数据清单时，应使同一列中的各行的数据类型一致。,数据清单的编辑,记录的排序,步骤:单击数据清单区域内的任何一个单元格。选菜单【数据】【排序】项，弹出“排序”对话框。在“排序”对话框中设置排序条件。单击【确定】按钮，即可完成排序操作。注：如果排序结果不对，马上用菜单命令【编辑】【撤消排序】把刚才的操作撤消，恢复数据清单的原样。,例,对已有数据按外语成绩降序排列,数据的筛选,筛选功能:只显示满足指定条件的数据，不满足条件的数据则暂时隐藏起来。分为自动筛选和高级筛选,自动筛选,步骤:,例,单击“外语”标题的下拉箭头按钮，然后在列表中选择78，则所有外语
18、成绩是78分的学生的记录都筛选出来了。筛选出的记录所在的行号变成了蓝色。,自动筛选,自动筛选的自定义:,例,自定义筛选条件为外语成绩在85分和95分之间（大于85并且小于95）,高级筛选,对于复杂的筛选条件，可以使用“高级筛选”。使用“高级筛选”的关键是如何设置用户自定义的复杂组合条件，这些组合条件常常是放在一个称为条件区域的单元格区域中。,高级筛选,筛选的条件区域 条件区域包括两个部分：标题行；一行或多行的条件行。条件区域的创建步骤：在数据记录区域外的准备一个空白区域。在此空白区域的第一行输入列标题名作为条件名，最好是列标题名复制过来，以避免输入时因大小写或有多余的空格而造成不一致。在条件名
19、行的下一行开始输入条件。,高级筛选,筛选的条件 简单比较条件：只用一个简单的比较运算（=、=、）组合条件：对于需要使用多重条件在数据库中选取记录，就必须把条件组合起来。分为两种：在同一行内的条件表示AND（“与”）关系。在不同行内的条件表示OR（“或”）的关系。,高级筛选,组合条件的表示规则如下：（1）当使用数据的不同字段的多重条件时，必须在同一行的不同列中输入条件。（2）当对一个数据字段中使用多重条件时，必须在条件区域中重复使用同一字段名，这样可以在同一行的不同列中输入每一个条件。（3）在一个条件区域中使用不同字段或同一字段的逻辑OR关系时，必须在不同行中输入条件。,高级筛选：高级筛选操作,
20、步骤：按照前面所讲的方法建立条件区域。在数据库区域内选定任意一个单元格。选择【数据】【筛选】【高级筛选】，弹出“高级 筛选”对话框。在“高级筛选”对话框中选中“在原有区域显示筛选结果”选项。输入“条件区域”。“数据区域”是自动获取的，如果不正确，可以更改。单击【确定】按钮，则筛选出符合条件的记录。,分类汇总,可以利用分类汇总功能来统计数据，得到汇总数据，如分类合计、平均值等。,首先对分类汇总字段进行排序，然后选择数据菜单中的分类汇总命令，再出现的窗口内添入汇总要求。,例,学生数据库按性别分类统计男女学生的外语平均成绩,图表,对已有数据可进行图形化的显示，也就是创建图表。这样数据就更容易被分析和说明。,图表,建立图表步骤:选定数据区域，选择【插入】【图表】，出现“图表向导之一”对话框 选择图表类型为柱形图，点击“下一步”按钮，出现“图表向导之二”对话框 选择“系列”选项卡 在弹出的图表向导之三的对话框中，输入“图表标题”在弹出的图表向导之四的对话框中，选择“作为其中的对象插入”调整图表大小到合适,打印,Excel工作簿的打印分成三种情形：打印活动工作表、某个选定区域或整个工作簿。选择【文件】【打印】，弹出“打印”对话框。打印预览 设置打印区域,Thank You!,
