12104-PI0301-001行政管理规定2014.docx

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1、IlflSON山东阳煤恒通化工股份有限公司MTO承包项目 惠生阳煤恒通 MTo 项目部行政管理规定12104-PI0317-M-0011初版2013年10月28日版本号版本说明编制人审核人批准人发布日期12104-PI0317-001行政管理规定前申请，经项目经理同意后报销；e）员工根据工作界面和项目部相关规定，对上做好工作汇报，横向做好工 作协调，对下做好工作管理与安排；f）员工正常工作期间，其工作的安排、指导由其直接主管负责。员工的考 核或撤离前的评价由其直接主管签署评价意见，上一级主管复核；g）项目员工撤离时，由其主管提出申请，项目经理同意后，行政部办理核 销、资产移交等手续，各专业经理

2、按照项目管理平台的流程办理人员撤离手续。 6.1.3项目雇员a）项目部雇员的招聘管理参照6.3项目雇员管理规定的有关要求执行;b）项目部雇员的邮箱及OA流程权限开通由行政部提出申请，项目经理 同意后，提交公司人力资源部统一办理；O 项目雇员离职时，其上级主管提出申请，项目经理同意后，项目行政经 理办理核销、工作服归还、资产移交、关闭邮箱帐号与OA系统权限等手续；d）上述手续办理完毕后，项目部按照相关规定办理离职手续，并对项目雇 员进行评价，所有相关档案均留存在人力资源部，以备后续项目所用；e）员工家属不得在项目部担任项目雇员。6.2 项目员工行为规范管理规定6.2.1 项目员工要自觉加强行为管

3、理，规范自己言行举止，维护公司形象；尊敬 业主、尊重客户，培养自己专业化的职业素养。6.2.2 项目员工是公司与客户之间的桥梁，直接面对客户，行为举止处处代表了 公司的形象，因此员工时时刻刻应体现专业化的职业素养，无论在形象和举止行 为上都要以高素质职业化的标准来要求自己。6.2.3 项目部员工严格遵守惠生工程员工礼仪规范、惠生工程员工从业规 范。6.2.4 项目部员工在工作期间严格遵守业主的有关规章制度，并尊重业主及项目 相关单位的各层次人员，不得与业主及项目相关单位人员发生争吵。6.2.5 项目员工在项目部办公室和现场都应穿着公司定制的工作服，在每年10 月1日到次年4月30日期间，男员工

4、系戴领带，女员工系丝巾。并更换春 装和秋装，以确保项目部人员着装统一。第5页共20页12104-PI0317-001行政管理规定6.2.6 项目部员工须着装整齐，工作期间不能将裤腿和袖管卷起来。6.2.7 项目部员工进入现场一律穿鼓好个人防护用品，如安全帽、安全鞋、手套、 防护镜等，避免发生安全事故。6.2.8 施工现场严禁酗酒、吵架、讲脏话。6.2.9 严禁在各种场合讨论个人薪资待遇问题，包括向业主、项目部其他人员等 泄露个人薪资情况或询问其他人员薪资待遇。6.3 项目雇员管理规定6.3.1 公司人力资源部负责签订劳务派遣合同，协助项目部进行项目雇员招聘。 项目行政经理或主管 专业经理负责对

5、雇员进行培训、管理与考核。6.3.2 招聘对象和来源a）凡年满18周岁以上，具有岗位所需学历和资历的，且符合惠生公司用 人理念的人员，均可作为招聘对象；b）公司人力资源部与当地某个具备法人主体的劳务派遣单位签订人员劳 务派遣合同，项目部根据公司的要求和签订的劳务派遣合同招聘雇员，包括户口 常驻地在项目当地或其他项目部转入阳煤恒通MTO项目部的项目雇员。6.3.3 聘用流程a）招聘流程1）项目部根据批准的人力资源计划，组织招聘工作；2）项目行政经理组织编制相应的职位要求，提交劳务派遣协议单位发 布招聘信息；3）项目行政部根据劳动协议单位反馈的信息进行筛选，项目部相关人 员对筛选对象进行面试；4）

6、面试合格后与面试人员约定合同商谈时间；5）合同商谈时，应按照公司标准文本进行，明确说明薪资、工作时间、 保险费交纳、试用期、保密条款等关键内容；6）项目行政部与应聘人员面试通过后，安排部门或专业主管进行专业 能力面试；7）应聘人员获得部门或专业主管能力面试后，并且项目与应聘双方对第6页共20页12104-PI0317-001行政管理规定合同条款达成一致后，安排人员入职。b）入职流程6.3.4 劳动合同签署a）对于项目雇员，由劳务派遣公司与雇员之间签订正式劳动合同，项目部 与雇员签订补充协议，作为正式劳动合同的补充；b）在项目实施期间，如果项目雇员合同到期，项目部应根据员工表现及工 作实际提前做

7、出是否续聘的决定；第7页共20页12104-PI0317-001行政管理规定O 项目部应为现场临时雇员制订详尽的工作职责要求，工作职责说明书、 公司及项目部的各项规章制度应作为现场项目人员聘用协议不可分割的组成部 分；d）项目行政部应对项目雇员进行保密教育，并在签订合同时严肃约定，以 维护公司正当权益不受侵害。6.3.5 劳动保险a）项目行政部应为项目雇员安排体检，体检合格者方可录用，体检报告应 报项目部、公司人力资源部备案；b）公司为项目雇员统一购买团体人身意外伤害综合保险；O 项目雇员的社会保险费用，按照当地相关的要求，由劳务派遣单位统一 进行缴纳，在劳务派遣合同中需进行明确；6.3.6

8、食宿管理规定a）住宿1）项目本地雇员的住宿一律自理。异地雇员住宿由项目部统一安排；2）正式惠生员工来到阳煤恒通MTO项目工作在2个月以内的人员， 安排在檀都宾馆，2人1房的标准住宿。6.3.7 正式惠生员工来到阳煤项目工作在2个月以上安排在借用的社区 公房，以1人1间标准住宿。4）社区公房床上用品以三件套、被褥、枕芯为标准进行配置。若员工 离开项目部，床上用品留用下一到位员工使用。5）项目部人员住宿统一由项目行政部安排。居住在项目部宿舍的员 工，项目部不提供住房补贴。6）项目部对员工住房进行统一配置，标准如下： 每人一间独立卧室，床，床上用品，衣柜，书桌椅； 每套宿舍简单家具，热水器，洗衣机，

9、电热水壶； 配置网络。7）项目员工入住前需按本规定签署项目行政住宿入住须知，详见 附录一；员工调离项目部前，应将其所居住的宿舍移交给行政部，第8页共20页12104-PI0317-001行政管理规定由行政部清点核查宿舍内配置物品，清点无误后，签署员工撤离单。8）如宿舍内物品有人为损坏的情况，项目部将酌情要求员工予以赔 偿。9）项目所有员工应加强自身防范意识并互相关照，提倡租房相对集 中。员工手机必须24小时开机；原则上夜间不可单人外出。不 能违法乱纪，要处理好邻里关系。b）就餐1）项目部工作午餐借用阳煤恒通公司的食堂就餐，就餐费用全部由个 人承担。餐费按每次10元收费，由行政助理月底汇总收取后

10、交付 食堂；项目雇员按15元/天午餐补贴，于下月工资中给予发放。2）项目加班的员工于业主食堂免费就餐，费用由项目部承担。6.3.8 作息及休假a）项目雇员每日作息时间严格按照项目部的规定执行，项目部应加强对项 目雇员的考勤管理。如果项目需要，项目雇员应服从项目部的加班安排，加班费 按照合同执行；b）项目雇员病、事假应事先请假，病、事假期间的待遇执行以下标准：1）项目雇员全年享有5天带薪病假，带薪病假需出具当地正规医院 的病假条和病历记录，并填写项目请假审批单，审批后交行政 部存档，带薪病假的最小休假单位可为0.5天，新入职员工须在 试用期考核通过后（包括可能的试用期延长）方可开始享有带薪病 假

11、；2）项目雇员如因重大疾病可享受一个月的连续医疗期，在此期间薪资 按照员工基本工资的60%计算，超过医疗期，则按事假计算。项 目雇员病假时间如超过2个月，项目部不再为其保留岗位；3）项目雇员因个人原因请事假，应提前向主管请假，填写项目请假 审批单，审批后交行政助理存档，并按日扣除相应工资；4）行政助理每月统计考勤时，将本月请假记录提交行政经理审核，项 目经理审批。休假单位小于一天的，按半天计算，月底累计，项目第9页共20页12104-PI0317-001行政管理规定行政部做好员工请假/休假的台账记录表。6.3.9 项目雇员特别休假：1. 本地项目雇员不享受项目特别休假，但每年给予5天带薪年休假

12、，聘用期不满12个月的按照实际月份折算；2. 异地项目雇员在项目部工作正常工作连续90天，一般可享受5天的带薪休假，并根据路程长短给予路途假，不再另设探亲假。（起始日期从合 同签订日起）6.3.10 资a）项目雇员的收入由以下几部分组成：基本工资一员工在正常工作的前 提下每月可以确定的薪酬。常态加班费一常态加班费包括周六或周日及平时的 加班费。加班费一带薪休假日、法定休假日工作的，根据劳动法的相关规定支 付。b）项目雇员当月工资将在下个月初打入员工工资卡内，以公司财务部发放 日期为准。6.3.11 其它规定a）所有项目雇员必须大于18周岁，项目行政部在招聘人员时应严格把 关；b）项目雇员应对自

13、己的工资待遇予以严格保密，不得向其他任何人透露， 也不得向其他人员查询对方工资。如发现有任何人泄露工资现象，一旦查实将 予以辞退处理；O 惠生企业文化的相关要求对于项目雇员标准相同，项目部为项目雇员组 织各类培训，让项目雇员尽快了解公司的情况、企业文化、HSE.项目管理体系 等各类与工作有关的知识，以使项目雇员能够与项目部融为一体；d）项目部应加强对项目雇员的考核，完善淘汰机制；e）项目雇员主动提出解除协议，须提前15天通知项目部，离职时，雇员 须按项目部要求办理有关手续。若雇员不辞而别，项目部有权从雇员工资中给予 一定的经济处罚（额度50%/月收入）。6.4 项目员工考勤、休假管理规定第10

14、页共20页12104-PI0317-001行政管理规定6.4.1 项目按照公司要求，员工个人每月提前将当月考勤提交行政助理，同时抄 送直接主管，由直接主管对员工当月的考勤进行核实。6.4.2 行政助理负责分项目部员工考勤表的汇总，统一报项目行政经理提交公司 人力资源部。6.4.3 项目雇员工资及公司员工差补由项目行政经理负责核算，报公司财务部统 一发放。6.4.4 项目员工休假或出差，须至少提前1周提出申请，以获得较低折扣的机 票，上级主管审核，分项目经理批准。6.4.5 节假日期间，项目员工如有离开项目所在地市，不计补贴，需在考勤中如 实提报。6.4.6 项目部将把对员工出勤情况的考核结果，

15、作为绩效考核的依据之一。6.4.7 作息时间a）项目部实行每周6天工作制，休息时间原则上安排在周六、周日；节 假日项目部将根据工程实际进展情况进行安排；b）每日正常工作时间为：5 月 1 日一9 月 30 日 上午 7： 3011： 30 下午 14： 0016： 0010 月 1 日4 月 30 日 上午 7： 3011： 30 下午 13： 3017： 306.4.8 项目部根据工程实际情况，适时调整作息时间。6.4.9 项目特别休假管理a）为保障员工身心健康，根据公司总部的规定，公司本部员工凡连续出差 天数满60天，或在三个月内累计出差天数满60天，可申请特别假期5天。 对于两个月不能按

16、时休假的员工，在下次休假时，按以下公式计算休假时间：M*52 （M为连续在现场月数）（不含来往旅程时间）b）员工须填写员工请假审批单，提出休假申请，由项目经理批准后方 可休假。项目特别休假路途费原则上指连云港与员工家庭所在地之间往返费用， 如有其他目的地，需在休假申请单上注明，且路途费不得高于前者；O 员工休假前，须征得主管同意，并办理好工作交接。休假期间保持手机 畅通，以备联络。休假申请表交行政助理或行政助理备案统计，行政部每年底将第11页共20页12104-PI0317-001行政管理规定统计结果汇总上报发布。d）项目员工休假期间不给予项目补助，休假来回路程给予一天的项目补 助。6.4.1

17、0 员工有特殊事情，实行请假制度。填写员工请假审批单或者征得同 意后补签。批准后的员工请假审批单交行政助理或行政助理备案。行政助理 或行政助理每月底汇总考勤时将本月请假记录一并汇总,每年底将统计结果汇总 上报发布。行政助理有责任将本月请假信息记录并提醒相关人员补交请假申请单 备案。6.5 通讯、网络管理规定6.5.1 行政经理负责项目通讯、网络管理的全面协调，负责根据公司有关规定制 定项目部员工手机通讯话费标准。6.5.2 IT工程师负责项目部计算机信息系统的配置、维护及保密设置工作；负 责硬件设施、软件工具、网络设施的日常管理。保证计算机信息系统的正常工作； 负责项目部传真机、复印机等的日常

18、管理和维护及故障。6.5.3 项目经理负责核定项目部员工的手机话费标准。a）项目部正式员工（在项目部连续工作一个月以上）及部分异地雇员，项 目部统一配备当地手机卡；b）项目部将根据员工手机话费月度使用情况合理调整手机资费套餐标准， 原则上员工每月的通话费用不得超出套餐标准，如果由于工作原因超出套餐标 准，可提出申请提高话费标准，经项目经理审核批准后行政部予以调整；O 项目部正式员工在当地的手机话费由项目行政部统一缴纳、报销；d）对于手机话费超过项目部核定标准的，项目部将结合实际使用情况，进 行落实。如由于个人原因超出，酌情扣工资，项目部每月核实，公布话费使用情 况；e）项目部员工在办公室内手机

19、振铃尽量调低音量或改成振动档，以免干扰 他人工作。参加任何会议都必须关机或将手机设置为静音、振动档；f）项目部员工凡享受话费补助的均需24小时处于开机状态。6.5.4 计算机及网络第12页共20页12104-PI0317-001行政管理规定a）项目部的计算机、网络和办公设备由IT工程师负责维护，IT工程师 应确保网络畅通；b）针对项目的需求，IT工程师搭建共享文件服务器，项目总工程师负责 明确共享区各专业负责人并予以授权，项目所有成员对文件服务器的共享区内 文件具有阅读权限；O IT工程师根据项目需求对共享区文件进行权限监控，用密码的方式实 现各个文件夹的权限设置；d）项目互传文件用于项目内部

20、文件资料的传递，项目部指定专人定期进行 清理，确保共享区内文件夹无杂乱现象；e）项目员工不允许私自授权非项目人员使用个人电脑、打印服务器和项目 相关管理文档，确保相关信息的安全性；f）为保证网络畅通，员工上班时间不得利用网络做与工作无关的事（如玩 游戏、看电影、闲聊、下载软件、网购等）。项目IT工程师根据项目部要求对 相关网站设置屏蔽；g）项目IT工程师根据项目网络质量需求购买相关网络设备，针对网络聊 天软件、下载软件等进行限制，确保项目员工工作时间网络的畅通；h）如项目员工因工作原因需使用已受限制的相关软件，需填写网络应用软 件申请表，并由项目经 理批准后方可开通；i）员工计算机由IT工程师

21、统一安装软件，员工不得私自下载、安装，以 免损坏计算机或工作网络；j）根据公司信息技术部发布的个人电脑管理程序文档，项目员工不允 许私自安装软件，如工作需要，必须通过项目IT工程师进行安装；k）项目员工不允许私自卸载和退出公司统一安装的杀毒软件，杀毒软件发 生任何异常，应联系IT工程及时进行软件维护；I）员工应爱护各类办公设备，严格按照操作规定进行操作；m）未经项目部同意，严禁将计算机办公网络私自提供给外单位用户使用。 6.6接待管理规定1.1.1 行政经理具体负责项目部的接待工作，安排好住宿、就餐、工地参观和附第13页共20页12104-PI0317-001行政管理规定近地区的旅游等。1.1

22、.2 行政助理、行政助理、前台接待负责项目内部日常的接待、招待工作并配 合项目行政经理做好接待工作。1.1.3 基本流程a）负责接待人员填写接待申请单，项目经理批准后，由项目行政经理 负责实施；b）项目部各专业团建、招待需填写招待申请表，经项目经理批准后，由项 目行政部负责实施；O 项目各专业团建用酒、烟等，需填写领用申请单、经项目经理审核批准 后，到行政部领用；1.1.4 其它a）在项目部办公室接待客户，应在接待区域进行，尽量不要将客户领到工 作区；b）项目部成员因工作需要，在项目驻地或外地需招待相关方人员，需提前 征得项目经理的同意并提出招待费用的额度；O 项目部发生的招待费用，须在当月报

23、销，按公司财务规定注明招待时间、 参加人员等。6.7 车辆管理规定6.7.1 行政经理负责项目现场车辆及驾驶员的管理和考核，行政助理协助行政经 理，负责车辆的日常管理和调度。6.7.2 HSE经理负责对现场车辆及驾驶员的安全管理，参与对驾驶员的考核。6.7.3 驾驶员负责车辆的日常维护保养，正常行车，确保安全行车。6.7.4 车辆管理a）项目部的车辆实行集中管理，由项目行政部统一调配。每辆车配备一名 专职司机，其他人员未经项目经理批准，不允许驾驶车辆，否则后果自负，司机 未经允许将车辆随便交给其他人驾驶，一次警告，二次辞退；b）非项目常态用车，需填写出车申请、结算单，经项目经理书面审批 同意提

24、交行政部统一调配；第14页共20页12104-PI0317-001行政管理规定O 特殊情况下，项目部成员驾驶车辆，须经HSE经理、项目经理书面审 批同意；d）司机每次出车做好出车登记，用车完毕记录行驶里程，并请乘用人员签字。e）严禁车辆带故障出车。所有车辆应按照规定的里程进行保养，对有安全 隐患的车辆，司机有权拒绝出车；f）在行驶状态下，乘车人员禁止与司机交谈,乘坐车辆人员需系好安全带;g）司机必须保持精神饱满，着装整洁，礼貌待人，热情服务；h）司机应服从调配，严格按规定出车，并做好出车前的安全检查；i）安全第一，违章必纠。严禁司机班前、班中喝酒；严禁违反道路交通法 规；严禁私自出车。因个人原

25、因造成违章罚款，由个人自负；j）加强车辆日常维护保养，保持车况良好、车内外整洁卫生；k）长途出车超过1000公里，原则上配备两名司机。1000公里以内，司 机须根据疲劳程度增加中间休息时间，每次不少于15分钟，以保障安全行车;I）车辆发生交通事故，对于隐瞒不报者，一经发现，将严肃处理。事故处 理流程及损失赔偿，参照WP-PIGE5004OlC项目部车辆管理规定执行。 6.7.5费用核算a）行车费用：指油费、过路过桥费、维护保养费、停车费等相关费用，纳 入项目部车辆管理费进行报销，项目经理审查确认；b）车辆燃油由项目部统一购买加油卡，统一报销。司机凭卡加油，每月月初、月底记录里程数，交行政助理登

26、记、核算；每次加油做好用油登记及统计百公里油耗。O 路桥费、由驾驶员每周汇总报销一次，由行政助理根据派车记录复核， 经行政经理签字验核；d）车辆维修必须在项目部指定的维修点进行，之前须提出申请，说明原因 和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，由行政组根据车辆维修情况 复核，经行政经理签字验核。第15页共20页12104-PI0317-001行政管理规定6.7.6 礼仪规范a）项目各类车辆应时刻保持内外整洁、美观，内部物品摆放整齐，无异味； b）文明行车，不准在驾车时接听电话、向车外吐痰和乱扔杂物、在车内吸烟； C）礼让为先，保持克制。行车途中不与行人、车辆发生不必要的冲突或纠纷；b）行车

27、安全、平稳、准时，谈吐举止得体，服务热情主动，停车位置应便 于乘车者上下。对于公司客户以及其他老幼体弱者，应主动为其开关车门、搬 运行李等；O 不传播、不议论乘车人员谈话内容，注意商业信息保密。6.8 资产管理规定6.8.1 项目部根据项目需要，编制资产需求计划。公司项目管理部负责审批项目 部资产需求计划。公司经理办负责按照资产需求计划对资产进行购置或调配。6.8.2 项目部根据项目需要，按照WP-PIGEI00403C-2008项目部设施标准 配置管理规定、WISON-FI-MP-006-A惠生控股有限公司财务管理制度第6 号资产，编制项目部固定资产需求计划。6.8.3 项目部固定资产需求计

28、划报公司项目管理部，经项目管理部、分管副总批 准后，由经理办统一购置或调配，经理办也可委托项目部自行购置。6.8.4 项目部行政部设一名二级资产管理员，二级资产管理员可由行政助理担 任。二级资产管理员负责建立项目部的资产台帐，作好资产领用、转移登记，做 到帐物相符。6.8.5 项目部行政经理负责项目部资产管理，资产使用人为项目部的第一责任 人，按照公司规定做好保管、维护工作，项目部资产如发生缺失、损坏，应抓紧 按照规定向公司申报，按财务有关规定处理。6.8.6 项目结束时，项目部应提交项目部资产处置申请单，经经理办、分管 副总审核批准后，确定资产是移交公司经理办或现场处置。对于现场处置发生的

29、费用，交公司财务。6.8.7 项目资产的报废：项目资产报废计划经批准后，由公司二级资产管理员统 一在OA资产管理系统内办理报废手续。报废后的资产，均由经理办安排项目 二级资产管理员在当地处理。第16页共20页12104-PI0317-001行政管理规定6.8.8 对于监测、检验仪器设备类资产，由项目部向公司质量安全部申请配置， 项目质量部负责保管，使用完毕后全部归还。6.8.9 项目部使用的低值易耗品按照本规定执行。6.9 项目办公室管理规定6.9.1 行政经理对项目部现场办公室设施全面负责，行政助理协助行政经理，对 现场办公室进行管理。6.9.2 HSE经理对现场办公室的安全负责。6.9.3

30、 加强办公区的安全管理，员工必须具备防火、防盗、防触电的基本常识和 技能。6.9.4 办公区配备干粉灭火器材；全体员工必须熟练掌握紧急情况下的正确使用 方法。6.9.5 员工需正确使用各种电气设备，严防触电和电气短路灼伤，增强自我保护 意识。6.9.6 员工务必注意自己财物（如笔记本电脑、现金、硬盘等）的妥善保管，贵 重物品随身携带或锁至文件柜内，不允许放在办公室内过夜。6.9.7 下班时办公室内员工自觉将办公室的门窗、水电、空调、电源是否关闭， 项目行政助理进行检查。6.9.8 办公区的环境管理a）办公区所辖范围应保持干净、整洁，接待室、会议室、厕所、走廊、前 厅区、办公室和资料室等公共区域

31、由保洁员负责日常清洁工作，所有员工应自觉 保持良好的工作环境；b）接待客户应在接待室或会议室进行，并掌握时间，不影响他人工作，接 待客户后及时通知保洁员进行清理。不得在办公区域接待私人客户、亲戚、朋友;O注意个人办公区域的清洁，创造优美的办公环境；员工办公桌椅及其相 关设施应摆放有序，每位员工应主动做好保洁工作；d）不得在办公区内大声喧哗、哼小调、追逐嬉闹、闲聊、看报纸等；吸烟 应在指定的区域，工作区内严禁吸烟；e）在办公区内，打电话或者接听手机，按照公司的员工行为规范执行，注第17页共20页12104-PI0317-001行政管理规定意礼貌用语，避免影响他人；f）员工不得在办公区内随意张贴各

32、类宣传资料，如有需要，须由行政部按 统一规格来张贴，以保持办公区的整洁有序。6.9.9 加强办公区的设施管理，项目部的各类办公设备指定专人负责管理和维 修，员工须爱护和正确使用办公区内的公用设施和办公设备，防止误操作损坏 设备。6.9.10 项目部吸烟点定在厕所走廊处。项目部其他区域严禁吸烟。6.9.11 项目行政经理每天定期检查办公区域卫生清洁，负责相关设施的维护维 修。6.10 项目办公用品管理规定6.10.1 项目行政经理全面负责办公用品的管理，行政助理负责按批准的采购清 单定点采买、出入库登记等。行政助理负责项目员工办公用品的需求统计、提交 计划、领用与分发等。建立发放登记台账，接受行

33、政部的定期检查与盘点。6.10.2 办公用品管理程序项目行政助理每月15日前统计办公用品需求计划经理审核后统一上报）一一 汇总后列出采购清单一一提交项目行政部经理初审平衡一一报行政经理批 准一一项目行政助理定点采购、办理出入库登记一一行政助理按需求发放。6.10.3 消耗品a）申请：日常通用的办公用品如笔、笔记本、文件夹、计算器、复印纸、 硒鼓等，每月由行政助理进行需求计划统计，汇总填写请购单，报批后进行定点 采购；b）购买和保管：办公用品统一由项目行政助理购买、保管、发放；第18页共20页12104-PI0317-001行政管理规定O 领用：行政部应建立办公用品计划、采购、领用和库存台帐。所

34、有员工 领用均须在台帐上签字，低值易耗品采取以旧换新的方式领用。对于非正常领 用，行政部有权查询用途，并请其上级主管复核。使用时均应遵循爱惜和节约 的原则。6.10.4 耐用品a）申请：由个人保管的贵重办公用品，如U盘、移动硬盘等，由个人提 出申请、分项目经理审核、项目经理部经理审批，由行政部统一配置。并记入个 人领用资产台账内，项目完工后归还；b）购买和保管：涉及到专业性较强的用品如仪器、书籍资料等可由申请人 自行购买，其它通用物品交行政助理购买。无论是自行购买还是项目行政部购 买，物品购回后均应办理入库和领用手续；O 领用：个人保管用品统一实行借用制，行政部建立个人保管物品台帐， 领用时由

35、保管人在个人保管物品台帐上签字。如有损坏或遗失应及时向行政部申 报，并实行责任赔偿制度。公用物品如复印机、传真机由行政部统一维护。员 工不得使用传真机、复印机从事私人事务；d）退还：项目员工个人保管的用品，在工作中如不再需要或项目人员离开 项目部时应及时办理退 还手续，退还借用物品，否则，项目部不予办理撤回通 知单；e）借用：属于项目资产类的物品，员工长期使用应办理手续，并对所借物 品爱惜，不得随意转借，如发生损坏，将依据损坏程度进行赔偿；f）项目行政部定期对库存办公用品进行清点，及时掌握办公用品的库存情 况，避免积压浪费。6.11 对外宣传管理规定6.11.1 分项目控制经理负责收集、整理项

36、目部的宣传稿件，并负责宣传稿件的 初审，定期向公司相关部门提供项目大事记、简讯等。行政助理协助控制经理 进行分项目宣传稿件的收集与整理工作。分项目经理负责审核对外宣传稿件。6.11.2 项目经理部办公室布置、现场图牌、宣传资料、项目人员名片格式等， 所有模板参照控股公司Vl手册以及项目部设施标准配置管理规定中的标准第19页共20页12104-PI0317-001行政管理规定图集（WP-PIGE100403C-2008）执行。6.11.3 项目经理部根据实际需要，对项目办公室和现场进行布置，并编制各类 项目宣传资料，所有宣传资料由项目经理部经理审核后予以发布。6.11.4 项目经理部对外宣传保持

37、一致，与外单位联络应指定专人，宣传资料以 书面文件为准，非指定人员在公开场合不得随意发表自己的见解。6.11.5 控制经理应及时宣传项目建设过程中关键事项，项目部成员都有义务提 供宣传素材，行政助理要组织积极为惠生人杂志投稿，月平均采用稿件应 在2篇以上。项目施工过程中重大节点、事件，项目控制组应提前搜集资料， 及时编制项目宣传材料，经项目经理确认后统一向公司、项目经理部发布。6.11.6 项目宣传中的影像资料，执行公司项目影像管理规定。6.11.7 控制组按项目实施阶段做好现场照片以及项目实施过程中重大节点、事 件的照片采集工作，经项目经理审核后定期上传共享文件区，项目结束后按要 求归档。6

38、.12 印鉴的保管6.12.1 文档管理员负责对项目部章进行保管。6.12.2 用印记录的留存6.12.3 项目部章使用登记以及用印申请单需在文档管理员处填写，并由文 档管理员留存备案。6.12.4 印鉴的临时管理印鉴管理人员因故不在岗位时，由其直接负责人代管或直接负责人指定其他人员 代管。6.12.5 印鉴管理要求a）印鉴管理人员必须认真负责，严格遵章守纪、秉公办事，严格执行审批 手续和用印登记制度。b）不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印鉴；O不得擅自携带印鉴外出；d）用印手续未办理完善，不得擅自使用印鉴；e）违反本规定使用印鉴，给项目部造成损失的，由项目部对违纪者予以行第20页

39、共20页12104-PI0317-001行政管理规定政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。6.13 会议管理规定6.13.1 会议程序a）项目部专业经理以上人员，根据工作安排在每周五上午12： 00前， 提出下周会议申请，交项目助理进行汇总并发布，包括项目例会。临时增加的 会议，仍需通过行政助理安排，避免会议冲突；b）会议由行政助理负责通知，项目部内部通知以电子邮件方式，外部单位 提前1天以电话通知；O 会议由行政助理负责筹备安排，提前调试好各种设备，如视频、投影仪 等；会议组织人应提前十分钟到会议室；d）会议纪要由会议组织人负责整理、审核，其上一级主管签发会议纪要。 发送范围由

40、会议主持人确定，文档负责发送，发送范围不得随意扩大或缩小；e）对于项目部成员参加外部单位组织的会议，执行会议组织方的有关规 定，相关会议内容应及时向项目部相关人员进行传达。6.13.2 会议要求a）参加会议的人员必须准时到会。参加会议的人员若因故不能出席或不能 准时出席，应及时安排适当人员代替出席，并应提前通知会议组织者，不得迟 到、请假、缺席或中途退出；b）会议实行禁烟制度，手机一律置于振动或关闭状态；O 与会人员按会议要求有序发言，会场内不准喧哗，不得随意插话或打断 他人发言；d）会议提倡短会制度，提高会议效率，不开无准备的会议，不开讨论会议;e）会后应及时整理会议纪要，要求两日内发至与会

41、单位或个人；会议纪要 执行项目部统一的格式；f）会议纪要的收发方应建立并保存收发记录。7 记录公司的项目人员申请调配单12103-PI0317-001-01A公司的项目人员撤离通知单12103-PI0317-001-02A第21页共20页12104-PI0317-001行政管理规定新员工入岗准备单12103-PI0317-001-03A项目部员工离岗准备单12103-PI0317-001-04A项目雇员登记表12103-PI0317-001-05A员工请假审批单12103-PI0317-001-06A员工个人考勤表12103-PI0317-001-07A接待申请单 12103-PI0317-0

42、01-08A租房统计台帐 12103-PI0317-001-09A宿舍/招待所需求用品申请单12103-PI0317-00111A项目部IT设备登记表12103-PI0317-001-12A网络应用软件申请表12103-PI0317-001 13A用印申请单 12103-PIo317-001 14A项目部油耗考核表12103-PI0317-001 16A项目目部资产处置申请单12103-PI0317-001-18A项目部办公用品采买申请计划12103-PI0317-001 -19A项目部购买办公用品登记表12103-PI0317-001-20A项目部办公用品领用登记表12103-PI0317-001 -21A项目部办公用品借用登记表12103-PI0317-001-22A办公用品办公月报表12103-PI0317-001-23A用印登记表 12103-PI0317-001-24A会议纪要模版（公司级会议使用）12103-PI0317-001-32A会议纪要模版12103-PI0317-001-33A会议签到 12103-PI0317-001-34A第22页共20页