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1、某公司专案管理案例究二、专案管理基本概念、知识、方法与工具专案是指一连串彼此有关联，目标相同且需耗费一段时间的作业。它包含三个要素：时间、成本与可用资源。专案管理是指计划、指导且操纵人力资源、设备、物料及时间，并满足专案的技术、成本、时间的限制，继而达到专案目标。专案大体上分为下列七个阶段：初步准备阶段、预备阶段、计划阶段、实行阶段、改变操纵阶段、结论阶段与专案后续阶段。按照美国专案管理协会（PMl）的专案管理知识体系（PMBOK）,专案管理知识共涵盖九个知识领域，亦即：集成、范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险与采购。而每个知识领域包含数量不等的专案管理过程，总计有39个。通常来讲，
2、专案管理过程分为五大类：1、启动：成立专案团队开始专案或者进入专案的新阶段。启动是一种认可过程，用来正式认可一个新专案或者新阶段的存在。2、计划：定义与确定专案目标，选择实现专案目标的最佳策略，制定专案计划并包含风险管理。3、执行：调动资源，执行专案计划。4、操纵：监控与评估专案偏差，必要时采取纠正行动，保证专案计划的执行，实现专案目标。5、结束：正式验收专案或者阶段，使其按程序结束。其中专案计划是专案管理的核心。自九十年代以来，专案管理的概念与方法得到了长足的进展，同时专案管理的软件也相继开发出来。结合专案管理的几个过程，基本上专案管理可用下述方法或者工具进行：A.启动与计划过程：Al组织结
3、构图A2定义专案A3确定专案目标A4工作结构分析（WBS）A5确定资源需求A6职责划分矩阵（RAM）A7确定工作完成顺序与时间R网络图（NETWoRKDlAGRAM）,要径（CP）与甘特图（GANTTCHART）2A8资源安排A9潜在问题分析（PPA）,亦即风险管理AlO潜在机会分析（PoA）B.执行与操纵过程：Bl执行启动B2专案操纵B3专案调整C.结束过程：结束专案与专案评估在整个专案运作过程中，除了使用上述方法或者工具外，还有一个专案团队需要用的系统方法，就是专案管理讨论（PMD）:具体商讨专案的各个层面，维系与加强专案经理与成员之间的有效沟通，以确保专案顺利进行，并通过专案管理讨论增强
4、团队成员的参与意识，与对专案成功的承诺，明确希望并得到信息反馈,澄清与解决专案实施过程中有关技术层面与人员层面的诸问题。三、案例介绍本专案管理涉及的是安德滕MP公司的“办公自动化”专案公司简介：安德滕MP公司（下列简称AMPO是一家生产医疗保健产品的中型公司。该公司成功开发了三条生产线，提供高利润创新医疗保健产品。八年前，AMPC成功地研制出肺活量自动诊疗器（AUtOSDS）。十八个月前该公司又开发出了ModeIV自动化肺功能检测器，并投入生产。该产品性能好过AUtOSDS。然而令人不解的是，其销售量一直无法突破估计的数额。存在的问题：在季度之初，公司总裁安德滕作了一个内部运作调查，认为公司存
5、在信息流通管理方面的问题：采购与物料部因未能及时收到生产信息，以致原材料与部件经常不能持有：生产经理缺乏调整后的销售数据，以致未能更好安排生产；销售部提供了信息，但是订单处理系统不能回答顾客关于价格、交货及帐单方面的询问：甚至财务部全然不明白马上来临的与正在处理的订单，因此也未能很好地管理现金流。解决办法：安德滕设想通过程序化与信息流计算机化来解决此问题。因而决定开展一个综合性的“办公自幼化”专案,确定其返本期为一年，预算为18万元，责成产品开发部的副总裁阿瑟博士主导该专案，并对专案提出如下要求：1、让现有的活动产品生产线满负荷运转。生产部要让市场部明白他们的生产量并通过采购部与库存操纵协调。
6、销售要跟上生产线的生产能力，定期引入新产品或者产品改良。客制化产品种类少但规模化。2、AUtoSDS与ModeIV的生产数额视销售预测与历史订单数据来定。销售部务必提供资料给生产部，接着生产部向采购部、材料部与库存操纵部门提出材料请求。3、财务部能管理预算，追踪收入与费用，同时向有关部门报告变更，管理现金流，同时向安德滕就公司面临的财务机会与威胁提出意见及建议。4、该系统要例行给出订单、库存、生产进度、原材料订货的关联信息、，而且销售市场部也应有信息反馈给交货、数量折扣与替换产品方面的咨询。5、最要紧的是，该办公自动化系统应只需少量时间的培训，就能使用户快速掌握，并运用自如。作为专案经理的阿瑟
7、博士，他需要集中各个部门的要求组建专案团队，开始思考专案的范围，分析信息流与开展系统设计。或者许软件需要修改，更多的硬件需要选购。他也要思考系统如何配置人员？设施将作何修改？是否要做小规模测试？需要多少时间来完成专案？预算18万元是否足够？这些都是他需要思考并解决的问题。到底从何处着手呢？四、启动与计划专案1、组建专案团队：考虑到最大限度地利用公司的资源，分享职能专业知识，专案与职能部门分担资金成本，得到职能经理的支持与承诺与良好的信息流通与更好的协调，应使用矩阵式组织结构，即专案团队的成员由不一致职能部门的成员所构成，由专案经理决定工作内容与完成时间，而人员与资源由各职能经理操纵，建议具有A
8、UTOSDS与MoDELV经历的人员参与专案。专案的组织结构见附图1。图1专案组织结构2、专案管理讨论（PMD）：召开由各职能经理及有关成员参加的专案启动会议，讨论并确定专案的意图及范围、专案目标、工作细分与资源需求等等：2.1专案的意图及范围（定义专案）：在开支不超过18万元的情形下，在六个月内建成办公自动化系统。2.2专案目标：欲解决公司目前所面临的问题并实现总裁对该系统之要求，专案完成后，应达到如下目标：2.2.1及时采购材料与部件以保持活动产品生产线满负荷运转2.2.2为现金流管理提供财务资料2.2.3为销售部提供生产信息以便其规划活动生产线的销售活动2.2.4给出材料接收方面的信息以
9、便付款、质量操纵与生产规划2.2.5给出产品销售预测资料以便安排AUTOSDS与MoDELV的生产2.2.6提供订单资料以便跟踪订单交货状况，准确定价与及时收款2.2.7关联定价、库存水平、生产规划与材料定购方面的资料2.2.8该办公自动化系统将在六个月内投入运行2.2.9该办公自动化系统用现金流来出资（不借款）2.2.10建成该系统的开支不超过18万元2. 2.11只需要少量时间的培训，有关人员就能有效使用该系统2.2 .12该办公自动化系统在生产力提高、质量改进、客户服务改善与降低成本方面有确切的回报（返本期为一年）欲达成上述目标，各专案团队成员充分利用从AUTOSDS与MODELV专案积
10、存的经验与各自的专门知识，通过讨论与充分交流，确定出专案的各输出与专案中所要完成的工作，即工作结构分析（WBS）与资源要求，具体包含人力资源、设施、设备、材料与其它特别资源，从而制定出该专案的预算。WBS需要考虑这些因素：各工作皆可独立运作；所有的工作范围都不可能太大而不易管理：各工作皆可给予充分的授权；对各工作皆可个别进行监视与对个别工作提供所需的资源。2.3 工作结构分析（WBS）：A.系统设计Al.确定信息流A2.确定软件要求A3.确定硬件要求B.软件开发Bl.系统流程图准备B2.数据库程序修改C.硬件采购Cl.硬件与供应商选择C2.采购订单处理C3.硬件接收D.系统人员配置Dl.人力资
11、源需求确定D2.公司内人员调任D3.外部人员招聘D4.系统培训D4.1用户手册准备D4.2培训内容确定D4.3培训E.设施准备EL设施布置E2.设施修改E3.设备安装F.办公自动化小规模测试Fl.小规模测试评估方法确定F2.小规模测试F3.测试评估G.办公自动化GL系统修改（根据需要）G2.执行方案审定G3.全面办公自动化执行2.4 资源需求：见表1工作结构分析WBS知识/技能设施设备A.系统设计人一日数AL确定信息流面谈，系统分析：10A2.确定软件要求系统分析6A3.确定硬件要求系统分析2B.软件开发BL系统流程图准备系统分析5B2.数据库程序修改编程20计算机C.硬件采购Cl.硬件与供应
12、商选择系统分析1C2.采购订单处理采购订单的有关知识/技能1C3.硬件接收接收技术/技能1D系统人员配置DI.人力资源需求确定人事分析2DZ公司内人员调任人事分析5D3.外部人员招聘人事分析5D4.系统培训D4.1.用户手册准备系统分析5撰写5D42培训内容确定培训设计10D4.3.培训讲授4培训室(4日X$10O=$400)计算机硬件（3套X$950O=$28500）用E.设施准备EL设施布置设计/绘图3E2.设施修改通常魄工/建设20E3.设备安装通常维修10E办公自动化小规模测试FL小规模测试评估方法确定系统分析2F2.小规模测试系统分析30“计算机硬件（3套）吓F3.测试评估系统分析5
13、G办公自动化GL系统修改（根据需要）系统分析5编程10G2.执行方案审定系统分析2G3.全面办公自动化执行系统分析15*计算机硬件(+3x$9500=$28500)呼编程15从表中的资源需求看出，专案预算为$136,232,未超过公司设定的专案总开支$180,000。3、专案计划专案计划是专案管理最核心的部分。专案计划要组织好专案的资源，确定实际的日程表与各项工作完成的期限，同时制定出为确保专案成功所应采取的必要措施。具体来讲这部分需要确定下述细节：2.5 职责划分：需要明确各工作的贲任人及协助人等等，使责任安排适当，清晰可见。并通过与有关成员与职能经理讨论与沟通，确保各成员对责任的承诺，并二
14、度评估资源成本（预算）。基于上述WBS与资源需求，则设计职责划分矩阵（RAM）,见表2。表2职贲划彳工作结构分析WBS阿瑟博士VP产品开发部威廉系统设计/设计部戴卫程序设计/设计部尤金研究协调/研发部克拉克人事A.系统设计Al.确定信息流进行面谈与系统分析P进行面谈AZ确定软件要求提出要求P提供建议、办法协助A3.确定硬件要求批准提出要求P协助B.软件开发BI.系统流程图准备审杳、批准设计数据流程图PB2.数据库程序修改审查、批准修改程序PC.硬件采购Cl.硬件与供应商选择批准推荐PC2.采购订单处理批准准备采购订单PC3.硬件接收D.系统人员配置DL人力资源需求确定批准提供建议、办法制53D
15、2.公司内人员调任协ifD3.外部人员招聘协UD4.系统培训D4.L用户手册准备提出建议、审查并批准提出建议D42培训内容确定提出建议并审查提出建议审男D4.3.培训E.设施准备EL设施布置提出建议、审查并批准E2.设施修改E3,设备安装E办公自动化小规模测试FL小规模测试评估方法确定提出方法P提供建议提供建议F2.小规模测试协调P协助F3.测试评估进行评估P提供建议G办公自动化GL系统修改（根据需要）提出隹议、审查并批准程序修改P提供建议G2.执行方案审定批准协调P协助G3.全面办公自动化执行协调P协助2.6 工作完成顺序与时间：确定工作完成顺序与时间是要帮助确保专案准时完成，有效使用资源，
16、实现专案目标，同时帮助确定专案运行中潜在的问题（即风险）与机会。通过专案管理讨论，基于专案团队成员的专业知识与经验，根据WBS列出各个工作完成的先后顺序，与估计的完成时间，并确定专案的起始时间与终止时间，同时按顺序列出各工作单元的起始与完成时间，这样就能够作出专案的网络图（ETWORKDIAGRAM）与甘特图（GANnCHART）,分别见图2与图3O甘特图提供了专案操纵的基础。图2网络图（NeIWorkI：工作结构分析WBS优先权A.系统设计在一之后Al.确定信息流无A2.确定软件要求AlA3.确定硬件要求A2B.软件开发BI.系统流程图准备A2B2.数据库程序修改BlC.硬件采购CI.硬件与
17、供应商选择A3C2.采购订单处理ClC3.硬件接收C2D.系统人员配置Dl.人力资源需求确定A3D2.公司内人员调任DlD3.外部人员招聘D2D4.系统培训D4.1.用户手册准备B2.C1D4.2.培训内容确定D4.ID4.3.培训D4.2.D3,E3E.设施准备El.设施布苴Cl,DlE2.设施修改ElE3.设备安装E2,C3F.办公自动化小规模测试Fl.小规模测试评估方法确定AlF2.小规模测试Fl.D4.3.E3F3.测试评估F2G办公自动化GI.系统修改(根据需要)F3G2.执行方案审定GlG3.全面办公自动化执行G23. 3确定要径(CP)：要径即为专案网络中联结工作单元耗时最长的路
18、径。在要径上没有闲置时间。所谓闲置时间(slacktime)即为最晚开始时间(LS)与最早开始时间(ES)之间的差值或者为最晚完成的时间(LF)与最早完成时间(EF)之间的差。要径可确定专案耗时最长的工作次序。这就意味着沿着要径若任意工作单元完成时间改变，那么整个专案完成时间将以同样的方式而改变。确定要径能够帮助保护专案计划。本专案要径的计算见图4。其全面计算表征在图5中。由此可见，该专案的要径(最长耗时)为112天。C2.采购订单处理ClC3.硬件接收C2D.系统人员配置DL人力资源需求确定A3D2.公司内人员调任DlD3.外部人员招聘D2D4.系统培训D4.L用户手册准备B2,C1D42培
19、训内容确定4.1D4.3.培训D4.2,D3,E3E.设施准备EI.设胞布置Cl,DlE2.设施修改ElE3.设备安装E2,C3F.办公自动化小规模测试FL小规模测试评估方法确定AlF2.小规模测试Fl,D4.3,E3F3.测试评估F2G办公自动化GL系统修改(根据需要)F3G2.执行方案审定GlG3.全面办公自动化执行G2图5要径表征(/)工作结构分析WBS优先权持续时间A.系统设计在-之后(日)AL确定信息流无5,XII，-X/A2.确定软件要求Al33.2 资源安排：在确定了上述资源需求，职责划分，工作单元完成的顺序与时间之后，有必要得到实际资源的保证，以便在特定的时间内完成相应的工作。
20、这能够通过与管理或者提供资源的资源经理讨论，来确认或者谈判各资源的具体安排承诺。若在某一期限，有关资源不能提供，则专案经理与资源经理应一起围绕资源的可获得性来修改专案计划。3. 5保护专案计划：这一步能够帮助专案经理发现与解决专案中的潜在问题，并充分利用潜在的机会，以帮助降低专案的风险与确保专案成功。这具体包含两个方面：潜在问题分析与潜在机会分析。3.3 .潜在问题分析(PPA)：在专案实施前，就应该评估可能对其产生影响的风险因素，亦即对潜在的问题进行分析，并开发出应急的计划，以减低或者根除其对专案成功的影响。潜在问题分析可从下列几个方面着手：1）通过专案管理讨论，审查职责划分，资源需求，网络
21、图或者甘特图以确定出可能遇到的问题，特别是在要径上。这些潜在的问题可能会出现在什么工作单元上，要么他们需要几个人来共同完成，要么其资源不足，或者者取决于在其之前的其它工作单元的完成。甚至其公司未曾经历过。2）确定出待审查的什么高风险区域或者优先考虑的什么潜在问题。3）确定出什么潜在问题的可能原因。4）找出预防措施以防止这些原因发生。5）找出应急措施来减低潜在问题的影响并确定引发应急措施的方法。6）最后修改专案计划，将上述措施反映在甘特图上。本专案的PPA见表3及图6。表3潜在问题分析（PPA）特定的潜在问题可能的原因预防措施应急措施引发方法1.KWBS：D4.3培训Z培训不能按期进行A.外部招
22、聘员工不能准时报到1.在鉴定聘用合同之前，确认a.通知第二候选人报到在第43天准时报到，并确定第二候选人b.增加内部调任人员人力资源经理打电话被聘用的可能性与增加内部人员调任的可能性。2.同意风险B.部分培训设备未能如期交付在下订单之前，确认供货商动用现MODELV的在第11天有存货并能按时交货。Backup设备采购部打电话3.5.2潜在机会分析（POA）：专案团队认真审查已完成的专案计划以找到可能的机会，使得专案更为有效地更快地完成，从而为公司带来更多的效益。潜在机会分析的方法与潜在问题之分析方法相似。找出最优先的机会，可能的原因，促进措施，利用措施以扩大机会的良好效益，与引发利用措施的方法
23、。最后修改专案计划，将上述措施反映在甘特图上。本专案的POA见衰4及图6C表4潜在机会分析（POA）特定的潜在机会可能的原因促进措施利用措施引发方法1.KWBS：D4.3-jll3培训提早进行A.外部招聘员工提早报到尽早安排培训工作让培训部提早完成人力资源部经理打电话培训内容准备确认提早报到的时间，并于第二天通知培训部与设计部B.培训设备提早交付使用a.打电话给供货商预先定货让维修部提早完成设施修改供应商打电话给采购部b.承诺加快付款确认提早交付的时间，采购部第二天打电话通知维修部五、执行与操纵专案1、专案执行启动：专案经理应召开专案团队有关人员参加的开球会议，回顾并让大家明确专案的意图及范围
24、与目标，规定专案团队成员一起工作的基本原则，回顾专案计划以澄清有关的安排，进度绩效与专案完成时间，宣布专案正式启动。2、专案操纵：这一过程是为了监控专案实施的进度。它能确保专案的成功实施与对出现的问题与机会作出快速的反应。尽管它能够帮助专案经理，但不代替分析与作出决定。有效的专案操纵系统基于两类系统理论：第一,要有清晰的绩效标准，这点已在上面讨论过，即专案目标，工作细分与专案计划：第二，提供清晰、准确与及时的有关专案进度的反馈，以便采取有效的措施。专案操纵使用下面三个步骤：2.1 测量进度：这能够通过监控各个工作单元完成来实现。能够参照专案目标设计进度，预算与里程碑(milestones)来测
25、量进度。里程碑是指对专案成功至关重要的工作单元的完成。本专案的里程碑详见图60从技术上讲，里程碑没有持续时间并不消耗资源。其代表工作单元完成的那一瞬间。专案经理密切监控里程碑，以确信其准时完成同时符合质量与绩效标准。进度资料来自于负责工作的职能经理或者资源经理。它能够通过专案状况会议中的正式或者非正式报告，或者者通过个别与专案经理讨论获得。2.2 分析与评估状况以确定任何偏离轨道的原因：具体能够使用让具有专案专门知识的人员与实施专案的人员共同参与的系统方法去解决问题，并作出决定。2.3 确定必要的措施：通常这些措施包含PPA与POA提到的应急措施与利用措施。在其它情形下，专案经理需作进一步的分
26、析以确定最好的解决办法，在这点上能够通过专案定义与专案目标来指导决定作出。假如采取的行动或者措施需要调整专案的话，则专案操纵能够为接下来的专案调整作出准备。3、专案调整：专案调整意味着对专案作必要的改变以满足专案目标。它通常响应专案实施过程中所出现的问题与机会。当然，改变专案目标也会导致专案调整。专案调整亦是确保专案成功的必要步骤。前面在专案定义与专案计划中所使用的方法或者工具同样能够在此使用。同样能够使用让具有专案专门知识的人员与实施专案的人员共同参与的系统方法去评估状况，解决问题并作出决定。六、结束专案这是专案管理的最后一步。专案结束后，要关闭专案财务帐户与评估专案以确定吸取的经验与教训。
27、关闭与评估专案要确保专案目标已实现，所有的工作都已完成，关闭与平衡专案所有财务记录与帐户，与提供机会分享所学到的东西以便用在其它专案上。专案财务帐户通常通过公司专案成本会计系统来关闭，平衡工作订单(预算)，成本帐户与其它费用帐户等等。专案评估能够通过专案管理讨论进行，参照专案定义与专案目标审查专案成果，总结专案并存档与通知有关方面专案已结束。其它机制如内部报纸、公报、信息分享会或者执行简报等也能够实现专案经验分享。至此，已完成了对整个专案的管理。阿瑟博士应该整理有关上述启动、计划、执行、操纵与结束五个方面的内容，完成办公自动化专案实施报告，提交给总裁安得滕先生批准。七、结束语专案的成功与否取决
28、于用前述的方法与工具良好地计划专案，有效执行与操纵专案与专案团队成员对成功的承诺。而且，专案经理与专案团队成员之间的有效沟通、团队合作与获得高层管理者的支持，也是专案成功的保证。研究说明专案成功的十大因素： 专案团队的承诺 准确的初始成本估算 专案团队的能力（知识与技能） 整个专案期间的筹资的可行性 有效专案计划与操纵技术 专案启动的难度较低 专案团队对工作达成共识 避免官僚组织与操纵 专案经理在场 明确的成功标准八、参考资料1、赵碧华、朱美珍.研究方法2、 PhilipA.Wickham,Managementconsulting3、 PMI,ProjectManagementBodyofKnowledge
