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1、1. 销售业务【内容描述】 销售业务在实施部分已经介绍过了，这里将介绍如何提高销售业务运作水平。【标准流程】 业务开单、收款台、库房【可选流程】 审核#、配送#1.1 销售业务及控制销售开单不仅仅是录单工作，而且是商务运作及控制的好工具, 因此要充分发挥IT2000XP软件的作用。1.1.1 选择库房首先输入客户及正确的出库库房（多库房时有效），一个出库单只能选择一个库房。1.1.2 商品数量的控制开龙“IT2000XP”可以实现业务同步运行，也就是说，销售人员在开单时，可以随时查询到每种商品的库存数，同时还可以看到可销数，可销数计算公式可根据需要自行定义(前面已经介绍过)，并可以设置开单控制
2、，当可销数不够时，系统会进行拦截。在可销数的计算中，借出数和订货数可以选择计入可销数。【目录位置】 菜单系统管理系统参数设定如果设置了“销售开单控制”，当库存数量不够时，就不能开单，开单数量不可能大于当前库房的实物库存数。1.1.3 商品价格的控制在开单过程中，当您选择了商品编码时，若该客户以前有该商品的购货记录，则本次的销售价会默认上一次的销售价格，如果没有销售记录，则程序会默认现在的零售价，若找不到零售价，则价格为空。当然，您也可以修改本次销售价格。当商品销售价低于限价时，系统会自动发出警报，如果您没有低于限价销售的权限，则程序会拒绝接受该价格。按【价格】按钮，可以查询出客户以前的购货价格
3、记录，作为本次销售价格的参考。如果设置了多限价策略，则优先执行多限价策略。价格不可以输入负值。1.1.4 选择收款台选择正确的收款台，程序默认当前店面。1.1.5 付款方式输入付款方式后，系统会判断是否为欠款类型，欠款类型是在系统管理中系统参数设置中定义的。付款方式会对收款台起到制约作用，指定现款的客户，收款台必须进行收款后才能记账。1.1.6 欠款额度控制在客户管理客户信用评定中，可以输入客户的欠款额度及帐期，销售开单里，这两项若有一项不符合设定都会被拦截。1.1.7 帐期及帐期控制如果是欠款销售且已经指定帐期时，本次开单就需要输入还款期限，例如：设定客户最大允许的帐期是7天，则开单时的帐期
4、应该是小于7天的数值，最好不要输入7天，如果输入了5天，则对客户考核按5天，对业务员考核按7天。若想实现销售按帐期控制，则要求出库单必须及时核销。1.1.8 经手人管理及业绩开单时，系统默认为操作员，经手人与操作员是两个概念，通常是一个人，您可以修改别人的单据，但会留下痕迹（操作员名称），如果业务员很多时，可使用业务员代码。单击“业”按钮可查询到该单的业绩，该功能需要授权使用。1.2 销售相关业务1.2.1 零售业务门市零售客户最好在客户资料中进行定义，例如：401门市客户，102门市客户等，在开销售单可在下拉框中选择，以提高效率。零售客户出库单收款后，该出库单的名称将不能随意修改。希望业务员
5、先选择客户，然后再输入商品明细等其它信息，尽量养成良好的习惯。1.2.2 批发业务批发业务通常是分销部使用，在使用方法上和零售业务完全一致。1.2.3 组装业务(DIY#)DIY组装业务并入到正常的销售业务中，使用起来就更加方便，选择“组装”类型后再导入配置，组装单开单和销售出库单一样，受库房领料的控制。1.2.4 POS业务(#)IT2000XP提供了POS开单功能，当在系统参数里面设定POS销售功能以后，就可以通过扫描的形式开销售出库单，拿到有条形码的商品以后才能进行扫描，扫描的方法有两种： PN码（商品编码），相当于输入了商品编码。 SN码（系列号），通过系列号可以准确地查询到商品编码，
6、同时代替库房扫号，在严格系列号管理下才能有效。1.2.5 商场管理商场销售是目前很普遍的销售模式，商场的销售和普通的销售存在比较大的区别。需要协调公司、商场、直接客户三者之间的关系。因为商场大多没有电脑连接，因此，大多采用后录单的形式（录入原值）。等到和商场结款时，在往来核销业务中，输入商场扣款作为费用，再做收款单，最后把出库单、费用单、收款单一起核销。1.2.6 赠送业务(#)开启赠送功能以后，开销售单时，在输入销售数量以后，还可以输入赠送数量，赠送商品价格为0。1.2.7 拆包业务(#)开启拆包功能以后，开销售单时，可以输入拆包装以后的小包装数量，当然，商品包装数是在商品编码中进行维护的，
7、对于袋装牛奶类的商品，若经常出现拆包销售时，使用拆包功能，可以精确地计算出商品的箱数和包数。1.2.8 自用业务使用内部出库单开单，不产生应收款。用途：固定资产也可以用自用业务，相当于一次把他用掉了。1.2.9 赠出业务使用内部出库单开单，不产生应收款。用途：纯赠送，赠送开单不受价格控制。赠送业务可以在销售业务中处理，单价是零，受价格控制。1.2.10 盘亏业务使用内部出库单开单，不产生应收款。用途：修正账面和实物不符，例如实物丢失的情况等。1.2.11 报损业务使用内部出库单开单，不产生应收款。用途：因物品损坏或丢失，和盘亏有些类似，但报损通常用于原因比较清楚的情况。1.2.12 材料领料使
8、用内部出库单开单，不产生应收款。用途：用于简单生产中的材料出库，也可以用于工程项目的材料出库。如果用于工程项目，领料没有销售价格，能计算出相应的成本，不产生应收款，项目收入使用其它收入。1.2.13 借出业务的应用非销售出库业务都可以使用借出业务，借出业务不产生欠款，记录欠货情况，它有多种用途： 一般的借用最好约定预计还回日期。 简单的返修商品返修时用借出业务，返修还回时用借出还回业务。比较适合公司内部商品返修，不适合客户商品保修返修。 固定资产只体现物品的状态，如果商品折旧，请使用库存商品调价功能，具体请见财务管理中的调价部分。 代销商品如果客户有购买意向但不能确定购买，或价格不确定，这种情
9、况下，开销售单可能不太合适，可先走借出业务流程，如果商品已经销售，请使用借出转销售流程。 临时借出临时借出在一天以内可以考虑不开单，采用一个专用的记事本记录流水帐的情况，若商品当日还回，则撤销借出记录；如果当天没有还回，则必须走软件借出业务流程，手工临时借出做到日清。1.3 内部出库单非销售类型的出库单，使用内部出库单，内部出库单没有销售价格，不产生应收款。1.3.1 内部出库单的类型内部出库单的类型有： 自用 盘亏 报损 赠出 材料1.3.2 内部出库单的考核内部出库单需要输入考核的部门及职员，作为后期考核用。1.4 商品报价单商品报价单是客户形成销售之前进行报价的过程，根据报价的进度，进行
10、相应的处理：（1） 报价单开单商品报价单的使用方法和销售开单类似，选择商品时比较方便。（2） 报价单修改报价修改后，若价格有变动，会生成价格变动记录。（3） 报价单确认报价单在确认是客户的认可生效标志，报价单确认前作为草稿，确认后不影响报价单的修改和作废。报价单确认以后，可以进行后面的两步操作。（4） 报价单完成报价单完成后，会自动生成一张出库单，整个报价业务结束。（5） 报价单终止报价未成交，报价单异常中止。1.5 销售出库单修改问题销售出库单在库房没有确认出库前都有机会进行修改，如果出库单已经被收款台记账，则必须先由收款台反冲才允许业务修改，请注意原来的记账金额将被撤销。下面的报表是，原来
11、的销售金额是800元, 并在2月5日收款800元，2月23号把销售额改为600元，并退款200元。 2. 进货业务2.1 库存限量【用途】库存数量上限或下线预警。2.1.1 限量制定【目录位置】 目录树辅助业务商品限量制定2.1.2 限量查询【目录位置】 目录树辅助业务商品限量查询您可以查询是缺货商品（库存数量小于下限值），也可以查询出超量商品（就是大于上限值）。在超量商品查询中，可以查询出所有超过库存最高上限的商品，如果库存数量小于上限值或者没有设定库存上限，则不在超量商品查询中出现。2.1.3 短货查询【目录位置】 目录树进货管理短货商品查询可销售数是负数，就是开了销售单还没有进货的商品，
12、短或商品信息对进货有很大的指导意义。这里短货商品和上面的缺货商品查询的意义不太一样。短货商品是指可销售数小于0的商品，需要马上进货。缺货商品是指低于最低库存限量的商品，可能还有库存，还可以进行销售，需要安排进货计划。2.2 订货业务【标准流程】 业务开单、财务预付款、到货确认、库房、财务应付款【可选流程】 审核#【内容描述】(1) 订单的修改及限制如果您没有经理查询的权限，则只能修改自己的订单。订单被确认后就不可以修改了，如果已经生成了进货入库单，则订单会自动确认，以保证进货入库商品的价格和订货价格一致。(2) 订单与可销数可能把订货数量计入可销数，销售人员可以看到所有订货在途的商品，对提高销
13、售成交率大有好处。(3) 订单的打印建议使用打印订单作为订货凭据(盖章)，不提倡后录入订单方式。(4) 与其他订货系统如果您采用供货商的系统订货(例如联想公司的订货系统)，则在IT2000XP订单中输入原订单编号、合同编号等，便于事后对比查找。(5) 订单的退补订货可能是多次到货，订单中的全部商品到货以后，订单从未完成的订单中消失，若剩余的商品取消了或多到了货，为了防止长期挂单，可以将该订单进行退补操作，强制关闭未完成的订单。2.3 调货业务【标准流程】 业务开单、库房、财务【可选流程】 审核【内容描述】(1) 调货业务的结算IT2000XP的进货结算是把入库单和付款单进行结算，客商在结款时通
14、常是以入库单为凭据。(2) 调货业务与限价调货业务一般用在炒货业务，不需要设置限价，因此，调货业务不会对限价体系产生影响。2.4 受托代销业务前面两项是正常的进货业务，对于受托代销业务可以考虑有以下两种办法处理：第一种方法：使用进货业务，类型是“借入” 这样方法和正常的进货业务差不多，也产生应付款，通常是在商品销售了以后再结款，比较适合进货价格比较稳定的情况，如果结算价格和当时入库价格不一致，处理起来就有点麻烦，对于应付款而言，可以考虑用其它收入和费用来填补入库商品价格误差。第二种方法：使用借入业务 借入业务可以不用输入价格，借入商品和销售库是分开的，当形成销售时，再把借入商品转为进货，商品借
15、入不产生应付款，转进货前再确定准确的价格。2.5 进货业务结算进货结算是以入库单结算的，如果是订货业务，需要注意入库单和进货订单的对照关系。2.6 内部入库业务内部入库业务不产生应付款，但需要输入单价。该部分作为公司的直接收益。如果需要开单跟踪价格，则需要给业务员单独设置权限。2.6.1 拆装业务拆装后的总金额必须为0, 商品拆分时不产生损益, 如果需要考虑损益，请使用商品科目。2.6.2 赠入业务用赠入入库单，输入赠入价格。这种方式比零成本入库要好，能比较客观反映商品成本，对销售考核有好处。2.6.3 产品入库作为简单的产成品入库，入库产品的单价，商品成本通常是估算的或计算出来的。2.6.4
16、 商品盘盈直接作为损益，如果是修正性盘点，也可以考虑负数的入库单(盘亏)。2.7 进货成本问题每次入库单入库会产生成本的变化，如果处理不当就会出现很多问题:2.7.1 进货价格错误如果进货价格错误，一般通过成本分析程序进行分析，发现以后根据不同的情况进行相应的修正。请按下列步骤进行处理： 找到发生价格错误的入库单 保证库存有货（库存数量不能为0） 做一个退货入库单，只考虑价格错误的商品 做一个正确价格的入库单。 库房确认两个入库单入库。如果库存数量不够，则只能先入库负数的退货入库单。 这样库存的总成本，客商的应付款都是准确的了。如果进货入库后（从那张错误的入库单算起）有销售出库单出库，还需要对
17、销售成本和库存成本进行调整。具体成本调整过程，请参见财务管理部分。2.7.2 进货退货成本差如果所有的库存商品都退货了，且退货价格和库存成本有误差，则就会产生进货退货成本差，进货退货成本可直接计入公司及部门的损益。2.7.3 关于库存成本异常进货退货会影响库存成本，采用移动加权平均的计算方法很容易引起成本异常，从财务的角度是完全正确的，例如：库存有两个鼠标，单价是100元，如果这是退掉一个按50元价格，则另一个成本就是150元。当出现库存成本异常的情况，最好使用库存商品调价功能来调整当前的库存成本价，调价部分直接计入部门或职员的损益，这样有利于后期的销售利润考核。2.8 价格管理 2.8.1
18、销售报价IT2000XP提供了零售价、批发价、代理价等报价功能，在实际经营中，这些只起参考作用，因为销售过程中要考虑很多情况，需要考虑市场行情，库存状况、客户购买数量、客户付款情况、客户对价格的接受情况等。虽然报价只是提示作用，但在交易过程中，对指导业务员销售起到非常重要的作用。【注意问题】 报价没有区分含税和不含税，通常是按约定熟成方法报价。也可以都折合成含税价格报价。2.8.2 销售限价为商品设置最低允许销售价格，有含税和不含税两个价格。【使用方法】首先设置含税价格，若不设置不含税价格，则程序会自动按事先设置好的折合税率计算是相应的不含税价格，若不设置限价，则把成本价做为最低销售限价。如果
19、最低销售限价低于库存成本，则该项商品以红色显示。 IT2000XP可以实现按限价进行开单控制，当销售价格低于限价时，需要用户有低于限价销售权限。 如果您想对门店、职员、客户设置不同的限价时，可使用多级限价管理功能。3. 库房管理【目录位置】 按钮库房管理3.1 系列号管理【目录位置】 目录树库房管理系列号管理商品的系列号是由生产厂家定义的商品标识号，每一个商品的系列号都是唯一的。按系列号管理是机电行业（特别是IT行业）的主要特点之一，通过对商品系列号的记录，您可以很方便地查询到商品具体的进货及销售情况，是实现质量跟踪的最有效方法。商品的系列号也可用做批次管理。3.1.1 商品系列号设定【目录位
20、置】 目录树库房管理系列号管理商品系列号设定在进行商品分类时，需要指定哪些商品有系列号，哪些无系列号，对于实行系列号管理的商品，商品在入库和出库时，必需输入商品的系列号。【使用方法】可按代码查找到要设定系列号的商品类别，选定后点击设定进行设定，若不想使用系列号则直接在此解除即可。状态“”表示已经设定系列号，状态“”表示未设定系列号。改变系列号状态也可以双击表格。系列号可以设置到商品一级，一般情况下设置到商品的类别就可以，商品的系列号会自动继承类别的设定。3.1.2 库存系列号管理(#)【目录位置】 目录树库房管理系列号管理库存系列号管理【内容描述】商品的系列号功能开启后，以后的商品出库、入库时
21、，就必须输入系列号。如果启用了严格系列号管理，就需要对出库单系列号进行核对。如果现有库存里的商品没有系列号，这样出库时就不能与库里系列号进行核对，需要我们提前把系列号录入进去。【使用方法】当商品的系列号功能启用以后，系统就会自动识别这类商品的商品数和系列号情况，系列号数与商品数不等时，我们就可以给库里的商品增加系列号，直到两者相等。选定商品后点击右键，进行如下处理：(1) 增加系列号按增加系列号增加一个新的系列号(2) 删除系列号按删除系列号删除一条系列号。(3) 分离系列号按离系列号会使本系列号的数量等于1, 当然，数量为1的系列号不用分离操作。(4) 导入导出系列号按导入系列号则以文本方式
22、导入系列号；按导出系列号则以文本方式导出系列号。3.1.3 严格系列号管理【目录位置】 菜单系统管理系统参数设定如果开启严格系列号功能以后，在商品出库时，系统就会检查库存中的系列号，如果系列号不存在，则程序会拒绝出库，从而能有效地防止系列号及商品出错。通过查询库存系列号，就可以很方便地对应进货入库单，可以精确地计算出商品积压的情况。作为商品管理中心的库房，主要的工作就是入库和出库确认，每一项和物流相关的业务都要经过库房确认，只有库房做了最终确认，业务才算完成，库存数量才能发生变化。3.2 调拨单出库、入库【目录位置】 按钮库房管理调拨单【内容描述】 内部调拨单开单以后，需要由调出库房做出库确认
23、，然后再由调入库房做入库确认，这样，整个流程才算完成。调拨单的出库、入库都是在这一个界面上，若您有多个库房的权限，可直接更换库房后做出库、入库确认，不需要更换库房再重新登录。【注意问题】(1) 内部调拨出库后，请及时做入库处理，否则就会有很多调拨在途库存。(2) 调拨确认过程是不可逆的，如果调拨出库后发现错误，则需要调拨入库后再调拨回来。(3) 调拨出库时请正确填写系列号。3.3 进货订单到货【目录位置】 按钮库房管理订单【内容描述】库房管理的订单模块显示所有未到货的订单，未到货订单是按往来单位名称排序的，并可按往来单位过滤，订货到货后，库房人员可以根据实际到货情况由订单生成入库单，最后再把入
24、库单确认入库。【使用方法】(1) 订单生成入库单查找出要到货的订单，点击生成入库单由订单生成入库单。(2) 填写入库单内容对于未到货的商品，请按删除按钮，将入库单上的商品删除或将数量改成0；若实际到货数量不等于未到货商品数量，则按实际到货数填写。(3) 库房入库若到货的商品需要分放在不同的库房里，则选择正确的到货库房，可实现多次、分批入库，省去了以后调拨的麻烦。生成入库单以后实际库存不增加，入库单需要进行入库确认。【关于大批量到货问题】若订单数量太多，匹配订单有困难时，可以考虑使用第4章大量到货功能。3.4 入库单入库【目录位置】 按钮库房管理入库单【内容描述】这里显示所有未入库的入库单，已入
25、库的就不在这里显示了。商品入库后，库存数增加、客商的应付款也增加，入库单入库后，入库单不允许修改，若发现有不正确的地方，则需要走进货退货（入库数为负）流程。【使用方法】(1) 入库的类型进货：可由订货人员根据订单生成入库单，也可以由库房人员生成入库单。盘点：由商务管理人员开内部入库单，入库类型为盘点。拆装：由商务管理人员开内部入库单，入库类型为拆装。生产：由商务管理人员开内部入库单，入库类型为产品。调货：调货业务需要单独授权，主要用于炒货。借转进货：由借入商品生成的入库单。(2) 入库系列号如果有系列号要求，则必需输入正确的系列号，通过系列号查询进货来源是非常有效的。(3) 入库单入库系列号录
26、入完毕后，点击入库按钮，入库时一定要保证实际入库商品、打印的入库单、电脑显示的入库单三者完全一致。入库单入库后不可以再修改或作废。【注意问题】(1) 退货入库时，若实际库存不够，则系统会自动提示并拦截。(2) 若采用了严格系列号功能，则退货系列号必须与库里系列号一致。(3) 若没有采用严格系列号功能，进货退货时也请正确选择当初的入库系列号，否则就会造成库存商品实际系列号与库存系列号不一致情况。非严格系列号下的库存系列号可能不是很准确的。(4) 如果系列号是连续的，可采用自动系列号法录入，从而提高录入效率，但必须保证系列号的最后两位是数字。3.5 出库单出库【目录位置】 按钮库房管理出库单【内容
27、描述】这里显示所有未出库的出库单，已出库的出库单就不在这里显示了。商品出库后，库存数减少、客户应收款增加，公司的资金账户金额增加，出库单出库后不允许再修改或作废，若发现有不正确的地方，则需要进行退货。退货出库单也需要库房确认出库，退货时商品数量为负数，退货后实际库存增加、应收款减少。【使用方法】(1) 出库单出库原则出库单出库必须是在收款台记帐或结帐的状态下才能点击【出库】，表现在库房里是：已经记帐的出库单的记帐出纳状态为“”，否则为“”。库房根据出库单所指定的内容进行付货，必需作到打印出库单、电脑单和实物三者绝对一致。具体的核对方法如下： 按打印出库单付货, 做到货物和打印出库单一致。 打印
28、出库单对着电脑出库单确认出库，做到打印单和电脑单一致。这样，电脑单、打印单、实物三者做到了绝对一致。(2) 配送安排可以按提货方式过滤，并进行付货、发货安排，打印送货单或发货单。在出库单配送界面，可以调整出货库房。(3) 付货控制对于送货取款的情况，可以采用付货锁定功能，付货锁定的目的就是防止销售人员修改或作废单据，付货锁定有两种形式：一个锁定整个单据，按付货按钮就可以了；另一种就是部分商品锁定，可输入商品的领料数。对于送货取款，可能有三种情况：一是客户全部留下，此时，出库单直接出库就可以了；二是客户部分留下商品，或调整商品的数量及价格，这时，出库单需要进行付货反冲，然后再由业务员修改出库单；
29、第三种情况是全部退货，这时，出库单需要进行付货反冲，然后由业务员把出库单作废。(4) 出库系列号记录如果商品有系列号的要求，则请输入或扫描系列号，已有系列号可以以TXT文本形式导入。(5) 出库单出库处理在出库之前，程序会自动检查出库单的合法性，在下列情况下，出库单不能出库： 系列号输入错误：系列号数量和出库商品数量不一致，或者在严格系列号管理下，出库系列号不正确，系统都会拦截。 库存数量不够：如果出库单对应的库房已经建帐，程序便对该商品进行出库数量检查，库存数量不够就不能出库。如果出库单对应的库房未建账，出库单出库时不检查库存数量。(6) 出库单整单出库问题如果出库单中某几项商品没有库存或库
30、房数量不够，则该出库单不能进行出库确认，出库单必需整单确认出库，遇到这类情况时，可以将一张出库单拆分成多张出库单。尽可能不要长期挂单，否则会给库存盘点以及销售成本结转带来很大的麻烦。 3.6 借出单出库【目录位置】 按钮库房管理借出单【内容描述】借出单出库与销售单出库类似，借出出库后实际库存减少。【使用方法】找到要出库的单据，核对好商品出库即完毕。若有多个库房的管理权限，可直接更换出库库房，无需退出重进。3.7 借出还回单入库【目录位置】 按钮库房管理借出还回单入库【内容描述】借出商品还回后，实际库存会增加，借出还回单是由借出未还单生成的。【使用方法】对照借出还回打印单，点击入库即完成入库。3
31、.8 借入单入库【目录位置】 按钮库房管理借入单【内容描述】商品的借入入库与进货入库不同，借入库后增加借入库存数，不增加实际的销售库存，借入的商品不参与公司商品的成本核算，也不增加往来单位的应付款，借入商品是单独来进行管理的。【使用方法】选择要入库的借入单入库即完毕，若您有多个库房管理的权限还可以选择不同的库房进行入库操作。3.9 借入还出单出库【目录位置】 按钮库房管理还出单【内容描述】借入商品还出时也需要库房人员做还出确认，冲减借入库存。借入还出单是由借入单生成的。【使用方法】要还出的借入按出库按钮，确认借入还出单出库。3.10 出库商品换号【目录位置】 目录树库房管理系列号管理出库商品换
32、号【内容描述】若采用了系列号管理后，对于实行了系列号管理的商品，若不更换商品而只更换系列号，就可以使用专用的“出库单换号”模块，这种情况下，不需要走退换货流程，直接更换系列号即可。【使用方法】输入原出库的系列号后点击查找，即显示所要换号的商品及出库情况，选择需要更换系列号的一条商品记录，输入要更换号的新系列号，按更换按钮，便可完成系列号更换。更换系列号后，原系列号会被记录在系列号库存里，新系列号被记录到出库单上。系列号更换后，不影响原来的销售记录，也不改变保修期。3.11 库存商品查询【目录位置】 目录树库房管理库存数量查询总店库存商品查询【目录位置】 目录树库房管理库存数量查询分店库存商品查
33、询【内容描述】根据所设定的查询权限不同，每位库房管理人员可以看到自己权限范围内的商品的库存数量，这里的库存数量又包含实际库存数和借入库存数及汇总值，便于库存盘点。【使用方法】库房管理人员可以随时进行库存盘点，可以将此库存查询表打印出来，再按照打印表格的顺序盘点库存。每日或每周将盘点后实际库存与电脑帐进行对照。由于各岗位按严格流程运作，库存数量可以做到非常准确。3.12 库存商品帐查询【目录位置】 目录树库房管理库存账目查询实际库存帐目查询【内容描述】当商品入库或出库时，程序会自动生成库存商品帐，计算机记录了入库、出库的日期、单据的类型、编号以及库存数量的变化情况，若发现帐实不符的情况，可通过查
34、询库存商品帐来核对每一笔业务的正确性。【注意问题】 若两个商品合并后，库存数量会被合并，库存成本也要重新计算，库存商品帐上也会有相应的记录。 4. 收款台【内容描述】收款台岗位主要的工作是对销售出库单收款、确认、记帐等业务。在整个销售业务当中起到控制作用。4.1 收款台设置【目录位置】 菜单权限管理分店设定【内容描述】 系统设定的收款台分为两种类型：一是总店收款台，二是分店收款台。总店收款台和公司注册名称一致。分店收款台是和分店名称相对应。收款台需要授权后才能操作。4.2 收款台权限【内容描述】 总店收款台的权限是在职员的基本权限设定的，分店收款台的权限是在分店收款台权限里面设定的，同一个人可
35、以有多个收款台的权限。4.2.1 总店收款台设定【目录位置】 菜单权限管理职员基本权限【使用方法】 设定基本权限时直接选定“总店收款台”即可,这里也可以同时设定分店收款台权限。4.2.2 分店收款台设定【目录位置】 菜单权限管理收款台权限设定【使用方法】 先选定要设定权限的分店，再指定给某个职员，选增加进行授权。4.3 销售收款【目录位置】 按钮收款台销售收款【内容描述】收款台对销售出库单的控制作用是非常重要的，经过收款台确认（记帐或结帐）的单据，库房才能出库，同时也限制了销售人员的非法修改，否则很容易造成打印出来的单据和电脑上的单据不一致的情况，给以后的工作带来麻烦。4.3.1 出库单的刷新
36、由于销售出库单要求是与业务同步进行处理，不应该让客户等待太长时间，销售人员开单后会自动传递给出纳，为了保证出纳及时得到单据，软件设置了自动刷新功能(5秒钟自动刷新一次)，并有自动刷新开关。收款台只能显示于自己权限相关的出库单。4.3.2 出库单过滤在缺省状态下，只显示未确认的出库单，你可按要求对出库单进行过滤： 所有的：所有未出库的出库单，包括未记账和已记账的。 未记账：所有未出库的出库单，未记账的。 已记账：所有未出库的出库单，已记账的。4.3.3 出库单的打印考虑到业务的需要，可按分联（激光打印机）或套打（针式）方式打印出库单，三联单包括： 财务联 客户联 库房联。 用户若有特殊要求，可以
37、向开龙软件公司定制。 在打印出库单时，收款台有义务对销售单进行审核，如果销售单出现负利润，则程序会出现红色的警示，这时，收款台一定要提醒销售人员，是否单据录入有问题。4.3.4 出库单的收款、记帐(2) 出库单收款对需要收款的出库单进行收款，对全额欠款或部分欠款情况进行记帐并办理欠款手续，记帐后出库单应收款就会增加，同时银行账户会自动增加。(3) 出库单记账结账按【记账】按钮，若收款额与销售额相等系统会自动提示结帐，若不相等，出库单则只记账，此时，库房才可以出库。4.3.5 出库单的反冲如果出库单已经记帐，就不能再修改了，如需要修改，则需把出库单进行反冲（按反冲按钮便可实现反冲），使出库单处于
38、未记帐状态，如果出库单已经结算，则自动将结算状态解除。【注意问题】(1) 收款台可对当日的收款单进行修改、作废，不能修改或作废隔日收款单。(2) 一张出库单可以进行多次收款。(3) 如果出库单已经收款，若出库单反冲后，您不能修改客户名称，也不能作废出库单，您需要先将出库单对应的收款单作废，如果是隔日收款单，请使用退款功能。4.3.6 销售发票 (#)如果启用了销售发票功能，可以在这里开销售发票，具体参见销售发票部分。4.4 直销业务【目录位置】 按钮 收款台直销业务如果同时有销售和收款台业务权限，就可以是直销功能。直销功能是把销售开单和出库单打印、收款记账功能合并在一起了，对于有些店面销售形式
39、比较试用，这样可以打印提高销售业务效率，不太适合在批发业务中使用直销功能。4.5 收款单修改【目录位置】 按钮 收款台当日收款【内容描述】当日收款单只能在当日进行修改，默认情况下只显示本人的收款单，收款单修改时不能修改客户名称。【使用方法】(1) 收款方式修改若发现当日的收款方式填写错了，可以在此进行修改。收款方式修改后，则原收款方式下的收款金额会减少，新收款方式下的收款金额会增加。(2) 修正收款金额若发现某客户的当日收款金额不正确，可以修改收款金额。4.6 往日出库单收款【目录位置】 按钮收款台隔日收款【内容描述】 对已经出库的出库单进行收款，出库单的日期不受限制。【使用方法】选定日期、客
40、户名称查询到所要收款的出库单，然后收款，收款以后，出库单和收款单在金额完全相等的情况下会自动结算。【注意问题】这里只能对未结算的出库单进行收款，也可以在往来核销里面收款。4.7 销售日报表【目录位置】 按钮收款台销售日报【内容描述】 收款台销售日报是指当日确认的出库单及相对应的收款情况，无论是否记账或出库，都会在日报中体现，已经作废并且没有相关收款的出库单将不出现在报表内。【使用方法】选定日期查询即可，对于已经出库的当日出库单需要收款时，可以在这里进行收款。【注意问题】往日出库单不能在这里收款。4.8 收款日报表【目录位置】 按钮收款台收款日报【内容描述】 收款台收款日报能够清楚地显示出某日收
41、款台的各项收款金额，及某人某日的收款额。同时也便于收款台人员与财务人员交帐时总额对照。【使用方法】选定日期、选择分店查询即可。【注意问题】这里的收款额是不包含往来收款的。5. 出纳管理出纳管理主要的业务是负责应收应付业务，同时又负责费用报销、其它收入业务等。除了收款台有收款业务以外，所有与应收应付相关的业务都由出纳岗位来完成，包括银行资金等。5.1 往来业务核销【目录位置】 按钮出纳业务往来核销【内容描述】应收款及应付款是出纳管理的重要工作，对往来单位收款、付款后，还需要对所做的收款、付款进行核销，核销的目的是清除已经结算的单据，最终保留所有未核销的单据（就是应收款及应付款明细）。IT2000
42、XP根据企业账目管理的实际情况，将核销分为进货业务核销、销售业务核销、往来核销。往来核销可以很方便地实现进销对结。在这里就以往来核为例介绍一下具体的核销方法。5.1.1 往来核销相关业务 在往来核销业务中，可能进行收款、付款、收入、费用等4项业务，这4项业务是影响应收应付款的。5.1.2 往来核销的原则(1) 往来核销只是针对未结明细而言的，核销过程不会影响到应收或应付款。(2) IT2000XP在往来核销过程中，可以实现任意单据，多对多且有余额方式的核销。5.1.3 往来核销的内容进货订单（不使用入库单）、销售出库单、收款单、付款单、费用单、其它收入单等，单据的数量是不限的，每次结算的金额也
43、是不限的。可以整单核销，也可以部分核销。5.1.4 往来核销的方法往来核销的方法是：首先选择要核销的单位，然后按核销按钮，然后再按结算单按钮，选择需要核销的单据，选择单据后，将会显示在窗体的右上角金额汇总位置上，当总额(入) = 总额(出) 时，就可以核销了。核销成功以后会生成一张结算单。5.2 内部费用管理【目录位置】 按钮出纳业务内部费用【内容描述】当部门和职员发生费用时，程序会自动产生费用单及付款单，若本次费用发生时不进行付款，则会产生相应的应付款。如果本次费用发生额与付款额相等，则就不会产生应付款。【使用方法】(1) 指定费用发生对象公司费用：公司支出的各项费用。职员费用：职员花费的费
44、用。(2) 指定费用考核对象费用的发生单位和费用考核单位可以不同，程序默认是相同的。(3) 填写费用名称及金额费用科目是事先定义好的，按费用名称按钮选择费用科目。(4) 费用单付款费用付款额默认等于费用额，若有不一致可在此修改。(5) 费用单修改、作废对于当日发生的费用，若发现费用单或付款单有错误的地方，可直接修改、作废。【注意问题】费用单修改或作废，要考虑到关联的付款单。5.3 内部收入管理内部收入和内部费用使用方法完全一致，这里就不赘述了。5.4 关于待摊费用的处理给待摊费用设立单独的资金账户，费用摊销时再转成费用单和付款单就可以了。5.5 进货发票管理(#)首先在系统参数设定中启用发票功能，可以选择“进货发票”和“销售发票”功能。5.5.1 进货发票的用途在进货入库单选择发票，不选择发票的入库单将在以后的开发票中不显示。对于在启用发票功能以前已经开过发票的单位，请使用“入库单弃票”功能进行弃票处理。注意：进货发票记录的是商务实际发生金额，而不是财务的价税分离的金额。5.5.2 系统参数设置【目录位置】 菜单系统管理系统参数设定5.5.3 发票权限设置【目录位置】 菜单超级用户职员基本权限IT2000XP的发票权限是在目录树里面设置的，这里设置会在收款台业
