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1、档案工作介绍,综合档案室 于沁 2009.9.1,内容,l综合档案室简介l各门类档案介绍l科研人员归档工作职责 l实验记录规范l发表论文、著作统计l档案利用l综合档案室主页介绍,综合档案室简介,成立于1993年3月1997年12月达“国家二级”单位2002年2月达“国家一级”单位2004年9月完成1980年以前的进馆档案2006年1月，综合档案室获大连市档案先进集体。2006年5月，荣获大连化物所保密工作先进集体。2007年6月，荣获“中科院公共事务档案管理标准院一级”单位，在全院名列前茅。,新中国第一份科研档案的诞生地,隶属图书档案信息中心编 制：2人(于沁、王岩)地址：图书馆楼102、10
2、3房间,各门类档案介绍,死亡档案等,会计,名人档案,科研人员归档工作职责,1做好平时科研文件材料的形成、积累工作 要保存和积累日常工作形成的报告、小结、记录等，做到各课题形成积累科研文件材料的工作与科研进展同步，以便在课题结束时交给兼职档案员（每组一人）一并归档，做到归档质量符合完整、系统、准确的要求。,完整,系统,准确,归档质量要求:,科研人员归档工作职责,2课题完成后，整理出由本人承担任务部分的科研文件材料，做到质量符合要求归档的材料应交原件，如带有红印章的，打印件、底稿。凡归档的材料，一律要用钢笔书写或交打印材料，禁止交复印件或铅笔、红笔、油笔书写的材料。硕士、博士生的毕业论文只交一份打
3、印本，封面要注明密级（秘密、机密、绝密）或内部、公开，密级的确定要征求组长意见并经保密办审批。,实验记录规范,一、实验记录本的使用1.正式签定合同的项目或课题，应建立新的实验记录本。实行一个课题一个实验记录本；不得多课题混用；一个大项目中的多课题不得同用一个实验记录本；2.实验记录本封页中应写明课题名称、起止年月、使用人等；3.实验记录本由各组兼职档案员统一到综合档案室免费领取；4.记录本须妥善保管，不得遗失或转借他人；5.实验记录本专供实验记录使用，不得记载其它无关事项；,实验记录本的使用,6.实验记录要用蓝黑墨水的钢笔或签字笔书写，字迹清晰整洁；写错作废的张页，不得撕毁；7.科技人员应定期
4、对实验记录进行数据处理、总结归纳，并进行记录；8.对于计算机处理的材料，如程序设计说明、程序框图、计算结果也要定期整理归纳；9.课题完成后，实验记录本作为归档内容之一统一归档，学生毕业离所时应将实验记录本移交所在研究组保存。,实验记录规范,二、实验原始记录 1.实验记录是科学研究最基本的要求，是研究素质和严谨科学态度的表现；2.实验记录应做到正确、无误、真实的记录所有的原始实验内容；3.记录实验目的和实验计划；4.记录上次实验问题和现象；5.记录所用仪器（厂家，型号，基本参数等）；,实验原始记录,6.记录所用材料、药品（厂家，品名，等级标准等）；7.记录实验装置草图；8.记录实验详细步骤，实验
5、条件和材料重量等；9.记录结果和问题；10.分析仪器和设备应定期校正，分析方法正确可靠；11.记录的实验结果做到可重复。,实验记录规范,三、计算机数据处理 1.在实验中用记录本记录数据和在计算机中记录数 据及谱图的方法应配合使用。2.在实验记录本中应详细说明实验日期、实验目的、实验方案、实验条件，以及计算机中的相应数据 及谱图的文件名。3.计算机中的各种采样数据及谱图文件应按记录本 中的实验顺序排列，文件命名规则如下:(年月日)(流水号)研究组也可根据实际情况自行命名，以查找方便，和实验记录本中的文件名一一对应为原则。4.计算机的数据及谱图文件每年定期备份一次，并刻入光盘，和记录本一同保存，归
6、档时和实验记录 本一同归档。,发表论文、著作统计,一年一度的公开发表的论文、著作进行统计是我所统计工作的一项重要内容，也是衡量科研机构学术水平和科研成果的重要依据。每年我所论文、著作的统计工作都是在综合档案室的统一组织下，由各部门兼职档案员收集、提供，再由综合档案室核实确认的。职工、学生若有当年度的公开发表论文和著作，要及时提交给本组兼职档案员，确保全所论文收集齐全。对您组年终的考评，都是有直接联系。统计工作是严肃的，要作到保障统计数据的准确及时，即不埋没，又不虚张，需要大家的努力。,发表论文、著作统计,随着信息技术条件的不断改善，对论文统计工作的要求也在提高，不仅统计论文的题目、作者、部门、
7、出版物等要准确无误，而且对时效性要求也明显加强。为了将该项工作进行得更加完善，我所的论文统计分二个步骤进行：当年的12月31日进行初统，该数字作为估算基础提供给院里及对研究组业绩的考核；二是在次年的3月20日前通过研究组提交的论文抽印本进行核定，辅以各类查询手段，作为最终的结论。这无疑对论文统计工作又有了更高的要求。统计时间：公开发表的论文可随时在所主页论文网上登录，并将当年每季度的论文抽印本收齐交到综合档案室归档（3月末、6月末、9月末、12月末、次年3月20日前）。,收集范围：我所职工、研究生出版的著作（有ISBN号）和在公开出版发行的科技期刊（有ISSN号）上发表的署名单位含中国科学院大
8、连化学物理研究所的论文；被收编在会议论文集中的论文必须是全文发表，论文集必须有ISBN号。下列论文不属于本统计范围 a)内部刊物上发表的论文；b)非公开出版的学术会议论文集收编的论文；c)属于摘要、简介性质的文章。,发表论文、著作统计,填表要求：1.以课题组、公司为单位进行录入；2.作者姓名全部录入。中国作者不论论文是何种语言，均以中文表示，作者与作者之间加中文逗号，作者名字是两个字的，中间不得空格；英文论文作者除中国作者姓名外，均采用原文写法；3.用英文发表的论文题目除第一个单词的首字母大写外，其余均小写。特殊符号（如化学符号、专业缩写词等）按照学科惯例处理；,发表论文、著作统计,填表要求：
9、4.国内出版的英文版刊物名称以中文表示；5.“刊物名称”不得缩写；6.公开出版（有ISSN或ISBN号）的论文，在ISSN/ISBN一栏中将该号填上；7.凡属于由我所两个部门（或两个以上部门）合作项目发表的论文，由第一作者所在部门申报并填写所有合作部门。如：502，501，803。以免重复统计。8.研究生毕业后发表的论文，由出资出版费的部门统计，如有异议，两部门自行协商解决，不得重复登录或1人填写2个部门。,发表论文、著作统计,直接,本人研究形成的档案(现仍在本组)或本组组长,非本人研究形成的档案或非本组人员,借阅密级审批表,内部,所在研究组 组长审批,科技处 审 批,办理借阅,主管所长 审批,秘密,机密,借阅期限：所借阅的档案必须在当年12月20日前归还。逾期交还每份文件交滞纳金0.1/天。丢失档案的按国家档案法有关规定进行处罚。,档案利用,档案借阅流程图,综合档案室主页介绍,中国专利信息检索系统http:/,谢谢大家！,
