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1、總務處採購組2008年01月,請、採購作業流程手冊總務處採購組,大綱,壹、採購常發生錯誤態樣,貳、採購法源依據,參、政 府 採 購 法,肆、總務會計流程,伍、總務採購流程,壹、採購常發生錯誤態樣,發生原因 近來率自先行採購，已造成行政單位遂行行政程序之莫大困擾，更嚴重違反採購規定。以下為錯誤態樣：金額一萬五千元以上(含)者未先行請購，就予以採買。無論計畫案及系上經費物品採買皆須依照正常採購流程。金額一萬五千元以上之物品先行採買，而補辦請購單申請，如此順序顛倒採購流程，將嚴重造成學校內部控制制度疏失。規避一萬五千元以上先行送審採購單流程，錯誤範例如下：同一廠商，開同一日期之多張發票，總計金額達一
2、萬五千元以上者，常有單位藉此規避學校採購流程，嚴重造成內部控制疏失。同一廠商，開多張發票。(分散採購嫌疑)-目前是政府審計部針對各學校憑證審查錯誤重點之一。附註：申請核銷失誤重點事項,教育部補助設備明細表與經費動支表經費項目(品名)與需求規格表(品名)不同。需求規格表填寫廠牌、型號，違反政府採購法第26條限制競爭的規定。需求規格表未填寫交貨日期或維護期限、及保固期限。廠商資格未查證、未附統一編號。各項表單簽名或簽章未加註日期。更改修正處未加蓋章或簽章。附註：經濟部商工登記資料公示查詢 http:/gcis.nat.gov.tw/pub/cmpy/cmpyInfoListAction.do 財政
3、部稅務入口網-營業登記資料公示查詢 http:/www.etax.nat.gov.tw/wSite/np?ctNode=10817,貳、採購法源依據,一、依據(一)本校採購內部作業要點(二)政府採購法二、適用範圍(一)教育部獎補助經費(二)國科會暨建教合作計畫經費(三)學校經費附註：預算金額達1,000,000元政府補助款，依政府採購法辦理採購。,參、政府採購法,一、相關條文(一)公告上網金額規定第4條法人或團體接受機關補助辦理採購，其補助金額占採購金額半數以上，且補助金額在公告金額以上者，適用本法之規定，並應受該機關之監督。(二)監辦單位規定第13條機關辦理公告金額以上採購之開標、比價、議價
4、、決標及驗收，除有特殊情形者外，應由其主（會）計及有關單位會同監辦。(三)招標方式規定第18條採購之招標方式，分為公開招標、選擇性招標及限制性招標。第19條機關辦理公告金額以上之採購，除依第二十條及第二十二條辦理者外，應公開招標。,(四)限制性招標規定第22條機關辦理公告金額以上之採購，符合下列情形之一者，得採限制性招標：一、以公開招標、選擇性招標或依第九款至第十一款公告程序辦理結果，無廠商投標或無合格標，且以原定招標內容及條件未經重大改變者。二、屬專屬權利、獨家製造或供應、藝術品、秘密諮詢，無其他合適之替代標的者。三、遇有不可預見之緊急事故，致無法以公開或選擇性招標程序適時辦理，且確有必要者
5、。四、原有採購之後續維修、零配件供應、更換或擴充，因相容或互通性之需要，必須向原供應廠商採購者。五、屬原型或首次製造、供應之標的，以研究發展、實驗或開發性質辦理者。六、在原招標目的範圍內，因未能預見之情形，必須追加契約以外之工程，如另行招標，確有產生重大不便及技術或經濟上困難之虞，非洽原訂約廠商辦理，不能達契約之目的，且未逾原主契約金額百分之五十者。七、原有採購之後續擴充，且已於原招標公告及招標文件敘明擴充之期間、金額或數量者。八、在集中交易或公開競價市場採購財物。九、委託專業服務、技術服務或資訊服務，經公開客觀評選為優勝者。十、辦理設計競賽，經公開客觀評選為優勝者。十一、因業務需要，指定地區
6、採購房地產，經依所需條件公開徵求勘選認定適合需要者。十二、購買身心障礙者、原住民或受刑人個人、身心障礙福利機構、政府立案之原住民團體、監獄工場、慈善機構所提供之非營利產品或勞務。十三、委託在專業領域具領先地位之自然人或經公告審查優勝之學術或非營利機構進行科技、技術引進、行政或學術研究發展。十四、邀請或委託具專業素養、特質或經公告審查優勝之文化、藝術專業人士、機構或團體表演或參與文藝活動。十五、公營事業為商業性轉售或用於製造產品、提供服務以供轉售目的所為之採購，基於轉售對象、製程或供應源之特性或實際需要，不適宜以公開招標或選擇性招標方式辦理者。十六、其他經主管機關認定者。,(五)需求規格填寫規定
7、第26條機關辦理公告金額以上之採購，應依功能或效益訂定招標文件。其有國際標準或國家標準者，應從其規定。機關所擬定、採用或適用之技術規格，其所標示之擬採購產品或服務之特性，諸如品質、性能、安全、尺寸、符號、術語、包裝、標誌及標示或生產程序、方法及評估之程序，在目的及效果上均不得限制競爭。招標文件不得要求或提及特定之商標或商名、專利、設計或型式、特定來源地、生產者或供應者。但無法以精確之方式說明招標要求，而已在招標文件內註明諸如或同等品字樣者，不在此限。附註：預算金額達1,000,000元政府補助款，依政府採購法辦理採購。,公開招標程序,準備招標文件,公報/網路/招標公告27/28,是否達查核金額
8、12,是否三家以上合格廠商投標48,開標45.48.50,審標48.50.51.58.60,決標52-57.59,是否達公告金額,履約第四章,驗收第五章,第二次公告,否,是,公報決標公告61,是,報上級機關監辦或核准12,否,否,是,機關內部監辦13,訂約,預算、計畫需求,資料來源：蘇明通 游麗慧(民90)政府採購法實務QA 元照出版,選擇性招標(建立合格廠商名單)程序,準備預先辦理資格審查文件,公報/網路/資格審查公告27/28,廠商送資格文件,審查資格文件並建立合格廠商名單21,每次採購,預估各次總額是否達查核金額12,邀請符合資格廠商投標(規格、價格)18,開標45.48.50,審標48
9、.50.51.58.60,決標52-57.59,預估各次總額是否達公告金額,履約第四章,驗收第五章,是,報上級機關監辦或核准12,公報決標公告61,是,否,否,準備資格以外之招標文件,機關內部監辦13,訂約,資料來源：蘇明通 游麗慧(民90)政府採購法實務QA 元照出版,限制性招標(比價或議價)程序,確認符合採用限制性招標之依據22,資料來源：蘇明通 游麗慧(民90)政府採購法實務QA 元照出版,函邀廠商投標,是否達查核金額12,議價,比價開標45.50,審標48.50.51.58.60,比價或議價,決標52-57.59,是否達公告金額,履約第四章,驗收第五章,是,報上級機關監辦或核准12,公
10、報決標公告61,是,否,否,機關內部監辦13,訂約,準備招標文件,肆、總務會計流程,預決算-採購-財務-財管一貫化流程,預算編列,預算動支,核銷過帳,採購管理,預算建議,預算編列,預算核定,預算分配,分配核定,資本門,經常門,動支申請,預算扣除,動支核准,採購明細,拆項,組合,採購,詢價單/報價記錄,開標決標作業,採購作業,財產管理,預算調整,驗收管理,採購記錄,核銷申請,合併,未過帳傳票,傳票審核,過帳傳票,驗收作業,預算追加,追加核定,追加分配,分配核定,價格分析,保管人,保管單位,日期,列產作業,經費來源,列產日期,財產增加單,出納付款作業,伍、總務採購流程,一、組織篇,採購單位1.總務
11、處採購組：負責財物與勞務採購2.總務處營繕組：負責工程與修繕勞務採購開標會議成員1.主持人：總務長2.紀錄：採購單位3.監辦單位：會計室及校長核准監辦人員4.會辦人員：請購單位5.廠商代表驗收會議成員1.主驗單位：保管組2.監驗單位：會計室3.會驗單位：使用單位4.協驗單位：採購單位5.廠商代表,二、動支申請篇,資本門或經常門經費，不論經費動支大小均需動支申請,應附文件各項經費動支表需求規格表廠商報價單獨家議價理由單或限制性招標申請書(符合政府採購法第22條規定者),自行核銷：動支金額未達15,000元,申請人(動支單),動支科目,動支金額,資本門,經常門,經費來源,學校經費,計畫案,授權一級
12、主管動支核准,動支申請單位,採購流程,動支核准,自行採購(例外：電腦軟硬體、投影機、數位相機等資本門動支須由校長或授權人核准）,核銷流程,驗收流程,驗收單,消耗品,非消耗品,+保管組,單位自行驗收,會同驗收,憑證粘存單(發票),授權一級主管核准,自行送會計室核銷,動支金額達15,000元以上,申請人(動支單),動支科目,動支金額(含需求規格書),資本門,經常門,經費來源,學校經費,計畫案,一級主管動支核准,動支申請單位,總務採購單位,會簽動支,校長或授權人,會計單位,50,000元以上動支,15,000-49,999元,50,000元以上,總務長,授權總務長代決,核准後送會計室,動支核准,採購
13、作業,預算扣除,限制性招標(或獨家議價)申請流程,總務採購單位,簽核申請書,校長或授權人,核准限制性招標(獨家議價)申請,動支單位,執行採購作業,限制性招標申請書(1,000,000元以上)獨家議價理由單(15,000-999,999元),附註：1.需符合政府採購法第22條規定2.凡無符合以上規定者，但需限制性招標(獨家議價)請上簽陳請校長核准,總務長簽核,一級主管簽核,會計單位,會計主任簽核,限制性招標申請(獨家議價),三、採購作業篇,應附文件底價表(動支金額達200,000元以上)進口教育研究用品免稅申請書與進口教育研究用品明細表(財物需由國外免稅進口)國外直接採購議價紀錄表（壹萬伍仟元以
14、上）(國外進口無代理商),底價訂定流程,前置作業請購單位-確認需求標的或規範後，運用多管道商情蒐整商情資料,預估金額依圖說、規範、契約並考量成本，市場行情及政府決標資料，歷史決標資料，訂定預估金額,建議底價請購單位-依案況及市場各項變化，考量預估金額可行性，妥訂建議底價,核定底價採購單位完成建議底價後應逕持陳校長或其授權人核定,採購作業流程,總務採購單位,動支核准,校長或授權人,15,000-199,999元,200,000-999,999元,底價訂定,授權總務長訂定底價(密封),核定底價(密封),開標作業,廠商(報價單),動支單位(20萬以上建議底價表),1,000,000元,詢價,總務長建
15、議底價送校長核定,開標會議(授權總務長主持),選擇招標方式,決標,國外採購作業流程(申請免稅進口),總務採購單位,製作發送教育部公文函稿,校長或授權人,發文校准,動支單位,核轉海關,等待廠商進口交貨,國外進口教育用品免稅申請單,國外進口教育用品免稅明細表,物品進口交貨時程約45-90天,總務長簽核,會簽單位,文書組發文,教育部,免稅函,國外採購作業流程(無代理商進口),總務採購單位,簽核紀錄表,校長或授權人,核准國外採購,動支單位,等待廠商進口交貨(如需辦理免稅進口請依免稅進口流程辦理),詢價,國外直接採購議價紀錄表,物品進口交貨時程約45-90天,總務長簽核,一級主管簽核,會計單位,會計主任
16、簽核,簽訂合約作業流程,總務採購單位,製作合約書,校長或授權人,合約書用印核准,準備交貨(合約書一份),廠商,合約書發送並存檔,決標紀錄,合約用印並繳交履約金,總務長簽核,文書組用印,驗收作業,合約書發送動支單位,單位核對條約內容,四、驗收作業篇,應附文件驗收單(採購金額未達200,000元)或(採購金額達200,000元以上),驗收作業流程(15,000-199,999元),總務採購單位,核銷憑證,保管組,驗收並財產登錄,使用單位,驗收單,核銷作業,廠商交貨通知驗收(驗收單用印),會計單位,一級主管簽核,登錄保管人及放置地點,總務長簽核,驗收作業流程(200,000元以上),總務採購單位,通
17、知驗收,保管組,驗收合格,廠商,使用單位,驗收不合格,核銷作業,交貨通知驗收(驗收單用印),會計單位,限期改善或減價收受,五、核銷作業篇,應附文件支出憑證黏貼單(卓越計畫專用-支出憑證黏貼單),自行核銷：動支金額未達15,000元,申請人(動支單),動支科目,動支金額,資本門,經常門,經費來源,學校經費,計畫案,授權一級主管動支核准,動支申請單位,採購流程,動支核准,自行採購,核銷流程,驗收流程,驗收單,消耗品,非消耗品,+保管組,單位自行驗收,會同驗收,憑證粘存單(發票),授權一級主管核准,自行送會計室核銷,核銷作業流程(15,000以上),總務採購單位,核銷憑證,保管組,驗收並財產登錄,驗
18、收單,採購相關資料表單,會計單位,總務長簽核,消耗品,非消耗品,驗收(會同點收或列管),資本門,驗收及列產財產增加單,憑證粘存單(發票),校長或授權人,會計主任簽核,核准傳票及核銷相關表單,製作傳票及過帳傳票,出納組付款,六、表單篇,一、各項表單(一)各項經費動支申請表(二)需求規格書(三)廠商報價單(四)限制性招標申請書(五)獨家議價理由單(六)物品或工程採購底價表(七)國外直接採購議價紀錄表（15,000以上）(八)進口教育研究用品免稅申請書(九)進口教育研究用品明細表(十)財物驗收報告單(未達20萬元)(十一)財產驗收單(20萬元以上)(十二)支出憑證黏存,二、卓越計畫專用表單(一)各項
19、經費動支申請表(二)各項經費動支申請表-範例(三)支出憑證黏存(四)支出憑證黏存-範例,六、相關採購法規篇,一、優先採購身心障礙福利機構團體或庇護工場生產物品及服務辦法優先採購身心障礙福利機構或團體生產物品及服務辦法第3條規定之物品食品、手工藝品、清潔用品、園藝產品、輔助器具、家庭用品、印刷品等；服務則包括清潔、餐飲、洗車、洗衣、客服、代工、演藝及交通等服務。採購之一定比例應為預算5以上。該辦法第64-1條第2項規定：私立學校違反上述規定，處新台幣20,000元以上100,000元以下罰鍰。優先採購身心障礙福利機構團體或庇護工場生產物品及服務辦法http:/ptp.moi.gov.tw/web
20、2.0/index.php,二、綠色採購辦法 環保產品分為三類，其中第三條規定：1.第一類產品：現有環保標章產品2.第二類產品：產品或其原料之製造、使用過程及廢棄物處理符合再生材質、可回收、低污染或省能源者，經環保署發給證明文件者。3.第三類產品：增加社會利益或減少社會成本之產品，指該產品經相關目的事業主管機關認定符合此等條件，並發給證明文件者。行政院環境保護署環保標章資訊站 http:/greenmark.epa.gov.tw/gplaw/index.asp,七、相關連結篇,相關連結行政院公共工程委員會 http:/www.pcc.gov.tw/臺灣銀行共同供應契約http:/.tw/Pro
21、curement/Procure_supply/Supply_index/default.htm 優先採購身心障礙福利機構團體或庇護工場生產物品及服務辦法http:/ptp.moi.gov.tw/web2.0/index.php 行政院環境保護署環保標章資訊站 http:/greenmark.epa.gov.tw/gplaw/index.asp 經濟部商工登記資料公示查詢 http:/gcis.nat.gov.tw/pub/cmpy/cmpyInfoListAction.do 財政部稅務入口網-營業登記資料公示查詢 http:/www.etax.nat.gov.tw/wSite/np?ctNode=10817 行政院主計處-各類物價指數查詢 http:/www.dgbas.gov.tw/ct.asp?xItem=393&CtNode=2850 全國法規資料庫 http:/law.moj.gov.tw/fl.asp 行政院主計處-財物標準分類 http:/www.dgbas.gov.tw/lp.asp?ctNode=259&CtUnit=155&BaseDSD=7 臺灣銀行-牌告匯率查詢 https:/.tw/廠商資料建檔（不需要登錄帳號及密碼）https:/mis.cyut.edu.tw 朝陽科技大學 會計室 http:/www.cyut.edu.tw/account/,
