浙江省污染源普查档案归档整理方法.doc

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1、浙江省污染源普查档案归档整理方法一、污染源普查整理归档原则以我为本(发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。适当的重复可以保证档案的完整性，更便于查找。如普查工作中一部分文件是以环保局的名义下发的，这些文件环保局办公室已存档，普查办可以保存，也可以不保存。保持全宗的稳定性。在不违背国家普查档案规定前提下，应尽量与当地档案部门和当地环保局档案室的要求看齐，以保证同一全宗的稳定。二、污染源普查归档文件分类（共分为四大类）：（一）文件类（管理文件和污染源种类）

2、（二）音像资料类（三）照片档案类（四）会计档案类污染源普查的文件材料归档分类按区域(机构)文件类（包含管理文件和污染源种类）逐级进行分类，各级分类代字和代码为：ZWP1.X.X-XXXX其中ZWP1作为它的分类代字ZWP1.X.X-XXXX件的顺序号（流水号）文件类别号区域（机构）代号ZP1表示全国第一次污染源普查专项档案ZWP1.X.X-XXXX区域（机构）代号（见附表2）区域（机构）代号，设区市、县级编号见转发环境保护部办公厅关于加强全国污染源普查档案管理工作的通知（浙环办函2008208号）。设区市可根据当地机构及存档单位实际情况，补充增加编号，编号规则为数字顺延。县（区）环保局档案室可

3、对乡镇、街道进行编号，编号为方法为：1.2.（依次类推）。文件类别号：1.管理文件；2.工业污染源；3.农业污染源；4.生活污染源；5.集中式污染治理设施。三、归档文件的整理根据有关规定，属归档范围的文件材料，由承办人负责收集、整理、归档。其中的“整理”，内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”等。（一）管理文件类的整理文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）；正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发

4、布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）；原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件）；转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）；报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照

5、其本来的装订方式，一册（本）作为一件）；来文与复文可各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。）；请示与批复可各为一件；报告与批示可各为一件。正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。归档文件的整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。归档文件按照不同年度、不

6、同机构（问题）等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系。排列文件时，强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。来文与复文等“可各为一件”，一般指同一年度的作为一件，跨年度的可以作为一件，也可以各自作为一件。（二）污染源种类以一个普查登记对象为一件进行整理、装订（包含普查对象提供的各类依据件及普查过程中产生的各类表格及相关文件）。比如:工业污染源的组织机构代码证复印件、工商执照复印件、联系电话号码、人员组成基本情况资料、年总产值、年总销售收入、主要产品种类、名称与数量、厂区平面图

7、、排水管网图、主要工艺流程图、主要物料（或排放污染物的前提物）使用数据、水平衡图、生产报表、煤（油、燃气）、电、水等收费票据、产污、治污设施运行记录、环评报告、清洁生产报告、近3 年来的各种监测报告单、锅炉资料等等。在装订之前，将全部文件疏理一遍，按照以上整理原则，将属于一件的材料放在一起，以便于装订，防止返工。四、文件装订顺序归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存造成影响的金属物品拆掉（原文件已使用不锈钢钉的保持原装订不动）。其次必须对它们进行排序。顺序如

8、下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。再次应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可。建议：对应1-2页的文件，可以只用包角贴（档案用具商店有售），2页以上的文件，可以用不锈钢装订夹装订，

9、如文件太厚，则建议采用三孔一线。装订要求：装订用品必须是对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。建议尽量不用线装、打眼，一是破坏档案的原始面貌；二是不便于今后的档案利用。五、归档文件的盖章、编号、填写页数（一）归档章的格式其规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格。归档章设置的项目主要为编号项目中的必备项。(全宗号)（年度）（室编件号）各级分类代字和代码（保管期限）（馆编件号）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2007。室编件号：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。如工业源文件

10、编完之后，农业源文件从1开始编。（室编件号等同于分类代字和代码里面“件的顺序号”）各级分类代字和代码：ZWP1.X.X。保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。馆编件号：馆编件号按进馆要求标注。(二)盖章位置归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置,使用钢笔、蓝黑墨水笔填写内容，如果领导批示和或收文章占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。如果机关发文有关签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章，以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文

11、件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。（三）按归档文件类别和排列顺序逐件编号（四）每“件”文件的页数填写该件的实际页数（注意要用铅笔填写页号）单面印刷的文件夹在正面右上角处填写实际页数；双面印刷的文件在正面右上角处及背面的左上角处填写实际页数；文件中出现与本文无关的页面（有些单位为了节省纸张，用用过的纸质印文件）就在上面用钢笔、蓝黑墨水笔批X。普查表没有填写内容的页批X（如已盖空白页的章则不用X），不编页号，不计页数。六、盒内排列顺序归档文件的排列以“事由”为原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。（一）管理文件类（1）按

12、照机构问题相对集中排序。（2）保管期限，按问题确定保管期限；按永久、定期的顺序依次编排。（3）同一事由形成的文件排序按照文件的生成时间倒序依次排列。（二）污染源种类按照每个污染源种类汇总表在前普查对象在后依次排序。归档文件的装盒。归档文件的装盒按照普查区域和文件类别分别装盒。装盒时应注意以下问题：1应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。2按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒即可。3不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。4不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。5.一件文件（如一厂一档）太厚，一个档案盒

13、装不下，可根据盒厚度装订好后，分装入盒，并在盒上“起止件号”中的室编件号上，注明“x之一”、“x之二”（x指件号）。七、盒内目录、备考表的编写（一）盒内目录：档案目录内容的填写以“件”为单位，按排列顺序用计算机打印，目录统一用A4幅画纸张，一式二份，盒内一份，作为文件目录一份。盒内目录排在盒内文件之前。归 档 文 件 目 录年度： 单位名称： 分类代字和代码： 盒号：件号责任者文号题 名日期页数备注归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。件号：填写室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。普查原始登记表的责任者统一写该表的单位名称或者法定代表人

14、名字。文号：文件的发文字号。没有则不填。题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。根据普查原始登记表类别的不同，题名分别为：工业源普查详表，工业源普查简表，污水处理厂普查表日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20070901。对于普查原始登记表，填写填报人填报日期。页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为1页。正反面都有内容的为2页。备注：注释文件需说明的情况。（二）备考表：备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，各项的填写要求如下：1盒内文件情况说明：填写

15、盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时，如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录机关条目的备注项中加“*”号标示。2整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。在其部门整理归档的机关，此项一般由该部门负责整理归档工作的人员填写；在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。3检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，以示对整理质量的监督检查；

16、也可与机关内部机构负责人联署，由其对文件材料归档的齐全完整情况进行监督检查。4日期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。备考表的外形尺寸、页边和文字区尺寸以及表中各项目的具体位置、尺寸见下图。八、文件盒封面及盒脊填写 ABC20，30，40mm等 档案盒封面式样及规格 （单位：mm）常用的档案盒外形（见附件）尺寸为长310mm、宽220mm的长方体，厚度一般为20mm、30mm、40mm。盒封面填写全宗名称。全宗号年度保管期限机构问题起止件号室馆盒号全宗号年度保管期限机构问题起止件号室馆盒号 档案盒盒脊式样（单位：mm） 档案盒底边

17、式样（单位：mm）起止件号栏，“室”填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“”号连接，如“1836”。“馆”移交时由当地档案馆填写。机构问题栏，填写各级分类代字和代码：ZWP1.X.X。盒号即档盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。九、文件目录排序区域（机构）文件类（只供档案室参考）例如：某环保局2007年普查办永久档案的目录封面如图：有的文件，当时制作时保存了2-3份（主要是本部门发文），按照以上方法整理出来一份作为正式归档材料，将来接受检查并要移交档案馆（保管期限10年以上的）。其余整理，装盒，打印目录即可（不要求去订书钉、盖章、编页码等）。十、电子文件的归档要求参照

18、污染源普查档案管理办法及所在地档案管理部门的有关规定执行。十一、污染源普查中形成的音像资料参照磁性载体档案管理与保护规范（DA/T 1595）十二、污染源普查中形成的照片资料参照照片档案管理规范（GB/T 118212002）十三、污染源普查机构形成的财务档案参照会计档案管理办法（财政部、国家档案局 财会字199832号），如普查机构的财务是由局托管的，可由局财务统一归档。浙江省环境保护局浙环办函2008208号转发环境保护部办公厅关于加强全国污染源普查档案管理工作的通知各市、县（市、区）环保局、污染源普查领导小组办公室：现将环境保护部办公厅关于加强全国污染源普查档案管理工作的通知（环办200

19、839号，见附件1）转发给你们，同时结合我省实际，提出如下要求，请一并贯彻执行。一、要高度重视污染源普查档案管理工作，将普查档案管理贯穿于普查工作全过程。档案是普查工作成果的集中体现，是检验普查工作质量的重要凭证，也是今后开展污染源普查工作的基础和重要参考。各级普查办应将污染源普查档案管理责任落实到人，为档案管理工作提供必要的财力物力保障。二、对收集齐全的档案，应严格按照环境保护部和国家普查办下发的污染源普查档案管理办法及污染源普查专项档案归档整理方法等相关规定，整理归档，确保档案的完整、真实、规范和安全。三、污染源普查档案是环保档案工作全宗中的一部分，各级环保部门档案管理人员要积极参与指导普

20、查档案的管理，保持环保档案全宗的稳定性，同时应联系当地档案部门监督、指导普查档案工作。四、为保持污染源普查档案的完整性和系统性，各级普查机构应在全部普查工作结束之后，一次性将所有档案向同级环保部门移交，移交时要严格履行档案移交手续。各级环保部门在污染源普查档案整理归档工作结束后，逐级向上报告归档工作情况。五、根据污染源普查档案管理办法，结合我省实际，制定了浙江省污染源普查文件材料归档范围和保管期限（附件2），作为我省污染源普查文件材料整理归档的依据。六、根据污染源普查专项档案归档整理方法，普查档案的各级分类代字和代码为：ZWP1.X.X-XXXX件的顺序号（流水号）文件类别号区域（机构）代号Z

21、P1表示全国第一次污染源普查专项档案区域代号（见附表2）其中区域代号见浙江省污染源普查专项档案区域代号表（附件3），各设区市可根据实际，对未列入代号表的地区进行编号。附件：1.关于加强全国污染源普查档案管理工作的通知（环办200839号） 2.浙江省污染源普查文件材料归档范围和保管期限3.浙江省污染源普查专项档案区域代号表二八年七月十四日附件1环境保护部办公厅文件环办200839号关于加强全国污染源普查档案管理工作的通知各省、自治区、直辖市环境保护局（厅）、污染源普查领导小组办公室，新疆生产建设兵团环境保护局、污染源普查领导小组办公室：为加强对全国污染源普查档案的管理工作，依据中华人民共和国档

22、案法、全国污染源条例、环境保护档案管理办法、污染源普查档案管理办法等有关规定，现通知如下:一、要充分认识全国污染源普查档案管理工作的重要性。全国污染源普查档案作为环境保护档案的重要组成部分，将真实记录全国污染源普查工作的全过程以及每个普查对象的资料和原始数据，是实行环境管理和决策科学化的重要依据。对今后工作查考、宏观决策、经验借鉴、历史研究有着十分重要的价值。各地应切实加强污染源普查档案管理工作，做好污染源普查工作过程中形成的具有保存价值的各类文件材料、实物、音像、载体等整理归档，确保档案的完整、真实、规范和安全。二、按照环境保护档案管理办法、污染源普查档案管理办法的有关规定，在污染源普查工作

23、全面结束后，各级普查机构要向同级环境保护行政主管部门办理污染源普查档案移交手续，任何部门和个人不得带走、留存、转移或损毁，严防档案遗失和失泄密事件的发生。三、各级环保部门的档案管理人员要认真履行职责，做好污染源普查档案整理归档文件的监督、指导（参照污染源普查专项档案归档整理方法）、检查、验收、保管和利用工作。四、各级环保部门要在污染源普查档案整理归档工作结束后，向上一级环境保护行政主管部门报告工作情况。附：污染源普查专项档案归档整理方法二八年六月十九日附：污染源普查专项档案归档整理方法污染源普查专项档案归档文件的整理方法按照归档文件整理工作指南进行整理归档，归档范围及保管期限参照污染源普查档案

24、管理办法。一、污染源普查归档文件分类（共分为四大类）：（一）文件类（管理文件和污染源种类）（二）音像资料类（三）照片档案类（四）会计档案类污染源普查的文件材料归档分类按区域(机构)文件类（包含管理文件和污染源种类）逐级进行分类，各级分类代字和代码为：ZWP1.X.X-XXXX其中ZWP1作为它的分类代字ZWP1.X.X-XXXX件的顺序号（流水号）文件类别号区域（机构）代号ZP1表示全国第一次污染源普查专项档案ZWP1.X.X-XXXX文件类别号：1.管理文件2.工业污染源3.农业污染源4.生活污染源5.集中式污染治理设施区域（机构）代号：1.2.（依次类推）注：区域（机构）代号由档案室负责指

25、定。二、归档文件的整理根据有关规定，属归档范围的文件材料，由承办人负责收集、整理、归档。其中的“整理”，内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”等。（一）管理文件类的整理首先是以我为本(发文单位为主)，凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，阅知类的文件可以不归档。文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）；正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法

26、规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）；原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件）；转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）；报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来

27、的装订方式，一册（本）作为一件）；来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。）；请示与批复各为一件；报告与批示各为一件。正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。归档文件的整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

28、排列方法强调按事由排列。归档文件按照不同年度、不同机构（问题）等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系。排列文件时，强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。（二）污染源种类以一个普查登记对象为一件进行整理、装订（包含普查对象提供的各类依据件及普查过程中产生的各类表格及相关文件）。比如:工业污染源的组织机构代码证复印件、工商执照复印件、联系电话号码、人员组成基本情况资料、年总产值、年总销售收入、主要产品种类、名称与数量、厂区平面图、排水管网图、主要工艺流程图、主要物料（或排放污染物的前提物）使用数据、水平衡图、生产报表、煤（油、燃气）、

29、电、水等收费票据、产污、治污设施运行记录、环评报告、清洁生产报告、近3 年来的各种监测报告单、锅炉资料等等。三、文件装订顺序归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。装订前首先必须对它们进行排序。顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。其次应将“件”内的各页

30、按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。装订要求：装订用品必须是对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。建议尽量不用线装、打眼，一是破坏档案的原始面貌；二是不便于今后的档案利用。四、归档文件的盖章、编号、填写页数（一）归档章的格式其规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格。归档章设置的项目主要为编号项目中的必备项。(二)盖章位置归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置,使用钢

31、笔、蓝黑墨水笔填写内容，如果领导批示和或收文章占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。如果机关发文有关签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章，以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。（三）按归档文件类别和排列顺序逐件编号（四）每“件”文件的页数填写该件的实际页数（注意要用铅笔填写页号）单面印刷的文件夹在正面右上角处填写实际页数；双面印刷的文件在正面右上角处及背面的左上角处填写实际页数；文件中出现与本文无

32、关的页面（有些单位为了节省纸张，用用过的纸质印文件）就在上面用钢笔、蓝黑墨水笔批X。五、盒内排列顺序归档文件的排列以“事由”为原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。（一）管理文件类（1）按照机构问题相对集中排序（2）保管期限，按问题确定保管期限；按永久、定期的顺序依次编排（3）同一事由形成的文件排序按照文件的生成时间倒序依次排列（二）污染源种类按照每个污染源种类汇总表在前普查对象在后依次排序装盒时应注意以下问题：1应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。2

33、按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒即可。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“”号连接，如“1836”。装盒的具体要求包括：1不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。2不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。六、盒内目录、备考表的编写（一）盒内目录：档案目录内容的填写以“件”为单位，按排列顺序用计算机打印，目录统一用A4幅画纸张，一式二份，盒内一份，作为文件目录一份。盒内目录（样附后）排在盒内文件之前。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。归 档 文 件 目 录年度： 单位名称： 分类代字代码： 盒号：件号责任者文号文

34、件标题日期页数密级（二）备考表：备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，各项的填写要求如下：1盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时，如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录机关条目的备注项中加“*”号标示。2整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。在其部门整理归档的机

35、关，此项一般由该部门负责整理归档工作的人员填写；在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。3检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，以示对整理质量的监督检查；也可与机关内部机构负责人联署，由其对文件材料归档的齐全完整情况进行监督检查。4日期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。备考表的外形尺寸、页边和文字区尺寸以及表中各项目的具体位置、尺寸见下图。七、文件目录排序区域（机构）文件类（只供档案室参考）例如：某机关2007年办公室永久档案的目录封面如图：八、电子文件的归档要求参照污染源普

36、查档案管理办法及所在地档案管理部门的有关规定执行。九、污染源普查中形成的音像资料参照磁性载体档案管理与保护规范（DA/T 1595）十、污染源普查中形成的照片资料参照照片档案管理规范（GB/T 118212002）十一、污染源普查机构形成的财务档案参照会计档案管理办法（财政部、国家档案局 财会字199832号）附件2浙江省污染源普查文件材料归档范围和保管期限一、文件类序号档案内容保管期限1各级党政机关有关污染源普查工作的通知、意见及批复永久2各级党政领导同志的重要讲话、批示永久3开展污染源普查工作的通知,成立领导小组和办公室及办事机构的请示、批复、通知、报告等文件材料，机构设置、人事任免、工作

37、人员名册永久4污染源普查领导小组及其办公室会议、污染源普查工作会议：会议请示、批复、通知、报告、日程、讲话、总结、纪要、决定会议典型材料、发言材料、交流材料永久30年5污染源普查各部门配合分工情况30年6污染源普查办法、意见、工作方案、工作细则、技术规定、标准永久7污染源普查年度计划、实施情况30年8污染源普查经费的请示、批复及实际支出与基本构成永久9污染源普查各类管理规章制度永久10污染源普查工作简报10年11污染源普查培训、考试材料10年12污染源普查大事记永久13污染源普查工作考核办法永久14污染源普查先进集体和先进人员名单永久15污染源普查工作的检查、验收、总结、表彰等文件材料重要的一

38、般永久30年16污染源普查公报永久17上级普查机构、上级领导检查本地工作时形成的文件材料：重要的一般的永久30年18上级普查机构制发的属于本级主管业务的文件材料重要的一般的永久10年19下级普查机构报送的重要文件材料30年二、表册、资料类序号档案内容保管期限1清查和普查实施阶段普查人员的来源、构成、选聘数量、普查员和普查指导员名单30年2普查技术性管理文件（1）行政区域代码及区域图等 （2）技术规定、标准（3）普查办在对数据质量控制标准检查中形成的文件材料永久永久永久3污染源普查登记表样表及填报说明工业源普查详表（G101-G116表）工业源普查简表（G201-G208表）生活源普查表（S40

39、1-S406表）集中式污染治理设施普查表（J501-J504-3表）永久永久永久永久4单位清查底册、单位清查表、污染源普查单位名录30年5单位清查核查报告单30年6清查阶段核查情况材料30年7清查阶段各类汇总表永久8普查表数据交接验收单10年9普查表计算机审核结果报告单永久10普查汇总表审核单 永久11普查汇总表质量评估表 永久12普查抽查、核查情况材料 30年13污染源普查阶段原始登记表及相应的电子数据10年14普查阶段汇总表及相应的电子数据永久15污染源普查监测数据表册、记录污染源普查数据的文件材料 永久16质量抽查、核查工作报告永久17污染源普查工作总结、技术总结永久18污染源普查分析报

40、告及资料汇编 30年19污染源普查开发应用相关资料 永久三、音像、实物类材料序号档案内容保管期限1污染源普查机构印章30年2污染源普查工作中照片、录音录像资料重要的一般永久10年3污染源普查宣传材料、宣传画、公益广告、新闻发布会材料等10年4污染源普查工作新闻报道（电视、报纸、电台、网络等）10年5污染源普查工作证书、标志、奖牌等10年表中未列入的相关文件材料,参照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局第8号令）规定执行，污染源普查机构的财务会计文件材料依照会计档案管理办法执行。附件3浙江省污染源普查专项档案区域代号表区域代号区域代号区域代号浙江省1镇海区B4苍南县C11杭州市

41、A北仑区B5湖州市E上城区A1鄞州区B6吴兴区E1下城区A2余姚市B7南浔区E2江干区A3慈溪市B8德清县E3拱墅区A4奉化市B9长兴县E4西湖区A5宁海县B10安吉县E5萧山区A6象山县B11嘉兴市F余杭区A7温州市C南湖区F1桐庐县A8鹿城区C1秀洲区F2淳安县A9龙湾区C2嘉善县F3建德市A10瓯海区C3平湖市F4富阳市A11乐清市C4海盐县F5临安市A12瑞安市C5海宁市F6滨江区A13永嘉县C6桐乡市F7宁波市B洞头县C7绍兴市D海曙区B1文成县C8绍兴县D1江东区B2平阳县C9诸暨市D2江北区B3泰顺县C10上虞市D3嵊州市D4龙游县H3玉环县J6新昌县D5江山市H4天台县J7金华

42、市G常山县H5仙居县J8婺城区G1开化县H6三门县J9金东区G2舟山市L丽水市K兰溪市G3定海区L1莲都区K1东阳市G4普陀区L2龙泉市K2 义乌市G5岱山县L3青田县K3永康市G6嵊泗县L4云和县K4浦江县G7台州市J庆元县K5武义县G8椒江区J1缙云县K6磐安县G9黄岩区J2遂昌县K7衢州市H路桥区J3松阳县K8柯城区H1临海市J4景宁县K9衢江区H2温岭市J5主题词：环保 普查 档案 通知抄送：浙江省第一次全省污染源普查领导小组成员单位，省档案局。浙江省环境保护局办公室 2008年7月14日印发文件国家环境保护总局国 家 档 案 局环发2007187号关于印发污染源普查档案管理办法的通知

43、各省、自治区、直辖市、新疆生产建设兵团环境保护局（厅）、档案局，全军环办、总参办公厅保密档案局：为做好第一次全国污染源普查档案管理工作，根据中华人民共和国档案法以及全国污染源普查条例的有关规定，国家环境保护总局与国家档案局联合制定了污染源普查档案管理办法。现印发给你们，请遵照执行。附件：污染源普查档案管理办法二七年十二月十二日污染源普查档案管理办法第一条 为了加强对污染源普查档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据中华人民共和国档案法和全国污染源普查条例，结合污染源普查档案工作的特点，制定本办法。第二条 污染源普查档案是指经国务院批准、由国务院环境保护行政主管部门组织实施的全国污染源普查工作过程中形成的、具有保存价值的文件材料，包括各种文字、图表、声像、电子及实物等形式和载体的历史记录。第三条 各级污染源普查机构和有关单位、个人都有保护污染源普查档案的义务。凡规定应当归档的文件材料，必须按照规定集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第四条 污染源普查机构应将档案工作纳入污染源普查工作规划，建立污染源普查档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，与污染源普查工作实行同步