新员工入职财务管理制度培训.ppt

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1、江苏区域财务管理制度,第一章 总则,第一条为了规范财务管理体系，对资金、账 务进行有效的监控，特制订本制度。第二条本制度适用范围为本公司全体员工。,江苏区域财务管理制度,第二章 费用报销制度,第一篇 常规费用,江苏区域财务管理制度,第三条费用报销1.审核权限及程序：1.1 经办人根据有效原始凭证填写报销单；1.2 各部门负责人对此项业务的真实性、合理性签字审核；1.2.1 员工自已缴纳的有关人力资源方面的费用(如档 案保管费)，二级部门核准为人力资源部主管；1.2.2 办公用品、手机费、宽带固话费报销、有线电视费、租赁费、水电费、煤气费、物管费等与行政部门相关费用，二级部门核准为二级办负责人及

2、行政主管；,江苏区域财务管理制度,报销人,二级办负责人,财务部,项目部经理,区域经理,付款,1.2.3 二级办人员报销流程,江苏区域财务管理制度,报销人,部门负责人,财务部,项目部经理,区域经理,付款,1.2.4 项目部商务及客服部人员报销流程(如果无商务部或 客服部负责人可跳过“部门负责人”环节。,江苏区域财务管理制度,报销人,直接负责人,财务部,部门主管,区域经理,付款,1.2.5 后勤部门人员报销流程,江苏区域财务管理制度,报销人,财 务 部,区域经理,付款,1.2.6 项目部经理及后勤部门主管报销流程,江苏区域财务管理制度,1.3 报销单交计财部，填写“京信通信系统(广州)有限公司报销

3、清单”，由出纳当面确认签收；长驻南京办人员报销凭证在审批环节中均由报销本人保管，审批流程结束后报销人凭已审批的报销凭证至出纳处报销。1.4 出纳初核；1.5总财会计复核，反馈给出纳分项目部归类，由出纳负责传递至项目部经理或区域经理签字审核；,江苏区域财务管理制度,1.6 出纳查看员工借款往来账，双方确认是否销借款及付报销款的方式；1.7 出纳付款，如付现金出纳填制“付款凭单”，受款人签收确认；如采用银行汇款方式，出纳须将银行“快速汇款回单”原件附在原始凭证之上；,江苏区域财务管理制度,2.单据填制2.1 严格按要求填写单据：采用碳素笔填制，字迹要端正、内容要完整，不得有涂改；2.2 发票粘贴要

4、整齐，规范。小票在上，大票在下，全部面朝上粘在报销单背后的左上角，不能使用订书针；如粘贴票据较多(5张以上)，则用一张同报销凭证一样大小的废纸作载体，先粘小票从右下方开始向左依次粘贴，一层贴完，间隔5mm粘贴第二层，逐层呈阶梯式分布；,江苏区域财务管理制度,2.3 报销业务招待费，需要填写“业务招待费报销审批表”附单，附单的内容必须对每笔业务支出作简要说明，签字流程同业务招待费报销单，并粘于发票之后；直接与项目站点挂钩需注明项目号、站点名称分行填制付款凭证，不可统笼描述；2.4 报销业务协调费，需要填写“业务招待费报销审批表”附单，附单的内容必须说明站点预计造价及协调费率，签字流程同业务协调费

5、报销单，并粘于发票之后；填制付款凭证摘要需注明项目号、站点名称；,江苏区域财务管理制度,2.5 报销汽油费、过路费、过桥费、停车费、养路费需附“车辆费用统计表”(由行政部提供)附表，付款凭证摘要注明车牌号；2.6 报销临时租车的租车费及车辆使用费需附“车辆外租申请单”(由行政部提供)附表，付款凭证摘要注明车牌号；,江苏区域财务管理制度,2.7 报销差旅费、出租车费、公交车费，需附“出租及公交车报销审批表”，每张发票按附表要求填制方可报销；直接与项目站点挂钩的差旅费在报销审批表事由的字段注明项目号及站点名称；2.8 报销运费及快递费等发票需附邮件、快运详情单等原始回单，付款凭证摘要注明邮寄内容；

6、,江苏区域财务管理制度,2.9 租车、租房、租设备报销需详细注明付款期间，如“2005.9.1-2005.11.30三个月房租费”，首次报销需将租赁协议复印件附后；2.10 其余费用报销，填写“付款凭证”费用报销单，按业务内容归类，摘要栏分行描述及填制金额，忌不同业务内容揉合成一笔填制。,江苏区域财务管理制度,2.11付款凭证摘要填写格式及要领如下表：,江苏区域财务管理制度,2.11付款凭证摘要填写格式及要领如下表：,江苏区域财务管理制度,江苏区域财务管理制度,江苏区域财务管理制度,第四条差旅费报销 1、出差须填写“出差申请单”员工出差之前要填写“出差申请单”，“出差申请单”经直属主管（办事处

7、负责人及部门负责人以上）签字批准后方可出差。确因特殊原因可事先电话请示，后补手续。对需住宿的须向项目部经理以上书面或电话确认，电话确认的由直属主管在申请单上注明“*电话确认”。员工报销差旅费时须附经直属主管签字批准的“出差申请单”，并附与实情相符的正规发票方可报销。,江苏区域财务管理制度,京信通信系统(广州)有限公司江苏区域出差申请单,直属主管意见：填表说明:1、本表使用流程：出差人员填写基本信息 直属主管意见 财务借支差旅费出示本表务报销 2、如需住宿必须经项目部经理以上部门主管书面或电话确认，电话确认的应由直属主管注明“*电话确认”。3、本表适用范围：公司员工外地出差均应填写。,江苏区域财

8、务管理制度,2、交通工具管理与报销标准1）总经理、副总经理出差乘坐火车空调软卧、飞机经济舱实报实销。2）其他员工远途出差乘火车硬卧、普通汽车实报实销，特殊情况需坐飞机、火车空调软卧，须预先经总经理审批，未经批准同意者只能按汽车、火车标准报销。,江苏区域财务管理制度,3）员工本地出差，乘坐地铁、轻轨或公交车。若因携带货物、仪表仪器、施工工具确需乘坐出租车，须事先向部门主管报告，经批准方可乘坐，报销时填写“出租及公交车报销审批表”（以下称审批表）。审批表必须按审批表内容逐项填写，其中乘车时间精确到时点，如无证明人则必须由部门主管签字认可。,江苏区域财务管理制度,4）驻外员工每两周回南京一次不得乘坐

9、火车软座、火车软卧或豪华巴士。如有特殊原因需附超标差旅报告，不在本规定之内按票面金额80%报销。填写差旅费报销单必须详细说明事由，不得笼统填写“*地常驻差旅”完事，驻外员工每月两次回宁差旅费报销单据必须单独合并填制，作一次报销。,江苏区域财务管理制度,3、住宿管理1）员工出差，首选目的地公司宿舍或协议宾馆。2）无法安排公司宿舍，可以按照相应标准入住公司协议宾馆（标准如下）：,江苏区域财务管理制度,3）确因陪同客户等原因需要超标住宿，必须以书面或电话形式向总经理/项目部经理申请。4、补贴管理 补贴分为出差补贴和驻外补贴。a)出差补贴：跨地区商务或公务出差，享受出差补贴。.在常驻地市外地区（除直辖

10、市区、所属郊市县）出差，可以享受全额补贴。,江苏区域财务管理制度,.在常驻地所属郊县、郊市（县级）出差可享受一半补贴。南京市所属外围地区：高淳、溧水县按照出差发车时间计算补贴天数，12：00之前按1天算，12：00（含）之后按半天算。培训出差，不享受出差补贴。,江苏区域财务管理制度,b)驻外补贴：公司员工1个月内离开常驻地至外地（固定在某一地）出差15天及以上即按驻外计算，享受驻外补贴，不再享受出差补贴；按照每月26天计算驻外补贴，因公短期（不超过5天）回南京可享受驻外补贴，（超过5天（含）以上）则享受南京当地补贴标准，不同时享受驻外补贴。驻外员工因公离开常驻地至省内的其他二级办工作仍享受驻外

11、补贴。员工驻外补贴和驻外二级办事处员工的出差补贴每月根据综合部考勤汇总记录统一在员工工资中计发。,江苏区域财务管理制度,例如：常驻南京的员工1个月内共计出差至扬州16天，即只享受16天的驻外补贴，不再享受出差补贴。常驻淮安的员工1个月内共计出差至盐城16天，留在派驻地淮安14天，即只享受30天的驻外补贴，不再享受出差补贴。,江苏区域财务管理制度,补贴标准如下：,江苏区域财务管理制度,注：地区划分：一类地区广东、上海、北京、天津、重庆二类地区浙江、江苏、安徽、湖北、江西、辽宁、福建、山 东、吉林、湖南、黑龙江、陕西、山西、河北、河南、四川三类地区内蒙古、甘肃、贵州、云南、青海、新疆、广西,江苏区

12、域财务管理制度,第五条 采购固定资产报销 采购人员报销所购固定资产应及时报销，报销单除附采购发票外，还需附、总公司的批复（若提前购买附书面说明）、采购入库单等。,江苏区域财务管理制度,第六条 报销凭证的有效性1、取得并保管有效原始发票，遗失不予报销。2、报销凭证2个月内传递至财务，时间以发票日期为标准，超 过2个月的发票不予报销。,江苏区域财务管理制度,第七条 财经纪律1、提倡员工节约使用公司资金。2、员工个人对自已发生费用的真实性、准确性承担责任。通过业务审核、业务审批、财务审核或费用审计一经发现舞弊行为，除不予报销或退还报销款外，予以通报批评、警告直至辞退。,江苏区域财务管理制度,第二篇

13、特殊费用管理规定,江苏区域财务管理制度,规定1、关于市内公交、出租车费补贴的规定一、目的：为进一步规范市内公交、出租车费的合理使用，优化该费用的审批程序，特制定本规定。二、适用范围 本规定适用于京信江苏省公司员工因工作需要而产生 的市内公交及出租车费的补贴。,江苏区域财务管理制度,三、具体规定1市内车费按工作性质和岗位分为据实报销及岗位标准两种；2有岗位标准的员工采用市内车费补贴形式，而不再执行报销流程，补贴标准于次月以现金方式发放；3计财部每月根据综合部提供的上月考勤及车辆租赁情况按岗位标准计算应发放的市内车费补贴，享受补贴的员工应于每月15日前一次性将上月乘坐的公交及出租车全部有效发票提交

14、至计财部，若每月15日前未将上月乘坐的公交及出租车发票提交至计财部，则视同上月无此费用列支；,江苏区域财务管理制度,4有岗位标准的员工提交的有效发票不足补贴标准的，按实际有效发票金额发放；若提交的发票金额超出补贴标准的，按补贴标准发放；5办事处有固定租车的，该办事处员工的市内车费补贴，按岗位标准的50%享受；办事处当月临时租车累计达15天以上（含15天）的，该办事处员工的市内车费补贴，按岗位标准的75%享受6试用期员工市内车费补贴按岗位标准的50%享受；7办事处代维人员（包括负责代维的项目经理及市场助理）市内车费不执行上述岗位标准，执行据实报销标准；8计财部对享受补贴的员工提交的发票进行审核，

15、经总经理审批后，于每月20日进行发放；,江苏区域财务管理制度,四、自2008年5月23日开始，因公超支的公交及出租费允许以部门为单位集中报销。五、报销单提交流程：定额的公交及出租车报销单，经本人填制后以部门为单位直接交财务部出纳；超支的报销单本人填制后，需直接主管和项目部经理批准方可交财务部出纳。,江苏区域财务管理制度,规定2、关于规范礼品、住宿、招待报销事宜一、礼品采购：1、业务人员无需自行采购礼品，礼品的采购由公司行政部统一负 责。2、业务部门发生礼品需求时应填写礼品申购单，审批手续完 毕后交由行政部，在礼品到位后办理领用手续，行政部每月交 礼品收发存月报到计财部。,江苏区域财务管理制度,

16、二、住宿及招待1、单次消费在600元（含）以上的必须事先向项目部经理请示。2、单次消费在1000元（含）以上除事先向项目部经理请示外，还 须向区域副总经理请示。3、单次消费在300元（含）以上的，员工在报销住宿发票及餐饮 发票时必须随附银行卡消费签约单，鼓励员工使用公司基本户 的信用卡。,江苏区域财务管理制度,4、请持有银行信用卡的员工在8月17日之前，将信用卡信息以部门为单 位提交到公司计财部出纳处登记备案。信用卡信息为姓名、开户行 帐号。5、为了给员工提供方便，公司将为无信用卡的员工统一办理公司基本户 招商银行信用卡，并办理与工资卡的绑定还款，请需要办理信用卡的 员工到计财部领取“信用卡申

17、请表”。员工详细填写申请并签字后，交出纳统一办理。三、执行时间 银行卡消费签约事项自2007年9月1日开始执行，其余事项自本通知 签发之日起执行。,江苏区域财务管理制度,第三章 借款管理制度,江苏区域财务管理制度,第八条 借款分类1、以个人名义借款，一般是作各种费用开支备用，填制借款单据。2、以付某单位货款，一般是针对单位付款，填制付款单据。第九条 借款单据填制1、按借款单据格式要求填写归属部门、借款事由、借款的小写 金额、借款大写金额。2、领取支票必须写明收款单位，收款单位一定要准确无误。,江苏区域财务管理制度,3、按财务的规范填制，不得随便涂改。3.1业务协调费借款，需注明项目号（未立项除

18、外）、站点名称、工程造价；借款金额1000元（含）以上需附祥细的书面说明。3.2租赁费借款，需注明租房地址、车牌号、设备名称、租赁费的所属期（精确到年月日）。3.3代垫费用借款，需注明“代垫”，详细说明事由，如代垫电费分别列明站点名称及对应借款金额。,江苏区域财务管理制度,3.4押金借款，租赁押金需注明租房地址、车牌号及出租方名称、设备名称及出租方名称；施工押金需注明项目号、站点名称及工程造价；其他押金详细说明事由。3.5固定资产借款，需附“固定资产申请审批表”、“总公司批复”，若总公司未批复而要提前购买需附书面说明。3.6其他借款，需详细说明事由。,江苏区域财务管理制度,第十条 借款单据审批

19、流程1、参照费用报销的流程，如遇特殊情况不能照章审批，则应电话 请示，事后及时补办书面手续，杜绝仅凭口头为依据。2、借款额在1000元(含)以下的由区域副总经理终审，即可办理借 款手续。3、借款额1000元以上的须经总经理批准。,江苏区域财务管理制度,第十一条 还款1、借款人应及时还款或销账。2、如当月借款当月用现金还清,在财务尚未入账情况下,销账时财 务还给其欠条联,还款人当即撕毁表明还清公司借款3、如财务已入账,借款人以现金方式销账时,借款人应向财务收款 人说明归还哪笔借款,由财务开出盖有财务专用章的收据（此收 据一式三联，一联存根，一联记账联，一联客户执收联，下 同）,收据中应注明收款事

20、由(同借款事由)。,江苏区域财务管理制度,4、如财务已入账，借款人以发票方式销账时,借款人应在报销单 上注明“销借款”，尤其是业务协调费、节日业务费、租赁费 需逐笔销帐。如销帐发票金额小于专门借款金额原则上以现金 补足，以便核对。由财务开出盖有财务专用章的收据,收据中 应注明收款事由(同借款事由)5、押金、代垫费用必须以资金方式归还财务，特殊情况详细说明 事由，征得财务允许方可以其他方式归还。,江苏区域财务管理制度,6、为支票与发票相对应，便于费用审批及查询需要，借支票当月应取得相应发票，填制付款凭证，直接主管签字后交至计财部走特殊审批流程。如不能确定当月能否取得发票，则不予借支票。,江苏区域财务管理制度,谢谢大家！,江苏区域财务管理制度,江苏区域财务管理制度,