现代秘书学课件.doc

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1、现代秘书学第一章 绪论第一节 秘书学的产生与发展一、秘书的产生诞生于20世纪80年代初，秘书学的产生与发展主要体现在以下几个方面：1.科学的创新与代表者2.学科技术是时代的必然产物3.学科定义与研究对象4.独特的研究方法二、秘书学的发展（一）.秘书职业的发展转变2.从偏重办文办会办事转变为既办文办会办事又出谋划策3.从收发传递信件到综合处理信件4.从单凭老经验办事到科学化管理5.从被动服务到主动服务（二）建立秘书学1.20世纪80年代初，秘书学专业在高校建立，秘书教研工作取得教研成果。（三）秘书职业化的初步形成11998年6月 秘书职业鉴定试 工作方法2.2000年3月 招聘技术工作从业人员规

2、定3.2000年7月 秘书与其他一些职业必须持证上岗。（四）国内国外秘书学1.1985，“政务办公自动化系统” 国内2.1976，韦氏秘书手册 国外第二节 秘书学的研究对象、内容与范围一、秘书学含义（一）广义理论秘书学、应用秘书学、秘书教育学、历史秘书学（秘书学是以秘书工作为主要研究对象，旨在探寻、揭示秘书工作规律的一门综合性（或边缘性）的应用科学。）(二)区别概念秘书职业：秘书能够稳定从事并赖以生活的工作，即专业的非专业性的工作。 职业化：指从组织上、制度上及用人机制上这一专业的非专业性的工作形成的管理体系，明确职工范围，有完善的专业教育和培训制度，有专业的考核评定和有效的选拔用人机制。二、

3、秘书工作是秘书学的研究对象1.涵义：秘书学研究秘书工作，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的一门科学。2.秘书和秘书机构是秘书学的研究对象。3.辅助管理活动是秘书学研究的对象。4.秘书工作活动规律是秘书学的研究对象。（总而言之，秘书学就是研究秘书工作和秘书活动特性和规律的科学。）（秘书机构及其职能；秘书工作内容；秘书工作渊源、演变及其发展趋势；秘书人才及其培养机制）三、秘书学科的性质及其相关学科的关系（一）秘书学科的性质综合性、应用性、开放性（二）秘书学科与其他学科的关系1.管理学与秘书学有很多内容是相互交叉又相互契合的。2.行政学与秘书学也有交叉之处。3.文书学（或者公文学）

4、与秘书学更有诸多重叠和直接联系。4.档案学、公关关系学、行政法学、决策学、信息学等等也是秘书学的相邻学科。5.写作学与秘书学是相互联系的。四、秘书学的研究方法1.理论与实践相结合的方法2.实践方法3.归纳的方法4.借用相关学科的方法第三节 秘书工作和秘书学一、秘书学的含义秘书学是以秘书工作为主要研究对象，旨在探寻、揭示秘书工作规律的一门综合性或边缘性的应用科学。二、秘书工作的内容（一）秘书工作的涵义1.狭义的秘书工作通常是指机关单位的秘书（办公）部门管辖的工作，偏重于文字机要和调研信息工作。2.广义的秘书工作包括秘书工作范畴、系统所属的全部工作。（二） 内容1.辅助决策2.调查研究3.信息收集

5、4.文书处理和撰制5.组织协调6.会务办理7.信访办理8.文书立卷9.督促检查10.机要保密11.其他事宜（三）秘书工作的特点和作用1.秘书工作的特点（1）秘书工作的本质属性是：辅助性、从属性（2）具体特点：服务性政治服务、工作服务、后勤服务、技术服务综合性政治性机要性2秘书工作的作用（1）枢纽作用（2）助手作用（3）参谋作用（4）协调作用（5）信息作用（6）督查作用三、秘书的分类1.按照秘书的来源和对象分：公务秘书和私人秘书2.按照秘书的性质来分：党务秘书、企业秘书、商务秘书3.按照秘书的业务内容分：行政秘书、机要秘书、外文秘书、会议秘书、生活秘书等4.根据服务管理者的高低分：处级秘书、中级

6、秘书、高级秘书（主要研究对象）第二章 老师额外讲的秘书第一节 秘书职业的特点一、秘书工作发展的现状1.秘书工作职业化2.秘书技能专业化（1）秘书知识的专业知识和秘书工作专业知识并重的人才（2）既重视秘书工作专业化和秘书所载领域的专业化3秘书的办公科学化 信息时代的到来，以计算机为代表的信息处理技术的进步为秘书办公工作提供了极大的方便。4秘书职业低龄化5.秘书工作女性化6.秘书从业资格化二、秘书职业的特点广泛性、近身性、服务性、从属性三、中国秘书的职业化1.实现职业化的条件2.较为明确的职责范围3.有系统的管理体系4.有完善的用人机制和培训机制四、中国秘书职业化的表现1.职业资格认证的全面推升2

7、.专业性组织和秘书服务机构的涌现3.商务秘书成为秘书职业队伍的主体4.秘书劳动价值具有商品意义五、影响因素传统的秘书观念六、中国秘书职业化的途径1. 加大对秘书职业化的宣传2. 制定法规，完善监督体制3. 规范秘书上岗制度，严格职业准入4. 深化秘书学理论研究和秘书职业化思考题：1. 什么是秘书？2. 秘书国家职业标准对秘书的定义是什么？3. 中国古代秘书成为有哪些？4. 简述中国秘书职业的分类？秘书职业的特点有哪些？第二章 老师额外讲的 秘书机构第一节 秘书机构及其设置一、 秘书机构的含义与特点（一） 秘书机构的的含义1.各种各类的社会组织中为领导机构或领导处置综合事务的办公机构。区别：秘书

8、机构和秘书部门2.秘书机构的广义是指处于社会组织内部的综合枢纽地位，直接隶属于组织领导，全面辅助领导和领导机关工作的部门。（二） 秘书机构的特点1. 综合性2. 附属性二、 秘书机构设置的原则（一） 适应性原则（二） 综合管理愿则（三） 统一高效原则（四） 相对稳定原则&秘书团队群体的特征：1. 整个团队有共同行动目标2. 每个成员在群体中有一定地位、责任和义务3. 有共同遵守的群体行动标准4. 成员之间又相互依存的关系，并能产生相互影响。&要能优化组合： “优化”包括两层意思： 要异质结合，合理分工 遵循动态原则三、 秘书机构设置的程序（一） 搭建组织结构（二） 明确部门和人员职责（三） 组

9、织秘书团队四、 秘书队员的异质结合1. 类型结构优化智囊型、秀才型、公关事务性、技术性、善于理财型&秘书学的七大类型：参谋性、秀才型、办事型、公关型、技术型、财经型、综合型2. 智能结构优化有的侧重于理论知识有的侧重于实践知识3. 年龄结构的优化 老秘书阅历丰富、功底深厚中年秘书年富力强，判断力强年轻秘书亲切指教和气，青春活力4. 秘书结构的优化5. 性别结构优化（1） 男性擅长于逻辑思维、分析、比较、概括力强、有竞争性、独立性强和专职性（2） 女性擅长于思维，感情细腻、善于体贴、有程序性、固定性第二节 秘书机构的组织形式一、 秘书机构的名称（一） 办公室或办公厅主要是党政机关的秘书机构（1）

10、 广义：机关、单位或首长的名称+办公室（2） 狭义：办公室（二） 秘书处社会团体以及临时型的秘书机构命名：秘书处 办公厅、办公室下设机构、秘书局、秘书室、秘书科（三） 以秘书机构承担具体职能命名 信访办事厅、保密局、政策研究室（四） 企事业的秘书机构行政部、行政总裁二、秘书机构组织类型（一）综理制：秘书机构的模式，又称为总体办公室机构模式，是以组织和领导办公运转的整体需要为原则而设立的统一的办公室机构。（二）分理制 是一种智能分型模式，是为适应现代管理的日趋复杂、分工渐细而需要个部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。适用于已经成熟且相互合作的部门（三）单一制又称职能统兼模式，或称“秘书岗位”。

11、是指指具有一名专职或者兼职秘书直接接受领导指示。三、各级各类秘书机构1.根据机构设置时限不同：常设秘书机构、临时性秘书机构2.根据组织系统：党委系统、政府系统、人大系统、政协系统、军队系统、企业系统、事业系统3.根据管理层次：中央、省、市、县、镇、乡4.根据组织类型不同：综理制、单一制、分理制第三节 秘书机构的管理及其规范一、 秘书机构的管理原理1. 组织关系理念（符合组织运转的职能）2. 人本理念（按照知识结构、性别结构、年龄结构、技术结构达到优化）3. 系统理念4. 效能理念（1） 条条关系（2） 块块关系（3） 无隶属关系二、秘书机构的规范（一）秘书机构规范的特点严格性、完整性、细致性（

12、二）秘书机构规范的作用1.具有导向作用（指示了秘书机构及其人员的工作方式和行为准则的导向）2.具有评价作用（规范了作为秘书活动的标尺，用来衡量秘书机构及其人员工作是否合法、高效，为评判和鉴定提供客观标准，具有评价作用。）3.具有提高秘书工作效率的作用（规范的形成将秘书活动纳入规范化管理轨迹，由主观随意的“人治”转化为“法制”，具有提高秘书工作效率的作用。（三）秘书机构规范的类别1.基本规范：归家基本法律法规、行政法规2.职业规范：秘书工作制定了一系列准则和规定三、秘书机构的管理1.制度和程序管理2.环境管理（1）环境管理分为：物质环境管理 精神环境管理3.人员管理 (1)秘书选拔和任用坚持德才

13、兼备的原则，参照国家公务员录用标准或者人才资源部门制定的录用管理型人才的标准，公开招聘方式选拔秘书。思考训练与教学互动1) 秘书机构的特点体现在哪些方面。2) 秘书机构的设置必须遵循哪些原则？3) 怎样理解秘书机构设置的科学合理性。4) 政府机关与企业的秘书机构预设值有哪些不同。第三章 秘书资格第一节 秘书素养一、 秘书的精神素养（一） 秘书的思想政治素养1. 提高思想政治水平 只有提高政治理论水平，才能在具体工作中，做好领导参谋的工作和助手，面对各种剥削利益的诱惑时才能坚持的原则。2. 树立法制观念3. 把握政策导向（二） 秘书的职业道德与作风修养1. 秘书的职业道德内容（1） 涵义：是指从

14、事一定职业的人在其本职工作中所遵循的具备职业特点的道德准则。刚当配角严守机密实事求是不卑不亢诚实守信 忠于职守（A大而言之是忠于党，忠于国家和人民利益；小而言之。要忠于本单位本机关的政治利益和经济利益。B爱岗敬业，工作认真，办事负责。C 辅佐领导，甘当配角） 严守机密（不该知道的秘密不要打听；不该说的秘密绝对不说；不得不在不利于保密的场合谈论机密；私人笔记本不记党和国家机密；未经领导批准，不得随身携带机关机密文件；私人通信、通电话，不得涉及党和国家的机密） 善于合作（A谦虚谨慎，宽容大度B强化愉悦的合作体验，发展和他人俄合作关系） 恪守信用（信用;就是一种新手城落的责任感，就是行为之后果负责的

15、道德感） 文明礼貌 廉洁奉公2. 秘书人员的职业道德，应遵循的准则：1) 继承和发展的原则2) 以社会公德为指导的原则3) 遵循秘书工作性质的原则2.秘书的作风修养 （1）雷厉风行 （2）谦虚谨慎 （3）勤奋耐劳 （4）思路清晰 （5）严谨细致第二节 秘书的知识和能力一、 秘书的知识素养（一） 秘书的知识机构1. 秘书知识结构体系的原则（1） 适应性原则两方面的要求：秘书的知识应当与秘书的岗位职责相适应 还应当与秘书所在的组织的业务特点相适应（2） 比例性原则是指根据各种知识在秘书工作中所使用的频率来确定其在秘书知识结构体系中的比例。（3） 动态性原则是指根据秘书知识结构应当随着时代的发展和环

16、境的变幻不断调节和更新，使之适应工作的需要。（二）秘书知识结构1.基础知识：理论知识、语言文学知识、历史地理知识、法律知识、办公自动化知识2.专业知识：秘书学、文书学、档案学、应用写作知识、公共关系学等知识3.相关知识：领导科学、管理学、经济学、心理学以及社会学、伦理学、决策学、资讯学、统计学、新闻学、传播学、文学、美学等（三）秘书的文化修养1.文学修养2.史学修养3.艺术修养二、秘书的能力修养（一）基础能力修养观察力、注意力、记忆力、思维力、社交能力（二） 专业能力 、办事能力、管理能力、应变能力1. 表达能力：口头表达能力和文字表达能力2. 办事能力（1） 集中体现在辅助决策和组织实施两个

17、方面（2） 秘书人员较好的办事能力A:弄清职权范围B:讲究工作方法C:有较强的应变能力3. 管理能力（1） 保持良好的清醒的头脑，要懂得统筹发展，能够合理分配时间和物品。（2） 随时掌握新进的管理理念和管理方法，以便使所有的人。材、物能够最大限度发挥作用。4. 应变能力5. 社交能力(1) 讲究文明礼貌，以得体的装扮和文雅的举止给对方一个良好的印象。(2) 要对自己和他人有个准确地定位。（三） 基本技能1. 快速记录的能力2. 用现代化办公设备的操作能力3. 网络办公技能用互联网、局域网等网络的时候处理各种事务。秘书必须熟练地掌握收集引擎、电子邮箱、视频会议等现代的网络办公。4. 常用办公软件

18、的使用技能第三节 秘书的心理素质和性格特征一、 秘书的心理素质（一） 秘书的个性心理1. 动机2. 兴趣3. 意志4. 情绪5. 气质（二） 秘书的心理障碍及调节自卑、自负、嫉妒、焦虑、厌烦二、秘书的性格特征思考训练与教学活动1. 秘书的精神素养包括哪些内容？如何提高秘书的精神素养？2. 秘书的知识结构有那几部分组成？3. 秘书的能力素养的具体内容是什么？4. 秘书应该具有什么样心理素质和性格特征？第四章 秘书职能第一节 秘书职能的概述一、 秘书职能的涵义在组织管理过程中，秘书所承担的职责和应发挥的作用总体功能。1. 从客观规定了秘书的工作方向、活动方向和办事标准。2. 概念区分(1) 秘书工

19、作：是秘书职能具体体现，秘书职能是对秘书工作的抽象概括。(2) 秘书实务：着重只秘书工作的具体内容和方法。属于操作层面上的具体秘书实务。且因为主管或者组织的不同而各有不同。二、秘书职能的认定（一）既有观点常崇宜（秘书概论辽宁教育出版社2007年版）是党政机关秘书部门的职能有文书撰写与处理行政与后勤保障、信息处理、综合协调、督促检查、“不管部“等六大系列。律法成、方国雄（秘书学基本原理，兰州大学出版社1992年版）秘书活动的综合职能包括处理信息、辅助决策、协调关系、督促检查。董继超（普通秘书学中央广电社11997年版(二） 秘书职能的认定要领1.应该明确秘书职能的主体：“秘书”作为主体2.秘书机

20、构、秘书工作、秘书三部分组成3. 秘书的基本职能应当是秘书具备的职责、作用和功能：办理事务、沟通协调、辅助决策、督促检查构成秘书的基本职能（新出现的职能：拾遗补缺）第二节 秘书的基本职能一、 办理事务（一） 办理事务的概述1. 涵义;指秘书以辅助决策、管理政务为核心，操作和管理办公的相关事务。2. 事务与政务的区别概念(1) 事务：指所做或者要做的事情，通常较为琐碎，涉及面较小。（指秘书主体直接作用与具体事务的劳作过程。如电话事务、文书事务、会议事务等等）(2) 政务：主要指决策与指挥，关系格局的事务。（是指从事具有全局性和战略性的公务活动。如决策、指挥、控制等等）(3) 秘书实务与政务的关系

21、 政务是秘书实务的统率和灵魂。偏离政务，秘书实务就会迷失方向，离开秘书实务，办理政务就无从开展，管理将失去基础。办理事务也是实现沟通协调、辅助决策、督促检查等秘书职能的必要前提，秘书的一切职能只有沟通相应的事务才能实现。（二） 办理事务职能的体现：1. 事务办理是组织有效运转的重要条件。2. 事务办理是协助领导决策的重要途径。3. 事务办理时是发挥参谋作用的装药前提。（三） 办理事务的特点1. 服务性：为领导和机关服务，辅助领导执行管理，是秘书办理事务的根本目的。2. 繁复性：办理事务涉及面很广，工作头绪多，繁杂性。重复性强。3. 广泛性：内容非常广泛，除领导和各种职能的业务外。其他一切程序性

22、的入场工作、生活服务工作，均划分为办理事务的范畴。4. 琐碎性：秘书实务办理涉及单位、领导和员工的工作、学习方面等方面，很多事情极为琐碎。（四） 办理事务的职能基础1. 便于全面服务2. 便于综合协调。（五） 办理事务的原则1. 规范性原则约定性规范类和法定性规范类2. 协调性原则秘书实务往往涉及很多方面，需要搞好综合协调，正所谓“七分办事三分协调”。3. 服务性原则服务性是指秘书从属性和辅助性特定的集中体现，秘书办理事务其实就是服务。4. 计划性原则5. 要具有政策性6. 要有公关性二、沟通协调（一） 涵义1.沟通与协调的涵义沟通：信息的传递与交流。协调：通过协商、调解，达到和谐的统一。（从

23、管理学角度来看：协调就是指管理者从系统整体出发，运用各种手段，正确地、妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的一种管理职能。从一定意义上讲，领导就是管理，领导和管理活动就是协调，组织实施领导人物和管理目标就是协调。）2.沟通协调的含义指沟通信息，通报情况，协调关系，解决矛盾。3. 沟通协调的职能目标各种力量能够充分调动起来，互相配合。同心协力完成既定的任务。各种资源合理配置，合理使用实现资源利用的效益最大化。（二） 沟通协调的特点1. 综合性表现自以下几个方面：一是沟通协调课题的综合性二是沟通协调事项的综合性三是沟通协调过程的综合性2. 疏导性秘书的协调工作主要是依赖

24、领导的收益与授权，受领导意图的支配。在领导授权范围内实施沟通协调的职能。（三） 沟通协调的特点领导协调的特点：1. 全局性2. 层次性3. 科学性（1） 做好调查研究，掌握信息情报才能正确判断问题的性质情况，加以协调。（2） 要掌握正确的理论和方针政策。依照法律办事。（3） 要讲究科学的步骤方法。4.权威性5.提前性秘书协调的特点：1. 秘书协调必须注意签署领导协调的“五性”2. 秘书应当把握好自己在协调中的位置3. 秘书还应掌握协调的事项重点（四） 沟通协调职能的基础1. 地位优势2. 信息优势（五） 沟通协调的原则1. 服从全局的原则2. 协商解决原则3. 分级归口原则秘书应当职责分明，该

25、哪一级协调，该哪个组织系统协调，不应该越级跨行工作。（六） 沟通协调的方法1. 信息协调通气法2. 制度协调规范法3. 会议协调交流法4. 个别协商疏导法或者牵线搭桥法5. 其他：行政方法、经济方法、法律方法三、辅助决策（一）涵义1.决策就是人们在社会实践过程中所寻求并实现某种最优化预定目标的活动。2.狭义与广义狭义：决策指在行动之前做出的决定或者说对若干行动方案作出最后选择。广义：决策被理解成一个过程，包括决策的决定，又包括决策的实现，秘书辅助决策，是秘书从知识、能力、经验和经理等方面给予领导决策辅助，以提高决策的科学性与贯彻落实的时效性。3辅助决策的涵义就是秘书人员或秘书机构为领导者制定并

26、实施决策所采取的各项辅助行为。它包括决策前的秘书工作、决策中的秘书工作和决策后的秘书工作，及决策过程中的各项辅助行为。（二）辅助决策秘书人员具有的素质1.具有战略意识2.要有信息观念3.要有效益观念4.要有全局观念5.要有创新精神6.要有科学的素养7.要有多谋善断的能力（三）辅助决策的特点1.辅助决策与辅助实施相结合2.全面系统与随机辅助相结合3.无责辅助与责任辅助相结合1.全局性2.贯穿性3.综合协调性4.事务性与经常性（四）辅助决策的职能基础1.便于为决策提供有效的依据2.便于加强决策实施的进程3.便于促进决策的优化（五）辅助决策的原则1.定位原则 秘书始终将自己置于“辅助”的位置上，在秘

27、书的职责范围内发挥参谋助手作用，不能越位，做到做谋不断2.超前原则决策是对未来行动的决策。决策的全过程都伴随着不确定性和风险性。“四个超前”a：超前于领导的要求，提前准备好提案。 b：超前于决策制定时限，提供决策科学依据。 c: 超前考虑决策实施措施，便于下属执行。d：超前做好决策有关的各项事务性工作，确保政策制定与实施的及时和顺利。3.信息原则4. 协调原则组织协调，人际协调，程序协调，事务协调5. 谏诤原则四、督促检查（一）督促检查概述1.含义：对决策实施的监督、督促、检验和查看，是促使决策落实的关键环节。组织管理，一方面要做出决策，另一方面要抓落实，抓落实就要进行督促检查，这已经成为秘书

28、的重要职能了。（二）督促检查的职能基础1.便于全面理解决策要求 秘书直接辅助决策的全过程，从决策信息收集、整理、判断到模拟可行方案，再到决策方案成文，秘书对决策的背景、目的、内容和市值都全面地了解。2.可综合信息处理手段督促检查需要综合处理信息，形成督促检查的成果。秘书所处的位置，便于综合处理信息，尽快形成督促检查成果。3. 便于及时准确的反馈督促检查情况 与领导保持密切的信息沟通，便于及时准确地向领导反馈督促检查的情况，避免引出层层转报造成的时机贻误和信息失真等情况。（三） 督促检查的特点1. 权威性是受命与领导或者上级组织，秘书代表上级组织或者领导催促有关组织或者部门进行处理、落实。具有较

29、强的严肃性和权威性。2. 时限性 秘书督促检查一般都有很强的时限性。3. 间接性 秘书督促检查一般不直接参与决策的执行，而是秘书主要着力于了解情况，研究问题，从旁督促决策执行。4. 实效性督促检查的目的是为了改变“布置多检查少“的状况，推动决策的贯彻落实，因而注重实际效果。(四)督促检查的原则1.领导负责分级承办原则 对上司负责，分解任务，分级承办2.督促与检查相结合的原则 督促偏重于决策的执行的及时性，检查偏重于决策的执行结果。3.以点带面的原则一要做到抓重要决策事项，一查到底，有查必补。二要抓住决策的典型事件，总结经验，树立典型，指导和推动面上的决策实施，促进全面工作，提高督促工作效率。4

30、.实事求是原则坚持实事求是原则，是做好督促检查工作的基础。督促检查工作人员必须深入实际，调查研究，全面准确地反映决策实施的问题。五、拾遗补缺（一）涵义指秘书为尽到辅助领导实现组织管理目标的职责，对组织进行中的新情况、新问题和遗漏缺失，采取措施，弥补空缺，优化工作，力争管理和谐而实施的查漏补缺行为。(二)拾遗补缺的基础1.便于发现遗漏和空缺办公室是组织管理信息的汇聚之地。秘书又是综合处理管理信息的责任人，并要以辅助领导实施组织最优原则为管理目标。2便于报告请示领导秘书是领导的近身助手，便于及时报告，请示新情况，新事项或者疏漏。秘书是领导的“左右手”。位居领导近身，也便于把无人管的事务，交给秘书办

31、理。3.便于调动办公室资源（三）拾遗补缺的特点1.常态性客观事物运动变化的绝对性和复杂多样性，使组织和管理必然会出现新情况、新问题。2.不管性组织管理部门各机构部门有明确的界限，当新问题出现时，已有的职能部门或者员工难以承担的工作、又来不及的或者不足以设立相应机构，使会出现各个部门或者员工不与管理的状态。3.报请性当新情况、新问题出现的时候，秘书一方面要有拾遗补缺的意识，及时做好心理准备；另一方面必须向领导汇报，请示，得到肯定或者认可以后，加以补缺。4.尽责性秘书要尽职尽责，忠诚服务的精神，才能积极面对新、新问题，主动寻找组织管理的疏漏、缺失，不能将他人不管，也无明确考评标准的管理新事务、遗漏

32、或者缺失做好。（四） 拾遗补缺原则1. 管理目标原则管理目标分为组织管理、管理目标、领导管理目标，组织全体成员利益目标等。从各方面管理目标可以进行思考。2. 职责空缺原则第三节 秘书职能的实现一、 日常事务工作（一） 办公室的管理1. 办公室的涵义秘书工作机构，是设在领导身边直接领导服务的综合部门，这里所指“办公室”，偏指办公处所。2.秘书管理办公室，就是对包括办公环境、办公用品、办公器具和设备、物业、小额现金等的管理以及办公室的管理。（二） 保密工作1.保密工作的涵义：组织及其成员保守秘密所采取的手段和措施。2.主要内容：保密立法、建立键全保密规章制度、保密督查、保密宣传教育、开展保密工作的

33、理论研究以及研制开发防泄密和窃听技术设备等。（三）接待工作1.按对象分：内宾接待和外宾接待2.任务要求分：（四）通信工作1.主要工作范畴：通信工作制度的建立健全，通信设备的计划和采购以及日常维护国内罕见与特快专递的收发，电子邮件的合理使用等，随着电信技术的迅猛发展，秘书通信工作需要智能化和高效益化。 （五）印信工作即印章和介绍信的工作1.印章的作用一是权威作用二是凭借的作用三是标志的作用2.印章的种类一是组织的公章二是组织领导人因工作需要而克制的个人签名章三是秘书机构的印章3.秘书印章管理工作的内容印章的刻制、颁发、启用、保管、使用、停用六大环节。4.介绍信是介绍组织成员出外办理有关公文并证明

34、其身份的一种凭证。从写作格式来看，主要有便函式和固定式两种。 （六）值班工作1. 工作形式一是常设机构二是间歇性值班三是临时性值班2. 工作内容（主要）指定值班制度，安排和管理相关值班人员，反馈值班信息，安排临时意见、承办临时事项，处理突发事件，安全保卫和编写值班材料。 (七)安排领导和组织活动1.含义：就是对于领导的会议、面谈、出差、访问和组织的各项活动做出计划督促实行和必要时调整所从事的一系列工作。2.分类：调查工作，调查研究，参观学习，考擦浏览等等3.注意事项：工作重点集中在对领导及组织活动的安排与协调上面。秘书应当遵循适时适当适事的原则做好这项工作。同时注意活动安排中的原则性和灵活性相

35、结合。二、专项工作（一）会务工作 1.会议：即是汇聚到一起，进行商务、讨论问题的一种重要管理手段，达到集思广益的目的。 2.工作任务：会前做好起草与制作会议文件，拟写和分发会议通知，选择和布置会场等准备工作，会中严密组织各项活动，要周到的搞好服务，会后妥善的处理清退、结算等事宜，做好会议精神等工作。（二）信息工作 1.主要内容信息的收集、整理、筛选与鉴别、提炼与利用、分类与储存、传递等一系列活动。秘书信息的工作重点是信息的收集与加工。通过收发信息、研究信息，协助领导遇见事务的发展趋势。2.秘书应该具备的五种能力信息获取能力、信息选择能力、信息预测能力、信息处理能力、信息运用能力（三） 调查研究

36、1. 涵义：调查通过各种方式和手段，有目的的了解和掌握客观事物实际情况的感性认识活动。研究是对调查所获得的材料进行的科学的分析综合，从中把握客观事物的内在本质及其发展规律，得出正确的结论的认知活动。2. 研究与调查的关系：调查是研究的前提和基础 研究是调查的发展和升华。3. 与其他部门调查研究的区别（1）调研任务的指定性（2）调研内容的广泛性 (3)调研的时限性。（四）文书处理 1.涵义：就是遵循文书处理的原则，按照既定的原则，运用科学合法方法对文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所开展的一系列衔接的工作。 2.内容一是发文处理。包括文书的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记分发等工作。二是

37、收文处理。包括收进文件的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等等程序。三是文书的管理。包括文书的日常管理和文书的立卷和归档工作 。四是文书的保密意识。（五）档案管理 1.内设档案机构主要职责集中统一管理本组织形成的各种各类、各种题材档案，为组织工作服务。 2.基本任务 一是对本组织文书部门或业务部门档案工作进行指导、监督和检查。 二是接受和保管本组织个单位接来的档案资料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究。三是积极开展档案开发和利用工作。四是收集和管理内部专用档案。五是档案的移交，要定期将其具有长远保存价值的档案移交档案馆。（六）信访工作1.涵义：是公民、法人或者组织书信、电子邮件、传

38、真、电话、走访形式，依法向行政机关、企事业单位反映情况，提出意见、建议或者申诉冤屈，检举控告等等，党政机关企事业单位专设部门或专职人员已处理的一系列活动过程。2.机构：专门的信访部门是秘书机构的组成部分，不设专门的信访部门的组织，接受来信和接受采访的工作，一般是由秘书承担。秘书承担或者参与信访工作，是由秘书辅助决策的职能体现，也是有秘书机构的综合性质和枢纽地位决定的。3.工作的内容与程序：信访登记、告知、受理、办理、复查与复核、督办、立卷归档以及处理各种特殊的信访事项工作。三、领导交办工作（一）文书的拟写1.涵义：指文书的起草、修改与审阅，是秘书根据领导授意代组织立言，体现领导意图与愿望的写作

39、活动2.秘书拟写文书的特点一是被动写作二是群体写作三是针对性强，即是定向专题写作。四是政策性强。秘书拟写的文书既要以党和国家的路线、方针、政策为依据，又要能够提出政策性强、便于基层执行的指令。(二)督查工作1.目的和意义：是监督检查工作的简称。是为了能够规格按照法律法规办事，保障有关政策方针的贯彻实施，切实实现政令畅通，令行禁止。2.基本任务一是上级领导机关的决策和重大工作部署下达后，对贯彻实施情况的监督和检查，以及信息反馈。二是对应办理的文件和会议决定事项进行催办和落实。三是对需要查办的问题，请有关地区和部门检查解决。四是对领导交办的其他事项进行监督办理。3.与专门办案机构的区别一方面，秘书

40、的督查代表领导，在获得了领导授权的前提下进行的。另一方面，秘书的督促工作，重点是在于围绕重要指令和中心工作，抓大事，要事和久拖不决的事情。而纪检委工作是作为一种内部力量解决，公检法是已经违法的，纪检部门不能解决的问题移交司法机关和公安机关相关部门来处理（三）协调工作1.目的及涵义：是领导在组织管理中赋予秘书的协调职能的相关秘书机构开展协调工作有利于实施领导管理，保证政令畅通，有助于和谐组织内外人人际关系，增强组织的凝聚力和向心力。2.工作内容办文办会办事等业务活动中，能有效地维护组织机构整体系统中协调运转，秘书机构联系上下，沟通西面八方。四、参谋辅助工作1.目的和涵义：是秘书围绕领导决策要求，

41、直接、适合、及时、提供智能辅助的一种职能活动，是一种近身、综合的参谋辅助，贯穿于领导管理活动的会程。秘书参谋潜隐性在领导者的政务管理者，因而属于深层职能。2.工作环境1) 经验性决策向现代科学决策转变2) 个人决策向群体决策3) 单纯性决策向定向和定量决策相结合4) 单目标决策向多目标综合决策思考题1. 秘书职能的基本内容包括哪些？2. 怎样理解秘书职能与秘书工作的关系？3. 秘书工作的内容有哪些？怎样去理解秘书授权工作所谓内容特点和要求？第五章 秘书职能环境第一节 秘书智能环境的内涵与作用一、 秘书职能环境的内涵 指秘书发挥职能作用的环境，它是秘书职能活动的基础。（一） 秘书职能环境的三个层

42、次1. 秘书所在组织的外部环境秘书在组织的外部环境是一个开放的，具有层次性的。各方面相互联系的庞大系统。它既包含国际国内政治、经济、科技、文化等大环境因素，又包括行业系统的地区环境小因素。（二） 秘书所在组织的内部系统秘书所在组织内部环境是影响秘书职能活动的各种条件和因素的总和。组织的内部环境是以实现工作职能的重要基础。秘书所在组织的内部环境是由以下因素组成的：（1） 组织的物质因素（2） 组织的结构因素各组织的机构设置、人员构成。工作制度、组织目标与职责分配。（3） 组织动态运行要素如组织的整体运行要素，运转的协调性，协作状况等（4） 组织的精神要素各成员对组织的认可与热爱，对组织利益的理解

43、，对组织规范的认同和组织的团队精神。（三）秘书机构的内部环境秘书机构的内部环境包括秘书机构的办公设施和办公任务构成与分工情况、管理制度、人际关系和秘书机构内部精神要素。营造秘书机构内部的良好环境，应具备哪些条款：一是要有作风正派，经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人。二是要有健全的的工作制度。三是要有合理的的分工合作体系，以形成高效的合作流程。四是要有良好的信息处理，创建自动化、信息化办公系统。五是要构建和谐的人际关系，形成秘书团队的向心力和凝聚力。二、秘书职能环境的作用（一）秘书职能环境对秘书工作的规定作用 秘书职能环境对秘书工作的规定性主要在于：第一 从社会环境来看，人从社会分工的细化

44、，以及领导管理工作对秘书辅助和综合服务的需要决定了秘书工作与秘书职业的存在。第二 从行业来看，政、商、工、农、文化、教育等不同行业环境，决定了秘书工作特定的辅助对象，工作内容以及运作方式，以对秘书素养的不同要求。第三 从组织层次来看，不同层次的组织决定了秘书工作的不同运作方式与工作任务的深度、广度 。第四 从秘书岗位来看，不同岗位环境决定了秘书工作的不同服务对象和工作目标。如秘书岗位负责制、办公室秘书、机要秘书、文字秘书、档案秘书等相关工作。（二）秘书职能环境对秘书工作的导向作用。秘书职能环境的导向性要求秘书：第一 准确把握宏观大环境的发展方向。第二 准确把握秘书行业系统、地区等小环境对于所在

45、组织的业务要求。第三 准确把组织和秘书结构的内部环境的具体工作方法。（三）秘书职能环境对秘书工作的激发作用。人从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满足。秘书职能环境能够具体的满足秘书的需要。因此，秘书职能环境对秘书工作具有激发性。具体表现在以下几个方面：1. 行政性激发领导者依靠行政职权，配合指导，激励等手段，向秘书发出指令。要秘书贯彻执行组建和领导意图。这能够直接激发秘书能力完成工作任务，实现自我价值。2. 诱导性激发。功利性引导是工作管理实践中激发人的主观能动性的有效方法3. 比较性激发人们对自我价值的评价以及自我需要的满足感，往往会以周围的环境中的特定对象为参照物。在秘书职能环境中，其他工作人员的工作业绩、物质报酬、荣誉奖励等