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1、关于加强加油卡管理的通知关于加强加油卡管理的通知 各加油站： 随着加油卡的不断推广，发卡量的不断增加，固定客户大面积转卡，加油卡运行中存在的问题开始逐渐突显。为规范加油卡操作，强化加油卡管理，防止内部员工刷卡套现，保证加油卡正常、安全、规范地运行，现对加油卡有关事项重申如下： 一、严格加油站员工代客户刷卡和代客户保管加油卡 严令禁止加油站员工代替客户刷卡，客户如要求员工代替刷卡，员工应明确告知公司坚决不允许，并提醒客户自行刷卡，自行在刷卡小票上签字确认，防止出现资金风险。加油站负责办理刷卡支付业务的员工，应坚决制止内部员工的刷卡支付。如无特殊原因，一旦发现内部员工代客户刷卡支付，将视为刷卡套现
2、给予开除处理。核算员每班终了核对刷卡小票时，应认真核对是否有客户签字确认，如无客户签字确认，此加油款项应由当班负责刷卡的员工赔偿；如核算员未认真核对，此加油款项应由核算员负责赔偿。 严令禁止加油站代替客户保管加油卡。如客户确有需要，应要求客户提供加油卡代刷的授权委托书，并以书面报告的形式，报经公司领导审批后，方可执行。执行过程中加油站第 1 页 共 6 页 应要求客户在每张刷卡小票上签字确认，或者相应登记加油台帐，每班终了，核算员应逐笔核对；每月终了，站经理应与客户确认当月加油明细和加油余额。若未经审批，发现加油站代替客户保管加油卡，将对站经理进行停职处理。授权委托书见附件1。 二、严格单位卡
3、的发放程序 加油站在有客户要办理涉及优惠的单位卡时，应首先先上报优惠申请单，在上报时一并上报单位客户的转卡申请单，优惠申请单按权限进行报批，转卡申请单报加管部审批，单据格式见附件2、附件3。在优惠需要调整或客户需要增加司机卡时，应重新上报申请单。无优惠审批单的客户，将向站经理追回所有已优惠金额；无转卡申请单的或者转卡数量超过审批数量的客户，扣罚站经理月绩效工资20%。 优惠申请单和转卡申请单审批完成后，应要求客户提供相关资料的复印件、车辆行驶证复印件、司机身份证复印件等资料。 资料收集齐全后，开始整理固定客户的加油卡合同，上报合同系统审批，之后与客户签订合同。无有效合同的客户，每个客户扣罚站经
4、理200元。 合同签订后，加油站可以为客户售卡，但在向客户提第 2 页 共 6 页 供卡片时，应一并填写固定客户加油卡明细登记表，由领卡人在台帐中签字确认，加油站相应地在卡系统中维护司机卡相关信息。无明细登记表的，每个客户扣罚站经理100元。 办卡完成后，加油站应对每个客户建立一份客户档案，内容包括：合同审批表、已签订的合同、优惠申请单、转卡申请单、加油卡明细登记表、客户资料等资料。无资料档案的，每个客户扣罚站经理500元，资料不齐全的，每个客户每缺一项资料扣罚站经理100元。 三、严格UKEY和密码的分开保管 UKEY和密码必须分开保管，站经理应负责保管UKEY，核算员应负责保管密码。若发现
5、UKEY和密码没有分开保管，或者未进行卡系统操作时，UKEY插在加油站发卡设备的主机上，发现一次将扣罚站经理200元。 如因站经理或核算员不在站内，或者因其它工作原因确有需要，站经理可以将UKEY移交给计量员或班长，核算员可以将密码移交给便利店员或发卡员。其他人员一律不允许持有UKEY或者知道密码。在移交时要办理交接手续，要填写发卡网点UKEY和密码交接表。为督促做好交接工作，如发现未登记交接记录，将扣罚交班人员每次100元，交班人员应监督接班人员在交接表中签字确认后，方可把UKEY或密码移交出去。 第 3 页 共 6 页 四、严格充值的确认和核对管理 加油卡充值时，整个充值过程应有两名员工在
6、场，充值完成后，应打印出充值凭证，且必须有客户和两名员工在凭证上签字确认。核算员每班终了，应认真核对每张充值凭证，如发现充值凭证签字不齐全的，应向站经理反馈情况，由站经理扣罚相关责任人员每次50元；如核算员未认真核对，未反馈情况，将扣罚核算员每次50元。 每班终了，加油站应做好当班充值款的核对工作，由站经理和核算员共同负责。在系统中打印出充值明细表，与充值投币金额、刷卡POS小票金额逐笔核对，确保金额一致，做到日清日结。如无按要求核对，出现充值短款问题，将由站经理和核算员共同赔偿。 五、其它要求 加油站应严格按照以上要求，认真做好加油卡的管理工作，防止出现加油卡刷卡套现、加油卡充值短款、加油卡
7、消费纠纷、加油卡优惠失控等问题。 本通知下发后，加油站应立即组织对现有已转卡的定点客户进行排查，对客户资料、充值凭证、交接台帐等进行排查，对代管加油卡进行梳理，对员工进行教育培训，按照此通知要求，在8月底前补齐相关手续资料。 第 4 页 共 6 页 特此通知！ 附件1：加油卡授权委托书 附件2：定点客户优惠申请单 附件3：定点客户转卡申请单 附件4：固定客户加油卡明细登记表 附件5：发卡网点UKEY和密码交接表 二一年八月十一日 第 5 页 共 6 页 附件1：加油卡授权委托书格式 授权委托书 中国石油福建泉州销售分公司： 为简化操作程序，防范资金风险，我司决定委托中国石油福建泉州 加油站代管我司办理的中国石油加油IC卡，由该站使用加油卡为我司加油车辆进行油款结算，具体委托事项如下： 一、委托中国石油加油IC卡主卡号： 二、委托中国石油加油IC卡司机卡卡号： 三、允许用加油卡进行油款结算的加油车辆号牌和刷卡小票上司机签字样板： 四、其它委托约定： 五、委托期限： 委托单位： 委托日期： 第 6 页 共 6 页
