钢铁公司供方管理办法.doc

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1、文件编号：BG302-003A 作业文件供方管理办法版 号： A 发放号： 2007年7月18日发布 2007年7月28日实施新余钢铁有限责任公司设材部修 改 履 历版号/修改码章 节 条 款更改通知单编号更改部门生效日期A/1A/2A/3A/4A/55.1；5.2；5.3；6.2.1；第10、13页（换页）6.3.2；8.8(见附表)；6.1；6.2.5(a、b、c、d、e）；6.2.7；6.4.1(a、b、c）；7.26.2.3d42008060120081201200903200906BG302-003A-200905商务督查科商务督查科商务督查科商务督查科商务督查科2008年6月2日2

2、008年12月10日2009年4月20日2009年5月8日2009.05.27新余钢铁有限责任公司设材部 编号：BG302-003A作业文件供方管理办法 页码：第1页 共16页1 目的 为适应市场经济发展需要，进一步加强、规范对供方的监督与管理，确保所采购的物资符合规定的要求，特制定本办法。2 适用范围 本办法适用于设材部对提供公司设备、备品备件和材料(含耐材、辅料)供方的管理。3 引用文件3.1 XG/CX-14A设备、备品备件、材料采购管理程序4 术语和定义本程序采用GB/T19000-2008质量管理体系 基础和术语中的定义。5 职责5.1 供应科参与供方的评价及供方所提供物资质量的追究

3、与评定工作。5.2 商务督查科负责组织供方的评价工作，负责供方所提供物资质量的追究与评定工作，并负责合格（准入）供方信息微机输入，以及更名和取消的监督与管理。6 工作流程6.1 采购产品分类 对采购产品按其对随后的产品实现或最终产品影响程度进行A、B、C分类，即与最终产品直接接触的、与产品质量密切相关的生产所需采购产品分为A类采购产品；与中间产品直接接触的、与中间产品质量密切相关的及直接影响公司环境表现和职业健康安全的生产所需采购产品分为B类采购产品；其余生产所需采购产品均为C类采购产品，详见采购产品分类表。耐材、辅料的A、B、C产品分类按GG211-025A执行。6.2 供方评价6.2.1

4、部组织评价小组，由各供应科、商务督查科相关人员组成，负责对供方进行评价和选择。对提供A类采购产品的供方的评价，需邀请公司有关部门（技术中心、机动处）编制：方琴 审核：李文昌 批准：嵇海堂编号：BG302-003A页码：第2页 共16页和单位（产品的主要使用单位）参加。评价结果及评价所引起的任何必要措施的记录应予保存。6.2.2 合格供方标准 供方具有已被证实的提供完全满足合同、图样、协议等采购文件要求的产品的能力。检验、测量和试验设备的供方（生产企业）必须具有国家批准的计量器具制造许可证；特种设备的供方必须取得国家有关部门下发的特种设备生产（经营）许可证或安全认可证。燃气检测仪器、防护器材及危

5、险物品的供方必须具有生产（经营）许可证；生产特种防护器材的供方还必须取得国家劳动部门颁发的生产许可证和产品安全鉴定证书。 6.2.3 供方的评价方式 a证书评价：提供ISO9001标准质量体系认证证书的供方可直接确定为合格供方。 b现场评价：首次采购的A类产品，部评价小组成员按供方质量保证能力调查表内容进行调查，收集有关资信和能力方面资料，形成调查报告，得出评价结论，经部领导审批后报公司主管副总经理批准。 c对比评价：对与公司有正常供货关系的供方采取对比历次供货质量记录的方式进行评价选择。对提供A类采购产品的供方选择此方式评价时，需邀请公司有关部门和单位参加。 d产品试用：采购员在接到经用户单

6、位主管领导签字并加盖单位公章的新产品使用计划，报机动处审批后方可采购试用，试用期312个月，试用期满后使用单位未提出异议，在性价比上具有比较优势，方可进行选用为正式供方。耐材、辅材试用按GG211-025A耐火材料辅助材料管理办法执行。 e公司内部制造单位可直接确定为合格供方；标样、标准物质等国家定点研制和销售单位也可直接确定为合格供方。f生产所需耐材或辅料的供方必须取得公司技术中心颁发的产品使用许可证，方可确定为合格供方 g按产品类别供方评价方式可采用下表中的一种或多种：产品类别适 用 的 评 价 方 式A类1、证书评价 2、对比评价 3、现场评价 4、产品试用B类1、证书评价 2、对比评价

7、 3、产品试用编号：BG302-003A页码：第3页 共16页6.2.4 合格供方的确认 对供方进行评价时，采购员需填写供方评价表，经评价选择并由领导在供方评价表上签字、审批(A类采购产品的供方须经部领导审核后，报公司主管副总经理批准) 的合格供方，由供方管理员输入微机建立合格供方信息。6.2.5 对于提供C类采购产品的供方实行准入制，准入条件：a供方能够提供具有满足用户要求能力的资质材料，且必须是工商行政管理机关批准成立的法人企业（农副、手工产品除外）。能够认真贯彻执行国家、地方及行业的相关法律、法规，有合法的生产经营资质。b.提供法人代表证书或法人委托书。 c价格贴近市场，无恶意竞争或牟取

8、暴利的不良记录。 d经营作风端正，无违规、无舞弊行为。 e准入供方还必须符合下列条件之一： （1）在新钢有良好的业绩或在同行业中具有技术、装备、规模、产品业绩、地理优势； （2）在新钢的历次招标中有入围的记录；（3）供货的时间、数量、质量、服务和信誉等方面有良好的履约记录。 对符合上述准入条件的供方，由采购员填写开户审批表，经本部门负责人初审（资质和开户理由的审查）、同意后，报商务督查科进行资质再审查，然后经供应科长、主管副经理审核、经理批准的准入供方，由供方管理员输入微机建立准入供方信息。6.2.6 合格（准入）供方必须由办公室安全员签字认可，签订安全环保协议，否则不予开户。合格（准入）供方

9、只能在审批规定的供货范围内订立供货合同，超出其供货范围，应重新评价。6.2.7 进口产品代理合格（准入）供方确定前需交纳规定数额的质量履约保证金。质量履约保证金在履行完合同并无质量异议后无息退还，若有毁约行为或发生质量事故，则按所造成损失金额扣除质量履约保证金，并取消其供货资格。6.2.8 招标采购对供方的评价和选择以及合格（准入）供方的确认按招标采购管理办法实施。 编号：BG302-003A页码：第4页 共16页6.3 供方的控制6.3.1 动态管理 a对合格（准入）供方提供的产品要在入库前加以检验或验证,合格的方可入库。发现批量（一日内或连续数日内）不合格，或履约出现问题，采购员在接到验收

10、员的不合格采购物资报告及处置记录后，应及时通知该供方，做退换或降价处理，并要求该供方限期采取纠正措施。 b合格（准入）供方年内第二次出现类似情况，采购员在接到验收员的不合格采购物资报告及处置记录后，应暂停向其订货，并不予结算，待其采取纠正措施有效后方可订货。 c合格（准入）供方年内第三次出现类似情况，采购员在接到验收员的不合格采购物资报告及处置记录后，应立即停止向其订货，不予结算，并取消其供货资格。 d耐材、辅料的供方控制 （1）对检测中心开出不合格品报告及处置记录的供方，采购员在接到通知后，应按合同有关规定对其进行处理。 （2）对技术中心发出黄牌警告的供方，采购员在接到通知后，应督促其采取纠

11、正措施、按要求供货。 （3）对技术中心发出红牌警告的供方，采购员在接到通知后，应通知供方暂停供货，待收到技术中心的恢复供货通知时，方可要求其继续供货。 （4）对技术中心第二次发出红牌警告的供方，采购员在接到通知后，应通知供方停止供货，并取消其供货资格。 e接到用户单位质量异议的部门必须向商务督查科报告，由商务督查科组织处理，并提出处理意见，同时向领导汇报。对提供的生产/工程物资未能满足采购合同的要求或履约出现问题的供方，按用户单位及设备管理部门/工程项目部专题会中提出的处理意见赔偿损失。对提供的物资以次充好、弄虚作假的供方，一经发现，立即取消其供货资格，并罚没合同履约保证金，同时承担用户单位所

12、造成损失的赔偿责任。 f公司内部供方由使用单位反馈信息促进其质量稳定和提高。 g凡存在下列情形之一的供方应取消其供货资格。编号：BG302-003A页码：第5页 共16页（1）采购产品因质量问题而引发了重大生产、安全事故的； （2）滞期交货给生产、工程造成重大影响的； （3）产品性能及综合指标已落后于国内同行的； （4）在市场竞争中失去质量、价格、服务优势的； （5）向有关人员行贿或者提供其他不正当利益的。6.3.2 质保能力复审 a每月须对供方供货情况进行一次考评，即各相关部门填写 年 月供方考评报表，报商务督查科汇总，考评结果将作为该供方年度评价的重要证实性材料。 b供应科按对比评价方式对

13、A类合格供方每年至少进行一次复评，对B类合格供方二年至少进行一次复评，即对其提供的资质材料的有效性以及供货质量等进行一次综合评价，对三年内无供货业绩及无业务联系的供方可取消其供货资格，以确保其具有按要求提供产品的持续保证能力。（1）商务督查科须对供方进行年度考评，即根据每月各供方的考评情况进行汇总，填写设材部供方 年考评情况汇总表。（2）采购员复评时需填写供方评价表，收集其有效的资质材料，交商务督查科，由商务督查科组织复评会，复评会需邀请公司有关部门（技术中心、机动处）和单位（产品的主要使用单位）参加，并在合格供方复评会签表上集中审核、批准、会签。商务督查科每年须根据合格（准入）供方年度考评和

14、复评的结果对供货能力差的合格（准入）供方实行淘汰。6.3.3 采购员对暂停供货的供方应要求其采取纠正措施，先行整顿，整顿期原则上为3个月，整顿期满后采购科会同供应科、商务督查科对该供方进行评价，其采取的纠正措施有效后，方可订货。6.4 供方更名的管理6.4.1 凡与部有正常业务关系的合格（准入）供方，因企业（公司）改制、转制或其他原因要求更名的，需提供以下材料：a. 变更函（原件并加盖原企业名称和现企业名称的行政章、合同专业章、财务专用章）。b.当地工商行政管理局出具的:企业名称变更核准通知书 （复印件并加盖工商局印编号：BG302-003A页码：第6页 共16页章）。c. 企业名称变更后的营

15、业执照、税务登记证、组织机构代码、质量体系认证等复印件、法定代表人证书或法人委托书。6.4.2 需更名的供方须出具一份有承诺内容的文件，其内容包括：更名后企业（公司）承诺对更名前企业（公司）所有债权债务、协议、合同的履行，一切开发经营活动及原有项目的售后服务、维修等全部责任。6.4.3 各类材料齐全后，由采购员填制设材部供方更名审批表，经相应供应科科长（除大五金、有色、耐材辅料）审核签字后，交主管经理、经理签字后方可生效。6.4.4 审批后的文件采购员交商务督查科妥善保存。商务督查科根据审批内容发出设材部供方更名通知书给相应供应科、核算部门、财务。6.4.5 所更名的供方在申报更名材料中弄虚作

16、假，提供不真实材料的，一经发现，将取消该供方的供货资格。6.5 供方信息的管理6.5.1 各相关部门应建立和保存合格供方（准入供方）的质量记录，作为评价的重要证实性材料。6.5.2 供方信息的更改或取消须经部领导审批同意后，方可由供方管理员在微机中进行更改或取消，更改或取消的记录在微机中应予保存。7 相关文件7.1 BG302-004招标采购管理办法7.2 GG211-025A耐火材料辅助材料管理办法8 相关记录8.1 JL/CX-14-01供方质量保证能力调查表8.2 JL/CX-14-02供方评价表8.3 JL/BG302-003-01开户审批表8.4 JL/BG302-003-02 年

17、月供方考评报表8.5 JL/BG302-003-03设材部供方 年考评情况汇总表8.6 JL/BG302-003-04设材部供方更名审批表编号：BG302-003A页码：第7页 共16页8.7 JL/BG302-003-05供方更名通知书8.8 JL/BG302-003-06合格供方复评会签表采购产品的分类表类别采购产品名称A类轧机轴承、连铸机、成品轧机、矫直机、剪机、测量设备渣口套、风口套、轧辊、辊环、导卫、结晶器（铜管）标样、计量器具、化学试剂钢包砖、透气砖、滑动水口砖、连铸三大件、保护渣B类氧枪头、剪刃、炉口、矫直辊、燃烧器、喷嘴 轴承、推钢机、拉矫机、冷床、热电偶润滑油引流砂、微碳覆盖

18、剂、精炼渣、脱硫枪、埋弧渣燃气检测仪器、防护器材、特种设备、环保设备、危险物品C类其它编号：BG302-003A页码：第8页 共16页供方质量保证能力调查表 NO. 编号：JL/CX-14-01供方名称经营性质所供产品年产量法人代表业务联系人联系地址联系电话质量保证能力1、是否建立健全了质量管理体系2、是否提供了产品质量的书面保证3、是否设立专职质量检验机构、人员4、是否有控制产品质量的文件规定5、是否保存质量记录待添加的隐藏文字内容1供货情况1、年销售量2、供货质量标准水平3、不合格品控制4、售后服务内容5、交货期6、运输方式7、实物质量抽查（我方填写）备注审定意见会签 年 月 日编号：BG

19、302-003A页码：第9页 共16页供方评价表 NO.评价方式： 编号：JL/CX-14-02供 方 名 称产品时 间进货数量质 量 验 证 情 况交货期和服务年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月备 注评 价 部 门评价意见 主管：主管：主管：主管：主管：备注：填表：审核：批准： 批准日期：编号：BG302-003A页码：第10页 共16页开户审批表 NO. 编号：JL/BG302-003-01开户单位名称开户性质供应范围开户原因业务科初审（资质、开户理由的）意见： 负责人： 日期：办公室（安全、环保部门）审查意见： 纪委审查意见：负责人： 日期：

20、 负责人： 日期：商务督查科资质审查意见： 负责人： 日期：审核意见： 主管副经理： 日期： 批准意见： 经 理： 日期：填报科室： 填报人： 填报日期：编号：BG302-003A页码：第11页 共16页 年 月供方考评报表 NO. 编号：JL/BG302-003-02供方扣 分内 容备 注一、设备、材料、备件实物质量 1、因供方原因造成的一般质量问题扣10分/品种规格次。2、因供方原因造成的严重质量问题，影响生产或退货的扣20分/品种规格次。造成事故的取消供方资格。3、质量使用寿命达不到要求，扣15分/品种规格次。二、耐火材料、辅料实物质量1、经检测中心检测主要技术指标不达标，扣1分/品种规

21、格次；或次要技术指标达标率低于50%，扣1分/品种规格次。2、经使用单位使用证明反映的质量问题扣1分/品种规格次。3、经检测中心检测技术指标不达标，达到退货标准的按一般质量问题扣10分/品种规格次。4、收到技术中心黄牌警告，扣20分/次。5、收到技术中心红牌警告，扣30分/次。造成质量事故的取消供方资格。三、诚信经商 1、到货量低于或超合同/协议10%以上，扣10分/品种规格次。2、售后服务投诉，扣10分/品种规格次 。3、无合同/协议或无加急计划送货，扣10分/品种规格次。4、成套供应的物资不全,扣5分品种规格次。5、装箱单与实际货物不符，扣5分/品种规格次。6、说明书、装箱单、合格证等随货

22、资料不全，扣5分/品种规格次。7、物资标识不规范、不清楚扣5分/品种规格次。8、实物与合同、合格证不一致，扣10分/品种规格次。9、未按合同/协议指定生产厂家、技术要求供货，扣10分/品种规格次。10、依照供方管理办法提供有效资质。供方资质不全或过期，一项扣5分。11、弄虚作假、以次充优，以不合格产品冒充合格产品等不诚信及违规违纪行为，取消供方资格。部门： 负责人： 填表日期： 年 月 日编号：BG302-003A页码：第12页 共16页设材部供方 年考评情况汇总表 NO. 编号：JL/BG302-003-03供方名称得分扣分原因处理结果备注负责人： 填表日期： 年 月 日编号：BG302-0

23、03A页码：第13页 共16页设材部供方更名审批表 NO. 编号：JL/BG302-003-04更名后企业名称企业类型法人代表更名前企业名称企业类型法人代表更名原因业务科意见商务督查科意见分管经理意见经理意见填报科室： 填报人： 日期： 年月 日编号：BG302-003A页码：第14页 共16页供方更名通知书 NO. 编号：JL/BG302-003-05经部有关部门审核批准，同意“公司（厂）”变更名称为“公司（厂）”变更后原单位的相关业务，往来资金等权利义务均由新单位承担。变更前变更后名称：公司（厂） 名称：公司（厂）税号： 税号：开户行： 开户行：帐号： 帐号：地址： 地址：特此通知 商务督查科 年月日编号：BG302-003A页码：第15页 共16页合格供方复评会签表NO. 编号：JL/BG302-003-06文件名称文件编号编号对应采购员产品供方名称管理类别备注编号：BG302-003A页码：第16页 共16页合格供方复评会签表NO. 编号：JL/BG302-003-06评价（审核）部门评价（审核）意见主管：主管：主管：主管：主管：评价（审核）部门评价（审核）意见主管：主管：主管：主管：主管：组评部门评价(审核)日期批准批准日期注：供方评价表附后