《项目签证、收发文、记录汇总操作手册(装潢公司暂行版0516).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《项目签证、收发文、记录汇总操作手册(装潢公司暂行版0516).doc（54页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、问题有目的的起项目签证、收发文、记录汇总操作手册1收发文责任人与责任要求32发文内容要求33. 发文流程注意点34检查与考核要点45收发文的归档46附件：发文范例56.1施工前准备阶段的发文5（1）以金丰环球装饰工程（天津）有限公司名义告知对方我方的即将启用印章的印模6（2）以金丰环球装饰工程（天津）有限公司的名义告知发包人我方主要管理人员安排情况7（3）如合同履行中，公司需更换项目经理的，须以金丰环球装饰工程（天津）有限公司的名义及时通知发包人并请求确认8（4）以项目部的名义，上报我司的施工计划、施工组织设计、材料计划等合同约定的计划、报表等9（5）以项目部的名义将我方人员、机械、料具进场情
2、况通报发包人并请发包人核实10（6）如因人员、机械、料具是分批进场的，因此，在后续人员、机械、料具进场后的3日内，项目部须继续将人员、机械、料具进场情况通报发包人并请求核实11（7）以项目部名义，向发包人催要施工用图纸（即通过审图公司审定的图纸）12（8）如发包人仍未在我方要求的时间内提供的话，应及时再次催要13（9）催要的图纸交付后，应及时确认顺延工期的时间14（10）在发包人确认因图纸延误交付顺延工期后，即提出损失赔偿的函15（11）发包人未按约定提供临时水电接驳口，或提供的不能满足现场施工要求，以项目部名义，向发包人催办，造成损失的，可提出索赔要求16（12）发包人单独分包的土方工程（基
3、坑）问题（不在我司施工范围内的），导致我司不能在约定时间开工，我司应要求延期开工17（13）在发包人因土方工程（基坑）问题另行确定开工时间后，我司应提出损失的索赔18（14）工程签证记录表199.2施工阶段的发文20（1）要求建设单位设核定工程材料价格20（2）通知发包人参与隐蔽工程或中间验收工作，例如：21（3）若发包人工程师虽然参与隐蔽工程或中间验收工作，且经工程师验收，工程质量符合标准、规范和设计图纸等要求，但工程师不在验收记录上签字，应在验收24小时后，发文告知发包人根据合同约定已经认可该验收记录，我司将立即进行隐蔽或继续施工，造成工期延误可提出索赔22（4）在发包人确认其工程师未及时
4、验收隐蔽工程的事实并顺延工期后，对造成工期损失的应及时提出索赔23（5）根据发包人工程师指令对已经隐蔽的工程重新检验，承包人按要求进行剥离或开孔，检验合格，并在检验后重新覆盖或修复24（6）根据发包人对已隐蔽的工程要求重新检验，发包人确认检验合格并确认顺延工期后，承包人应对由此造成的损失提出索赔25（7）工程量计量，一般根据合同约定每月的25日前向发包人报送26（8）工程设计变更造成工期延误27（9）因工程设计变更追加相关费用的28（10）对发包人不合理的来文回复29（11）对发包人来文要求合理的回复30（12）群体工程中单位工程分期进行施工的，发包人未能按合同约定提供图纸的31（13）催要的
5、图纸下发后，应立即确认顺延工期的时间32（14）因发包人图纸下发延误造成损失的索赔33（15）发包人供应的材料设备到货时间早于或迟于一览表约定时间34（16）因发包人供应的材料设备延误造成损失的索赔35（17）发包人在施工中未按合同约定支付工程进度款，经多次协调无结果后，造成我项目无法施工时，我司被迫停工36（18）停工后，通过各方努力达成共识，或发包人支付全部（部分）工程进度款，我司复工，在发包人仅支付部分工程进度款，要求顺延工期37（19）停工后期间的索赔报告38（20）发包人指定分包延误，造成我司工期延误的39（21）发包人指定分包延误，造成我司损失的40（22）催促发包人与发包人指定分
6、包和我司签订协议418.3分包队伍管理42（1）通知分包队伍人员进场42（2）施工通知43（3）整改通知44（4）处罚通知45（5）争议洽谈记录46（6）关键节点工期确认47（7）分项工程验收记录48（8）实际进度与计划进度确认单498.4项目竣工收尾阶段50（1）通知发包人组织工程竣工验收工作50（2）向发包人提交工程竣工结算书51（3）向发包人催要工程款521收发文责任人与责任要求1.1项目收、发文由项目部资料员专人并专职负责，子公司、项目部的其他人和其他科室均不能代替收、发文专人的职责。1.2 项目收发文一律加盖项目部印章，不得另行刻制收发文专用章或技术专用章，如建设工程施工合同中有特别
7、约定的，从其约定。2发文内容要求2.1发文的起草由经办人员参照发文范例（附件）的签证发文格式，针对施工中发生的问题有目的的草拟函文。经办人员主要是指需要起草发文的经营、预算、技术等项目条线负责人员和项目经理。2.2发文经办人员在起草发文前，应当及时进行客观调查和资料的收集准备工作，以保证发文内容的及时性、准确性和完整性。2.3发文的内容应当由以下几部分组成：首部一般写明标题、文号、主送单位等内容；正文一般向建设单位说明项目施工中发生的情况，或阐明对有关事情的意见及其理由，或针对建设单位发出的函件中所依据的事实与理由的不当之处进行反驳，提出相反的事实和依据，说明自己行为的合法性及主张的正确性，并
8、列举有关法律规定和合同约定；尾部一般标明发文单位、签发人名称、成文时间、印章；抄送单位、收文单位、签收人；附件、附注等内容。 2.4发文负责人签发发文前应当重点审核下列事项：格式的规范性，包括发文的格式是否符合起草公文的要求。主张的合法性，包括发文的主张是否合理、所依据的理由是否合乎法律规定和合同约定、所附的证据是否翔实充分。内容的严密性，包括文字表述是否准确无误、合乎逻辑，与相关发文是否保持衔接性和一致性。发文的可行性，包括是否确需发文、发文是否在约定的时限内、对方收文后是否会引起对我方不利的争议、发文是否能取得有利于我司的效果。2.5对其他单位的来文，项目资料员应及时送达项目经理或专业公司
9、经理进行审核签收。3. 发文流程注意点3.1对外发文应当以项目为单位进行统一编号。3.2以项目部名义起草的发文，由项目经理(备案项目经理和实际不一致的,应签署备案项目经理名字和执行经理名字)审核签发。以专业公司名义起草的发文，由专业公司经理审核签发。3.3对我司发文的签收应当确认签收人具有签收文件的权限，工程签证还需严格审查建设单位的签字人是否具有对工程现场签证的权限，若工程签证需加盖建设单位某印章，还应当审核建设单位是否书面确认该某印章的使用范围，以保证发文签收和工程签证的有效性。3.4建设单位拒签发文的，可以选择下列方式送达：发文经办人应及时按合同中注明的建设单位地址以邮政快递的形式发给建
10、设单位，并在快件详情单的“内件品名”一栏上写明发文的完整标题和文号。在建设单位地址不明确，采取邮政快递的方式无法送达时，还可采取公证送达，以公司名义委托公证处，对公司向建设单位发文的行为进行公证。合同或其他协议中明确约定了建设单位的电子邮箱并可通过电子邮件方式送达的，发文也可通过电子邮件方式进行送达。3.5发文已由建设单位签收的，应当保存签收的发文原件及签收资料。建设单位拒签后采取邮政快递或公证方式送达的，应当在发文后附邮局开具的发票和邮局出具的送达证明（签收回执）或公证处出具的公证书。通过电子邮件方式送达的，应当在发文后附已发送的电子邮件页面的打印件且网络系统中的电子邮件记录不能删除。3.6
11、涉及工期、质量、签证、费用补偿、对甲方及甲分包进行催促等事项发文，由项目经办人员草拟后，发至项目经理、专业公司条线负责人、相关条线负责人（如需要）、法务人员、专业公司副经理、经理，由上述人员依照职责进行各角度的审核、把关。 4检查与考核要点4.1各发文经办人员在发文前的资料收集、发文起草、发文送达和各负责人审核及相关人员的收发文归档工作，列入公司检查与考核项目。4.2发文监督检查分为三级检查机制，即专业公司对项目部的定期检查、总公司对专业公司的定期检查和检查组全面抽检三种方式。4.3检查的范围包括：发文的及时性、发文格式的规范性、发文理由的充分性、发文证据的翔实性、前后相关发文请求的衔接性以及
12、发文归档的完整性。 4.4各级检查部门，应当充分了解被检查单位、部门、个人的发文情况，并综合考虑发文的背景，确定奖惩。5收发文的归档5.1发文部门起草的文本。5.2发文部门对外发文所作的签收记录。5.3 项目部资料员应当对收发文进行归档并做好相应台帐记录，台帐记录格式如下：发文记录表序号发文时间文件名称文件编号发文单位用章申请单编号收文部门收文时间收文人签字月日月日收文记录表来文编号来文名称来文单位签收人签收时间备注6附件：发文范例6.1施工前准备阶段的发文（1）以金丰环球装饰工程（天津）有限公司名义告知对方我方的即将启用印章的印模例如：金丰环球装饰工程（天津）有限公司XX项目工作联系单金丰环
13、球201Xx字1 号关于xx项目部启用有关印章的通知公司：为便于工作联系，提高工作效率，我司将启用以下项目部印章：金丰环球装饰工程（天津）有限公司项目部印 模（发文中应列明本印章仅适用于我司项目部发往贵司的工作联系文件、工程例会纪要、签证、技术核定单、材料认价等施工过程中的日常工作，不用于合同签订、分部验收、竣工验收等与工程日常工作无关的事务）特别提示：本公司对 项目运作中只提供上述一枚用章。如有其他用章则一律属于无效。对加盖上述印章且不超出该印章使用范围的文件，我司将予以认可，同时请贵司将用于本项目的公章印模及作用书面通知我司。特此通知！收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）有限公司
14、 签 收 人： 签 发 人： 年 月 日 年 月 日本函文注意点：1、本发文由专业公司在人员进场前签发，最迟不能晚于人员进场后的第三天。2、签发时以金丰环球装饰工程（天津）有限公司的名义，一式二份，由合同约定的发包人代表或发包人书面授权收文的项目人员签收。3、“金丰环球201Xx字”中“x字”为项目简称，下同。（2）以金丰环球装饰工程（天津）有限公司的名义告知发包人我方主要管理人员安排情况例如：金丰环球装饰工程（天津）有限公司XX项目工作联系单金丰环球201Xx字2 号 关于xx项目机构设置、职责及联系方式的通知公司：年X月X日签订的项目建筑工程施工合同的约定，现我方安排如下人员担任本项目现场
15、的施工管理人员：1、项目经理：，职责：电话：2、技 术 员：，职责：电话；3、预 算 员：，职责：电话：4、安 全 员：，职责：电话：5、质 量 员：，职责：电话：6、资 料 员：，职责：除了负责项目资料外，本项目所属的各项收、发文经办与保管工作职责一律由资料员兼任。非经该收发文人员签收、核对的对外任何往来文件一律无效。电话：7、项目经理是我司负责施工管理和合同履行的代表，我司发往贵司的文件须其签字并加盖项目部公章方为有效，同时请贵司将负责本项目的人员名单、岗位职责及联系方式书面通知我司。特此通知！收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）有限公司 签 收 人： 签 发 人： 年 月 日
16、年 月 日本函文注意点：1、本发文由专业公司在人员进场前签发，最迟不能晚于人员进场后的第三天。2、签发时以金丰环球装饰工程（天津）有限公司的名义。一式二份，由合同约定的发包人代表签收。（3）如合同履行中，公司需更换项目经理的，须以金丰环球装饰工程（天津）有限公司的名义及时通知发包人并请求确认例如：金丰环球装饰工程（天津）有限公司XX项目工作联系单金丰环球201Xx字x号关于xx项目更换项目经理的函公司：因工作所需，本公司拟自201X年X月X日起以（新项目经理）替换（原项目经理）担任本项目之项目经理职务，（新项目经理）担任本项目项目经理后，将继续行使合同文件约定的职权，履行合同文件约定的义务。上
17、述变更申请，请贵司予以确认。（合同约定项目经理变更需要建设单位确认的，此处写明由其确认）特此函告！（合同无约定项目经理变更需建设单位批准的，仅再次告知）收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）有限公司 签 收 人： 签 发 人： 年 月 日 年 月 日抄送：xx监理单位（如监理单位人员已进场）本函文注意点：1、本发文由专业公司签发，至少提前7天以书面形式通知发包人。2、签发时以公司的名义，如人员进场前就更换的，则一式二份，由合同约定的发包人代表签收；如人员进场后更换的，则一式三份（抄送监理一份），由发包人书面指定负责收发文的代表签收。3、更换项目其他管理人员，若需告知建设单位，参照本发文
18、格式，发文以项目部名义即可。（4）以项目部的名义，上报我司的施工计划、施工组织设计、材料计划等合同约定的计划、报表等例如：金丰环球装饰工程（天津）有限公司XX项目工作联系单金丰环球201Xx字x 号关于报批施工计划等的函公司：根据贵我双方201X年X月X日签订的项目建筑工程施工合同的约定，为确保本项目顺利实施，现将本公司本项目的施工计划、施工组织设计、材料计划上报贵司，为避免影响本项目工期，请贵司在201X年X月X日（具体时间要求根据合同约定确定）前完成审核，并将审核批准意见回复我司。如贵司未能在上述时间内完成审核并回复我司，我司视为贵司已批准上述上报文件并作为我司组织本项目施工的依据。特此函
19、告！附件：1施工计划、2、施工组织设计、3、材料计划收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）有限公司 项目部签 收 人： 签 发 人： 年 月 日 年 月 日抄送：xx监理单位本函文注意点：1、具体上报的文件根据合同约定确定，项目部认为其他需要上报发包人确认的文件、材料也可。2、签发时以项目部的名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文的代表签收。（5）以项目部的名义将我方人员、机械、料具进场情况通报发包人并请发包人核实例如：金丰环球装饰工程（天津）有限公司XX项目工作联系单金丰环球201Xxx字x 号关于请求核对施工人员、机械、料具数量的的函公司：根据贵司审核批准的本项目的
20、施工计划及施工组织设计，截至201X年X月X日，我司已安排如下施工人员、机械、料具进场施工，请贵司予以核对。一、施工人员：1、瓦工： 人；2、木工： 人；油漆工： 人；3、辅助工种： 人；4、二、机械：1、电焊机： 台（说明型号）2、其他机械。（以附表的形式详细说明）三、料具：（以附表的形式详细说明）对上述人员、机械、料具的进场数量，请贵司于三日内予以核实并回复我司，贵司未予核实或回复我司的，视为贵司已认可我司所报数量。附件：1、其他机械附表 2、料具附表收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）有限公司 项目部签 收 人： 签 发 人： 年 月 日 年 月 日抄送：xx监理单位本函文注意
21、点：1、签发时以项目部的名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文的代表签收。2、要求发包人于三日内予以核实并回复，否则视为发包人已认可，该约定必须事先在双方签订的合同或补充协议中予以约定。（6）如因人员、机械、料具是分批进场的，因此，在后续人员、机械、料具进场后的3日内，项目部须继续将人员、机械、料具进场情况通报发包人并请求核实例如：金丰环球装饰工程（天津）有限公司XX项目工作联系单金丰环球201Xxx字x号关于请求核对201X年X月X日进场施工人员、机械、料具数量的函公司：根据贵司审核批准的本项目的施工计划及施工组织设计， 201X年X月X日，我司再次安排如下施工人员、机械、料
22、具进场施工，请贵司予以核对。一、施工人员：1、瓦工： 人，至此，本项目累计瓦工 人；2、木 工： 人，至此，本项目累计木工 人；3、辅助工种： 人，至此，本项目累计辅助工种 人；4、，至此，本项目累计 人。二、机械：1、电焊机： 台（说明型号）。（以附表的形式详细说明累计数量）2、其他机械。（以附表的形式详细说明累计数量）三、料具：（以附表的形式详细说明累计数量）对上述新增人员、机械、料具的进场数量及累计数量，请贵司于三日内予以核实并回复我司，贵司未予核实或回复我司的，视为贵司已认可我司所报数量。附件：1、其他机械附表 2、料具附表收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）有限公司 项目部
23、签 收 人： 签 发 人： 年 月 日 年 月 日抄送：xx监理单位本函文注意点：1、签发时以项目部的名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文的代表签收。2、要求发包人于三日内予以核实并回复，否则视为发包人已认可，该约定必须事先在双方签订的合同或补充协议中予以约定。3、本发文必须根据项目人员、机械、料具的变化情况进行及时的运用。（7）以项目部名义，向发包人催要施工用图纸（即通过审图公司审定的图纸）该图纸一般根据合同约定在开工前15天需提供。金丰环球装饰工程（天津）有限公司XX项目工作联系单金丰环球201Xxx字x 号关于催要施工图纸的函公司：根据贵我双方201X年X月X日签订的项
24、目建筑工程施工合同第X款的约定，贵司须于201X年X月X日前向我司提供我司承包范围内的全部施工图纸，但截止今日，贵司仅提供了部位的图纸。因贵司未能按照合同约定提供其余图纸，导致我司不能在合同约定的时间内编制完成施工计划、施工组织设计、材料计划等，直接影响了工程的正常施工。为此，请贵司最迟于201X年X月X日前将剩余图纸提供给我司并按图纸实际延误的时间顺延我司施工工期X天。特此函告！收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）有限公司 项目部签 收 人： 签 发 人： 年 月 日 年 月 日抄送：xx监理单位本函文注意点：1、签发时以项目部的名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发
25、文的代表签收。2、此类发文必须在发包人未能履行义务的次日发出。（8）如发包人仍未在我方要求的时间内提供的话，应及时再次催要例如：金丰环球装饰工程（天津）有限公司XX项目工作联系单金丰环球201Xxx字x号关于再次催要施工图纸的函公司：根据贵我双方201X年X月X日签订的项目建筑工程施工合同约定，贵司须于201X年X月X日前向我司提供我司承包范围内的全部施工图纸，但贵司仅提供了部位的图纸。因贵司未能按照合同约定提供其余图纸，导致我司不能在合同约定的时间内编制完成施工计划、施工组织设计、材料计划等，已直接影响了工程的正常施工。为此，我司曾于201X年X月X日函告贵司要求最迟于201X年X月X日前将
26、剩余图纸提供给我司，然贵司至今仍未按时提供相关图纸，现我司再次要求贵司在三日内提供相关图纸，并按图纸提供实际延误时间顺延我司施工工期。收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）有限公司 项目部签 收 人： 签 发 人： 年 月 日 年 月 日抄送：xx监理单位本函文注意点：1、签发时以项目部的名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文的代表签收。2、此类发文必须在发包人未能履行义务的次日发出。（9）催要的图纸交付后，应及时确认顺延工期的时间例如：金丰环球装饰工程（天津）有限公司XX项目工作联系单金丰环球201Xxx字x号关于确认施工图纸延误工期的函公司：根据贵我双方xxx年x月
27、x日签订的项目建筑工程施工合同约定，贵司须于xx年xx月xx日前向我司提供我司承包范围内的全部施工图纸，但贵司未能按照合同约定提供其余图纸，直接影响工程的正常施工。为此，我司曾于xx年x月x日、月日先后函告贵司催要相关施工图纸。贵司于xx年xx月xx日才向我司交付了有关图纸，造成实际延误我司工期xx天，我司现要求按合同约定顺延xx天工期，请贵司于按合同约定予以确认！如贵司在要求时间内未予确认的，视为贵司认可我司提出的顺延工期之要求。收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）有限公司 项目部签 收 人： 签 发 人： 年 月 日 年 月 日抄送：xx监理单位本函文注意点：1、签发时以项目部的
28、名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文的代表签收。2、此类发文须在发包人履行义务的次日发出。3、发包人工程师在收到承包人送交的索赔报告和有关资料后28天内（该约定在合同通用条款须有体现）未予答复或未对承包人作进一步要求，视为该项索赔已经认可；4、当该索赔事件持续进行时，承包人应当阶段性向工程师发出索赔意向，在索赔事件终了后28天（该约定在合同通用条款须有体现）内，向工程师送交索赔的有关资料和最终索赔报告。（10）在发包人确认因图纸延误交付顺延工期后，即提出损失赔偿的函例如：金丰环球装饰工程（天津）有限公司XX项目工作联系单金丰环球201Xxx字x号关于确认因施工图纸延误造成损失的函公司：根据贵我双方xxx年x月x日签订的项目建筑工程施工合同约定，以及贵司于xx年xx月xx日确认因图纸延误顺延我司工期xx天，在上述期限内，已造成我司进场人员窝工、机械设备、料具闲置的损失xxx元/日，累计xxxx元（见附件）。按合同约定，上述损失应由贵司向我司支付，请贵司予以确认。附件：xxx人员、机械设备、料具损失明细收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）有限公司
