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1、手册名称财务部政策与程序手册文件内容制定财务部政策与程序手册的目的修改号0文件编号0页码第 1 页共 1 页 制定财务部政策与程序手册的目的 制订本手册是为了说明Days Inn 酒店管理公司（中国）财务部标准运作的政策和程序，确保财务部运营及管理工作的一贯性 向财务部工作人员提供日常工作及培训的指导 使财务部员工了解财务部的作用，了解财务部运作及管理的政策和程序 使财务部运营及管理手册格式化，以便于更正、修改本手册不是为了限制创造力，相反，它应被看作是Days Inn 酒店管理集团（中国）财务工作的一个基础，这个平台可以帮助员工在上面添砖加瓦，让它日趋完善。本手册的格式是为了方便内容的修改或
2、增补，并方便在日常工作中使用。因此，各酒店应保证经常更新它的内容，以反映酒店管理的最新精华。但是，任何更改应经过酒店总经理的批准，并报Days Inn 酒店集团批准备案。这样做的目的是为了保证任何冠以 Days Inn 酒店运营水准的全球一贯性。本手册中所有程序和政策由Days Inn酒店集团财务部负责解释。本手册应以机密文件对待，Days Inn 酒店集团拥有它的知识产权，这并不意味着里面有什么机密，只是我们不想让公司外的人看到它的内容。手册名称财务部政策与程序手册文件内容财务部政策与程序手册目录修改号0文件编号0页码第 1 页共 4 页 第一部分 资金管理FC-01现金借款规定FC-02备
3、用金管理FC-03到银行提送款的安全规定FC-04零用现金支出审批程序FC-05付款申请审批程序FC-06支付客户佣金FC-07银行余额调节表第二部分 采购及成本控制PC-01采购申请审批程序PC-02日常食品采购申请程序PC-03货物验收程序PC-04仓库领货程序PC-05办公时间以外的紧急领货PC-06酒吧标准存货量PC-07滞销物品PC-08 制定菜单价格PC-09餐饮成本日报手册名称财务部政策与程序手册文件内容财务部政策与程序手册目录修改号0文件编号0页码第 2 页共 4 页 第三部分 收银管理CA-01收银员缴款投币及审核程序CA-02现金长短款CA-03 发票CA-04礼券CA-0
4、5丢失帐单和凭单的处罚CA-06 折扣CA-07 客人帐目扣减CA-08 预付金CA-09 预付金退还CA-10 信用卡提取现金CA-11 客房小酒吧CA-12追收离店未结帐款CA-13宴会或团队会议的结算程序CA-14外币兑换CA-15客用保险箱手册名称财务部政策与程序手册文件内容财务部政策与程序手册目录修改号0文件编号0页码第 3 页共 4 页第四部分 应收帐管理AC-01信贷政策AC-02应收帐款AC-03信贷会议第五部分 财务及行政管理FA-01交通费控制FA-02差旅费控制FA-03通讯费控制FA-04宴请申请审批程序FA-05免费用房申请审批程序FA-06经理工作膳食FA-07私人
5、帐折扣FA-08审批权限FA-09损益分析会FA-10财务预算FA-11商业广告易物交换协议FA-12保险管理FA-13 钥匙管理手册名称财务部政策与程序手册文件内容财务部政策与程序手册目录修改号0文件编号0页码第 4 页共 4 页FA-14固定资产的管理FA-15财务报告FA-16 财务会计档案的整理FA-17 财务总监交接记录第六部分 信息管理IT-01 数据备份手册名称财务部政策与程序手册文件内容现金借款规定修改号0文件编号FC-01页码第 1页共 1 页 定义现金借款是用于现金采购、员工差旅费，以及其他需要预先以现金形式支付的各种支出，也可称为预支现金。规定1. 预支现金除了上述定义规
6、定范围以外，其他出于任何个人原因所申请现金借款一律不予批准。2. 现金借款必须事先逐项填写现金借款申请单，并经逐级审批后方可支取，严禁白条抵库。3. 采购借款必须严格遵循有关采购的范围及规定，履行申请、确认、审批的过程，方可借款购买。4. 员工差旅费借款，需提前填写差旅费申请表，参照差旅费制度执行。5. 除规定3、4之外的零星现金借款支出后，应尽快向财务部报帐，不结清者不能连续借款。6. 现金借款应在10日内偿还结清，无正当理由的，应从借款人的工资中扣除。7. 支出和偿还的现金借款应计入“其他应收款员工借款”科目。8. 总出纳每月末根据借款日期、部门、申请人、借款用途及金额列出明细表，上报财务
7、总监审核。手册名称财务部政策与程序手册文件内容备用金管理修改号0文件编号FC-02页码第 1页共 1 页定义备用金是酒店财务部事先付给有关部门用于日常收付款业务周转用的专用流动资金。政策1. 备用金在任何时候均属于酒店财产。2. 备用金应控制在最低限度。3. 备用金按其用途分为三种：收银员找赎用、前台外币兑换用、日常零星支出用。4. 备用金必须妥善保管、专人负责，不得与私人款项相混淆，不得私用、挪用或借给他人使用。必须定期清点自己的备用金，确保酒店发出的数额没有短缺。5. 财务部审计人员应不定期抽查各收银点及部门的备用金，如发现长短款，应立即上交入账或补齐，有任何过失或欺骗行为将给予处罚，严重
8、者将给予开除处理或承担相应的刑事责任。6. 备用金要保存在指定的安全地点。程序1. 备用金申请部门填写备用金申请表，经部门总监或经理签字后，报财务总监和总经理批准，酒店财务部按批准的金额支付给申请部门。2. 各部门在实际付款后，按零用现金支出审批程序报批现金付款凭证，申请补回备用金。3. 经总出纳通知，在财务部指定的报销时间内领取报销的款项，签收现金付款凭证，补足部门的备用金。4. 每天下班前，备用金保管人员应清点现金，做到日清日结。5. 财务部收入审计应不定期抽查各收银点及部门的备用金。6. 财务部收入审计每月要及时更新备用金档案，每月至少核对签收一次，更新的备用金清点报表需要交给财务总监审
9、阅。7. 各部门在不需要备用金时，需将预先发放的备用金如数退还给财务部，财务部填发相应收款收据。手册名称财务部政策与程序手册文件内容到银行提送款的安全规定修改号0文件编号FC-03页码第 1页共 2 页目的确保酒店总出纳往返银行取款、送款之安全。政策 1. 在提送款过程中，总出纳不得办理与工作无关之事，也不得中途要求停、下车，或开车门（窗）。2. 总出纳应服从保安安排，并保证钱箱不离手。3. 保安员在车辆行驶过程中应注意观察周围情况，及时做出改变行车路线或其他保护措施的决定。4. 如发生意外情况，保安员应按保安部有关规定处理。程序 1.内部收款保安程序 1.1 每日早晨上班，总出纳在半小时内做
10、好点收营业款的准备工作，并电话通知保安部押款。 1.2 保安部接到要求押款通知后派出保安员携带对讲机按约定时间前往前台投币保险箱处。 1.3 总出纳在保安员和见证人员在场并确认可以开锁情况下，打开保险柜取出营业款。 1.4 总出纳取出营业款后，在保安员护送下，离开前厅返回总出纳办公室。1.5 保安员在押款护送到达总出纳办公室后离开。 1.6 总出纳在见证人员监督下清点营业款，清点无误后双方签字作实。手册名称财务部政策与程序手册文件内容到银行提送款的安全规定修改号0文件编号FC-03页码第 2页共 2 页2.提存款保安程序2.1 总出纳根据当日清点营业款情况或提款单据，安排去银行送款或提款。2.
11、2 总出纳在事先确定的时间范围内使用车辆，提前通知相关部门安排用车。2.3 与有关部门确定派车的时间后，总出纳向保安部提出派人押款的请求。2.4 保安部接到请求后安排保安员携带保安用具，按约定时间到达总出纳办公室。2.5 保安员应先检查车辆准备情况，然后进入总出纳办公室，陪同总出纳同车前往银行。2.6 保安员应确定所有车门（窗）都已紧锁后通知司机开车，并指定行车路线。2.7 车辆到达银行时，保安员确认附近环境无危险的情况下，护送总出纳迅速进入银行。2.8 总出纳在办理银行业务后，与保安员一同乘车返回酒店。2.9 保安员护送总出纳进入总出纳办公室，请总出纳在押款记录上签字后方可离开，返回保安部。
12、手册名称财务部政策与程序手册文件内容零用现金支出审批程序修改号0文件编号FC-04页码第 1页共 2 页目的为控制现金支付的范围和金额，对各部门采购物品或支付费用规定在一定限额内使用，原则上限额为RMB500元，费用发生后填写现金付款凭证进行报批。政策 1. 报销金额应填写大、小写，与后附的报销凭证总额一致。2. 现金付款凭证必须由部门经理、财务总监、总经理批准后方可报销。3. 所有现金付款凭证必须附有合法有效的原始凭证，凭证不得涂改。4. 现金付款凭证应由专职会计审核单据、填写会计科目。5. 由总出纳负责对经过批准的报销凭证付款。6. 遵循财务记帐原则，当月发生的费用应及时入帐并反映在当月帐
13、目中，即当月的费用必须当月报销。7. 查明原因属于个人应承担的费用，应有本人自己支付，酒店不予报销。8. 外出交通费的报销量较大，应严格控制此费用并要求申请人注明时间、起止地点、事由等。9. 报销后，申请人必须在收款人处用中文签名确认。程序1. 报销申请人逐项填写现金付款凭证规定所需内容：包括日期、付款人姓名、消费金额、采购或服务项目，并附上合法的原始凭证。手册名称财务部政策与程序手册文件内容零用现金支出审批程序修改号0文件编号FC-04页码第 2 页共 2 页2. 原始凭证由申请人整齐地平摊粘贴在废旧A4纸上。3. 经部门经理签字认可，转交财务部会计主任审核。4. 会计主任按审核报销凭证的项
14、目分类与合法性，当面确认凭证数量和金额，然后填写入帐科目，交财务总监及总经理审批。5. 总出纳按照批准后的单据，通知报销申请人领取现金。6. 申请人收到款项后在签收人处签字。7. 总出纳对已支付的每张现金付款凭证进行编号，逐笔登记现金日记帐。8. 每日下班，对库存备用金进行盘点，做到日清月结，保证帐实相符。9. 总出纳应至少每周填写一次银行付款凭证，并把所有已付款的现金付款凭证与汇总表附在一起，经会计主任审核后，交经财务总监和总经理批准，从银行领取现金，补足备用金。手册名称财务部政策与程序手册文件内容付款申请审批程序修改号0文件编号FC-05页码第 1页共 2 页目的付款是指酒店因购买货物或接
15、受外界提供的服务而应付供应单位的款项，酒店由此而发生的费用需承担相应的负债。通过申请部门的申请、确认，财务部审核相关凭据，直至最后的批准，从而控制酒店的资金流出。政策9. 付款申请时，需要收款单位提供合法的发票，复印件无效。10. 财务部审核时，必须对收货记录的付款联与对应的供应商存根联相核对无误后方可付款。11. 除发票和收货记录外，还应在银行付款凭证(代付款申请单)附上已批准的采购申请单和合同，附件不齐全的不给予办理付款。12. 所有付款均须按照先申请后付款的程序办理。13. 日常的付款业务量较大，应按时编制银行余额调节表，及时更正和调整未达帐项。14. 所有支票，无论是否已签字盖章，必须
16、由总出纳锁在保险箱内，不得随便摆放。15. 一旦付款，财务部应及时、正确地入帐，反映和记录当期所发生的费用。16. 收款人领取现金或支票时，必须在支票存根上和支票领用控制簿上签收。17. 发票上的收款单位、日期、用途与银行付款凭证上的内容必须相符。程序1 付款方式1.1 现金付款：参考零用现金支出审批程序的付款程序。手册名称财务部政策与程序手册文件内容付款申请审批程序修改号0文件编号FC-05页码第 2 页共 2 页1.2 付款方式支票付款或异地汇款：适用于超出现金支付限额的付款，根据国家有关现金管理规定，应尽量避免使用现金。2 结帐方式2.1 月结：根据与供应商签订的付款协议来确认结帐的周期
17、。2.2 现结：称即时付款（包括直接采购和货到付款）。2.3 预付货款：到货前，先支付定金，到货验收合格后，支付余款。3 付款前由部门经理申请，逐项填写银行付款凭证(代付款申请单)，然后交与财务部及总经理审批。4 所有确定为月结的付款，由财务部负责申请付款。5 付款申请需附上完整的相关文件资料。5.1 正式发票(能够事先提供的情况下）。5.2 收货记录(支付供应商货款时，还应附上收货记录的供应商联)。5.3 已批准的采购申请单。5.4 如有合同的付款项目须附有合同复印件。5.5 固定资产的付款、差旅费的支付等有关费用需附有经总经理审批的预算。5.6 各部门自行申请员工福利费或奖励金等，必须附上
18、已批准的有关制度文件。6 得到批准后的付款申请，由财务部准备付款票据，通知供应商领取货款。首次与酒店办理业务的供应商，应由申请部门与供应商共同前往财务部领取货款。手册名称财务部政策与程序手册文件内容支付客户佣金修改号0文件编号FC-06页码第 1页共 1 页定义此程序适用于为给酒店介绍生意而取得报酬的客户或中介机构支付佣金的程序。目的适当的运用这种激励手段，最大限度地为酒店带来经济效益。政策18. 支付客户佣金，双方必须签订协议。签订协议时，应注明代扣税金问题。19. 收入额进帐得到确认，申请付款得到审批后方可支付佣金，并同时取得发票。20. 在支付现金佣金时，应由客户本人签收，避免销售人员代
19、签。21. 根据入帐金额，按协议规定的比例或一定金额支付佣金，作为提供劳务的报酬。22. 申请支付给中介机构佣金时，必须在凭证后面附上已入帐的营业收款单据，严禁只凭对方的确认凭证付款。23. 各部门申请支付客户佣金，一律先经财务收入审计/应收账会计/信贷经理严格按照协议上规定支付的佣金比例与条款进行审核并签字，确认支付金额无误后再交与财务总监及总经理批准。手册名称财务部政策与程序手册文件内容银行余额调节表修改号0文件编号FC-07页码第 1页共 2 页定义银行存款余额调节表是酒店为了核对本酒店与银行双方的存款账面余额而编制的列有双方未达账项的一种报表。具体编制方法是在银行与酒店的账面余额的基础
20、上，加上各自的未收款减去各自的未付款，然后再计算出双方余额，通过调节后的余额才是酒店可用的银行存款数额。目的酒店每天的经营过程中，现金收付量大，存取频繁，大部分的现金收付都是通过银行结算进行。为保持银行存款余额的正确性和安全性，避免影响酒店资金的周转，财务部必须随时注意银行存款的增减情况，定期与开户银行核对存款余额。规定24. 银行存款余额调节表每月编制一次，按时完成，不得拖延。25. 银行余额调节表需由会计主任编制，并交给财务总监审核。26. 确保当月未达帐项(已查明原因需调整的款项)在次月及时入账或调整。27. 对于已签署并发出的支票，但银行尚未支付造成未达帐项，若未达时间超出支票的有效期
21、，则由应付账会计及时联系收款人，确认支票是否已作废或有更换的必要。28. 支票受领人有可能变为不可追溯的过期支票。此类支票从开出之日起超过六个月以上查无结果的，写书面报告经财务总监批准后销账处理。29. 银行存款余额调节表不准由经手现金和支票的人员编制，财务总监审核后的调节表应由会计主任整理后保存。手册名称财务部政策与程序手册文件内容银行余额调节表修改号0文件编号FC-07页码第 2 页共 2 页程序1 向开户行取得对帐单，以便及时逐一核对。2 用银行存款日记帐与银行对帐单逐项核对，并仔细检查上月未达帐项在本月是否入账。由于双方记帐和凭证传递的时间差异，以及可能存在记帐上的错误而产生的情况如下
22、：l 酒店已收，银行未收l 酒店已付，银行未付l 银行已收，酒店未收l 银行已付，酒店未付3 如出现上述情况，银行存款日记帐与银行对帐单往往会不相一致，须查明原因，予以调整及作未达帐项。4 银行余额调节表银行对帐单余额 酒店银行存款日记帐余额加：酒店已收，银行未收 加：银行已收，酒店未收减：酒店已付，银行未付 减：银行已付，酒店未付 调节后的存款余额 调节后的存款余额5 编制完成后，附上相关文件(包括对帐单复印件、银行存款日记帐复印件、逐笔未达帐项明细、科目余额表复印件)交与财务总监审核。6 财务总监批准后，由会计主任整理保存。手册名称财务部政策与程序手册文件内容采购申请审批程序修改号0文件编
23、号PC-01页码第 1 页共 2 页目的为使各部门有计划的通过采购部从正规的渠道，以合理的价格购买到理想的物品，并使酒店购买物品的支出得到必要的批准。政策1. 所有购买物品必须经过采购部统一办理，并按照审批权限规定得到总经理、业主代表的最后批准。2. 所有购买物品必须经过申请使用部门对物品规格、数量、价格的确认。3. 申请采购物品的报价应是同一物品、同一规格的报价，具有可比性。4. 除按政府有关规定必须交纳的税费、水电等、工资等费用无需填写采购申请单外，其他一切物品采购支出均需按有关规定填写采购申请单经过事先的申请、审批。程序提出申请1. 各部门使用电子模板填写采购申请单，填写前请检查申请采购
24、物品是否在酒店仓库内已有存货或替代品。2. 各部门在申请采购物品时，应在“申请部门”表页中注明采购原因、要求到货日期、物品之名称和品牌、规格、数量。如有必要，申请部门应在“库存情况”表页中填写物品现存数量和月用量信息。如有特别要求，可在“备注栏”内用文字说明或另附图样说明。3. 各部门以电子邮件附件的形式将采购申请单发送给采购经理处理，无需打印和传递。邮件名称和附件名称均以“PR”开头，后加4位月日数字及英文A至Z的序号，例如：PR0707A，表示7月7日该部门发出的第一张采购申请单。手册名称财务部政策与程序手册文件内容采购申请审批程序修改号0文件编号PC-01页码第 2 页共 2 页4. 采
25、购经理收到申请单后，在“采购经理”表页中按业务处理顺序重新编号。对比对比确认价格1. 采购经理接到各部门发送来的采购申请单，经市场调查、寻价后，将供应商的报价填写在“报价”栏内。价格对比，力求做到货比三家。如市场没有所申请的物品时，采购经理应及时与申请部门联系商讨解决。2. 采购部寻价、报价完毕后，与使用部门经理一起，根据价格对比情况共同商议确定选取供应商和价格。3. 经申请部门确认的采购申请单，由采购经理打印出正式单据（一式四联），交申请部门经理签字确认。4. 确认后的采购申请单送财务总监审批，如财务总监对采购申请数量有异议时，应与申请部门经理商讨解决。5. 财务总监签批后的采购申请单送交总
26、经理或业主代表最后审批，采购申请单经审批后交回财务部分发至各有关部门（采购部、财务部、收货部、申请部门）。执行采购及其他1. 采购经理收到总经理或业主代表批准的申请单后，通知供应商送货。2. 一般物品采购周期（由申请部门提交采购申请单到物品采购完成）为五个工作日，如特殊情况（如受气候、交通等影响）则视实际情况而顺延，特殊采购物品（如印刷品、批量的餐具、瓷器、按特别要求订造、国内及海外采购之物品）需至少提前三十天提交采购申请。3. 如申请采购物品需长期使用，申请部门需在采购申请单上注明“需由仓库储备存货”。4. 凡是由仓库备货补仓的采购申请，由仓库主管负责填写，按有关程序办理。手册名称财务部政策
27、与程序手册文件内容日常食品采购审批程序修改号0文件编号PC - 02页码第 1页共 1 页目的为确保酒店厨房的每天正常经营，满足客人的需求，特对厨房每日所需的鲜活食品采购工作制定专用的审批程序。按此规定采购的饮食品进货不经过财务部总仓储存，将直接送至使用部门使用，因此也称为直拨采购。政策30. 采购经理、成本控制经理和厨师长每月不得少于一次进行餐饮用料的市场调查，供应商也可以一同前往确认市场价格。31. 由采购经理编制市场调查报告，采购经理根据供应商报价表及市场调查报告定期编制餐饮用料的本地市场定价表，与供应商确认价格后送成本控制经理、厨房长审核，再报财务总监、总经理审批。32. 采购经理应及
28、时将审批后的报价表分发给用货部门、收货主管、成本控制经理。程序1 每日厨房市场采购程序：11各厨房每日根据近期的实际用量预计第二天的采购数量，填写每日厨房订货单。12经厨师长签批审核后，于周一至五的下午16：00前将每日厨房订货单交采购经理审核。13采购经理审核每日厨房订货单上定购的内容，是否属于直接采购范围(并非库存项目)，申请数量是否合理，并根据已批准的市场定价表所确认的价格填写单价。14采购经理核准后，通知供应商送货。15采购经理在下午5点前将定完货的每日厨房市场订货单分发放给相关部门。16供应商次日根据定购单之所列内容准时送货。17不属于本地市场订价表内的货品，如价格比较贵，应另行填写
29、采购单办理。2部门直购物品的采购：按采购申请审批程序执行。手册名称财务部政策与程序手册文件内容货物验收程序修改号0文件编号PC - 03页码第 1页共 4 页目的使负责验收货物的员工懂得如何验收货物，并按照相关规定处理单据和货物。政策33. 必须具备得到批准的采购申请单才能进行货物验收。34. 若无采购申请单，此物品应予以拒收，但需知会采购经理。35. 财务部收货主管与用货部门经理共同负责验收，确保到货数量正确，严格执行制度。36. 各申请部门经理应负责与收货主管共同验收货物，特殊情况下需要增加该部门的其他验货人员，应向财务部提供其姓名、职位和签字式样。37. 所有得到验收的货物必须填写收货记
30、录单，经收货主管和接收使用部门经理（或指定人员）签字，并加盖酒店收货专用章后生效，收货记录单是供应商与财务部核对付款的有效凭证。38. 各种磅、秤都应定期检验，以保证其精确度。39. 在验收货物时，仓库主管还应给肉类、海产品等物品加上存货标签。40. 各类货物的具体验收标准：a) 果菜类：新鲜、干净、无虫、无伤、外观均匀、美观、成熟。b) 禽蛋类：持有动物检疫合格证，当天检疫票据。大小均匀、保持新鲜、干净、净膛，并加盖检疫章。c) 生肉类：持有动物检疫合格证，当天检疫票据，完整部分加盖检疫章，保持新鲜无异味、干净、卫生，按要求提供分割部分。d) 熟食类：持有健康证，该批熟食的卫生合格证，目测实
31、物无异味。手册名称财务部政策与程序手册文件内容货物验收程序修改号0文件编号PC - 03页码第 2 页共 4 页e) 海鲜类：检疫票据，保证鲜活。f) 冻货类：有正规生产厂家、生产日期及保质期清楚，无异味，附检疫票，解冻后质量无异味，附检疫票，解冻后质量无太大差异。g) 调料类：提供卫生证书，按要求的品牌进货，生产日期及保质期清楚，进口辅料的供货须提供商检手续，进口物品需具备中文标识。h) 布草、制服类：先做小样试用合格后，再批量进货。i) 印刷品：字体清晰，表格规范，纸张合格，按样稿印刷。程序1. 检查到货是否得到批准，通知接收部门共同按规定的要求进行验收 1.1 当接到通知要收货时，首先应
32、找出相对应的采购申请单，按照采购申请单上已批准同意采购数量收货，原则上不能多收。1.2 若供应商暂时货物不足，送来的货物未达到酒店规定的定货数量时，应通知采购部以便继续跟进。1.3 随货到的发票所注数量应与实际收货数量一致。水果、蔬菜等鲜货，收货时数量可以在5%上下浮动。1.4 收货主管在收到由采购经理分发的采购申请单时，应按部门分类，存放在“未完成的采购申请单”的档案夹中；直至此采购申请单全部到货完成后，转移至到“已完成的采购申请单”的档案中。手册名称财务部政策与程序手册文件内容货物验收程序修改号0文件编号PC - 03页码第 3 页共 4 页2检查到货物品的质量2.1 到货质量应当和采购申
33、请单和合同上确定的质量要求相符。如果验货人员对物品质量有怀疑，应请用货部门经理协助检验，以免发生差错；对于次品要拒绝收货，并应即时向采购经理反映。2.2 对于食品、饮料的验收，还要注意生产日期及有效期，决不验收接近保质期的食品、饮料等货物。2.3 每日市场采购单上批准的货物（是指每日厨房购进的鲜鱼、水果、蔬菜等鲜货）验收时，必须同厨师长（或厨师长指定的验收人员）同时验收物品名称、数量、质量、规格等。2.4 蔬菜类主要注意水分是否过多、是否新鲜，该去皮的是否已去皮等。2.5 听装和袋装物品主要检查品牌、生产日期、保质期、包装容量等。2.6 对于进口物品还需要具备中文标识。2.7 易碎物品的到货，
34、应与使用部门当面点清，并按实际数量填写收货记录。 3. 检查到货物品的数量3.1 物品之包装物可以打开，必须进行开箱检查，如果一次到货数量很多也必须进行开箱抽样检查。3.2 对有些称重量的物品，除对其总重量进行检查时，还要对单位重量进行抽查，如酒店规定每件物品(食品)之重量等。3.3 对于米、面等不仅要点数量，还要检查其重量与包装袋上注明的重量是否一致。 4核对到货物品的价格 4.1 发票上的价格应当和采购申请单上的价格一致。如果发现发票上的价格与采购申请单上的价格不符，应通知采购部；手册名称财务部政策与程序手册文件内容货物验收程序修改号0文件编号PC - 03页码第 4 页共 4 页4.2
35、如有价格上的变动，只有当财务总监和总经理同意按新价格购进货品时，收货员才能验收此物品，否则不予以办理。 5. 对于无采购申请单的小金额采购的物品验收5.1此类采购应有文字证明是经总经理同意批准的，才可验收收货。5.2直接填写收货记录，并在发票上签名证明即可。6. 填写物品验收收货记录单 6.1 再次核对采购申请单上的采购数量、价格是否与发票上的数量、价格一致。 6.2 将申请部门名称、发票号及采购申请单号填写在收货单的相应位置上。6.3 将填写完毕的收货记录单与货物一起交给接收部门验收人，请接收部门的经理签收。6.4 每日按财务部转来的附有海鲜单的“每日鲜活海产品销售表”准确地填写收货记录单。
36、 7. 收货主管填写收货日报 7.1 食品直拨：即“每日食品市场采购单”上的物品；在填写时按不同接收部门分别填写，如: 中厨房、西厨房、员工餐厅等。7.2 食品入库：即由仓库填写的“采购申请单”上的物品。7.3 酒水直拨：由餐饮部填写的“采购申请单”上的酒水(少量酒水或为特殊宴会临时采购的酒水，其它情况应由仓库填写“采购申请单”)。7.4 酒水入库：即由仓库填写的“采购申请单”上的酒水。 7.5 其它入库物品：按不同种类分别填写，如: 瓷器、玻璃器、银器、布草、客用品、清洁用品等。 7.6 杂项直拨：即由各部门填写的“采购申请单”上的日常用品。手册名称财务部政策与程序手册文件内容仓库领货程序修
37、改号0文件编号PC - 04页码第 1页共 3 页目的:使各用货部门能够按照规定的程序，在规定的时间内领取各部门所必要的物品，从而使酒店的库存资金占用和经营成本、费用得到合理控制。政策：1. 所有部门及员工有责任遵守库房申请领货程序的规定及步骤。2. 不同种类的物品，领货单上应注明类别。3. 所有领货申请单必须由申请部门经理签署，经财务总监或授权人批准后，仓库主管才可办理发货手续，未经批准的领货单不允许发货。4. 领货人员交单领货时，未经仓库人员同意，请勿进入仓库自行取货，应在仓库外等候。5. 为了确保不同部门发货/领货的有序性，库房的发货时间必须是固定的，并得到财务总监的批准。建议的仓库领货
38、频率如下，确定后的时间应在仓库外张贴告知领货人： 食品、酒水、香烟 星期一至五 10:00-16:00印刷品及文具 星期二、四 14:00-16:00客用品及清洁用品 每周一次（也可以由使用部门自行管理）营运用品（玻璃、瓷器、布草） 每周一次（也可以由使用部门自行管理）6. 盘点时间内需要领货急用者，须经财务总监同意，方可领货。手册名称财务部政策与程序手册文件内容仓库领货程序修改号0文件编号PC - 04页码第 2 页共 3 页程序：1 填写领货申请单1.1 凡领用各仓库物品，均应由领货部门填写领货申请单，领货申请单必须填写部门名称、申请日期，所领物品名称、数量、价格，并由申请部门经理（或指定
39、之负责人）签字申请。凡相关签批领货申请单之各部门经理，均应将签名式样交财务部备案。1.2 领货申请单上之领货数量原则上不允许涂改，如确有修改，应请有关部门经理在涂改处加签。1.3 为了防止在已经批准的领货申请单上随意添加物品，要求申请部门经理在最后一个申请物品下划“7”形划线，以示结束。1.4 领货申请单上的“实发数量”、“单价”、“合计”等信息需仓库及财务人员填写，各部门在填写及签名时不要占用这些位置。1.5 各部门在发货时间之前的个工作日将领货申请单交财务总监审批。2 物品出库程序2.1 所申请的货物必须按物品归类分别填写领货申请单( 例如：食品不能和文具用品在同一张领货申请单上申请)，避
40、免在同一份领货申请单上申请不同库房的货物。2.2 确保申请单上所列货物的任何更改（数量、名称等）均有部门经理或主管，以及领货单批准人的签字。2.3 相关申请部门经理负责确定每日物品的领货量，避免因过多领货而导致部门备用货物过量，从而导致部门当月成本不合理，以及增加当月不必要的营运费用。2.4 特别用品（包括促销用品、礼品），例如：圣诞卡、贺年卡、日历等，均由酒店统一安排分配数量，各部门只能领用自己配额内之数量。如没有总经理批准，不接受任何理由领货或超额领货。手册名称财务部政策与程序手册文件内容仓库领货程序修改号0文件编号PC - 04页码第 3 页共 3 页3 仓库发货程序：3.1 当接到领货
41、申请单时，应确保其相关项目填写正确，并已经财务总监批准过的。3.2 确认为已经批准的领货申请单，库管员按填写的项目逐一发放，发出的数量必须与申请数量相等。 3.3 如果因为库房存货不足而没有发出的项目，在领货申请单相应的“实发数量处”填写“没货”表示没有发货，同时要在物品单价及总价处划一斜线以示未发此物品。3.4 相关库管员（发货人）发货后在领货申请单“发货人”处签字以示发货。 3.5 各部门领货人员在收到货物时，请对单点收清楚物品数量、规格，并在领货申请单上以中文名字签收，仓管员将一联已填上实发数量的领货申请单交领货人作为回执，如有疑问可随时向货仓人员查询。3.6 为确保准确性，库管员应再次
42、复核检查已完成的领货申请单及准备的物品后再放行。3.7 在领取进口酒水时，领货人需要用空瓶到库房以旧换新。如果领货申请单上所填酒水是补充已卖给客人的整瓶酒水时，领货申请单后应附瓶装酒水销售单。3.8 对发出物品应按“先进先出”法计算成本，并对每张领货申请单计算出总金额。3.9 根据已发货领货申请单，按以下要求在存货帐上填写发货数量。3.10 正常发货时间以外的紧急发货，参照办公时间以外的紧急领货规定。手册名称财务部政策与程序手册文件内容办公时间以外的紧急领货修改号0文件编号PC - 05页码第 1页共 1 页目的1. 确保酒店库存财产安全。2. 确保在办公时间以外的紧急情况下，营业部门可以从仓
43、库领取急需的货物。政策41. 紧急领货时，必须由值班经理、保安员与申请部门员工共同进入仓库。42. 必须填写领货单，由值班经理和申请部门员工共同签字并注明发货时间，然后存放在仓库的特定位置。43. 交还钥匙时，必须由保安员和申请部门员工共同签字封存。44. 未经授权，严禁私自配制仓库钥匙。程序此程序适用于食品库、酒水库及总库。在办公时间内的领货，按照正常的领货程序，由仓库主管办理。仓库主管下班以后将钥匙封存交给前台保管。其紧急领货程序如下：1. 申请部门通知值班经理，并说明需要进入仓库的原因。2. 申请部门员工在领取及退还仓库钥匙时，都应在前台的钥匙控制表上填写姓名及时间，值班经理将作为见证人。3. 在这种非正常情况下进入库房时，值班经理和保安人员必须始终陪同。4. 申请部门应该按照正常手续填写领货单，并由值班经理签字批准。5. 值班经理应该在领货单上填写实际发货数量，并由领货人签字认可。6. 该领货单应放置在库管员桌上的醒目位置，待仓管员于次日完成剩余工作。7. 大堂值班经理和保安人员必须将此事记录在案。8. 大堂值班经理应每日检查钥匙记录，确保所
