如何管理电脑文件.doc

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1、如何管理电脑文件成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处，这就是我们办公桌上的一般情形。在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“资源管理器”中，也同样充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的

2、建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件夹中。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯。第一招 发挥我的文档的作用 有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始

3、菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档 属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。小提示：如果你使用Windows 2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用Wind

4、ows 9x，则需要手工将C:/My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。第二招 建立最适合自己的文件夹结构文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目

5、录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。第三招 控制文件夹与文件的数目文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。第四招 注意结构的级数 分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效

6、率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。 第五招 文件和文件夹的命名为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最短的词句描述此文件夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，能就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来

7、制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。另外，从排序的角度上来说，我们常用的文件夹或文件在起名时，可以加一些特殊的标示符，让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说，要访问次数多得多时，笔者就会在此名字前加上一个“1”或“”，这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面，而相对次要但也经常访问的，就可以加上“2”或“”，以此类推。此外，文件名要力求简短，虽然Windows已经支持长文件名了，但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱。第六招 注意分开要处理的与已经

8、完成的 如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起，如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的文件，备份该备份的，删除不需要的，是一个良好的习惯。以老师为例，上学期教授课程的教案与资料，本学期使用的频率会非常小，所以应当专门将到存放后另一个级别较低的文件夹中，甚至于刻录到光盘中。而并本学期的一些文档，因为要经常访问，最好放置在“我的文档”中以方便时时访问。对于老师来说，一个学期就是一个周期，过一个周期，就相应地处理本周期的文件夹。对于其他行业的人来说，也有不同的周期，我们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档。小提示:为了数据安

9、全，及时备份是必需要的，有关备份请参见本期把复杂的备份变简单，及时备份文件并删除不需要再使用的文件。第七招 发挥快捷方式的便利如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。第八招 现在开始与长期坚持建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了你的信息类别，明确准备创建的文件夹个数与位置，还有为

10、重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋习。也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹，并享受高效管理带来的快乐了达人、菜鸟中有很多朋友喜欢将电脑中的文件胡乱摆放，急着用的时候却怎么也找不到，这时就需要使用文件管理软件来对其管理。那今天就给各位迷糊虫准备了一款功能强大的文件管理软件Total Commander，强大归强大，它的操作还特别简单，真是难能可贵！一起来学习如何使用它吧。一、变乱为不乱对于硬盘中凌乱的文件，我们只需要利用Total Comm

11、ander的文件搜索和移动功能，就可以将它们分门别类，从而打造出一个整洁清爽的硬盘。例如你要将分布在各个物理盘中的MP3进行归类，统一存放到“F:/MP3”目录下，只须按照以下步骤操作即可。第一步：安装后打开Total Commander，它的主界面是由两个列表窗口组成（图1）。第二步：在右侧窗口中点击任意一个选项卡，然后在地址栏中输入“F:”并回车，点击窗口下方的“F7新建”按钮或按下键盘上的“F7”键，在弹出的窗口中输入“MP3”，点击“确定”按钮，然后双击新建的文件夹图标打开MP3文件夹。第三步：在左侧窗口中点击任一选项卡，在菜单栏中点击“常用搜索文件”，在弹出的窗口中的“文件名”输入框

12、中输入“*.MP3”，然后点击“驱动器”“本地硬盘”“确定”保存设置。再点击“开始搜索”按钮。稍等片刻后，硬盘中所有扩展名为MP3的文件将显示在窗口下方的列表框中，并会显示MP3文件总的数量。点击“填入文件窗口”按钮后，所有MP3文件将出现在Total Commander右侧窗口中。第四步：按“Ctrl+A”键将所有MP3文件选中，点击“F6移动”按钮，再点击“确定”。一会儿以后，所有的MP3文件都被统统移动到“F:/MP3”目录下了。阿萌小提示：Total Commander具有比Windows资源管理器更人性化的设置。在Windows资源管理器中移动文件时，如果其中有一个文件不能移动或删除

13、将导致整个操作失败。而在Total Commander中，你可以使用“跳过”的方法继续执行后面的操作。另外Total Commander在复制或移动文件之前会自动检测目标磁盘的大小，这样就不会像Windows资源管理器那样等到空间不够时才进行报错，延误用户的正常操作。二、清除重复的文件很多朋友经常会重复下载文件，它们存放在不同的文件夹中，所以很难被发现，而且它们会浪费了很大一部分硬盘空间。现在你可以很方便地使用Total Commander来将硬盘中所有的重复文件删除。下面以删除硬盘中重复下载的MP3音乐为例向大家作详细介绍。第一步：在菜单栏中点击“开始文件处理查找重复文件”，在弹出的窗口中点

14、击“”按钮，再在弹出的窗口中按住“Shitf”键不放，将本地所有物理磁盘选中，点击“确定”按钮保存设置。第二步：分别将“相同文件名”、“相同大小”、“相同内容”和“包含子文件夹”项勾选，然后在菜单栏中点击“工具搜索”，片刻后，硬盘中所有重复保存的文件和文件夹将全部显示在窗口下方的列表中（图2）。通过“Ctrl”键一次性将重复的文件和文件夹选中，在键盘上按下“Delete”键即可将它们全部删除。阿萌小提示：大家可根据具体情况来设置搜索选项和搜索范围，软件同时提供磁盘搜索和文件夹搜索。知识库目录结构，也就是通常说的文档存储目录结构，是为了将所有知识文档进行统一、科学的分类存储，实现文档的集中化、体

15、系化管理，并方便使用者通过其快速查询文档。在设计时需要把握几个基本的原则的方法：1、通常，目录设计有以下几个基本的原则（1）方便原则目录结构主要是为了知识文档存储和管理的需要，同时也为了查询和调取资料使用，我理解方便原则应该是目录设计时考虑的第一原则，正所谓“适合的才是最好的”，只要是符合大多数使用者的使用要求、满足方便查阅的目录，就是好的目录。在设计目录时要充分考虑目录使用者习惯、熟悉的语言，让使用者能够清楚地知道不同目录的含义，能够快速查找到存放文档的目录。（2）MECE原则即“相互独立，完全穷尽”，这只是一个目标和方向，很多情况下很难做到，但应尽可能的保证不同目录间界限清晰，切合紧密。尽

16、量不要让同一篇文档同时可以属于不同的目录，也不要让一篇文档无处放，这两种情况都会让人在存放文档时无所适从。同时，在试图“完全穷尽”的时候，要考虑到颗粒度大小的合理程度，也就是要保证最终文档的存储分布尽量的均匀，尽量避免出现“一年下来，有的目录只存储了几篇文档，有的目录存储了成百上千篇文档。”（3）稳定原则整个目录应当是相对稳定的，不会经常变化，尤其是目录的删除和名称变更，这要求除非企业多元化经营且多元化分支之间相互独立性很强，否则不应该根据组织结构来设置目录、确定目录名称，一般是按照专业职能/专业分工来设计（其实组织结构的设置一般也是跟着职能来的）。目录结构的调整，一般一年可以进行局部的微调，

17、使目录不断的优化和合理。（4）知识积累和重用原则目录结构应当体现一定的知识结构、专业职能，从而有利于形成一个可积累的知识管理平台。2、在目录结构的设计时，可按照以下几种方式（1）按专业职能/专业分工 适用于一级、二级目录 适用于一般企业，如一级目录可以按行政管理、人力资源管理、财务管理、信息管理、生产管理、研发管理、采购管理、营销管理设置，而人力资源管理的二级目录又可以按职能分为人事管理、招聘管理、培训管理、绩效管理、薪酬福利。（2）按组织结构 适用于一级目录 适用于多元化或多组织、相互独立性较强的集团企业，如按X事业部、Y事业部设一级目录。 如果不同组织结构间完全独立，则可以为不同的组织设置

18、相互独立的系统，或者至少为不同组织设置不同主界面。（3）按业务过程或业务逻辑 适用于二级、三级目录，也适用于项目型工作管理系统的一级目录，如访谈调研、需求分析、系统开发、系统实施，或者市场分析、产品研发、产品测试、上市推广。 一个职能部门的工作，通常可以分为几类，这种分类很难用过程来概括，只能把它看作是业务自身的逻辑，如有些职能的工作可以分为管控和服务两部分，如IT、基建、工程等职能的工作可以按规划、建设、运营来划分。（4）按知识/专业领域 适用于知识库性质的文档系统的各级目录，也适用于知识库性质的某一级目录下的各级目录每个人对自己的电脑文件都有不同的整理办法，以下是我的，不知道您的又是如何？

19、C:SYSTEM（安装各种软件、WINDOWS等等）D:TEM（用于各种临时的文件，比如download、games等等）E:WORK（用于工作） 工作模板（存放一切有助加速工作的文件以及常用工作素材） 材质（3D贴图材质） 范例图集（各种深度的范例图集） 封面图框（优秀文本封面及图框） 配景（PS效果图后期合成素材） 文件逻辑管理 字体 常用表格 我的项目（以接到项目的时间为项目编号） PJ0601 PJ0602 F:FILE Time（有关时间和计划） Finance（有关理财） My account (我的帐本)Investment (我的投资) Life (有关生活) family（家

20、庭） 20060101元旦留影 food（美食） 健康饮食 菜谱 广州美食地图 friend（朋友） 20060101同学聚会留影 traffic（交通） 汽车维护与改装 名车欣赏 Career（有关事业） Research（专题研究） 太阳能在建筑中的运用 生态建筑设计 优秀建筑项目 Soft skill（职场心得） Hobby（有关兴趣） Movie（我的电影，按影片为子目录，收录相关的海报、影评、BT下载） Music（我的音乐） Photo 摄影装备 摄影技巧 优秀摄影作品 Travel（旅游） 旅游装备 旅游知识 20060101北京之旅 准备（旅程费用预算、搜索网上游记） 行程记录（存放旅程中的所有照片、录音、短片） 归来整理（整理出来的精选图片、电子纪念册） Reading（阅读，按阅读书目为子目录，收录电子版本、我的读后感、相关的海报、评论）