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1、会计软件应用及其管理,第十三章 会计软件应用基础,经济业务（交易或事项）,第三版,会计核算,第一节 会计软件概述,一、会计软件及其产生与发展（一）会计软件概念 会计软件是专门用于完成各种会计核算和会计管理工作的计算机应用软件。,输入记账凭证,登记会计账簿,编制会计报表,资产、费用、成本、收入、费用和利润的计算、分析和控制,会计管理,会计软件系统的组成 会计软件以提供会计信息为目标，以会计数据为处理对象，以会计理论和方法为核心，将计算机技术应用于会计工作的软件系统。由以下三部分组成：,模块,数据库,文档,文档,数据库,数据的集合体：多个数据文件或表组成：存储相关数据,对模块、数据库的文字说明,程
2、序的集合体：账务处理、工资、固定资产和会计报表等模块,（二）我国会计软件的产生和发展,19791988,19881998,1998现在,起点、初步发展阶段：开始进行会计电算化试点；会计软件开始研究开发,快速发展阶段：会计电算化 讨论会召开；财政部出台了管理规定,会计软件向ERP 转型阶段：实现财务管理与业务管理一体化,（三）ERP与会计软件的关系,ERP：企业资源计划的简称。企业管理信息系统。构成内容：,生产控制信息,物流管理信息,财务管理信息,联系：会计软件是ERP 的一个组成部分。但两者之间也存在较大区别。,会计软件与ERP的区别（一）涵盖范围不同。会计软件只是ERP的一个组成部分；ERP
3、则是按财务管理、销售管理等模块设计，能够对企业的整个资源进行整合。（二）工作机理不同。会计软件只是对公司业务进行会计核算和管理；而在ERP中，公司业务是以流程为导向，利用财务模块中的自动分录系统将这些流程紧密集成在一起。（三）发挥功能不同。会计软件不能通过报表对各项业务进行分析，发现报表数据错误也很难跟踪来源；ERP则具有更强功能。,二、会计软件核算与会计手工核算的比较（一）相同点 1会计核算基本原理相同。2会计目标相同（财务会计）。3所依据的会计理论和方法相同。4应遵守的会计法规和准则相同。5会计档案保管要求相同。,复式记账,会计目标,会计主体、持续经营等,企业会计准则等,会计档案保管,（二
4、）不同点 1核算工具不同。2信息载体不同。3账簿规则不同。4处理程序不同。5组织体制不同。,会 计,手工核算,各种模块,记账凭证,交易或事项,各种模块,各种模块,各种模块,维护人员,三、会计软件核算的意义 1提高会计核算效率。2促进会计核算规范。3提高会计核算质量。4促使会计职能转换。5提高企业管理水平。,会计核算,输入记账凭证,登记会计账簿,编制会计报表,资产、费用、成本、收入、费用和利润的计算、分析和控制,会计管理,四、会计软件的分类（一）按提供信息的服务层次分类 1会计核算软件。2会计管理软件。（二）按会计信息的共享程度分类 1单一用户软件。2网络与多用户软件。（三）按不同适用范围和通用
5、性分类 1专业会计软件。2通用会计软件。,第二节 会计软件的功能与数据处理流程,一、会计软件的功能结构 功能结构是指其系统按其功能分层分块的结构形式，即模块化的结构。,模块,数据库,文档,程序的集合体：账务处理、工资、固定资产和会计报表等模块,账务处理,固定资产,销售,存货,工资,会计报表,每个模块具有不同的功能，各模块之间相互联系，数据共享。,（一）会计软件的基本构成 1.账务处理模块。它是会计软件的核心部分，以记账凭证作为处理对象。基本功能为：（1）初始建账凭证类型及格式、会计科目编码和科目期初余额录入等（2）凭证输入、修改、审核和打印等（3）生成日记账、总账和明细账（4）期末转账及结账等
6、（5）出纳管理（收入、支出、出纳账等）（6）银行对账管理（对账单输入、修改，与银行对账等）,账务处理,2.工资核算模块。它是单位会计软件核算系统的重要组成部分之一。以单位职工个人的工资原始数据作为核算管理对象。基本功能为：（1）初始设置（部门、人员类别、工资类别、工资项目、定义及计算式等）（2）日常业务处理（工资变动数据输入、工资计算、汇总、分配及转账等）（3）工资报表输出（工资表、工资分析表的输出）（4）凭证处理（数据转存为转账凭证，并传递到账务处理模块，登记总账等）,工 资,3.固定资产核算模块。它是单位会计软件核算系统的组成部分之一。以单位固定资产的日常业务核算和管理为对象。基本功能为：
7、（1）初始设置（部门、类别、使用状况定义、增减方式、折旧方法定义和卡片项目定义等）（2）卡片管理（录入原始卡片、卡片修改及删除，资产增加及减少等）（3）折旧管理（自动计提折旧，形成折旧清单和费用分配表，并根据费用分配表生成转账记账凭证，传送到账务处理模块）,固定资产,（4）凭证管理（在账务处理模块根据转账记账凭证登记总账和明细账）（5）账表查询输出（通过账表查询、特别是分析表查询，可提高固定资产管理效率）,固定资产,存 货,4.存货核算模块。它是以单位存货的日常业务核算和管理为对象。基本功能为：（1）反映采购业务的发生、货款支付及存货入库情况（自动计算和分配存货成本差异，生成相关明细账）（2）
8、反映存货库存情况（存货收、发存数量，提供库存动态，反馈挤积压和短缺信息，生成明细账、库存信息等）（3）反映各部门存货的领用情况（自动生成材料费用分配表）（4）自动编制转账凭证，并传送账务处理等模块、成本核算模块）,存 货,5.成本核算模块。它是针对企业成本计算而开发的一个模块。基本功能为：（1）成本核算处理（2）成本核算查询（3）成本核算打印（4）成本月末结账等,销 售,6.销售核算模块。它是针对企业销售而开发的一个模块。基本功能为：（1）产成品的核算（输入入库单、出库单等原始凭证，更新记录，月末汇总转入账务处理及会计报表的模块）（2）产品销售的核算（建立销售文件，输入发货、结算等原始凭证，反
9、映产品发出、货款收回等情况，结算销售成本、税金、销售费用和销售利润，相应数据转入账务处理系统）,应收应付账款,7.应收应付账款核算模块。它是专门处理企业因赊销、或赊购商品或劳务而与其他企业间发生的往来款项。基本功能为：（1）初始设置（往来单位编码和名称定义、收款及付款条件定义、期初数据录入）（2）日常数据录入（赊销、赊购业务的一贯单据，记录发生的往来款项）（3）核销往来款项（4）进行账龄分析（5）生成有关账表，并进行打印查询,会计报表,8.会计报表模块。它是专门用于企业会计报表编制的模块。基本功能为：（1）会计报表格式定义（2）取数公式定义（3）会计报表自动编制（4）报表查询、打印、分析和汇总
10、,财务分析,9.财务分析模块。它是专门用于企业编制财务分析的模块。基本功能为：（1）财务结构分析（2）比较分析（3）趋势分析（4）财务预算完成情况分析等,（二）会计软件各功能模块之间的关系,账务处理,固定资产核算,会计报表,销售核算,工资核算,往来款项核算,成本核算,存货核算,财务分析,编制记账凭证,凭证打印,复核,记账,试算平衡,月末结转,银行对账,账表输出,按业务内容分类设置的模块，明细核算结果传至账务处理模块,账务处理模块是整个会计软件系统的核心模块,账务处理模块输出，生成会计报表等,通用会计软件,二、会计软件的操作流程（一）系统初始化 会计软件在初次使用时，根据单位的具体情况进行参数设
11、置的过程。1.软件安装与系统环境设置（1）软件安装：会计软件及其操作系统软件和数据库（2）系统环境设置：会计数据备份方式、网络用户及数据库用户设置等,专用会计软件,转化,2.账套初始化 在计算机环境下利用会计软件为单位建立一套自己的账簿文件。是一系列紧密相关的业务数据构成的数据库文件。,模块,数据库,文档,数据库,数据的集合体：多个数据文件或表组成：存储相关数据,数据库,数据库,数据库,数据库,数据库,数据库,完整的会计账簿体系,数据库,3.设置操作人员权限,模块,数据库,数据库,权限是指操作员所具有的操作权限。包括建账、录入凭证、审核、记账和输出等。依据会计核算岗位责任制中有关职责和权限的规
12、定设置。,数据库,数据库,数据库,数据库,数据库,数据库,完整的会计账簿体系,数据库,4.设置会计科目（1）会计科目设置原则：1）考虑各功能模块之间的衔接；2）满足会计报表编制要求；3）注意保持科目间的协调与完整；4）注意保持科目的相对稳定。（2）会计科目设置内容：包括会计科目编码、会计科目名称、会计科目类型和会计科目属性。5.编码设置 会计软件所需要的所有编码。如往来单位、部门、商品、材料、固定资产、库房库位、工资类型等编码。还需设置编码层次和结构等。,数据抄转,6.录入科目期初余额,会 计,手工核算,会计软件核算,银行存款,原材料,固定资产,应收账款,数据库,数据库,数据库,数据库,数据库
13、,7.其他初始化工作 如单位有外币结算应设置外币币种及记账汇率；使用银行对账功能应收入有关未达业务等。,（二）日常账务处理 1.凭证处理（1）录入记账凭证 采用通用记账凭证。内容有凭证的类别、日期、所附单据张数、业务摘要、会计科目和金额等。（2）修改凭证,1）录入前的修改：未录入账务处理模块前凭证填写错误，录入人员应退回凭证填制者纠正后录入。2）记账前的修改：录入账务处理模块发现凭证错误，可有录入人员和审核人员根据不同情况进行修改。3）已记账凭证的修改：可采用红字冲销法或补充登记法进行更正。（3）审核凭证 凭证须由具有审核权限的人员进行审核。（4）凭证查询与打印（5）凭证汇总：生成凭证汇总表。
14、,2.账簿处理（1）记账：由计算机自动完成。（2）账簿查询与打印：查询在屏幕上显示账簿记录情况；打印打印正式账簿，并以书面形式保管。（3）审核凭证 凭证须由具有审核权限的人员进行审核。（4）凭证（5）凭证汇总：生成凭证汇总表。,3.期末处理（1）银行对账：将银行“对账单”与账务处理模块。1）录入银行对账单。2）与银行间对账。可分别不同情况采用自动对账和手工对账两种方式进行。3）生成并输出“银行存款余额调节表”，检查对账是否正确。（2）期末自动转账：每月有规律处理的业务，入分配费用、计提折旧等根据遇险定义自动生成记账凭证，并登记相应账簿。,（3）结账：每月末、年末进行的工作。计算和结转各账簿的本
15、期发生额和期末余额，并进行结账。由计算机自动完成。凭证须由具有审核权限的人员进行审核。4.会计报表生成 由会计报表模块从其他模块取得有关数据，自动生成各种会计报表。,5.报表（财务）分析 在核算的基础上对财务数据进行综合分析。如预算分析、前后期比较分析等。6.系统维护 在系统数据出现问题后，由会计软件提供的自动解决功能，包括数据备份、数据恢复、数据自动修复等。,三、账务处理模块的基本功能（参见本章第二节）,账务处理,固定资产核算,会计报表,销售核算,工资核算,往来款项核算,成本核算,存货核算,财务分析,编制记账凭证,凭证打印,复核,记账,试算平衡,月末结转,银行对账,账表输出,按业务内容分类设
16、置的模块，明细核算结果传至账务处理模块,账务处理模块是整个会计软件系统的核心模块,账务处理模块输出，生成会计报表等,四、会计软件的数据处理流程与手工核算流程的区别（一）会计软件数据处理流程,账务处理,会计报表等,编制记账凭证,凭证打印,复核,记账,试算平衡,月末结转,银行对账,账表输出,（二）与手工核算流程的区别 1.数据处理起点不同 2.数据处理方式不同 3.数据存储方式不同 4.对账方式不同 5.资料查询方式不同,第三节 会计软件应用管理,一、会计软件的取得（一）商品化会计软件 是指专门在市场上销售的会计软件，一般由专业会计软件公司制作。1.商品化会计软件的特点（1）通用性（2）保密性（3
17、）由厂家统一维护与更新（4）易学性较弱,2.对商品化会计软件的基本要求（1）具有合法性（2）功能齐全（3）经过试运行且结果正确,3.商品化会计软件的优点、缺点（1）优点：1）适用面广；2）投资少、见效快。（2）缺点：计算机资源浪费严重；2）初始工作量较大；3）对个别用户的特殊需求难以兼顾。,（二）定点开发专用会计软件 包括自行开发、委托开发和联合开发三种。定点开发软件具有专用性和易用性强的特点，但也存在技术要求高、开发周期长、开发费用高、应变能力弱、维护难度大等局限性。（三）商品化会计软件的选择 选择原则：软件的合法性；实用性和先进性等；售后服务情况；成本效益分析。注意问题：1）购买原版软件；
18、2）注意软件是否提供对外接口；3）注意厂家提供的文档资料的优劣。,二、会计软件的实施（一）会计软件实施的条件 1.企业对会计软件核算的需要 2.企业内部的组织、人员的协作 3.良好的会计基础工作 4.资金保证 5.专业人员的配备（二）会计软件实施的准备 1.配备必要的软硬件系统 2.业务处理规范化和基础数据的准备 3.与软件实施相适应的专职人员（维护人员、凭证填制人员、记账人员、审核人员、档案保管人员等）,4.建立健全的内部管理制度 包括会计岗位分工制度、电脑操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、财务数据与软件管理制度等。,（三）会计软件的实施流程 1.明确目标 2.人员培训 3.实地调研 4.软件测试与调整 5.实际运行,三、会计软件的系统管理与维护（一）会计软件的系统管理 1.账套管理 2.年度账簿管理 3.用户及权限管理 4.系统安全管理（二）会计软件的维护 1.软件维护分类：1）硬件维护和软件维护；2）操作性维护和程序性维护。2.软件的日常维护 1）记账、结账前的数据备份；2）数据备份；3）数据恢复；4）数据检验；5）删除往年数据；6）修改口令；7）日志管理。,课后作业,见基础会计教材 P267,基础会计习题与案例,复习思考题,
