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1、计算机应用基础,第五章 Excel 2003,第五章 Excel2003,前 言,Excel不仅可以制作电子表格、完成许多复杂的数据运算、进行数据的分析和预测，并且提供了强大的制作图表的功能使复杂的数据直观生动。办公人员可以用它来管理单位的各种人事档案，如职工业绩考评表、工资册等；财务管理人员可以用它进行财务管理、统计分析等；决策人员可以用它进行决策分析；证券管理人员可以用它进行投资及证券交易的各种图表分析等。,Excel2003,5.1 Excel基础知识 5.2 工作表的编辑 5.3 图表处理 5.4 数据分析处理,5.1 Excel基础知识,1.Excel的启动和退出 2.Excel的工
2、作窗口 3.Excel基本概念,返回上级菜单,Excel 工作窗口,编辑栏,行号,当前单元格,工作表标签,全选按钮,任务窗口,列号,BACK,工作簿、工作表与单元格,工作簿（Workbook）它是Excel管理数据的文件单位，以独立的文件形式存储在磁盘上，也就是通常意义上的Excel文件（*.xls)。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的，最多可有255个。,工作簿（255）,工作表（Worksheet）它是工作簿的一部分，也称作电子报表。是Excel完成一项工作的基本单位，由单元格按行列方式排列组成。工作表的大小：65536行256列。工作表中可以放置的对
3、象可以是：字符、数字、公式或图表等。,home,Excel基本概念,BACK,单元格的命名是由列标和行号唯一来标识，称为单元格的引用。例如：A1表示第一列第一行的单元格。鼠标用空心十字架可选中单元格为活动单元格，只能在当前单元格中输入信息，它的特征是黑色边框包围，单元格的引用会显示在名字框中。,填充点（填充柄）在活动单元格的右下角有一个黑点，当鼠标移动到这个黑点上，鼠标的形状就回由空心的十字架变成一个实心的黑十字架形状，称为填充点或者填充柄。,home,BACK,Excel基本概念,单元格区域是指多个相邻单元格形成的矩形区域。从D3开始到右下角E6的一片连续单元格区域表示为D3:E6,单元格区
4、域,位于工作簿左上角，行号和列号交错位置的空白按钮，单击该按钮可以选择当前工作表中的所有单元格，单击工作表编辑区任意位置则取消选择。,全选按钮,home,BACK,Excel基本概念,5.2 工作表的编辑,数据输入 操作区域的选取 输入数据 数据有效性工作簿的基本操作 单元格、行和列的插入删除及表格大小的调整 工作表的基本操作公式与函数的应用 公式的应用 函数的应用数据的编辑与格式化数据保护,返回上级菜单,1选定单个单元格单击要选定的单元格（此时鼠标指针在单元格上以空心白十字光标出现），被选定的单元格呈高亮状态，周围用黑框围定。,对于不同的操作，鼠标指针形状会随着操作的不同而发生相应的变化。大
5、家请注意观察。,2选定连续区域单元格 将鼠标指针指向区域中的第一个单元格，再按住鼠标左键拖拉到最后一个单元格，便可选定一块单元格区域。或者在选定区域中的第一个单元格后按住Shift键，并用鼠标单击最后一个单元格（或使用方向键扩展选定的单元格区域）。,BACK,数据输入操作区域的选取,注意：在单元格中输入分数形式的数据，应先在编辑框中输入“0”和一个空格，然后再输入分数，否则Excel会把分数当作日期处理。例如，要在单元格中输入分数“2/3”，在编辑框中输入“0”和一个空格，然后接着输入“2/3”，按一下回车键，单元格中就会出现分数“2/3”。当Excel中数值的位数超过11位时则采用的是科学记
6、数法表示，如“2.13123E+20”。但是，如果单元格的宽度小于显示数值的最小允许宽度，则会显示若干“#”，这时只要调整该列宽度到合适位置即可。,数据类型包括文本、数字、日期和时间、逻辑值及出错值。,一、数值输入：包括数字(09)、运算符(+、-等)以及小数点(.)千分位符（，）等特殊字符。,BACK,输入数据,二、文本输入 包括键盘能键入的符号，单元格内左对齐。如果是数字，如邮编需作字符处理，只需在输入数字前加上一个单引号。,在人事管理中，经常需要录入一些日期型的数据，在录入过程中要注意以下几点：输入日期时，年、月、日之间要用“/”号或“-”号隔开，如“2002/8/16”、“2002-8
7、-16”。输入时间时，时、分、秒之间要用冒号隔开，如“10:29:36”。若要在单元格中同时输入日期和时间，日期和时间之间应该用空格隔开。,三、日期型数据和时间型数据,输入Ctrl键加上分号即“Ctrl+;”可显示当前系统日期;输入“Ctrl+Shift+;”可显示当前系统时间。,BACK,输入数据,注意：EXECL自动将含有汉字或英语字母等字符的数据视为文本，全部由阿拉伯数字组成的数据自动视为数值。为了更好地识别它们，输入的文本自动左对齐，而数值自动右对齐。如果你要为数值设置更复杂的格式，应选中要设置格式的单元格（或区域），再打开“单元格格式数字”选项卡进行设置。,home,BACK,如果你
8、输入单元格的文本或数字长度超过列宽，按住Alt键回车可以使单元格内的数据换 行。另外还有一种让Execl表格自动换行的方法：先选中单元格，然后选择菜单“格式/单元格”，选择“对齐”标签，在对话框中勾选自动换行的复选框，确认后，文字就自动换行了。,BACK,自动输入,自动输入数据可以方便的输入等差、等比甚至自定义的数据序列,利用填充点 利用“编辑”菜单下的填充命令,注意鼠标拖动填充点的操作,BACK,工作簿的基本操作,创建，打开和保存工作簿文件的操作类似Word文档的处理。,插入单元格 选择要插入单元格位置和的个数后执行“插入单元格”命令。删除单元格 选择要插入单元格，执行“编辑”“删除”命令。
9、插入行或列 根据实际需要插入一行或一列、多行或多列，方法是选择要插入的行或列的位置和数量，执行“插入”“行”或“插入”“列”命令。,BACK,表格大小的调整（行高列宽）鼠标在分隔线上直接拖动 执行菜单“格式”“行/列”“行高/列宽”,小技巧在行/列边界双击可调整最适合位置如果你对每页的打印行数或列数有要求，通过数据行高和列宽的调整。然后观察工作表中首次出现水平虚线处，即可知道每页打印了多少行，多少列。,BACK,工作簿的基本操作,工作表的基本操作,插入工作表 在工作表标签上选择要插入的位置。比如，要在工作表 Sheet1和Sheet2之间插入新的工作表，则应该单击Sheet2工作表标签，然后单
10、击“插入”菜单，选择“工作表”命令即可。删除工作表 单击要删除的工作表的标签。使其为当前的活动工作表。选择“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。注意：删除工作表的操作是不能被撤消的，所以用户要小心执行，不要把有用的工作表冒然删除。,BACK,移动、复制工作表 单击要移动或复制的工作 表的标签。使其为当前的 活动工作表；选择“编辑”菜单中的“移动 和复制工作表”命令。工作表重命名 在工作表标签上单击鼠标 右键，选择“重命名”后输 入新的工作表名称。也可直接双击工作表标签 进行修改。,home,BACK,工作表的基本操作,公式与函数的应用,=（B4+25）/SUM（D5:F5）,BACK,单元格地址
11、在公式中的作用,相对地址：A1绝对地址：$A$1混合地址：$A1 A$1,C1=B1+B2+B3,公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置（单元格地址）。,BACK,公式与函数的应用,函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。,不同类型的函数要求给定不同类型的参数,函数名（参数1，参数2，）,代表函数功能,=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9,=Average（B2:B10）,函数的应用,BACK,常用函数,1SUM函数功能：SUM函数用于计算单个或多个参数之和。语法：SUM(number1,number2，)number1,number2，为1到30
12、个需要求和的参数。参数可以是：逻辑值、数字、数字的文本形式、单元格的引用。例：SUM(10，20)等于30；SUM(A1：E1)等于从A1到E1共5个单元格中数值的和。,2AVERAGE函数功能：AVERAGE函数对所有参数计算算术平均值。语法：AVERAGE(number1,number2，)number1,number2，为需要计算平均值的1到30个参数。参数应该是数字或包含数字的单元格引用、数组或名字。例：AVERAGE(1，2，3，4，5)等于3。,BACK,3IF函数功能：执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果。语法：IF(logical_test,value_if_tr
13、ue,value_if_false)参数：Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。Value_if_true是logical_test为TRUE时返回的值。Value_if_false是logical_test为FALSE时返回的值。例：如果B3单元的值大于等于60，则IF(B3=60,”合格”,”不合格”)等于“合格”,否则等于“不合格”。,BACK,常用函数,工作表的编辑与格式化,选中要格式的单元格区域：“格式”菜单“单元格格式”1、设置表格中的字符格式 可以利用“格式”工具栏设置表格中字符的格式，可直接打开相应的列表，直接设置字体、字号和颜色等。（注：
14、在Excel中，字号以磅值标示，如果没有自己所中意的数值，可直接在“字号”框中输入其值后按回车键）2、数字格式化 数字格式化就是设置数字的显式格式，如保留小数位数、是否使用千位分隔符、货币符号、日期格式等，具体操作如下：选定要进行格式化的单元格或单元格区域；打开“格式”菜单，执行“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框；在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，可设置数字的显示格式；,BACK,选择“常规”表示单元格格式不包括任何特定的数字格式；选择“数值”可设置数值需保留的小数位数和是否使用千位分隔符；选择“货币”和“会计专用”可设置货币符号；选择“日期”或“时间”可设置日期或时间的显示格
15、式；选择“文本”可将单元格中的数字视作文本处理；选择“自定义”可以现有格式为基础，生成自定义的数字格式。,BACK,工作表的编辑与格式化,3、设置数据对齐方式,“水平对齐”：其中通常利用跨列居中来显示标题“垂直对齐”：包括靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。“方向”：用于改变文本旋转角度，角度范围为-90至90。“自动换行”：将单元格数据分几个连续行显示，也可以在输入过程中按 Alt+Enter键实现强制换行。“缩小字体填充”：缩小字体，以使数据的宽度与列宽相同。也就是说当把单元格宽度缩小，数据将自动缩小来适应单元格加以显示。“合并单元格”：将多个单元格合并为一个单元格，与“水平对齐”列表框
16、中的“居中”结合用于标题的显示，功能相当于格式工具栏上的“合并及居中”按钮。,BACK,工作表的编辑与格式化,4、设置边框与底纹Excel中呈网格状的水印表格线，不能被打印出来。利用单元格格式或格式工具栏中的添加边框按钮。5、自动套用格式 选定表格区域，执行“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，可利用在Excel中内置的一些表格格式 格式化表格。,BACK,工作表的编辑与格式化,6、条件格式 选中单元格区域，执行“格式”“条件格式”命令，可把指定条件的数据设置成指定格式。,思考：把学生成绩表中学生不及格的成绩标记为红色?,BACK,工作表的编辑与格式化,5.3 图表处理,数据图表图表的创建与修
17、改格式化图表,返回上级菜单,数据图表,Excel能将电子表格中的数据转换成各种类型的统计图表，直观的显示出来。图表可分为两种类型：,独立图表：图表与源数据不在同一工作表中,嵌入式图表：图表与源数据在同一工作表中,BACK,不同的图表能从不同侧面更立体的表现数据。,数据图表,图表的创建与修改,数据是图表制作的基础，假设你的原始数据已经录入工作表（如图），就可以选择不同图表制作方法制作图表了。.直接制作如果你要制作一个电视机销售数量时间变化的簇状柱形图（默认图表），并将它插入当前工作簿的新工作表。只要选中相关数据区域（图中的B3：B8），按F11键即可。如果想将上述图表插入当前工作表，只须选中数据
18、区域，单击工具栏中的“默认图表”。,如果你发Excel工具栏找不到“默认图表”按钮，可以打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡，将其中的“默认图表”按钮 拖到工具栏。,BACK,步骤：1、选定要生成图表的数据单元格2、单击“插入”菜单中的“图表命令3、选择图表类型4、设置数据系列5、设置图表选项6、设置图表位置7、完成,图表的创建与修改,2、利用“图表向导”来创建图表,单击Excel“插入”-“图表”命令，或者单击工具栏中的“图表向导”按钮，可打开“图表向导”，在它的指引下一步步建立图表。,（1）选择图表类型“图表向导”第一步是选择你需要的图表类型，图中的“标准类型”以及“自定义类型”选项卡分
19、别提供了14（不含子图表）和20种图表。,如果你不知道当前工作表中的数据使用何种图表，可以选中工作表中的任意一个数据，对标准类型的图表来说，你可以选中“图表类型”及其“子图表类型”。然后按下图中的“按下可查看示例”按钮，就可看到数据生成的图表示例。查看“自定义类型”选项卡中的图表类型选中，就可在选项卡右侧看到结果了。,home,BACK,图表的创建与修改,（2）选择源数据单击上图中的“下一步”按钮，即可打开下图对话框。选数据是按“列”分类的（即数据字段在列），选数据是按“行”分类的（即数据字段在行），所以应该把图中的“列”选中。,如果你要引用的数据区域不连续，只要按下Ctrl键，就可以用鼠标逐
20、个选中工作表数据区域了。甚至一个图表可以引用多个工作表中的多处数据。,选择数据区域,BACK,图表的创建与修改,图中对话框中的“系列”选项卡用来添加新的数据区域和X轴标志等内容。如果你要将新的数据区域（即“系列”）加入图表，可以单击图中的“添加”按钮，你就可以“系列”框中增加了一个系列。,选择数据区域,BACK,图表的创建与修改,3.选项设置单击上图中的“下一步”按钮打开左图的对话框，其中的六个选项卡供你输入或设置若干图表选项。例如“标题”选项卡可供你输入X轴和Y轴的名称（如“周”、“数量和售价”），“坐标轴”选项卡可以设置Y轴是否显示“刻度”等。,BACK,图表的创建与修改,格式化图表,向导
21、制作图表结束后，可以对图中的内容进行加工，从而使它变得更加美观。,选中一个图表后，菜单栏将会增加“图表”菜单，在该菜单中就可更改“图表类型”等,BACK,.图表区/数据系列区格式选中图表或不同的数据系列区格式（注意选中的图表位置），可以单击鼠标右键进行格式修改。,home,BACK,格式化图表,2.坐标轴用鼠标右键单击坐标轴文字，选择快捷菜单中的“坐标轴格式”命令，即可打开“坐标轴格式”对话框。其中“图案”、“字体”两个选项卡的用途与“图例”相同。“对齐”选项卡用来设置坐标轴文本的对齐方式，和前面讲的“单元格格式”、“对齐”选项卡基本相同。,home,BACK,格式化图表,其实Excel图表中
22、的任何一个对象都是可以加工的，只要你用鼠标右键单击这个对象，选择快键菜单中的适当命令，就可以打开对话框执行操作了。例如右键单击图表中的任意位置，选择快捷菜单中的“图表窗口”命令，可以将你制作的图表放入一个独立的图表窗口中（如右图）！,4.修改图表类型如果感觉向导中选择的图表类型不合适，只要用鼠标右键单击图表中的任意位置，选择快捷菜单中的“图表类型”命令，即可再次选择。,home,BACK,5.4 数据分析处理,数据排序数据筛选数据的分类汇总数据透视,返回上级菜单,数据排序,(1)如果根据“学号”、“总分”等关键字（字段）对数据清单排序，只须鼠标单击相应列中任一单元格，然后单击工具栏中的“升序排
23、序”或“降序排序”按钮，（）整个数据清单就会根据该关键字重新排列。(2)在数据列表中单击任一单元格，执行“数据”“排序”命令,单击“主要关键字”列表框的下拉箭头，选择“总分”，再选择“降序”。单击“确定”，则列表中的数据即按“总分”由高到低进行排序。在排序中若遇到总分相同的同学，希望计算机成绩高的排在前面，就可以使用次要关键字了。在Excel排序中，引入了“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”，这时主要关键字的列上进行排序后，若主要列中有完全相同项的行，会根据指定的次要关键字的列作排序。若还有完全相同项的行再根据指定的第三关键字的列作排序。,BACK,数据筛选,利用记录单的“条件”按钮
24、，可以完成数据的按条件查询功能，如果检索条件比较复杂可以使用Excel提供的筛选功能。1.自动筛选如果数据要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记。其操作步骤如下：(1)在要筛选的数据清单中任意选定一单元格；(2)执行“数据”“筛选”“自动筛选”命；在数据清单中每一个列标记的旁边出现了一个下拉箭头,home,BACK,单击各下拉箭头就可以从中选择条件进行筛选了，如单击性别旁边的按钮，选择“男”则数据表只显示出所有性别为男的记录，并且箭头由黑色变成了蓝色（表示已用了筛选条件）。而性别为女的记录只是暂时隐藏了，再单击按钮选择全部，又可恢复全部记录。除了利用简单的条件筛选外，用户还可以自定义条件
25、进行数据筛选。例如可以单击平均分旁边的按钮选择“自定义”，则弹出下图对话框。输入相应条件后按“确定”按钮即可。,注意：若要移去数据列表的筛选，重新显示所有数据，执行“数据”“筛选”“全部显示”命令即可。再执行“数据”“筛选”“自动筛选”就可以取消所有的筛选按钮。,BACK,数据筛选,数据的分类汇总,小计、合计是广泛应用的数据统计方式。单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令可对数据进行分类汇总。执行“数据”“分类汇总”命令，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可删除分类汇总。注意：删除按钮只删除分类汇总，不会删除原始数据。,home,BACK,数据透视表用于快速汇总大量数据，它不仅可以创建数据分组，还可以对建立的分组进行汇总。通过数据透视表功能，可以把几个字段改变了它的行列排列方式，这样可以更直观的得到相关的数据分析结果。,数据透视,BACK,数据透视,可以通过Excel向导轻松的完成数据透视表的建立，但是在建立之前，应该确定该表所包含的内容。单击数据列表中任一单元格，执行“数据”菜单中“数据透视表和数据透视表图”命令根据向导进行制作。,home,BACK,谢谢，再见！,
