《时间管理与时俱进走向辉煌.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《时间管理与时俱进走向辉煌.ppt（40页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、1,时间管理,2,前 言,我希望我能站在一个忙碌的角落，手中拿一顶帽子，乞求人们把他们浪费的时间全都仍给我。伯纳德柏格森,3,一、明智地使用时间,时间管理是主管的一项基础工作。所有管理者都对金钱、人员和时间3种类型的资源进行管理。三者之中，时间是最难以管理的，因为它匆匆流去从不做任何停留。时间是伟大天平，一个公司的总裁并不能获得比该公司守门人更多的一份。但是，如果掌握管理时间的窍门，通过很好的组织，则可以在现有时间范围内完成很多工作，可以使你获得一个神奇工作者的声誉。下面这些建议将帮助一名主 管“创造奇迹”。,4,1、确定优先性 决定今天要做的最重要的事情，然后着手去做！2、不要拖延 延误会扰
2、乱日程。在一天刚开始时先去解决最困难的事情。把拦路虎扫清，容易之事留在后面做。,5,3、每天都做好准备 许多事情（问题）是可以预期的，预测什么环节会发生问题，可先做好准备对付它。一个未曾预料的“局部火情”是否使你大吃一惊？了解职场的常规。4、今日事今日毕 做今天能做的每件事，因为每件事都是环环相扣的。,6,5、做出决策 一个时间浪费大至总是在等待更多信息的时候推迟做出决策，信息永远不会是完全的，决策延误了行动也会延误。6、放权 给下属一些决策责任，不但使他们也使你自己有自由的时间。,7,7、清理你的办公室 如果你的办公桌上堆满了备忘录、电话记录、报告、信件、散页的纸张等等，时间会在你寻找某个需
3、要的东西时浪费掉。8、建立一个好的，但是简单的文件系统 有多少时间被浪费在寻找重要文件的过程中？把文件收好，放在今后容易找到它们的地方。,8,9、不要追求完美“完美就是无效率”，意指：在一个过程中总是吹毛求疵直到每件事都绝对完美无暇，是对时间的巨大浪费！10、为错误承担责任 承认错误要比试图隐瞒它们花费更多的时间。简单的错误不会发展为在的灾难。,9,11、检查工作的进度 能够知道每件事在什么时候是按日程并正确进行。你将在问题还很小，可以控制的时候及时发现它们并加以处理。12、对以前的做法提出疑问 寻求更好的方法去改变过去的做法。,10,二、有效管理时间的第一步,想找到一种更有效利用现有时间的方
4、法吗？写下所有那些你在做的没有什么结果的任务，然后停止做那些事，把这些任务扔到窗户外面去。1、要对每件事情都提出疑问 检查一个工作日的每一个小时，坚持这样做整整一个星期。从踏进办公室的那一刻起，那发生了什么事？按小时对你现在所做的事做记录，并且记下你为什么做些事的原因，特别注意那些你永,11,远都在做的工作。问一问你所做的每一件事的目标，你可能发现：你做某个特定工作的主要原因是因为它们一直在被做。2、在进行这些讨论的同时准备一份表格 列出你跨进门槛的那一刻起所做的每一件事。把每一项活动都包括进去，从做一个重要项目到喝杯咖啡休息一会儿。用整整一周时间重复做这件事。,12,3、分析每项活动 问你自
5、己：我为什么做这件事？什么对公司的使命是重要的，而什么只是橱窗里的摆设？你是在每天刚开始的一段时间里料理昨天的问题？你每天早晨是否要花费15分钟的时间“进入状态”？你在晚上是否还需要15分钟时间做“扫尾工作”？,13,你制定的优先顺序是否有错误？你的任务目标值得去实现吗？你是否正在做本应属于你的下属责任范围内的工作？更糟糕的是，你是否把别人做过的工作又做了一遍？你是否正在审查其他人已经确认过的材料？对你的活动进行分析的行动能够帮助你获得更多的可利用的时间。你将开始看到哪儿是多余的脂肪应该去掉。,14,4、重复以上3个步骤 这种做法非常有价值，所以每隔几个月就应该重复做一次。我们都按照惯例去做某
6、些事而忘掉了为什么这样做的理由，审查我们所做的事以及我们行动背后的理由，这是我们走出惯例的第一步。认识到某个任务可能没有价值是一回事，而停止做它则是另一回事，后者是非常困难的。它要求思维模式的变化，要求我们承认艰难的、全力投入的工作其结果不见得有什么贡献。,15,附：当前活动表,时间 任务 目标 重要性8:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:301:001:302:002:303:003:304:004:305:005:30,16,三、人类的天性是最大的时间浪费者,1、许多管理者懂得所有关于时间管理的知识，但是在利用他们的时间方面仍然很拙劣。这是
7、因为良好时间管理法则与人的天性是相矛盾的。例如：一位管理者完全懂得要放权给人，但是仍然亲自接手某项工作而不是把它拿给下属去做，原因是这项任务亲自去做要比解释如何去做更简单，更能产生满足感。问题是当下一次又遇到这样的工作时，下属的仍然不知道如何去做。陪访：总是手把手，从不放手,17,2、另外一个常见的问题是：接听每一个电话或者与每一位没有预约的来访者会谈。表面上目的是为了表现得“平易近人”，实际上是在让其他人的优先性优先于他自己的优先性。3、职业指南：事业向前发展的一个基本方法是建立你自己的优先性顺序，然后坚持一贯地按照它去做。,18,四、如何确立优先性顺序并且坚持它们,关于时间管理的每本书或每
8、篇文章都会在某个地方提出确立优先顺序的建议。这种建议当然是值得一提，决定哪些工作是最重要的，对于有效利用时间来说是非常重要的，但是做出这样的决策绝非易事。在匆匆忙忙完成工作的过程中，每项任务看起来都与另一项同样重要。如何确立优先性呢？下面一些建议：,19,1、集中精力于部门的使命。哪些任务对实现使命的贡献最大？这些就是应该享有优先性任务。2、学会认识“瓶颈”？经过“瓶颈”环节的工作常常应该得到优先的对待。3、听取高级管理层需要什么？职业指南：把高级管理层的优先性作为自己的优先性，这样的主管永远不会出错。这是非常重要的一点！,20,4、学会认识潜在的问题？如果某些任务将克服这些问题，那么有关这些
9、任务的工作就应享有优先性地位。一旦建立了优先性顺序就要坚持，要做的第一步就是把它们写下来。怎样做？首先制定先完成这些重要任务的日程。向部属中的每一个人传达这些优先任务性任务，确保 每一位员工都理解什么是重要的。把上述日程作为你的圣经，要能够背诵每一章，每一节。每天早晨当你跨入职场，就要确切地知道当天要处理哪些事。,21,其次要一如既往地照此坚持下去。首先完成最重要的内容，给它足够的精力和注意力。不要因为先打几个电话、清理办公桌、阅读行业周刊上的一篇有趣的文章等而耽阁正事，先做排名第一的工作。这一天余下的时间将会充满阳光。,22,五、最大限度地利用一天的每个小时的5个方法：,做更多事情的秘密是在
10、每件任务上花费较少的时间。关键在于学会如何在不牺牲质量的前提下花费较少的时间做每件工作，下面有5条建议，任何一位主管都会发现它们有所帮助：1、在公文或信函的空白处写下答复，然后将它们交还给发函人。这会省下口授或用打字机把答复打出来的时间以及打字员的打字时间。因为纸上只有有限的空间，所以你的回答一定言简意赅，只说有必要说的话。,23,2、在办公室里没有其他人的时候工作。在周围没人打扰的时候，你可以做完如此之多的工作以致会让自己吃惊。所以早来或者晚走，要么在其他人吃午饭的时候工作。3、专心致志。不要允许别人来打扰。如果有某个人走进了你的办公室，并不在日程安排之内，他想和你谈谈与他自己有关的某些事，
11、那么就毫不客气地立刻把他赶出去（“对不起，刘先生，我现在正忙。咱们中午吃饭的时候再说那件事吧”。）,24,4、知道在哪儿可以找到东西？把你需要参考的资料放在伸手可取的地方，了解文件档案系统、计算机系统，知道哪张办公桌上做哪些工作，公司的有关记录保存在哪里等等。5、培训好你的员工。最好的节约时间的办法是有一帮训练有素的手下。你不必花费你的时间向他们解释事情。,25,六、如何比你的同行工作的更快更好,在经营管理的领域，每个人都是根据他的生产能力来被划分升级的。升级的关键之处在于比你的同行做更多更好的工作。做得更多更好并不一定意味着要工作得更辛苦或者在 办公室里呆更长的时间，它意味着工作得更快和更聪
12、明，还意味着注意力集中在重要的事情上。下面几点是关于如何在公司的内部竞争中保持领先地位：,26,1、喜欢你的工作 再也没有比这一点对于提高你的个人效率更重要的了。2、与其它部门中有活力、有影响力的人交朋友。尽管多数经营管理活动仍然在个人的基础上进行，但是内部的联系非常重要，其他部门中的某个人极有可能帮你的忙，如果你们是朋友的话。3、慷慨地表扬别人，表扬是一种有力的激励手段：再没有更好的方法能让别人为你努力工作了。,27,4、不要自动接受每一项分配来的任务。如果上司要求你承担某个任务，而这个任务将花费许多时间且不会有什么结果，那么就用得体委婉的语言拒绝它。5、利用新的电子办公设备。学会使用：个人
13、电脑、传真机、声音邮件系统、网络化工作及电子编辑器等，这些工具能使你工作得更快、更聪明，但千万不要迷恋其中，还有，永远不要让电子线路取代个人的判断。,28,6、弄清每项任务所要的结果 确保高级管理层知道了那些已经交付的结果。7、毫不犹豫地问老前辈征求建议 公司里那些做过几次相似事情的人常常知道最好的捷经。你询问的人会感到受到了恭维（那并不意味着你必须听从他们的建议，如果他们的建议没有价值的话）。,29,8、不要担心你的同事们在做些什么“别向后看”撒坦斯佩基说过，“也许有人正在超过你”。要使你的素质强于你的同事的最好办法是：不要去担心他们做得怎么样。那是对时间的浪费。,30,七、延迟在什么时候是
14、一种节约时间的方式,我们曾经建议过主管们今日事今日毕，总的来说这是一种最好的策略。但是，却有一些管理者采取了一种“审慎的疏忽”战略。他们经过深思熟虑，忽视某些问题，希望它们将会消失。他们审查问题，解决掉一些，而把其他问题放在不重要的位置。在这种深思熟虑的疏忽几周之后，他们处理那些仍然要求人们注意的问题。一些问题原来显得那么紧迫，而现在却看起自然而然地烟消去散，这样时间就被节约下来了。,31,许多问题能够自行解决,这是真的。什么事都不做常常是最好的策略,只要主管做出了清醒的决策要采取上述方针。关键是要分析每个问题，决定哪些需要立即给予关注，而哪些可以被推迟并有希望自行消失。这是一种评估技巧，它常
15、常伴随着经验而来。,32,八、如何教给组员有效管理时间,我相信每位主管都遇到过这样的情况，他交给一位下属某个相当简单的任务，后来却吃惊地发现任务没有完成。在很多情况下，被交给任务的组员不是懒虫，也不遇笨或缺少经验，他只是令人难以置信地缺乏条理。因为这位组员不珍惜时间，所以几乎没有做什么事情。一位主管能够给予部门内部组员的一个很不错的礼物是关于时间重要性的基本训导。时间管理也是奖励主管的一件礼物，因为它带来了结果是更好的绩效。这种技巧方面的教导,33,与专业工作训练，提高技能的教导与专业工作训练,提高技能的教导等等相比，具有毫不逊色的价值。任何时间管理训导计划的第一步就是教给组员关于时间的价值。
16、确保组员理解分分秒秒都是昂贵的商品。一旦被用掉，它们就永远不会回来。,34,下面是一具体的建议：1、树立一个好的榜样。向组员显示时间对你来说非常珍贵。2、指出浪费时间的行为.3、制定截止日期。截止日期会强迫有组织和提高速度。4、不要命令每个人都来找你做决定。这不仅浪费时间，而且会让员工们在等你的 时候游手好闲。,35,5、少召集会议并且会议尽量简短。事前要做好充分的会议议程安排。高效率地开会向组员展示了你对时间管理是十分重视的。6、向员工们征求他们关于时间管理方面的建议。询问公司的哪些程序浪费了他们的时间。7、让每个员工都检查一下他当前是如何用掉他的时间的。,36,象你一样，填写一张如何用去时
17、间的表格，然后再一起制定一个更有效的日程。8、当众表扬那些很好地利用时间的组员。9、确保你的组员设定了优先性。在刚开始时，你可能不得不帮助他们进行这些步骤。,37,九、自律,要使任何管理技术发挥作用，其关键作用在于自律。我们都有好的本意，用正确方式来做正确的事，我们都想从每个小时中挤出更多的成果，但是我们却常常在一天的许多情况下犯错。,38,下面是发生的事情：1、我们变得很疲劳，当精力的水平低下的时候，约束常常会消失。那么对此该怎么办呢？保证足够的睡眠，吃得好一些。2、我们没有使用所有我们能支配的工具。好的管理者充分利用一切可使用的资源:下属,电脑等。3、我们没有给自己充分的肯定。许多主管知道
18、如何通过表扬和设定目标来激励他们的组员，但是从来不愿费心去激励他们自己，这会导致类似这样有破坏性的想法“我所做的事值得吗？”4、我们没有努力发展好的习惯。,39,在打破与时间使用有关的坏习惯的时候，我们必须同时努力发展好习惯，直到它们成为我们的第二天性。自律的好处：在时间管理中自律的好处在于创造一种较少紧张感的气氛，由于存在的危机减少，在截止日期前完成了任务，重要的任务也按期交工，工作场所变得越来越令人愉快。,40,结语：,人人必须牢记，特别是年轻人，哪怕有一天松懈或忘记对自己的磨练，就意味着枉费了一天，明日复明日，在某种情况下 也确实可以换救一下局面,但必须牢记这样严峻的事实,即“今日”决不再来.通过一天的努力,是看不出明显进步的.事实上正是不明显的进步日积月累,某一天才会突然取得巨大飞跃,它能出现令人难以相信的奇迹.百尺竿头,再进一步,日夜不懈地干下去,那么,事无大小,都能成功!,
