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1、1,电子邮件礼仪,人力资源部,2,问好方式：,好！很好！非常好！耶！,3,让优秀成为你的职业习惯,4,由邮件门事件引发的思考,5,一,二,三,称呼语与问候,正文,四,五,附件,结尾签名,邮件标题,六,回复技巧,七,正确使用发送、抄送与密送,内 容 提 纲,6,一、邮件标题,7,二、称呼语与问候,（1）、英文开头写“HI”，中文开头写“上午好”或“您好”，问候语是称呼换行空两格写。（2）、结尾常见的写个Best Regards，中文的写 个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊 长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式 的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两 格
2、，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。（3）、俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对 方也能平静地看待。,1、Email开头最好要有问候语。,8,（1）、邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。（2）、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先 生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。（3）、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高 于自己的人也不宜称呼英文名。（4）、关于格式，称呼是第一行顶格写。,2、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。,9,1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的
3、语气；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、A、a）之类的列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用 拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态 度的体现；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要动不动使用:)之类的笑脸字符。,三、正 文,10,四、附 件,1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件 人查看附件；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够 概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带 有多个附件时；4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包 压缩成一个文件；5、特殊格式文件，应注
4、明打开方式，以免影响 使用；6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成 几个小文件分别发送。,11,五、结尾签名,1、签名档信息不宜过多,电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。,对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。,2、不要只用一个签名档,签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小
5、一些。,3、签名字体规格,12,六、回复的技巧,1、及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时；如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。,13,2.进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那
6、样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。,14,3.回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。,15,4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。,16,5、要区分Reply和Reply All 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；如果你对发件人
7、提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，请三思而后行！,17,6.主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。,18,七、正确使用发送、抄送与密送,收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当地有规则有助于提升你的形象！,而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。,而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以回应，当然如果CC的人有建议，当然可以回mail。,To的人是要受理这封邮件，理应对邮件予以回应。,要正确区分收件人、抄送人与秘送人,只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。不滥转、发邮件！,19,
