《办公室管理华电集团.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室管理华电集团.ppt（71页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、办公室日常管理,杨林 高级培训师 攀枝花默言管理顾问公司,办公室日常管理,办公室概述办公室实务办公室工作技巧,办公室概述,办公室涵义 办公室的环境 办公室的布局办公室写字台摆放,办公室涵义,广义：机关职能部门 狭义：办公的屋子，或者是设在领导身边，直接为领导服务的综合部门,办公室环境,软环境：工作氛围、人际关系、人员的素养 硬环境：空气、光线、声音、色彩、桌椅柜架、办公设备、耗材、饮水设备等,办公室布局,主要分为：开放式、封闭式 开放式办公室 在大的空间里包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具、椅子、电话、计算机等设备的存放空间。,封闭式办公室 又称为传统
2、办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应的设备。,办公室布局,办公室布局,案例 谷歌中国办公室,办公室写字台摆放,忌座背门；忌座后有窗；避免将写字台正对着门；后墙左窗右门最宜；职位越高要离大门越远。,图例,办公室实务,接待 电话 开会 出差,办公室实务,一、接 待,接待工作准备接待活动实施各类礼仪,接待工作准备,收集来宾情况确定接待规格制定接待计划落实接待事项,谈判、商务会谈、回访、参观、考察、检查等,国别、地区、姓名、年龄、身份、职务、民族、信仰等,抵达航班号、车次，离开时间，是否有其他行程安排,来宾的基本情况,分析判断来访意图,掌握抵达离开时间和日
3、程安排,收集来宾情况,（1）高规格接待 重要陪同人员比主要来宾的职位高的接待，高规格接待表示对接 待一方的重视和友好。,确定接待规格,接待人员必须根据来访者的身份确定接待规格，有三种接待规格：,（2）对等接待 主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待，这是最常用的接待规格。,（3）低规格接待 主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。,甲乙二企业都是天地公司的合作单位。一次甲企业的副经理到天地公司商谈业务，天地公司的陈总经理为了表示友好和重视，出面接待，全程陪同。不久乙企业也派了一位副经理来天地公司，陈总经理工作太忙，就让赵副经理出面接待。乙企业已知道甲企业来时是陈总经理接待，非常不高兴，认为天地公
4、司对他们不尊重，没有诚意，本来想商谈的项目就不谈了。,案例分析,点评：接待无小事，要注重接待规格，不要厚此薄彼。,本初豪气盖中华，官渡相持枉叹嗟。若使许攸谋见用，山河争得属曹家？,案例：曹操高规格接待许攸,曹操与袁绍在官渡相对峙，袁绍的谋臣许攸由于计策不被采纳，便背叛袁绍投奔曹操。曹操听说许攸到来，高兴得顾不上穿鞋，光着脚就跑出来迎接，拍着手笑着说：许攸来降，我的大事成矣！,对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。一些突然的变化会影响到既定的接待规格，遇到这种情况，一定要及时向客人解释清楚，向客人道歉。对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次
5、的标准。,注意事项,案例讨论,赵厂长原定接待合作单位的厂长及其助手，可接待前接到上级单位通知，要赵厂长于接待那天去参加一重要会议，不得缺席。赵厂长只好请另一副厂长出面接待了，作为接待人员，此时应该需要做哪些事情？,向副厂长介绍此次活动的有关情况；通知对方我方的变化，并致歉。,制定接待计划,（1）整个行程时间安排（2）住宿地点、标准、房间数量（3）宴请时间、地点、标准、人数（4）会见、会谈时间、地点、参加人员,案例：*公司接待方案,注意事项,1、如果本单位有接待方面的规章制度，接待人员应严格遵照执行，不得擅自更改接待标准。2、要注意了解来宾的饮食和生活习惯。3、在接待过程中，要特别注意做好保密工
6、作。重要的文件、资料要保管好，不能让客人参观的地方，不安排参观，注意内外有别，严守机密。,落实接待事项,准备接待材料准备接待礼物预定住房准备宴席安排交通工具通知陪同人员,接待活动的实施,参观考察,宴请,宴请基本要求,选择好合适的地点选择好参加的人员基本礼节：文明、礼貌、热情,会议接待,一、会前工作：与会场主管方洽谈，商讨有关会议情况。会场布置会议接待物品准备。会场物品-常用文具-生活用品-会场装饰用品-视听器材-专门用品准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）,会议接待,二、会中工作,会议酒店现场：会议秘书分发会议资
7、料，来客接待。会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。确认特殊客人（含领导、少数民族代表）的安排及接待工作。,1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。3、与会场提供方等有关方面的费用结算工作。4、欢送代表工作。,三、会后工作,会议接待,参观考察接待
8、,1、加强沟通，了解对方意向。2、安排好时间、参观地点和陪同人员。3、特别重要的接待，要制定好路线方案。4、遵守公司保密规定。,各 类 礼 仪,参会基本礼仪：不迟到、不早退；认真聆听发言，重点内容应做记录；不做与会议无关的事，如看报纸、抓耳搔腮、转笔等；坐姿端正，不倚、不靠、不斜坐，并且要正面面对发言者，以示对发言者的重视和尊重，同时也是对自己的尊重；把手机关闭或至少调成振动状态。,位次安排,主席团成员位次安排遵守规则：中央高于两侧右侧高于左侧前排高于后排,主席台位次安排,小型会议,排座方式：一、自由就座二、面门设座（主席面对正门，其他与会者在其两侧自左而右依次就座）,半圆形会见座位安排,会见
9、位次,主 客 人 桌子 人,主 客 人 桌子 人 主方 客方 随员 随员,客人,主人,相对式,并列式（平起平坐）,客人,主人,谈判桌,谈判排位,客 方6 4 2 1 3 5 7 谈判桌 主 方7 5 3 1 2 4 6,主 客方 方,7 65 43 21 12 34 56 7,横桌式谈判排位,竖桌式谈判排位,签 字 桌,签 字 桌,7 6 5 4 3 2 1,客方签字人,1 2 3 4 5 6 7,客方随员席,主方签字人,主方随员席,并列式签字仪式排座,签字席,签 字 桌,签字各方人员座席,主席式签字仪式排座,合影位次安排,乘车礼仪1,乘车礼仪2,办公室实务,二、电话,接电话,电话机旁要常备记
10、录本和笔重要讯息要及时记录，并有追踪落实机制。接电话的人就是要解决问题的人接电话时避免回答：“他们”、“不知道”、“这不归我管”。,打电话,不要用办公室电话聊私事打电话前理清要点选择时机，长话短说,轻松一下,办公室实务,三、会议,开会的通病,没有明确的目标和程序;准备不充分;没人发言和离题；盲从或漠然；无人负责也无人追踪；太多人参加。,如何改善会议,确定是否有必要开会 能在办公室说清楚的，就不要进会议室；能站着说的，就不要坐着说。,如何改善会议,1.谁应该参加?必须参加人员和随意参加的人,可发言可不发言的。2.谁主持和控制?主持人控制秩序；最高领导控制全场。3.开会的时候谁先发言?由下而上.先
11、外后内.原则一：主持人或领导不要轻易打断发言者。原则二：如偏离主题，主持人要提醒。,如何改善会议,4.谁负责和谁追踪?开会一定要有决议的负责人,一般来说，谁召集会议,谁负责。5.谁在浪费时间?海阔天空，东拉西扯；发言没有重点，平均着墨，叙述流水账；方法一：资料应在会前发给并阅读方法二：控制各部门发言时间。方法三：控制整个会议时间。6.谁做结论?原则一：领导的想法不能先说。原则二：如无法形成共识，领导才可拿出准备好的答案；原则三：如果有比自己更好的答案，准备好的答案就不必拿出。,如何改善会议,案例 老鼠开会,思考：问题出在哪里？,四、差旅事宜,办公室实务,差旅事宜,1、出差前准备工作（1）准备资
12、料，妥善安排手头工作。（2）准备身份证、介绍信、名片等。（3）排好行程路线、预订车票。（4）向财务或相关部门办理借款或出行手续。（5）移动电话及备用电池、充电器。（6）注意搜集同一地区的事件一并处理。（7）尽量带银行卡，身上带少量现金。,差旅事宜,2、出差途中注意事项（1）入住旅馆、酒店后，应立即将住宿信息通知公司的行政人员。（2）移动电话应随时保持开机状态，保持与公司里联系，加强汇报与沟通。（3）注意饮食卫生、人身及财产安全，少喝酒。（4）应注意“急事急办”，能处理的事务尽快处理，重大问题必须先获得授权。（5）应注意协调好与对方的关系。本着“把事情办好”的原则，尊重对方，注意“原则性与灵活性
13、”相统一。（6）将回程时间通知公司行政人员便于安排车辆及司机接车。,差旅事宜,3、出差回来处理事项（1）向公司相关部门汇报出差情况，如有必要出具书面报告。（2）及时到财务部门办理报销及还款手续。（3）了解近期工作，做好工作交接。,差旅事宜,*与上司出差原则一：在上司面前，行为举止要有自然的“美感”。一是避免两种态度，恐惧紧张和敬而远之。二是不要随便议论其他同事是非。三是注意照顾好上司。原则二：在客户面前，要有主次感（聚光灯意识）。一是不轻易表态；二是不能与上司的表述相抵触；三是不能抢话，更不能反驳；原则三：在上司面前，要善于表现自己的个性和特长,案 例,销售经理带小李出差谈生意，对方客户代表是
14、小李大学同学，经理希望小李能利用这层关系搞好公关 小李最初的表现还不错，很快和老同学热乎起来，开始滔滔不绝地介绍公司产品，大谈特谈商务细节，根本没有经理开口的机会。午餐时，小李点了满满一桌菜，和同学继续神聊，把经理撂在一边。满桌的菜肴还剩下大半，餐费大大超过预算。饭后，小李又主动邀请同学一起去洗桑拿浴。事后，经理对小李的评价：“做事没有原则，好大喜功，不动脑.思考：小李的问题出在哪里？,办公室工作技巧,一、如何有效提高工作质量和效率,如何有效提高工作质量和效率,原则：认真做事只能把事情做对，用心做事才能把事情做好。,1、清楚地知道工作任务的出发点和要达到的效果。2、确定工作任务同时，要有完成的
15、衡量标准。3、尽力思考两种及以上的措施方法，并能进行优劣比较。4、不断地衡量工作进度。,如何有效提高工作质量和效率,忠告：绝不拖延！拖延工作带来的焦虑感和压力感远大于工作本身带来的痛苦。所以，与其被动地拖延应付，不如主动地投入完成，并形成愉悦和满足的心境，一生受益无穷。,如何有效提高工作质量和效率,推荐：德鲁克时间管理法 记录你的时间，并分类统计。排除根本不必做的事。找出因“危急现象”而浪费的时间。,案例：柳比歇夫时间管理法,办公室工作技巧,二、如何处理好办公室人际关系,基本观点：人与人之间的关系，本质上是交换关系。,如何处理好办公室人际关系,第1招 认清人生的意义以及毕生所全力以赴的目标。第
16、2招 拟定短期与长期奋斗目标，定期予以审视与修改 第3招 明白自己有哪些专长和资源正是他人所迫切需要。第4招 挥别独行侠的日子，融入团队。,如何处理好办公室人际关系,几种情况下的相处方法对同事原则：保持合适的距离。一是避免陷入无谓的人事纠纷；二是说话做事要讲艺术；三是恰当处理好男女同事关系。,如何处理好办公室人际关系,对上司原则：作为学习和尊重的对象。让上司知道 主动报告你的工作进度让上司放心 对上司的询问有问必答让上司轻松 充实自己 努力学习让上司省事 接受批评 不犯三次错误让上司倚靠 毫无怨言地接受任务 让上司进步 对工作提出改善计划,如何处理好办公室人际关系,对下级容易犯的错误拒绝承担个人责任没有办法启发别人 只强调结果,不强调思想一视同仁的管理模式,办公室工作技巧,三、如何提高沟通能力,如何提高沟通能力,原则：所谓提高沟通能力，无非是两方面：一是提高理解别人的能力，二是增加别人理解自己的可能性，对应的就是解码和编码能力。沟通的基本问题是“心态”；基本原理是“关心”；基本要求是“主动”。,沟通的基本问题是心态 心态有三个问题:自私 自我 自大沟通的基本原理是关心 注意他的状况与难处.注意他的需求与不便.注意他的痛苦与问题.,沟通的基本要求是主动 沟通过程模式：编码渠道解码,谢谢大家！,
