《时间管理能力.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《时间管理能力.ppt（61页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、时间管理能力,如果老師走過來對你說:,有家银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。,你会是什么反应?,.!,我们每个人每天都有8.64万，每天有24小时，每小时有60分钟，每分钟有60秒，总计就是8.64万秒。我们应该如何花这8.64万呢？,第一节 时间管理概述 第二节 时间管理的误区第三节 时间管理能力的培养 一、有效利用时间的技巧 二、时间管理的方法延伸阅读,第一节 时间管理概述,一、时间的意义：(1)你的时
2、间够用吗？(2)你如何看待以下问题?时间就是金钱吗？时间=金钱金钱对你的意义重于时间吗？时间金钱时间对你比金钱更有价值吗？时间金钱你选择哪一种答案？_,时间是个人成功道路上最稀缺的资源，它制约着其他各种资源效果的发挥，决定着成果的大小。无论个人还是企业，要取得更大的成果或者成功，就必须对时间管理予以重视，对时间进行有效管理。,二、时间的特性,（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。,（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。,（3）无法取代：任何一
3、项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。,（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。,换,？,三、时间管理的含义,时间管理并不是指以时间为对象而进行的管理。由于时间总是按着一定的速率光临，并且按照同一速率消失，所以时间本身是无法管理的。“时间管理”的正确涵义应该是面对时间而进行“自管理者管理”。,所谓“自管理者的管理”，指的是你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可
4、提高效率，事半功倍。,第二节 时间管理的误区,高总是某陶瓷公司的总经理，他的日常工作中几乎每一天都排满了各种各样的任务。这天他一上班，就感觉到又是忙碌的一天：（1）某个酒店预定的10000套精品餐具根据合同要在后天交货，但是一大早设计部门反映说制造部生产的大量碗碟出现了状况，与他们的设计有出入。而若不按时交货，他们将要支付高额的赔偿金，高总需要马上处理；（2）早上九点业务部召开例会，他需要出席；（3）几个朋友给他的手机留言了，让他有空回复；,（4）市场部策划完成了公司下半年在各省的产品推广方案，方案需要他审阅；（5）由于公司热衷于公益事业，高总受邀参加省电视台的访谈节目并作为企业家代表发言。所
5、以在明晚访谈之前，高总需要与电视台的栏目组联系并敲定发言稿；（6）下午他要去见两个重要客户，洽谈一下合约的具体事宜。请你给高总安排个时间表,自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现；没有时间与家人多处一会儿；没有时间多读书；没有时间尝试新的事物；没有业余爱好的时间。总之，没有在有限的时间里做自己应该做的事情，每一天都忙却忙的不是地方。,我们为何忙乱？,工作缺乏计划，不清楚目标,不会拒绝他人托付,拖延时间,时间管理的误区,时间管理的误区,应付电话骚扰,应付不速之客,会议过多或过长,时间管理的误区,事必躬亲,办公桌混乱,原因：,1、渴望受到别人的赞许或者接纳；2、怕会冒犯别人；3、对义务的认识错
6、误。浪费时间的同时，真正的工作又没有做；4、不知道如何拒绝，不知道如何表达拒绝的意思，找不到拒绝的借口；5、缺乏工作目标与优先顺序；6、别人毫不考虑的就假定你会答应；7、无法拒绝老板。,17,拖延指数测验,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我总是寻找理由和借口。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（2）为使困难的工作能被执行，对执行者施加压力是必要的。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（4）我遭遇了太多足以妨
7、碍完成重大任务的干扰与危机。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意,（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无
8、法处理所面对的困难任务。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意评分标准:每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。“我的拖延指数是_。”总分30，表示你或许已患上严重的拖延毛病。“所以，我是一个_。”,17,作为管理者，经常会受到不速之客的拜访，拜访者说得最多的话是：“只借用你一分钟时间可以吗？”不速之客的拜访会占用原本计划好的时间，从而造成时间的浪费和工作的推迟。,18,无法拒绝电话干扰的原因：,1、害怕冒犯
9、别人，怕来电者觉得不愉快；2、希望保持消息灵通，不想漏掉任何情形；3、自我膨胀，自我感觉身价不凡；4、享受社交的乐趣，把接电话变成社交活动的工具或者当成不愿意承担某项艰巨或乏味工作的借口。,18,会议出现过多或过长的原因：,没有适当的准备 没有议程 找错人参加 没有计划 会议过多或会议时间过长 不能准时开会 有外来干扰 讨论脱离议程的内容 没有结论 没有追踪执行情况,18,办公桌上杂乱无章，文件、工具、传真、留言条、电脑键盘，甚至一些化妆用品、照片架摆放得乱七八糟，当需要寻找某一个文件时，得将办公桌从上到下、从里到外翻几遍才可能找得到，而这个寻找过程又进一步加剧了混乱的状况。,19,事必躬亲的
10、原因：,1、管理者缺乏安全感，害怕失败、害怕被部属取代；2、对部下缺乏信心、不信任部属，觉得自己可以把工作做得更好更快；3、觉得做事比管人舒服；4、希望人人都知道所有的细节，以至于不能够适当地控制工作量。5、管得过多，没有最终进度，人手不足，部属的工作过量。,诸葛亮是一个好的领导者吗？,19,我们要如何做?,第三节 时间管理能力的培养,一、有效利用时间的技巧,合理制定工作计划,学会说“不”,提高工作效率,有效利用时间的技巧,有效利用时间的技巧,长话短说的电话,拒绝不速之客打扰,简短高效的会议,有效利用时间的技巧,正确授权,美化办公桌,所谓计划，即指未来行动纲领的先期决策。制定计划的步骤：(1)
11、确立目标；(2)探寻完成目标的各种途径；(3)选定最佳的途径；(4)将最佳的途径转化为每周或每日的工作事项；(5)编排每周或每日的工作次序并加以执行；(6)定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。,31,培养说“不”的能力,如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。所以，要学会说“不”。,NO！,NO！,NO！,31,拒绝拖延1、要有能力辨认事情的重要性。2、不要产生自我幻觉。3、不要认为遇到压力才会有最好的结果。4、习惯先做较难的事情，后做较简单的事情。5、工作时间的估算要切实际。6、不要贪求过多。7、不要搁置工作。,31,应对不速之客1、解决的
12、方法（1）延后处理。（2）把访客转交给别人。（3）另外安排时间。2、回答问题（1）简明扼要。（2）长话短说。,32,阻绝干扰,集合所有电话,32,会议冗长只会让与会者厌烦。开会务求简短高效。,32,及时清理桌面，释放工作空间。文件过滤归类放好。,33,授权是指将一个管理者的职责内的任务转移到一个部属的身上，在托付完成工作的同时，也一并授予他完成任务所需要的权限与责任，但管理者保留并承担其管理行为责任，这是不能授权的。,授权的原则：,(1)尽量及时的授权(2)明确分配工作，必须了解下属的能力与才干，说明“做什么”，而非“怎样去做”(3)授予权力的同时要提供资源(4)注重成效(5)由简至繁，循序渐
13、进向下授权(6)授权者仍然要承担责任(7)坚持适度原则,授权的类型：,（1）下达指令型（2）充分信任型,二、时间管理的方法,（一）6点优先工作制（二）帕累托原则（三）麦肯锡30秒电梯理论（四）莫法特休息法（五）最新的时间管理方法-GTD,6点优先工作制,把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推,45,帕累托原则,在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。,第四象限不紧急不重
14、要,第三象限紧 急不重要,第二象限 不紧急重 要,第一象限 紧急 重要,紧急 不紧急,四象限分析法,偏重第一类事务的结果,偏重第三类事务的结果,偏重第三、四类事务的结果,结果：全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,偏重第二类事务的结果,结果：有远见平衡纪律自制少有危机,45,麦肯锡30秒电梯理论,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。,45,莫法特休息法,莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。,厌倦有价,45,最新的时间管理方法-GTD,45,活动
15、投资组合,今天，工作、学习、联络关系、结婚、养家、参加社区活动和保持健康都成为自我事业的组成部分。难就难在了解应在这些不同的活动中分别投资多少，以及如何在每项活动上平衡时间和精力。工作的变化会最大程度地改变人的生活。我们能做的最重要的变化就在于换一种想法尝试把工作视为根据你想如何生活的愿望而分散到全部生命中的时间单位。,延伸阅读,活动投资组合,将时间有效管理起来的“活动投资组合”概念*七种工作：1、领薪工作：根据付出的时间计酬；2、收费工作：根据完成的成果付酬；3、家庭工作：操持家务的任务；4、义务工作：为慈善、社区、朋友、家庭及邻里所做的事；5、研习工作：学习、培训、阅读、汲取文化，等等。6、休闲：具体内容因人而异；7、健康：包括从一年中生病的天数到你在健身、运动和其他项目中投入的时间。,个人活动投资组合（时间）,个人活动投资组合（时间）,活动投资组合,应该从以下角度考虑生活中的活动投资组合：*善用个人精力*平衡家庭的投资组合*平衡组织的投资组合要点并不在于把尽可能多的时间用于休闲或工作，而是使你的投资组合与自己对幸福生活的追求合为一体。,课后作业,标题：完美的一天内容：1.日程安排-计划 2.执行情况 3.活动反思汇报：PPT讲演,
