某台湾上市公司内控管理制度.docx

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1、XXXX化學股份有限公司 內 部 控 制 第一章 銷貨及收款循環第一節 流程圖1.銷貨及收款作業 客戶營業倉儲製造財務會計信用審核詢價不合格終止交易核准合格開立訂購單無庫存生產檢查庫存存貨出貨訂單生產有庫存繳庫開立出庫單出貨貨到簽收開立發票入帳收款清單收款清單2.客訴處理 客戶營業倉儲會計了解情況客訴發生責任判定通知客戶公司責任否是客訴處理退貨表銷貨退回單退貨入帳銷貨退回/折讓單第二節 銷售預測一、營業單位根據以往之銷售經驗及未來影響銷售之變因，預測未來二、三年對銷售之影響。二、影響銷售狀況的變化因素 1.原料供應商 2.客戶 3.產業本身的因素 4替代品的替代情形 5.競爭者之競爭情形三、企

2、業應就下列各點擬定未來方向 1.自身優勢與劣勢 2.外界機會與威脅四、未來方向確定後，則考慮自身資源，擬定策略，達成目標。五、公司應作長、中、短期預測，排定時間表，若未按時達到銷售目標，應檢討原因並改善。第三節 銷售計劃一、完成未來二、三年之銷售預測後，針對此銷售預測做年度之銷售計劃，內容涵蓋如下： 1.市場展望 2.新產品開發計劃 3.新客戶之開發 4.廣告及其它銷售推廣政策 5.售價政策 6.授信及帳款收回政策 7.業務人員之增減及異動 8.銷售費用二、銷售計劃定案後作為各部門達成預算的共同努力目標。第四節 訂單處理一、接單1. 客戶需要購貨時以書信或電話通知營業單位，經辦人員確定客戶名稱

3、、品名、 交貨時間、數量等，登記於訂購單，本單由電腦連續編號一式四聯，註明 訂購日期、時間，送請主管覆核後，將訂購單各聯轉送有關單位辦理。2. 營業單位將訂購單之第三、四聯留存，其它各聯轉至廠務單位，廠務單位依據 倉儲單位所提供之庫存資料察看是否有庫存，若有庫存則將第二聯轉至倉儲單 位，並依交貨時間準時交貨，若無庫存則將第一聯轉至生產單位，排定計劃生 產，生產完成後繳庫由倉儲單位送貨。3. 生產單位無法在交貨時間內生產完成，應通知營業單位，並由業務人員告知客 戶，與其洽商延期交貨或再討論交易內容。4. 訂購單上之修改須有經辦人員或主管核章，受訂變更時，應隨時反應處理，並 通知相關部門。5. 客

4、戶訂購產品時，業務人員報價皆依公司售價規定辦理，若因競爭等原因須作 售價變動調整時，應由業務人員呈報主管，並依權限核准後變動。二、客戶徵信查核及分級管理辦法： 營業單位對於每一客戶交易前應處理之程序如下： 1.若客戶並非付現而採信用交易者，應先調閱顧客往來資料，瞭解過去往來記錄。 2.新客戶則由業務人員依客戶性質填客戶資料卡乙份，註明信用額度後，送徵信 人員審核。 3.徵信人員收到客戶資料卡後，深入了解客戶之往來廠商、往來銀行等，必 要時得由業務人員陪同訪視客戶實地了解後，以確定業務人員所訂之信用額度 是否依公司規定權限呈送主管核准。 4.若信用評估不佳仍接訂單，則由其提供擔保抵押或保證，並由

5、營業單位追蹤及 初審顧客設定擔保或保證作業。5.顧客若信用額度有變更，仍須經上述授信過程，並依核決權限核准後，增加其 信用額度。 6.所有客戶資料建檔管理，並存查於營業單位以備查核。7.為爭取新客戶，於公司規定之銷售金額內得經營業單位經理批准後先行出貨並於三天 內補填客戶資料卡依上述程序補行辦理。 8.客戶基本資料有變更時應由業務人員修正後，送營管單位備查。三、訂單改廢： 1.訂單作廢須在訂購單各聯註記作廢不可將作廢之訂購單撕毀。 2.訂購單修改須由承辦人員蓋章始可生效，並通知相關部門。第五節 業務管理一、公司根據年度銷售計劃，制定業績目標，推行績效獎勵制度以激勵全體業務員積極開 拓業務之意願

6、。二、新進業務人員必須參加完整之業務人員職前訓練，並由資深人員協助傳授技能使其有 自信及能力面對客戶。三、業務員應重視職業道德教育，強調操守之重要，並採自動自發之自我管理。四、每週由業務人員填製業務人員週報表，安排下週出差拜訪之客戶、日期。五、定期分析部門之績效、損益，並製年度銷售比較表，定期結算業績並發給獎金。六、如有特殊之情事者，業務人員應利用營業日報表立即向上級主管反映。第六節 交貨作業一、交期管理：將各訂單之預定交期依日期排列，並註明內外銷。 1.外銷： (1)以營業單位與客戶協調之裝船日為交期管理之管制基準。 (2)於交運之前著手準備報關文件及出貨手續。 2.內銷： (1)通知倉儲單

7、位各批貨品之交期、交貨地點及貨品種類等。 (2)於交運之前準備出貨手續。二、出庫排程與記錄 (一)外銷裝船1. 外銷貨品運至碼頭或機場後，由船公司或空運公司開出裝船(裝機)證明後，運輸人員 將各項裝船文件攜回交給營業單位。 2.營業單位備妥報關文件及裝船文件，交由報關行或自行報關。 3.其它出庫流程後述。 (二)內銷出貨 1.倉儲接獲出貨通知時，應檢查出貨品是否檢驗合格，若經檢驗合格則填出庫單。2. 出庫單一式四聯，由電腦連續編號，出貨前倉儲單位確實核對品名、批號、包裝. 數量等無誤後，自存第二聯並即時更新庫存明細，將貨品連同其餘三聯，經守衛確認 簽名後，第一聯轉交會計單位做存貨之會計處理，第

8、三、四聯則交予隨貨出廠。 3.送貨流程： (1)若公司自行送貨，則將出庫單之第三、四聯交予司機送貨，經客戶收貨確認簽收後，將出庫單第四聯由客戶留執，取回經客戶簽收之第三聯。 (2)若由貨運行托運時，則將出庫單之第三、四聯予托運行人員簽收後，送至倉儲單 位，並連同托運行之托運單或請款清單轉至會計部門。第七節 費用報支1.銷貨相關費用之報支作業流程參照付款申請暨支付辦法。 第八節 開立發票與發票作廢之處理一、會計單位應於確認出庫單及訂購單內容無誤時，於出貨後立即開出發票，開立時須符 合營業稅法規定，且發票內容與送貨內容相符，並將發票號碼填於出庫單之第一 聯。二、發票作廢作業程序： 1.收回原發票，

9、並蓋上作廢印，將作廢之發票裝訂於發票存根聯，不可遺失。 2.當月銷貨退回：依銷貨退回處理程序處理，並將原發票交由會計單位處理。 3.發票內容與名稱錯誤時： (1) 原發票若為當月份發票，直接訂於存根聯加蓋作廢章，始可開出新發票，並將 新開立之發票號碼重填入出庫單。 (2)若為已申報營業稅之發票，應附客戶簽回之銷貨退回折讓證明單向稅捐機 關辦理營業稅扣抵或退回。第九節 應收帳款處理程序一、會計單位根據出庫單、發票、製作傳票入帳。二、每月印出應收帳款對帳單供業務人員與客戶核對。三、業務人員收回款項後，營管單位填寫收款清單，本單一式四聯以電腦連續編號，第一聯轉會計單位入帳註明已收與未收金額，第二聯業

10、務單位留存作核對與沖帳用，第三聯連同現金或票據送至出納審核，第四聯由業務人員經辦自存。四、業務人員收回現金或票據後，應於當日或翌日上班時如數交予出納人員入帳。五、每月編製應收帳款帳齡分析表逐戶核對，並將超過一般週轉期或規定期限尚未收款 者，列表註明債務人、金額及原因加以查明，並呈報主管。六、確定備抵呆帳之提列是否適當，已確定之呆帳是否列損失，並呈報主管。七、因銷貨退回及折讓所發生之應收帳款減少由業務人員填銷貨折讓申請單，並須經由主 管核准。八、客戶有尾款不付等情形，由業務人員填寫銷貨折讓申請單，經主管依權限核准後方得 沖銷應收帳款。九、公司應依據過去實際之呆帳發生率，並參照現今之經濟狀況及授信

11、政策，調整修訂年 度呆帳發生率，藉此提列備底呆帳。備底呆帳以帳款餘額百分比法提列。當應收帳款 確實無法收回時，會計依據存證信函、法院判決書及和解書等憑證沖銷應收帳款認列 呆帳損失。十、總帳登帳及應收帳款記錄持有人應由不同人員擔任，並於每月定期調節。十一、內部轉撥計價應依（關係人交易處理辦法）辦理。十二、聯屬公司在編製合併報表時相互間有關存貨、固定資產、及其他資產之交易所含之 未實現內部損益應予銷除，其所得稅影響數應予遞延，待實現時再行認列。 第十節 客訴處理一、發生 1.當有客訴問題發生時，營業部門了解發生狀況，並填寫客訴-退貨處理表分析原因並儘速解決客訴問題。 2.若發生客訴原因並不常見，須

12、進一步研究或損壞情形非常嚴重需詳加探索者，則營業單位應會同品管單位詳加研究調查後判定責任歸屬。二、責任判定1. 若最後判定原因非為公司責任時，通知客戶告之原因及公司不理賠之理由，並和顏悅 色向顧客溝通、解說。 2.若判定為公司責任時，則由營業單位將客訴-退貨處理表附上品檢單位之檢驗結果，呈主管核定處理方法。三、銷貨退回 (一)處理程序： 1.司機載回貨品後，倉儲單位應核對品名及數量，填寫銷貨退回單轉送營業單位。 2.由營業單位填寫銷貨退回折讓證明單一式四聯送至客戶用印後，第三四聯由客戶留存，第一、二聯送會計單位作原始憑證。 3.會計單位接到銷貨退回單及銷貨退回折讓證明單後，更新存貨及應收帳款。

13、第十一節 售後服務一、業務人員依據客戶資料卡之客戶資料，定期拜訪客戶，了解產品使用狀況，並作成記錄.二、若有產品損壞至不堪使用時，應立即換新.三、服務時態度須親切有禮及儘速處理，並以客戶利益為考量.第十二節 簽證押匯作業一、備妥信用狀，銷貨確認書、出口押匯申請書、裝箱單、提單等辦理結匯。二、控制簽證，押匯報關費用申請核准及報銷等事務，並作進度跟催。三、委託供應加工外銷廠商代工者，依期限收取出口證件,辦理外銷沖稅事務，出口證件收齊後，差價保證票即退還客戶，出口證件逾期依約加收價差。四、自成品報運出口之翌日起六個月內檢附有關證件辦妥外銷沖退稅捐。五、押匯金額先沖銷外銷貨款，如無貨款則直接轉存本公司

14、帳戶。六、業務人員與客戶洽議外銷佣金，並簽訂合約，合約金額不超過法定最高限額。七、外銷文件應以訂購單及L C編號歸檔。第十三節 收款作業流程一、應收票據作業 1.收受票據時檢查下列項目： (1)到期日 (2)發票人簽章帳號 (3)支票金額大寫是否正確 (4)塗改部份應有發票人簽章 2.若客戶使用客票時，應背書。 3.出納單位對所收客票，應依到期日排列保存，並依資金調度需要轉送各金融機構代收，票據兌現時立即通知會計單位銷帳。 4.檢查送存票據到期日，並查核是否入帳。 5.票據更換或延兌時，需向上級主管簽呈反映，並須經核准後始可行，記錄其後兌現情形，並通知營業單位。如有蓄意拖延或換票之情形，應特別

15、列入延遲付款記錄，登入於客戶資料卡內。 6.經退票之票據先轉回催收帳款，再予追收，並填寫簽呈，立即將退票交與收款人員處理，並將處理情形記入處理報告中，通知營業單位追蹤處理。 7.附有抵押品之票據，應加盤點，並確定其價值。 8.附息票據計算利息收入及應收利息。第十四節 銷貨折讓作業流程一、銷貨折讓依性質分為下列各項： 1.客戶以現金取代期票扣取之利息差價。 2.每月貨款尾數之折讓。 3.銷貨後售價異動，降低單價回饋客戶。 4.產品品質略有暇疵，致客戶要求折讓。二、處理程序：1. 銷貨折讓發生時由業務經辦人員填寫銷貨折讓申請單依權限呈請核准後，再填寫銷貨 折讓證明單送客戶蓋章。 2.業務人員取回經

16、客戶蓋章之銷貨折讓證明單收執聯及扣抵聯後,送會計單位。 3.會計單位接到上列單據後，審核後予以編製傳票。三、銷貨折讓之權限依權責劃分辦法之規定辦理。第十五節 代理商佣金支付流程一、 佣金申請 1.營業人員與客戶接洽時，如涉及佣金應於銷售確認書（PROFORMA -INVOICE或SALES CONFIRMATION）上註明佣金支付條件、收款人及付款 銀行等相關資料，並依佣金支付核決權限呈主管核簽。 2.外銷營業人員如須支付佣金，應於出貨同時填具請佣明細表一式二 聯，附Debit Note（應付清單）呈核。第一聯送會計部門，以為支付 佣金之依據，第二聯出口行政人員憑以辦理佣金核付作業。 3.佣金

17、支付核決權限 a.如佣金於售價外加時，由營業部門主管核簽。b. 如佣金於售價內含時：(a)佣金佔售價3%以下（不包含3%），總金額在新台幣十萬元以下（不包含十萬元）者，由營業部門主管核簽。(b)佣金佔售價3%以上（包含3%）4%以下（不包含4%），總金額在新台幣十萬元以下（包含十萬元）十五萬元以上（不包含十五萬元）者，由事業部主管核簽。(c)佣金佔售價4%以上（包含4%），總金額在新台幣十五萬元以上（包含十五萬元）者，則由副總經理級以上主管核簽。 4.每批出口佣金以申請一次並在當批匯出佣金為原則，若為多批累計匯出 時，累計匯出額應不得超過應支付總額，信用狀（L/C）溢價部份視 同銷售佣金。 5

18、.佣金核付 a.國內佣金支付 營業人員收到代理商（或國內貿易商）開具之佣金發票時，應即開 立支付憑單檢附請佣明細表及佣金發票等相關資料，呈營 業部門主管核准後，轉送財務部門，憑以支付佣金。 b.國外佣金支付 出口行政人員於貨品出口辦理押匯時，根據請佣明細表上所載佣金 收款人及付款銀行明細，填具匯出匯款申請單，連同簽妥之請佣 明細表，加蓋公司印鑑，於押匯時由銀行匯出，並於結匯時取回匯 出匯款申請回單，以便通知客戶核對佣金。 c.佣金領款人應與請佣明細表內註明之收款人相同，否則不得支付， 如果請佣明細表核簽後，客戶要求更改匯款收款人或付款銀行時， 外銷營業人員應說明更改原因及內容，並檢附客戶指定更

19、改相關文件 呈營業部門主管核簽後，轉送財務部門辦理。 d.應於收到客戶帳款及取得客戶相關文件（如發票）後，十日內完佣 金支付。第二章 購置循環 第一節 流程圖 1.購置循環請購 原物料什項購置固定資產採購作業工程設計驗收作業發包訂約投保作業否與 約 定不符作業合格進度管制及監工是入庫驗收作業固定資產取得 付款 固定資產異動/處置 2. 採購及付款流程 請購採購 倉儲會計出納查詢供應商 記 錄填請採購單 議價比價長期採購 合 約國內採購驗收核准國外採購核對物品 數 量進口作業不合格合格退貨或索賠合格填驗收單請款付款登帳3. 進口作業訂購 採購會計財務印鑑銀行廠商是登帳蓋印開支票結匯否通知廠商申請

20、信用狀開具信用狀進口報關 作 業貨品裝船準備提貨接到廠商到貨通知還款取得提單蓋印開支票登帳提貨第二節 總則一、本公司有關原物料採購事項及其事務處理悉依本程序辦理。二、本程序包括基本原則、請購、採購、進口、驗收、付款作業、工程發包、驗收、決算。三、基本原則： 1.管理方面： (1)採用內部控制制度，凡原物料之收發及管理，至少應經職工二人以上之手，並連帶負責，防止弊端及減少錯誤。 (2)施行存量控制，確定原物料之安全存量，以防止存量過多或不足。 (3)所有原物料應存入指定倉庫，予以適當之防護與監督。 (4)呆、廢料之發生應查明原因，並追蹤改善。 2.會計方面： (1)原物料之購進、驗收、儲存、領用

21、等各項交易及其記錄，均應有主管人員簽准之正式單據作為憑證。 (2)採用永續盤存制，俾隨時在帳面上查悉各種原物料盤存之數量，並隨時實地抽查盤點，以核對帳冊之記載是否相符。 第三節 請購作業流程一、原物料之區分本公司使用之原物料，依原物料之金額，並考慮採購因素及用途。二、提出需求 1.調節性採購：依市場行情、用料變動等情形視未來走向、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，由採購單位採購。 2.用料採購：依用料進度，由請購單位填具請採購單，經單位主管核准後再交予採購部門。三、檢查庫存 請購時應先檢查存貨是否有下列情形： (1)目前存量是否足夠。 (2)請購之產品品名、規格、廠牌有無庫存品

22、或替代品可供替代。 (3)申請之原物料是否仍具採購價值。四、請購 (1)請購單位： 各使用單位提出需求，填寫請採購單。 (2)請採購單之開立： 請購單位檢查庫存後，填寫請採購單一式四聯，經主管核准後，第四聯留存，其它 三聯至採購單位。 (3)請採購單之序號控管： 請採購單應以連續序號控管，各地區應指派專人負責給號事宜。 (4)緊急請購： 由請購單位提出緊急需求（需求日在採購單位接獲請採購單日起三天內），經 確認其合理性後，由採購單位即時選定適當之供應商，議價後通知其交貨。但事後 請購單位仍應依採購核決權限補辦核決手續，每月底各區請購負責人應提報當月各 單位之緊急採購案件，送採購單位主管，並會請

23、請購單位最高主管檢討其合理性。 (5)特種請購： 遇市場某種原料之市場價格特廉,或有明顯上漲徵候，為把握時機可由採購單位填請採購單報請總經理核准後採購。 (6)請購之變更： 請購單位填請採購更正通知單經核准後通知各單位。 (7)其它設備的請購，由需求單位提出並填寫請採購單，其程序按前述流程辦理。第四節 採購作業流程一、採購人員在進行採購作業時，應先調閱供應商之資料，了解過去採購及詢價記錄，並 向供應商詢價，做好供應商之記錄。二、採購作業方式：採購單位可依原物料使用及採購特性決定採購方式。 1.比價：採購單位進行採購作業時，除下列情形外，均應予以比價： (1)具特殊規格唯有單一供應廠商者。 2.

24、議價:採購人員經詢價後有下列情事者，應予以議價：(1)報價高於前批採購價格者。 (2)請購規格明確,但請購量較前批大者，價格雖與前批相同，仍應議價。 (3)機器或整套設備。 (4)已知市價有下跌趨勢者。 3.長期合約採購：向簽訂長期供應合約或專案報准之買賣合約之廠商採購者。 (1)長期合約採購： 經常採購且採購金額較大宗，為簡化逐案詢議價之手續及爭取較優惠之價格，採購 部門得事先選定優良廠商，議定長期供應價格及品質要求，並訂立長期採購合約呈 核准後，對該項產品之請購案件，得依核定價格向指定廠商訂購。 (2)零星長期採購： 對請購次數頻繁，金額不多，且廠區附近可供採購，採購單位得事先選定廠商議定

25、 長期供給價格，並訂立零星長期合約，呈核准後，通知請購單位填請採購單經主管 核准後，逕送採購單位訂貨。三、請購單之收件：採購人員接到請採購單後，應依下列原則審核單據之內容。 1.請購資料是否填妥。 2.請購品名、規格是否詳填，足以供廠商報價，填記欠詳者退送原請購單位補填，屬緊急請購案件，採購人員應酌情先以電話聯繫，以免影響需要時效。四、詢價：除長期合約採購，其它均應依規定辦理詢價。 1.詢價原則以通信或電話方式為之。 2.以通信或電話辦理採購詢價時，採購經辦人員得要求廠商提供報價單，內容須詳細註明採購案件之品名、規格、單位、數量、交貨期限、交貨地點、付款方式及報價期限等資料，並呈主管核示。五、

26、比議價作業：1. 採購人員接到廠商之報價單或有關報價資料後，應先核對報價內容是否符合請購之條 件，或符合公司之要求，若有不符、不全或不詳者，即請廠商重新報價或補足。2. 廠商申報的規格稍有出入，或為相近之代用品時，經辦人員應先調查市面是否有原訂 之規格，本物品與代用品性能、價格差異多少，若不符經濟原則者予以剔除或要求重 新報價，反之則視實際情形，送原請購單位會簽意見。3. 報價期限截止時,經辦人員應根據各廠商回覆之完整報價單或電話詢價結果，以下列任一種方式比議價。(1) 對於採購金額較大之案件或經指示應採公開方式採購者，原則先採公開比價，然後 再取最合理價格的供應廠商再予以議價。 (2)議價之

27、步驟：合格廠商詢價-廠商報價-選擇供應廠商-各別單獨議價。 (3)議價之方式： a.面談議價:邀約廠商當面單獨議價，議價後，由廠商將議價結果重新報價。 b.電話議價:採購人員以電話詢價議價,並將議價結果記於請購單或報價單上。六、呈核：詢、議價完成之案件，除須先會請購單位簽註意見之案件者外，應將請採購單 依權限呈請核決。七、訂購1. 請購人員填寫請採購單後，經主管核准後送採購單位，採購人員將詢價結果登錄於原 請採購單上，經上層主管簽核後，並進行訂購。 2.採購金額大，且交貨期間較長，或品質及時效有特別要求，需以合約方式確保交貨，或需以預付訂金採購者，採購部門於訂購時，應與廠商簽訂買賣合約書。3.

28、買賣合約書雙方簽章生效後除非有不可抗拒之意外，且提出具體事實，經請購部門會 簽同意更改，否則不得任意變更。八、交貨控制： 1.為及早了解廠商交貨情形，採購單位於訂貨同時，得視情況要求廠商確認各項條件。2. 廠商回覆無法如期交貨者，採購單位應即再與廠商洽議合理之延交日期，並繼續進行 控制。3. 未要求廠商主動回覆者,採購單位應於約交日期一至二日就未交貨之部份，向廠商催 交。4. 經聯絡後延交日期在三天以上者，(或於詢價後已逾需要用日期，或詢價中廠商即預估交貨日期可能超過需用日期)，採購單位應就延交原因及日期，轉知請購單位徵詢處理意見。第五節 進口作業流程一、前述之採購流程為國內採購，由採購單位各

29、自辦理，若所請購之原物料或機器設備等 為國外採購者，則其流程按進口作業辦理，由採購單位統籌辦理。二、流程：1. 請購單位填寫請採購單後由採購部統籌辦理，採購應先確認請購內容(包括品名、規格、數量、需要日期等)，然後查閱前次詢議價記錄及採購地區之遠近，政府對採購地區之限制等，原則由可能供應廠商選擇二家以上為詢價對象，並斟酌案件之緩急以信函或電報方式進行詢價，若供應商在台設有分公司或代理商者，則直接向在台機構詢價。2. 採購單位接到國外供應商或在台機構報價後,將其報價內容填載於請採購單上，並附上報價資料。 3.比價時，經辦人員應核對廠商之交貨期限是否符合請採購單之需要日，如不能符合則請廠商確認提早

30、交貨或一部份先行交貨之可行性等必要措施。4.採購單位應隨時掌握市場供應及價格波動情形，並依據現行之匯率、利率，有關稅率 及配合本企業之財務方針，採取適當之付款條件，作為比議價參考。 5.採購單位應以品質、交貨量、交期合乎請購要求，能配合公司長期發展，且報價最低之廠商為優先議價之對象。三、呈核及訂購： 1.採購單位於議價完成後，應將詢議價結果，註明擬訂購之廠商名稱、交易條件、付款條件、保險範圍、預計裝運日期、預計進廠日期連同廠商報價資料，依核決權限呈核。 2.核准後由採購單位向國外廠商正式訂貨。四、申請信用狀1. 採購單位於預定申請L/C日期前，依國外電報、回函或合約書所載之各項條件準備 PRO

31、FORMA INVOICE 一份及輸入許可證一式五聯向簽約機關(國貿局或銀行)申請輸入 許可證。 2.經簽證機關核准後填載信用狀申請書。 3.開狀時，由承辦採購人員填列進口結匯及各項費用於支付憑單上，轉會計單 位編製傳票，傳票編製後轉出納開立支票。4.採購人員將支票、信用狀申請書或外匯申報書送銀行，依規定程序申請開狀，將進口 結匯各項費用單據留存，並負責取回進口結匯證實書轉會計留存。5. 會計單位保留進口結匯各項費用單據，監督查核採購人員是否取回進口結匯證實書以 便歸檔。 6.開信用狀應避免下列條款： (1)開立保兌信用狀。 (2)押匯手續由買方負擔。 (3)可裝載於甲板上。 (4)信用狀可轉

32、讓。 (5)指定開發銀行或押匯銀行。 (6)可憑倉庫收據(尚未裝船)押匯等。五、輸入許可證及信用狀之修改： 1.供應商或本公司要求修改輸入許可證(I/P)或信用狀(L/C)時應注意下列原則: (1)修改內容如屬品名、數量、價格、L/C受益人時，L/C及I/P均須修改。 (2)修改內容如屬分批裝運，准否轉運及I/P未核定之項目時僅須修改信用狀。 (3)信用狀申請展期，如修改後之L/C裝船期限不超過I/P之有效期限僅須申請L/C展 期，否則I/P應一併申請展期。2. L/C之修改如須繳納費用時，由採購單位填支付憑單經主管核決後，依預付貨款流程 轉會計單位處理。六、上述手續無誤且無超過銀行之信用額度

33、，銀行即開出信用狀。七、在途品作業： 1.F.O.B (Export) 物品所有權已移轉，應辦理投保運送事宜。 2.自行安排運送之貨品，須預先安排船期。 3.貨品裝船後，由賣方通知預定起岸日期，採購單位安排進口報關事宜，並通知倉庫。八、提貨準備作業: 1.採購單位接獲預定到港通知後，通知倉庫及報關行。 2.倉庫接獲到貨日期、品名、數量後，預先安排人員搬運及存放位置。 3.財務單位於知悉預定結匯還款日後，安排調度各項財務資源，準備結匯。 4.提貨時物品若有損壞或短少，應立即請公證機構公證。九、結匯還款流程： 1.檢核利息計算是否正確。 2.結匯費用應依銀行之收費標準計算。 3.依請購案號或L/C

34、 編號，將每次支付費用記入每一批材料之成本記錄。4.浮動匯率發生溢繳時，應辦餘款繳還，並附出納簽收之繳款單或直接轉存公司之單 據。 十、提貨作業流程： 1.費用項目均為固定，多出項目應查核原因是否合理，每一費用須有合理憑證。 2.核算各項計費方式是否合理，計息起迄日期應正確，有無扣除免費日期。 3.對於無支付標準之特別報關費用，應依核決權限核准。 4.實收數量少於裝運數量時，注意有無辦理索賠。第六節 驗收作業流程一、驗收係確認所購之原、物料是否符合訂購時約定之條件、數量及品質。 1.原料：數量由倉儲人員點收，品質則由品管負責檢驗。 2.物料：由倉儲單位或請購單位負責驗收。3.其它雜項設備、總務

35、用品之驗收由請購負責驗收。二、原物料之驗收處理流程： (一)驗收之原物料為一般裝箱或桶裝之物品時1. 由倉儲單位依據廠商之送貨單或裝箱單確實核對原物料之品名、數量、廠牌是否相符，並過磅或抽點。若數量不符時，應於廠商之送貨單上註明實收數量。2. 倉儲人員依點後之數量填驗收單，本單由電腦連續編號，一式四聯內之品名、包裝、收貨量等，而驗收單內之驗收量於清點數量後始填入。此時並核對請採購單上之採購數量是否與實收數量是否相符。若不相符，應於驗收單上載明，並將請採購單之號碼填入。 3.倉儲人員在原物料入庫後，填寫原料檢驗報告表送品管單位檢驗。 4.品管單位檢驗後，將檢驗結果填入原料檢驗報告表。 5.倉儲人

36、員依數量、品質檢驗合格與否，決定下列程序： (1)品質合格且與請購數量相符者： 倉儲將驗收單與原料檢驗報告表各一聯留存，其餘轉採購及會計單位，會計單位接到上述單據經核對無誤後予以入帳並留存。 (2)品質合格但與請購量不符者： 倉儲人員經清點與訂購數量不符者，應在送貨單上更正後才可簽收，並於驗收單 上之驗收記錄記載實際數量，且於備註欄上註明短缺或超出之數量及原因，並通 知有關單位了解情況。 (3)品質檢驗不合格時：A. 依品管單位開立之原料檢驗報告表作為依據，經主管核准後，轉生產部門主管決 定留用或退貨。 B.留用或退貨之取決： 留用：若尚可使用請廠商折價或索賠。 退貨：倉儲單位根據品管單位之原

37、物料檢驗報告表開立原(物)料退料單，本單由電腦連續編號一式四聯，呈廠級主管批示退貨後，倉儲自存一聯，一聯轉會計單位，一聯轉採購單位，由採購單位開立營業人銷貨退回進貨退出或折讓證明單，藉以通知廠商辦理退貨及做為會計單位沖轉應付帳款之依據。 6.倉儲單位於檢驗合格後，使可將驗收之貨品入帳、分類。 驗收之原物料為油罐車裝載之溶劑： 1.倉儲人員依據廠商之送貨單核對原物料之品名、數量、重量、廠牌是否相符，並過磅。若不符時，應於廠商之送貨單上註明實收數量。 2.倉儲人員填原料檢驗報告表送品管單位進行檢驗。 3.品管人員檢驗後，將結果填入原料檢驗報告表。 4.倉儲人員依數量與品質檢驗報告合格與否，決定下列

38、程序： (1)品質合格且與請購數量相符者，辦理入庫。 (2)品質合格，但與請購數量不符者： 倉儲人員經清點與訂購數量不符時，應在送貨單上註明才可驗收，並在驗收單之 驗收記錄記載實際數量，且於備註欄上註明短缺或超出之數量及原因，並通知有 關單位了解情況。 (3)與請購數量相符,但品質檢驗不合格者： 依品管人員開立之原料檢驗報告表為依據辦理退貨。三、雜項設備、總務用品之驗收由原請購單位填驗收單，其流程如前述。四、檢驗流程： 1.原料檢驗報告表之品名、規格、數量、檢驗表編號、廠商名稱與實收量由倉儲填寫。 2.原料檢驗報告表須以連續編號控管。 3.品質標準與檢驗值採數值表示方法為原則。 4.原料檢驗規

39、範包括： (1)取樣樣品數。 (2)依該原料使用性質之重要性列出檢驗項目。 (3)各檢驗項目之品質標準或可接受之範圍。5.就檢驗結果評定樣品合格或不合格，並就檢驗情形加以說明，以供呈核及收用與否之 參考。五、入庫記帳：檢驗合格時，檢驗單位應將檢驗結果通知倉儲單位，並準備辦理入庫。 第七節 與約定不符作業一、逾期未交貨之交易，應立即催辦。二、違約須經法律途徑解決者，交管理單位提出告訴。三、延期交貨之購置，按合約規定罰款。四、所交貨品之品質、規範不符合但可使用，亦屬違約之一，如因急需，改以減價收貨者， 由採購人員將處理方式作成報告並經核准，使可減價收貨。五、將不履行合約情形及處理過程，列入供應商往

40、來記錄。第八節 付款作業一、請款1. 採購單位在取得發票時，應核對發票內容是否和請採購單之規格、數量及價格相符合。2. 倉儲單位辦理收料手續並經檢驗單位檢驗合格後，採購單位應先核對即將請採購單、原料檢驗報告表、驗收單及統一發票(扣抵聯.收執聯)及支付憑單辦理請款。 3.支付憑單以電腦連續編號控管。 4.對採購案交貨延期罰款暨品質不良扣罰之列計，應經詳細核對，確認合理。 5.會計單位經上述之審核程序後，若有不合規定或異常之情況時，應反應之。 6.請款條件審核無誤後，製作傳票，記入帳冊。 7.每月整理應付憑單交出納開支票。 8.會計單位應依據對帳單核對應付帳款。 9.應付帳款一律以支票支付。 10

41、.每月須與總帳核對應付帳款。二、付款 1.出納收到支出傳票後應注意其支付程序是否完備。 2.除現金支付外，原則以抬頭劃線之支(本)票支付。 3.支票送蓋印鑑時應於支出傳票註明銀行戶號，支票號碼及日期。 4.支(本)票之到期日應與付款條件相符。三、國外採購付款 1.D/P或D/A：由採購單位將進口結匯各項費用填於支付憑單上依預付款程序辦理。 2.SIGHT L/C：由採購單位依預付款程序辦理。 3.採購人員應將自銀行取回之進口結匯到期通知書轉會計部門。 4.會計人員根據財務單位之到期通知書會辦單編製遠期L/C貸款之傳票，轉財 務單位留存。6. 遠期信用狀貸款(USANCE L/C)到期時，由財務單位依進口結匯到期通知書，填載支付 憑單