浅谈秘书与领导的沟通艺术范文.doc

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1、浅谈秘书与领导的沟通艺术范文 毕业论文 题目: 浅谈秘书与领导的沟通艺术 系 部 人文社会科学系 专 业文 秘 班 级 10级文秘班 姓 名董岳霞 指导教师徐亚妮 兰州教育学院毕业论文提纲论文题目浅谈秘书与领导的沟通艺术提纲: 一、重视秘书与领导沟通艺术的意义和作用 (一)是领导不可或缺的帮手 (二)是令行下达的关键 (三)是连接领导与同事之间的桥梁 二、遵循秘书与领导沟通艺术的基本原则 (一)勿找借口,多方沟通 1. 秘书应主动配合领导做好各项工作 2. 秘书还应该努力适应领导的工作方法和工作习惯 (二)建言献策,适当赞美 1. 时间、地点、场合 2. 表情、语气、动作 3. 形象、语言、口

2、语化 (三)摆正位置,把握分寸 1. 有限克制,不冲动 2. 学会使用冷处理技巧 3. 甘做“无名英雄” 三、提升秘书与领导沟通艺术的主要举措 (一)主动却不越位脱轨 (二)服从而不附和盲从 (三)补台而不挖角拆台 (四)沟通而不封闭堵塞主要参考书目或资料来源 1 段秋月谈秘书沟通协调的艺术河南机电高等专科学报.2009年第5期,第39页 2 常正海在秘书与领导相处“六忌”(领导科学)2007年第19期,第53页 3 陆瑜芳在秘书与上司沟通的技巧.秘书,2008年第11期,第17页. 4 陆瑜芳.秘书学概论M上海:复旦大学出版社.2008年,第265266页. 5 段炳仁的浅谈秘书工作中的沟通

3、艺术.2007年第2期,第1112页 6 陆群和的精妙沟通技巧上海文化出版社,2005年,第127页 7 钟小安的秘书说话的艺术秘书之友,2004年第8期,第10页.毕业论文(设计)指导记录指导教师姓名徐亚妮职称部门选题指导原选题浅谈秘书与领导沟通的艺术初改题浅谈秘书与领导的沟通艺术定稿题浅谈秘书与领导的沟通艺术指导时间指导教师签名提纲指导记录指导时间指导教师签名初稿指导记录 指导时间 指导教师签名定稿意见记录定稿时间指导教师签名评阅记录指导教师评语 指导教师签名 年 月 日答辩情况 主持答辩教师签名 职称 年 月 日综合成绩系部意见 系部主任 年月日目 录摘要:7前言8一、重视秘书与领导沟通

4、艺术的作用和意义8(一)是领导不可或缺的助手8(二)是令行下达的关键8(三)是连接领导与同事之间的桥梁8二、遵循秘书与领导沟通艺术的基本原则9(一)勿找借口,多方沟通91.秘书应主动配合领导做好各项工作92.秘书还应该努力适应领导的工作方法和工作习惯9(二)建言献策,适当赞美101.时间、地点、场合102.表情、语气、动作103.形象、语言、口语化10(三)摆正位置,把握分寸101.有限克制,不冲动112.学会使用冷处理技巧113.甘做“无名英雄”11三、提升秘书与领导沟通艺术的主要举措12(一)主动但不越位脱轨12(二)服从而不附和盲从12(三)补台而不挖角拆台13(四)维护领导间的团结13

5、结 论14谢 辞15参考文献16 摘要:与领导沟通是秘书日常工作中的主要内容,但现在的许多秘书人员,因未能确切地掌握与领导的沟通艺术而进入误区,影响工作。因此,作为一名协调上下左右、辅助领导工作的秘书,必须重视和掌握沟通这门艺术,并在工作中巧妙地运用它,以此来提高秘书工作人员的工作效率和工作质量,营造良好的工作氛围。 关键词 :秘书;领导;沟通艺术浅谈秘书与领导的沟通艺术前言 随着整个社会的不断向前发展,这一职业队伍日益壮大,成为各行各业不可或缺的重要成员。由于秘书工作主要围绕领导工作展开,是领导工作的智囊和助手,故此秘书与领导之间的密切配合和有效沟通,就成为关系成败的重要因素。但是,在实际工

6、作中,由于秘书或领导者的原因而导致的沟通不畅现象时有发生。那么掌握秘书与领导的沟通艺术,从而使工作得以顺利开展,提高工作效率,就成为本论文研究的重要课题。 兰州教育学院 邮编:730000作者简介:董岳霞,现年19岁,是兰州教育学院人文社会科学系10级文秘班的一名学生。 一、重视秘书与领导沟通艺术的作用和意义 秘书是领导沟通上下、协调部门、联系内外、传递信息的中枢,是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的“手足”。沟通协调是秘书工作中的一项重要部分,文秘人员利用沟通协调艺术可以使社会组织的相关公众达成协调,并通过具体的协调行为使双方进入协调状态。秘书做好与领导沟通协调工作,可以使工作达到最佳状

7、态。 (一)是领导不可或缺的助手 秘书与领导的沟通是秘书的人际交往中的最重要部分,它对于秘书的其他交际活动有着直接的影响。事实上,秘书的其他许多交际活动正是在与领导的沟通的基础上进行的。沟通协调是秘书工作中的一项重要部分,文秘人员利用沟通协调艺术可以使社会组织的相关公众达成协调,并通过具体的协调行为使双方进入协调状态。秘书做好领导的助手是秘书工作的基本要求,也是与领导沟通艺术的前提条件。 1 (二)是令行下达的关键 如果领导指示你去完成某项工作,那你一定要快速准确地明白领导的意图和工作的重点。在领导下达完命令之后,你最好能再次简明地向领导复述一遍,看是否还有遗漏或者自己没有领会清楚的地方,并请

8、领导加以确认。这时必要的沟通,可以让你进一步明确任务,避免在完成的过程中做无用功,甚至是误解领导的意图,导致任务无法达到预期的目标。 (三)是连接领导与同事之间的桥梁 秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍,甚至影响到了团队关系和公司的动作,秘书应该用沟能的艺术,化解上下级之间的尴尬和猜疑。 秘书首先得理解上司的工作意图,思维方式和工作方法,只有这样,她才能及时、准确、完整地将上司的指示传达给各个职能部门或客户。在另外一方面,秘书要与各个部门和客户建立良好的关系,理解他们的想法,并把它们准确地汇报给上司。作为一座桥梁,秘书应能消除公司内部各种沟通屏障,让上司与各部门之间和部

9、门与部门之间的沟通更顺畅更和谐。 二、遵循秘书与领导沟通艺术的基本原则 沟通是一门艺术。秘书既需要遵循沟通原则、也需要掌握沟通的方法和技巧,原则用好,方法适当,技巧灵活,就能达到沟通的目的?处理好各种复杂的人际关系;否则,就可能发生人际困难。 (一)勿找借口,多方沟通 作为秘书人员,对于领导交办的任务,应按时完成,不找任何借口推托。秘书的主要职责之一就是为领导服务。在与领导沟通的过程中服务意识相当重要,在为领导服务的前提下与领导保持良好的沟通,有助于与领导和睦相处,保持融洽的关系,也能使秘书工作产生事半功倍的效果。对于服务领导时的注意点主要从六个方面来讲,一忌区别对待讲 “等级”;二忌越位乱谋

10、无礼貌;三忌目无领导讲条件;四忌乱议是非泄秘密;五忌遇批则怒不冷静;六忌轻重不分无“距离”。 2无论做什么事情,秘书都要记住自己的工作职责,并且力图把交办的事情办好。这样才能体现秘书的工作能力,由此,领导也乐于把重担交给秘书来挑,秘书就会在锻炼中不断提高工作能力。 秘书与领导沟通的方式多种多样,可以是书面的,可以是口头的,也可以是电子形式的。所有的沟通方式中,都要措辞准确、谦虚、礼貌。尤其是语气要平和、声音适中。 1. 秘书应主动配合领导做好各项工作 秘书应善于理解领导的工作意图,主动配合领导做好各项工作,而不能拨一拨,动一动。几乎所有发达国家的领导人、成功的企业家都要求自己的秘书要有主动精神

11、和主动工作的能力。对于领导明确授权的工作,秘书应自己多动脑筋去独立完成,而不必事事请示;领导没有明确授权的事,秘书应凭经验掌握哪些事应该先请示后执行,哪些事无须请示即可以去做,哪些事可以先做了再汇报。做到尽可能地与领导配合默契,使领导对自己的秘书感到得心应手。 2.秘书还应该努力适应领导的工作方法和工作习惯 领导有多种类型,有经验的秘书应该都能适应。比如,有的领导是事务型,遇事考虑周到,一件件、一步步都给秘书细细交代,秘书只要照章办事,不出差错就行。有的领导是放任型,一般的事都交给秘书去做而自己不过问。这样秘书更应该加强责任感,所做工作已不仅是对领导负责,而且是对更高一级、对整个组织负责。最后

12、,秘书应有正确的认识和态度,应适应领导的特点努力去做好工作,进一步以领导之长补己之短,使自己在各方面都能更快地成长。这样才能做一个合格的秘书,才能真正对领导起到参谋、辅助的作用。 (二)建言献策,适当赞美 秘书人员对于工作上如有改进的地方,应多向领导建言献策,在提出合理建议的时候态度要诚恳,尽量用征询与探讨的口吻。对领导提出的各种问题,要认真回答,不可吞吞吐吐,敷衍了事。对领导做得不对的地方也要委婉地指出来。当发现领导决策或意见有误时,要从维护整体利益出发,及时提出忠告和建议,使其能为领导采纳,一方面建议的内容必须是出于公心、是正确的,切记“出歪点子”;另一方面秘书要特别注意恰当 “进谏” 的

13、要求。 1.时间、地点、场合 秘书人员与领导沟通要注意时间、地点和场合的选择。选择领导不太忙的时间、选择适合社交的地点和领导比较轻松、高兴的场合。 2.表情、语气、动作 在现实生活中,由于领导掌有实权,很多秘书在与领导沟通时总表现出一种阿谀奉承之态或是畏于领导的权威在沟通时面部僵硬,这些都是不可取的。当然,有些秘书人员长期在领导者身边工作,摸清了领导的脾气对领导嘻嘻哈哈,更不可取。秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽,有调度、协调、综合加工的作用。在沟通中不管何种情境,作为秘书人员语气都要尽量温和、谦虚、声音清楚自然。在沟通过程中,不要做小动作,无论是坐姿还是站姿都要合乎礼仪规范。 3.形象、语

14、言、口语化 秘书人员无论什么时候都要注重自己的形象,与领导沟通更要注意自身形象,对自己的着装打扮、言行举止要特别注意。讲普通话,切忌把方言带进了工作场所。在与领导沟通时千万不要带有影响社交的口语,比如,“这个,这个嘛”,“也就是说”等等。3 作为秘书人员,既了解情况,又由于“旁观者清”,比较容易保持清醒的头脑,在辅助领导决策时,应多做引导工作,提供资料,提出好的建议。建言献策时应不忘适当的赞美,恰到好处的赞美也是秘书与领导很好沟通的方式、方法之一。赞美领导时千万别言过其实,赞美过头,这样领导就会认为你在拍马屁,效果就会适得其反。秘书在赞美领导时要及时、诚恳、具体。 (三)摆正位置,把握分寸 秘

15、书的职能表现为辅助决策、处理信息、协调关系和办理事务,处于为领导服务的从属地位,秘书活动的最大特点是辅助性,它虽然是领导权的延伸,但不具备领导权,如果秘书强行用权,一来造成越权,违犯组织分工,二是工作碰壁,无法取得别人的理解,从而不能完成任务,影响领导工作的部署。秘书与领导沟通协调应该讲究从属性、间接性、服务性和主动性的特点。 1. 有限克制,不冲动 秘书人员长期与领导在一起,出现意见分歧或矛盾在所难免,这时秘书人员应该从容对待,有限克制,使双方重新揣度自己的意见的正确与否,是否强加与人,从而得到修正的机会。 因此,秘书人员就必须摆正位置,也就是说明确自己所扮演的角色,这样很重要。 秘书提出意

16、见、建议,发表的看法,都仅仅是协助领导决策,为领导提供参考。但是领导所做决策,所下达的命令不一定都是合理的,有时可能会有明显的错误。如果确实错了,也要从容对待,有限克制,不要立即表示反对意见,先按领导说的去做,给领导留一个重新思考的余地,也给自己留一个缓冲的机会,等事情做到一定的时候,决策失误已露出端倪之时,再向领导委婉地提出你的意见,以尽“劝谏”之责,到时领导必然会考虑你的意见,并对你有一个全新的看法。4 2. 学会使用冷处理技巧 冷处理是避免与领导当面冲突,以防激化矛盾的有效方法。发生矛盾与分歧时,秘书人员要沉得住气,要注意维护领导的“面子”。即使你是对的,领导错了,也要心平气和,用较婉转

17、的方式加以弥补。遇上一时说不清的事情时,当时不要急于说清楚,往后放一放再说,这样的效果可能会更好些。 3.甘做“无名英雄” 服务是秘书工作之本,要做好秘书工作,要做好服务就必须有不计得失、默默奉献的精神。秘书工作没有前台的辉煌,只有幕后的艰辛;没有显赫的名位,只有无私的奉献。自己为“同心会”编排的话剧获奖了,掌声是演员的,荣誉是“同心会”的。秘书工作者只有找准人生支点,正确对待名位,才能始终保持一种“看名利淡如水,视事业重如山”的精神追求。 秘书工作者在做协调沟通工作时,应摆正位置,把握分寸,谨慎从事,特别要注意以下几点:一、把握好角色,不越权越位;二、把握好方法,不以权压人;三、把握好深度,

18、不把简单的问题复杂化;四、把握好火候,既不失时机也不急于求成。5 综上所述,我认为秘书能否处理好与领导的关系至关重要,在现代,如果与领导关系处理不好,则会影响工作的开展、生产的效益和个人待遇。忠于职守,恪守本分,甘当助手、配角,甘当无名英雄,不越权是对秘书的起码要求,只有了解了秘书与领导关系的特征并掌握与领导相处所遵循的原则及方法,才可以做到与领导和平共处,做好领导的参谋与助手,才能使秘书工作能够更顺利进行。 三、提升秘书与领导沟通艺术的主要举措 秘书与领导沟通的过程中,要掌握一定的方法和技巧,妥善的处理好与领导的关系。秘书要尊重领导,服从领导,正确领会、贯彻、执行领导的意图,并且要不断增强办

19、事能力,提高自身修养,做好领导的参谋和助手。 (一)主动但不越位脱轨 秘书工作是以领导工作为轴心,要紧紧围绕这一轴心,进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动,要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作,能够分清工作的轻重缓急,主动排除干扰中心工作的事项;三是领导工作的思路,领导的意图,并加以理解、完善和落实,四是积累和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存。有了这四个方面的基础,工作中才能与领导者有一致的认识,才有共同情感和语言,商量工作时,补充和修正的意

20、见,才能提到点子上。4 日常工作中,要善于将领导的决策、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项,明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等,按计划列出个明细运行图。 (二)服从而不附和盲从 秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽,有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置,就得和领导拉同一趟马车,按领导者的意图前进。但是,服从并不等于盲从和不加分析的附和。分析有两层意思:一是从分析中加深理解领导意图,增强执行的信心;二是从分析中拾遗补缺,起进一步完善的作用。按领导者的意见办事,也只能是执行正确的意见,对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为,不仅不能办,还要坚决抵制和反对。5

21、 有一次,拿破仑自得地对他的秘书说道:“布里昂,你也将永垂不朽了。”布里昂迷惑不解,拿破仑进一步说道:“你不是我的秘书吗?”意思是说布里昂可以沾他的光而扬名万世,布里昂是一个很有自尊心的人,他不愿意接受这子虚乌有的恩惠,但又不便直接加以反驳,于是反问道:“请问亚里山大的秘书是谁?”拿破仑答不上来,而拿破仑不仅没有怪罪他,反而为他喝彩:“问得好!”在这里,布里昂就巧妙的暗示了拿破仑:亚里山大名垂千古,而他的秘书却鲜为人知,那么,拿破仑的名气再大,也不会让他的秘书扬名万世。这巧妙的暗示使拿破仑明白了自己的失言,又维护了双方的自尊,这样机智的部下,肯定会得到领导的信赖和欣赏。 (三)补台而不挖角拆台

22、 秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调?首先,心里要有一杆平衡秤,要一视同仁,不论哪位领导安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前,不论是在思想感情上,还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次,领导之间产生分歧时,只能被动地双向地劝慰、弥合、消除,不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和,或者保持沉默。在与多位领导相处时,一定要以事业为重,从工作出发,尽力维护领导班子的团结和威信,不能从感情出发、看人行事;不能表现出靠近谁、疏远谁,听从谁、不听从谁的行为;更不能当甲领导面吹捧乙领导,当乙领导面吹捧丙领导;不能站在一边,冷落

23、一边,更不能为某一边提供反对另一边的材料,对某领导进行挖角、拆台,扩大分歧,加深矛盾。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。6 (四)维护领导间的团结 秘书主要为主管领导服务,还应该力所能及地执行其他领导的指令,而不可只顾自己的直接领导,得罪其他领导,也不可能遇事越级向更高一级领导请示。秘书既应该维护领导的威信和利益,也应该维护领导间的团结。譬如,某公司经理在工作时间应朋友之邀去打桌球,当然也不瞒秘书。几分钟后,总经理来电话找经理,聪明的秘书这样回答:“他刚刚有事出去”或“我马上通知他给您回电话。”就是不能够明确地告诉总经理:“他和朋友打桌球去了。”明确回答于事无补,

24、反而影响总经理对经理的看法,再者,秘书对总经理的回答也并没有说谎,并不违背忠诚于领导的原则。有时,领导之间背后说来说去,秘书听到也应该充耳不闻,千万不可附和传播,以免影响领导间的团结,也影响自己的地位与利益。 7 总之,领导的类型很多,无论是与哪类哪级领导沟通,都要注意与领导保持一定的距离,要学会大智若愚,不要喧宾夺主、锋芒太露。同时,对自己要自尊自信,对工作要举一反三,做什么事情都要把握一个度。只有这样,才能真正处好主辅关系,使人和事达到和谐统一。 结 论 秘书,就其整体而言,在组织中总是处于中层?管理层地位。即上有决策层,经营层,下有执行层,操作层。必然与上下左右以及周围组织发生各种各样的

25、联系、沟通、交流、合作,也必然会发生各种失衡、分歧、矛盾、乃至冲突。这就要求秘书人员要具备处理主要人际关系的技巧,掌握一定的沟通艺术。秘书不仅是领导的参谋、助手,除常常代表领导、传达领导的指令或征集上司所需要的情况,与其他部门人员有着广泛的接触,也容易产生矛盾,需要及时协商、沟通、调解。秘书的地位又往往是“一人之下,众人之下”,又处于工作网络的“结点”,上下左右的工作与人际关系都要秘书去调处,力争达到和谐统一。秘书就能不断走向成功之路。谢 辞 在本次论文的撰写中,我得到了徐亚妮老师的精心指导,不管是从开始定方向还是在查资料准备的过程中,一直都耐心地给予我指导和意见,使我在总结学业及撰写论文方面

26、都有了较大提高;同时也显示了老师高度的敬业精神和责任感。在此,我对徐亚妮老师表示诚挚的感谢以及真心的祝福。 我庆幸能够来到这样一个美好的校园完成我的大学生涯;我要感谢可爱的同学和朋友们,你们的陪伴让我在成长路上不觉孤单,只有幸福;“桃花潭水深千尺,不及恩师指导情”,心底最深的谢意要献给徐亚妮老师,蒙导师不弃,两年里,您给予我的关爱与帮助,春风化雨,永铭于心。 我,始终秉持的是颗感恩的心。 两年大学生活即将结束,回顾两年的历程,老师们给了我们很多指导和帮助。他们严谨的治学,优良的作风和敬业的态度,为我们树立了为人师表的典范。在此,我对所有的兰州教育学院的老师表示感谢,祝你们身体健康,工作顺利!

27、从没写过致谢词,第一次写,居然有可能是为我的学生生涯画句点。遗憾总有许多,感谢之情亦非言语所能表达,那么就让我继续抱着感恩的心走人生路吧。 参考文献 1 段秋月谈秘书沟通协调的艺术河南机电高等专科学报.2009年第5期,第39页 2 常正海在秘书与领导相处“六忌”(领导科学)2007年第19期,第53页 3 陆瑜芳在秘书与上司沟通的技巧.秘书,2008年第11期,第17页. 4 陆瑜芳.秘书学概论M上海:复旦大学出版社.2008年,第265266页. 5 段炳仁的浅谈秘书工作中的沟通艺术.2007年第2期,第1112页 6 陆群和的精妙沟通技巧上海文化出版社,2005年,第127页 7 钟小安的秘书说话的艺术秘书之友,2004年第8期,第10页.