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1、简述企业办公自动化系统的发展现状及趋势科技信息0IT论坛0SCIENCE&TECHNOLOGYINFORMATION2009年第31期简述企业办公自动化系统的发展现状及趋势李百永(中国海洋大学2008级计算机技术专业山东青岛266000)【摘要】我国办公自动化的应用和发展大体上经历了三个阶段,根据其功能可分为日常事务型,知识管理型和分析决策型.它向着网络化,平台华,智能化的方向快速发展.【关键词】办公自动化;发展现状;趋势办公自动化(OfficeAutomation缩写为OA),是上世纪70年代在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术,目前关于办公自动化还没有一个严格统一的定义.办公自动
2、化作为一个术语是由D.S哈特于1936年首先提出来的.1985年在我国第一次办公自动化规划讨论会上.提出了下述办公自动化的定义,即:”办公自动化是指利用先进的科学技术,不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目的人机信息处理系统.”1.随着科学技术的发展,特别是计算机技术的快速发展,办公自动化的内涵和外延也不断变化.我国的办公自动化应用和发展大体上可分为三个阶段112起步阶段:八十年代中期九十年代初.这一阶段主要的办公设备有打字机,复印件,传真机,微机等,办公软件已微软的microsftoffice为主,实现了文档操作电子化,数据的计
3、算统计及信息的传递,其不足是缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持,及信息的综合处理.此时微机价格昂贵,售价达几万人民币,企业和个人拥有数量较少.办公自动化系统的开发开始出现.但是需求少.第二阶段从九十年代中期到二十一世纪初.此时计算机已发展到奔腾系列微处理器时代,售价已相对便宜,企业和个人拥有微机数量剧增.同时局域网交换设备出现,国内掀起了网络技术的热潮,网络通信技术迅速发展,为办公自动化的应用和升级提供了保证,办公自动化的需求也在不断增加.办公自动化系统的开发公司如雨后春笋般出现,全国有大小几十家公司.在这一阶段,是以工作流为中心的办公自动化系统,以非结构化数据的信息流为主要存储和处理对象.提
4、供了文档数据库管理,协同工作,工作流管理等,实现了公文流转,流程审批,会议管理,制度管理等.与第一阶段办公自动化相比,第二阶段OA系统有三个明显的特点:以网络为基础,强调协同工作,把工作流作为实现业务自动化的技术手段.实现了网络办公和移动办公.第兰阶段从二十一世纪初至今.截至2008年底,我国网民数已达2.98亿,宽带网民数达2.7亿,居世界第一.在这一阶段以知识管理为核心的应用系统41是企业追求的目标.它以企业网络和信息系统为基础,帮助企业发现和组织已获取的信息,定位于拥有专门技能的人.通过协作和培训传递这些知识,提供丰富的学习功能和知识共享机制,确保使用者能随时随地向专家学习,向企业现有知
5、识学习,使整个系统能有效地利用知识,建立知识门户和快速响应系统,使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变并因此提高企业运作效率2.OA系统经过多年的发展和不断完善.技术已经趋向成熟.功能也在不断增多增强.逐步扩大延伸到社会组织内部的各个环节,从普通业务办理到决策管理,知识管理.成为一个最重要的部分.同时市场和竞争环境的快速变化.使得办公应用软件应具有更高更多的内涵,客户将更关注如何方便,快捷地实现内部各级组织,各部门以及人员之间的协同,内外部各种资源的有效组合,为员工提供高效的协作工作平台.避免重复劳动办公自动化系统可分为日常事务型,知识管理型,和分析决策型三种不同的层次类型31.日常事
6、务型的办公自动化系统是第一个层次类型.主要功能包括信息的产生,收集,加工,存储,和查询,最为普遍的应用有文字处理,电子排版,电子表格处理,文件收发登录,电子文档管理,办公日程管理,人事管理,财务统计,报表处理,个人数据库等.知识管理型办公自动化系统是第二个层次,是把事务型办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统.分析决策型办公自动化系统是第三个层次类型,包括决策支持功能.是在管理型的基础上再加上决策与支持系统而构成,除具备前述的功能外,还具备对业务数据进行分析评测等功能,根据综合数据库系统所提供的信息.针对所要做出的决策的问题,提供模型,结合有关条件,由计算机执行决策
7、程序,做出相应决策.3.办公自动化(OA)系统的发展趋势概括为三化,即:网络化,平台化和智能化嘲3.1网络化.对于现代人来说,lntemet已经成为生活,学习和工作中不可缺少的一部分.ntemet是跨平台的,它不需要用户在自己的计算机上装载任何其他的软件,只要有一个浏览器就可以浏览到各种信息.随着网络接入技术的不断发展,与Intemet相连也越来越简单,方便,很多传统的行业现在也开始越来越依赖于网络,伴随着3G和CMMB的同时推出.移动互联网时代正式来I临.因此,OA系统与互联网的衔接是其必走之路,唯有如此才能实现全员参与管理,才能实现网上办公,移动办公,才能实现企业信息和知识的传播与共享.3
8、.2平台化.近年来大部分企业都建立了自己的信息管理系统,财务管理系统,产品销售管理系统等,这些系统在提供企业效率和管理水平的同时.也形成了信息孤岛.所谓信息孤岛是指,在一个单位的各个部门之间由于种种原因造成部门与部门之间完全孤立,各种信息(如财务信息,各种计划信息等)无法或者无法顺畅地在部门与部门之间流动.无法满足更高效管理和决策的需要.因此需要OA系统这个平台来整合各个系统,协同这些系统共同运作的集成软件是其发展的必然趋势.未来的办公自动化系统是”扩大的OA”系统,将信息管理系统,财务管理系统,产品销售管理系统等存储的数据纳入到OA系统中.形成一个界面统一,账户统一的协同办公平台.3-3智能
9、化.所谓智能化是指根据外界提供的信息进行分析,归纳,比较,判断,并作出相应的决策来实现相应管理和控制61.用户在进行业务数据处理时,面对海量数据往往无从下手,不知如何处理,这就要求OA系统中能具有一些基本的智能分析工作,快速的从这些数据中挖掘出潜在的知识信息,为用户提供决策支持和商业智能分析.企业对办公自动化系统的应用也有一些误区,一是搞”形象工程”脱离企业实际追求大而全,忽略对员工的培训和要求,利用率低.造成大量硬件和软件被闲置,是严重的浪费.二是企业的管理模式与OA系统先进的管理理念相冲突,企图一劳永逸,缺乏对内部信息和知识的收集,整理,组合与利用等基础工作,无法发挥其应有的作用.办公的过
10、程实际上是管理的过程,而管理的核心是人,不是计算机,所以科学的管理理念是办公自动化的核心.三是办公自动系统不能及时更新和升级.知识经济时代,新技术,新方法,新观念,新事物,新理论,新潮流不断涌现,几年前的办公系统某些方面可能已不符合现在的企业管理模式,若不及时升级就影响企业的进步和发展,成为企业前进道路上的”鸡肋”l【参考文献】1杜鹏.中小企业办公自动化系统的模型设计.科协论坛,2008年第10期(下).2李慧勇,郑艳明.国内外办公自动化的研究现状及发展趋势,科技信息.3李敏峰等.办公自动化系统实施中若干问题的思索和探讨J1.人民珠江,2003(5):79.4李慧勇,郑艳明.国内外办公自动化的研究现状及发展趋势,科技信息.5张卫.企业OA建设现状及发展趋势.办公自动化杂志,2008年第8期.6何立民.从经典电子系统到现代电子系统.电子世界.Electronicswodd.20010l一0l8.责任编辑:翟成梁
