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1、农村信用社会计档案管理暂行办法 第一章总则 第一条为规范我县农村信用社档案管理，维护信用社会计档案的安全完整，完善信贷档案管理的操作程序，提高信贷工作质量和效益，防范信贷风险，根据财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法、农村信用社财务会计基本制度以及xx省农村信用社会计基础工作规范等法律、法规，结合我县实际，制定本办法。第二章会计档案的管理 第二条 信用社会计档案是信用社会计工作的重要内容，也是会计档案工作的组成部分，是信用社各项业务活动和财务收支的记录及核算依据，是信用社成长发展历史和农村经济部门资金活动的重要资料，在一定时期内起着事后查考的重要作用，也是查处经济案件的法律依据。信用社应加
2、强对会计档案的管理，认真执行会计档案的分类、立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，建立专用库房，明确专人负责（出纳人员不得兼管会计档案），确保会计档案无火烧、无虫蛀、无鼠咬、无霉烂、无破损、无丢失，做到存放有序、科学管理。 第三条 信用社会计档案管理责任： 信用社主任是本社会计档案管理的第一责任人，会计主管为档案管理的直接责任人。 第四条 信用社会计档案是信用社各项业务活动的会计记录和重要史料。会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。 第五条 会计档案整理方法： 1、信用社及其营业网点的会计档案按会计年度分开、分别整理，每年的元月1日至12月31 日为一个会计年度。 2、
3、将信用社的会计报表、会计账簿、会计凭证以及会计工作密切相关的文件、资料等会计档案分类整理。 3、每类按会计档案规定的保管期限分为永久、十五年、五年三个期限。 4、将分好的会计档案分别打号、装订、粘贴封面。 5、按会计档案管理要求填写封面，档案盒文字内容。 6、登记档案登记簿，入库柜保管。 第六条 会计档案整理的规定： 1、会计档案分类：信用社会计档案是指会计凭证分类、会计账簿、会计报表等会计核算专用资料和会计工作密切相关的文件资料，会计档案的整理首先是分类，分类是整理工作的中心，应按账、簿、表、证文件分别整理。 2、会计档案的打号：所有会计档案按序时方法第一页至最后一页逐张逐页打号。依左边装订
4、的传票账簿在右上角编号，依上边装订的对账单等，在下边中央处打号。 3、会计档案的装订、排列：会计档案整理装订后称案卷。案卷装订是为了固定与保护卷内文件，避免散失或损坏。案卷装订必须结实、美观；装订前应把金属物去掉，宽大的纸页要折叠整齐、压平；装订线有文字的应加边，残破的文件要糊裱，并把文件的底边和靠装订线的一侧墩齐，装订时一般打三孔，用蜡线绳装订，线头结在传票的背后，装订力求不掉页，不压字，不访碍阅读。案卷的排列，是先将一年形成的案卷按保管期限分开，然后再将不同保管期的案卷按组织机构或时间序列排列。案卷排列后，再统计一份顺序号。 4、案卷的加封及文字的填写：案卷的封面目录用较好的纸张、使用钢笔
5、或毛笔，使用碳素墨水或兰黑墨水认真填写，字体要工整、清楚。 案卷封面的全宗名称或机关名称填写信用社的全称。类目名称或账簿按会计档案的分类填写，如月报表、季报表、年报表、账、簿等；类目名称下的空格填写本卷装订的所有类别目录；日期、保管期限、全宗号、目录号、案卷号，归档号按要求填写；立卷人指所整理年度的会计员或记账员，检查人指所整理年度的主任、副主任或会计主管，账簿封面上的会计主管、记账人按本年度实际情况填写。会计凭证贴脊背重新整理排列卷号。立卷时间统一定为所整理年度的次年元月。 5、档案目录号： (1)文书档案目录号：永久1号、长期2号、短期3号；本联社制定的管理办法为永久，上级行社下发的管理制
6、度为长期，其他文件和简报及本社一般资料为短期。 (2)会计档案目录号：凭证4号、账簿5号、 报表类永久6号，季报(半年报)7号，月报和其它报表8号。 6、会计档案目录号，案卷号的排列 (1)报表：月报、季报、年报应分别装订，填写目录号。 (2)账簿编号：以年度按科目顺序排列小流水号。排列顺序为总账、现金日记账、各科目分户账。 (3)账簿案卷号：每十年按保管期限分别排列大流水号(不含永久保管的账簿)。 (4)证案卷号：以每一整理年度分别按时间顺序排列小流水号。 (5)报表案卷号：每十年保管期限按种类、 类别排列大流水号(不含永久保管的报表)。 (6)属于永久保管的报表、账簿卷号， 分种类、类别排
7、列大流水号。 (7)各科目分户账装订一般不超过200页，超过 200页的应分册装订，但剩余部分较少的可装订为一本，按实际页数打号。 第六条 会计档案保管期限：会计档案的保管期限：根据其资料保管的价值分为永久和定期两类。定期保管又分为十五年和五年保管两种。保管期限的计算，自档案所属年度的次年算起，即从会计年度终了后的第一天算起。 （一）永久保管的会计档案有： 1、信用社决算报表及汇总全辖的信用社决算表，附表及决算分析资料(包括资产负债表、业务状况表、损益表、财务收支变动表、利润分配表等、决算说明书、固定资产表等)； 2、信用社实收资本、股本金分户账； 3、存贷款开销户登记簿(包括储蓄存款)； 4
8、、客户挂失申请书、登记簿、补发存单、存折、收据及账销案存的清单或资料； 5、会计档案保管登记簿和档案销毁清单； 6、机构撤销、合并交接清册； 7、房屋购建的契据(包括土地证、基建批准书、 竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等)； 8、需要永久保管的其他会计档案和有关资料。（二）十五年保管期限的会计档案有： 1、综合核算和明细核算的各种账、簿、卡； 2、凭证及附件； 3、信用社的月(季、半年)报表及汇总全辖信用社的月(季、半年)报表。 4、结算专用印章的领用、交接、销毁和保管情况登记簿。 （三）属于五年保管期限的会计档案有： 1、计算机运行日志； 2、计息科目余额表； 3、辖属网点上报的月
9、计表、资产负债表、损益表和决算报表(包括全部附表、决算分析资料)； 4、信用社本身汇总分社、储蓄所日报、月报表； 5、密押、代号使用和保管登记簿； 6、社内往来、联社往来及同业往来的对账及查询，查复书； 7、信用分社的交账清单(册)； 8、会计主管人员移交清册(单)； 9、各种不定期报表。 会计档案虽保管期满，但账务上尚未清，需要继续清查的应予延长保管期限，在没有具体规定或通知前，不得随意销毁。 第七条信用社设置专用会计档案保管库(柜)，建立“会计档案保管登记簿”，(逐项编号、登记、入库保管应定期鉴定，按规定的年限分类整理，进行登记)严格执行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，切
10、实防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等，保证其完整无缺。各网点的会计档案原则上应在次年元月抄列清单(册)送档案室集中保管，使用时向档案室调阅。 切实加强计算机档案管理。计算机是信用社业务活动的组成部分，借助电算化进行了业务经营和会计核算，有关凭证、账、表、文件等及备份软盘都是重要的会计资料，必须按会计档案管理，妥善保管。磁介质档案每年翻录一次，实行双备份，做好防磁、防火、防潮和防尘工作，并在备份盘(盒)上注明时间和内容，以备查考。重要磁介质档案打印出书面档案，是原始数据必须装订保管，保管年限按会计档案的管理规定执行，不准外借，严防丢失和泄密。 第八条建立“会计档案调阅(查)登记簿”，并按规定内容做好详
11、细记录，由会计主管和经办人员共同签章，以备查考。会计档案一律不准外借，防止丢失和泄密。内部调阅会计档案，应由调阅人出具申请，并经会计主管人员批准方可调阅。调阅档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用后必须及时归还；公、检、法、司和有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有县以上主管部门正式公函，经社主任批准方可查阅；查阅时信用社应有专人在场陪同，代办查阅，不准将档案交给查阅人放任不管，查阅人对处理的案件所需要的证据和有关资料可以抄录、复制、照相，但不得将原件抽出借走。调阅(查)会计档案的申请及公函，应由经办人员和会计主管共同签章，并专夹保管，以备查考。 第九条 档案的移交和销毁 （一）信用社
12、的会计档案移交按上级有关文件规定执行。因工作需要对单位会计人员进行调整的，必须抄列清单经监交人员签字确认后交出所有会计档案。 （二）已满保管期需要销毁的会计档案，销毁前必须造具“销毁会计档案清册”，报经县联社批准后，由联社负责销毁。销毁时应由县联社主任或指定专人负责监销，并注意保密和安全，严防散失或发生疏弊。销毁后，由销毁人员、监销人员在销毁清册上签章并报上级主管部门备案。如有未了账项待查，可对必须保留部分的会计档案延期销毁。 第三章信贷档案的管理 第十条信贷档案管理，是指信用社在信贷业务经营管理活动中对所形成的文字材料、图表、声像、各项合同、协议、文件、函电、账表、记要、记录、发票、法律文书
13、、通知、证件等形态的历史真迹资料进行收集、整理、立卷归档和保管的过程。 第十一条信贷档案管理，必须实行“统一领导，分级管理，严格监督、定期检查”的原则。 第十二条除对一般农户小额贷款外，其余必须全部都要建立贷款档案。(起点金额3万元以上) 第十三条信用社必须指定专(兼)职信贷档案管理人员，负责对信贷档案的交接、建档、管理、调阅使用等工作。 第十四条信贷档案管理的要求 l、保密性要求。任何人对涉及信用社商业机密的信贷档案资料均不得泄密。 2、专门性要求。信贷业务资料必须由专人、专柜、专门用具进行保管。 3、完整性要求。档案资料要求内容完整，要素齐全。 4、规范性要求。建立信贷档案要求科学、合理、
14、规范、易于查找。 第十五条信贷档案资料的收集和建立的程序 l、信用社信贷人员在受理大额信贷业务时，要由借款人提出“书面借款申请”并附上相关资料。 2、信用社初审受理后要对借款人或保证人、抵押人、质押人进行贷前全面的可行性调查，写出书面贷前调查报告，并按有关要求收集、整理贷款档案资料(后附信贷档案资料相关内容)。 3、对经过审查符合贷款条件的借款申请，就按照贷款审批权限的规定办理贷款审批手续，填制借款咨询审批表，逐级上报审批。 4、对已经各级审查批准后的贷款，借款双方就按照借款合同条例和有关法律法规签定相关的借款合同，办理借款手续，发放贷款，信贷员根据发放贷款的内容，登记“大额贷款登记簿”，按相
15、关顺序收集信贷资料准备向信贷档案管理员移交信贷资料。 5、信贷档案管理员接到信贷员移交来的信贷资料，应立即对所有资料归类，按份数在每份资料始页的右上角用编号机编上顺序号，在每页资料右下角用编号机编上页码，按相关的顺序号编制“信贷档案资料目录”，双方各自核对签章。对核对无误的信贷资料，由档案管理员进行归档，编排归档编号和名称，再登记“信贷档案管理登记簿”入柜保管。 6、对那些担保抵(质)押贷款的抵(质)押物权利证，管档员填写“抵(质)押物证登记簿”交信用社会计部门保管，信贷档案里只能保管复印件。 7、对贷款发放后的后续资料，如结息凭证、还款凭证、延期申请、延期协议、催收通知、贷后检查资料、各种法
16、律文书等，信贷员要随时交由信贷档案管理员，按交接时间顺序登录信贷档案资料目录，进行归档保管。 第十六条，信贷档案资料的分类 l、基础资料。包括：借款申请书(属自然人借款的财产共有人应在申请书上签注意见)、信用社贷前调查报告、分级审批程序表、借款凭证、各项借款合同、抵(质)押物清单、抵（压）质押物权利证复印件等。 2、后续资料：结息凭证、还款凭证、延期申请、延期协议、催收通知、贷后检查资料、各项法律文书、各项缴费凭证复印件以及能终断诉讼时效的有关资料等。 3、附属资料：除上述基础资料和后续资料以外的一切相关资料。 第十七条，信贷档案资料的保管 l、信贷档案管理人员有义务保证档案资料的安全，严密防
17、火、防潮、防尘、防盗、防蛀、防腐蚀。一旦发现有丢失、毁损、违章使用等情况的，除及时采取必要措施外，应根据情况的严重程度迅速报告有关负责人。 2、信贷档案资料需要原本、原稿、不得另行编写与修改。信贷档案管理人员不得违反规定提供、利用、移交资料或违法、违纪牟取私利进行涂改、伪造档案。 3、由于机构变动或人员变动，需要进行档案交接时，信贷档案管理人员必须进行认真交接。接收入对交接的具体文件和资料，按卷内目录逐项核对，并在文件目录下签章。 4、信贷档案把握工作需要和可能，采用先进的技术设备。为了逐步实现档案的计算机管理，信用社的信贷档案要统一编号。 第十八条，信贷档案资料的使用 l、任何人使用档案资料
18、，均必须经过批准后进行，并在档案资料借阅登记表上登记，未经批准不得将资料带离现场或复制。对借用或查阅资料的时间和内容、行为要做概要记录，且由借用人或查阅人签字确认。未经批准，信贷档案管理人员有权拒绝借用、查阅。 2、经分管领导同意后，查阅人可对档案进行现场查阅。需要将资料进行带离现场的，经同意后由信贷档案管理人为其复印，复印资料不得擅自外传。原则上不得带走档案资料原件，因特殊情况出借时，借用人应填写档案资料出借单，经信用社主任签字批准，留下备份或复印件后由信贷档案管理人员凭单出借，同时将出借单作为档案附件专门保存。 3、对于司法部门及监察、工商、税务、审计等部门和单位因工作需要查阅资料，信贷档
19、案管理人员必须查看其单位介绍信及身份证明文件，以及信用社主任在介绍信上的批署意见。需带走原件的，还应查看由信用社主任签字的批条。 4、信贷档案资料借用人或查阅人在借用或查阅期间，应保证资料的安全、完整性和有效性，借用或查阅人均不得在信贷档案资料上涂改、拆取、标注、伪造、损毁、遗失和对外公开，对因资料的遗失、毁损或泄密而造成的经济损失可要求其承担相应责任。 5、归还出借的信贷档案资料时，由信贷档案管理人员负责清点归档，同时交还借用人借条，并在登记簿上登记注销。 第十九条，信贷档案的清退和销毁 l、对已结清债权债务关系的信贷档案，其中应退还给客户的资料，经本社主管领导批准后，办理退还手续。 2、信
20、贷档案的销毁工作按会计档案管理的有关规定执行。未经批准，任何人不得擅自销毁信贷档案资料。 第四章 客户账户资料档案的管理 第二十条 单位及个人客户办理结算等业务时提供的各种证明文件或资料，能留存原件的应留存原件，不能留存原件的应在查验原件后留存复印件。与会计传票密切相关的应作传票附件，其余资料与开户资料一起入档保管。 第二十一条 单位办理结算账户开立、变更、撤销以及其他事项提供的资料，应入档保管。保管期限为账户撤销后10年。账户资料的保管、调阅、销毁应严格执行会计档案管理规定。 第二十二条 单位办理撤销账户交回的重要空白票据及结算凭证，应按我社重要空白凭证管理规定处理。 第二十三条 个人存款账
21、户开户资料，包括个人账户开户申请书、身份证件复印件等，应按日期顺序入档保管。保管期限为账户撤销后10年。账户变更及撤销资料，随当日传票装订。 第五章档案管理的奖罚 第二十四条造成火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂的以及未指定有专人管理，造成损失的，将对信用社主任、会计主管按xx省农村信用社违规处罚办法予以处罚，情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。 第二十五条 对未按以上条款规定造成其它意外损失的，将对信用社主任、会计主管、对责任人按海北省农村信用社违规处罚办法予以处罚，赔偿全额经济损失，情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。 第六章附则 第二十六条 本办法由xx县农村信用社联社制定、解释和修改，自印发之日起执行。
