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1、商务公文写作-概念及实践,如果您是一位营销经理，如何起草简明得体的往来商函？如果您是一位业务专员，如何向业务伙伴开展专业的书面沟通？如果您是一位管理文员，如何向各业务部门、公司各部门书写有效、规范的文函？,内容,一、主要的商务公文形式 二、商务公文的写作方法和技巧三、商务公文写作的注意事项四、英文商函书写技巧&注意事项 五、商务公文签发流程六、商务公文范本,什么是公文,公文一般指行政机关：是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。-国家行政机关公文处理办法什么是商务公文？主要指企业单位之间，正式行使的具有规范格式和行文关系的公文（文件、
2、信函等）。,我国通行公文的主要类型,命令：机关及其负责人颁布的，是具有强制执行性质的公文。议案：国家人大或常委会向大会提出，并请求大会予以审议的文书。决定：用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下属机构不适当的决定事项。通知：用于批转下属机构的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下属机构办理和需要有 关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。公告 通告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。请示：用于向上级机关请求指示、批准。批复：用于答复下
3、属机构的请示事项。指示：上级领导机关对下级机关部署工作提出要求的下行文。函：用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求和答复审批事项。会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。其他：工作总结、意向书、合同书、简介、说明书、请柬、各种法律文书等,商务公文的主要类型,指挥性公文指示规范性公文章程报请性公文请示知照性公文通知联络性公文信函记录性公文会议记录报导性公文新闻法律性公文合同,小练习,宣传册电子邮件政府公文行文正式的电子邮件附件可粘贴便条手写便笺带抬头信纸广告传单,以下哪些是较为正式的公文形式？,内容,一、主要的商务公文形式 二、商务公文的写作方法和技巧三、商务公文写
4、作的注意事项四、英文商函书写技巧&注意事项 五、商务公文签发流程六、商务公文范本,公文的写作方法与技巧,1、写作规则2、写作的四条原则3、写作的用词特点4、写作程序5、写作内容,1.写作规则,(1)在行文时，上行文（对总部、政府以及有关部门）、下行文（对地市分公司）、平行文（对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位）的行文关系，要根据隶属关系和职权范围确定。一般情况下，对上级机关不能越级请示和报告。如果因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送上级单位。(2)上行文时，属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。(3)在行文时，公司内部之间对有关问题未经协商一致，不能各自向
5、下行文，如果擅自行文，上级单位要责令纠正或撤消。(4)“请示”应当一事一议，并只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不能同时抄送下级机关。“报告”中不能夹带请示事项。(5)上行文时，不能以公司名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。只有上级机关负责人直接交办的事项，才能直接向上级机关负责人报送。(待续),1.写作规则,(6)成文日期以本机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关 负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。(7)公文除“会议纪要”和电报外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。(8)公文标
6、题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题=发文机关+主要内容+文种(9)印发机关和印发日期。印发机关统称本单位办公室或文秘部门，印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。(10)正文小标题。要用“一”、“（一）”、“1”、“（1）”。,2.写作的四条原则,第一条：逻辑紧密 文章内容的内在相互联系，构成了文章的逻辑性。逻辑紧密是说文章内容的内在联系要环环相扣，不脱节，不错乱，给人一种“针插不进、水泼不进”的感觉；第二条：结构清晰 一是文章内容的排列要有层次，通篇要分列成多个大的层次，每一个大的层次中要
7、有若干小的层次，通过层次的排列，使结构清晰；二是层次的排列要有先后顺序，不能排错，必须按照内容的内在联系排列；(待续),2.写作的四条原则,第三条：内容表述正确 不能出现观点错误，如果把观点表述错了，那是严重的失职行为，也是领导不能允许的。所以，必须保证内容表述的正确性。一方面是所写的事实必须真实，不能有假；另一方面是按照内容的客观要求表达观点，企业公文中所表达的观点，并不是作者个人的观点，而是内容本身就存在的，因此必须依据内容的客观要求表达观点。第四条：语言表达准确 一是要选择好语言表述形式，企业公文有书面语言、口语语言、程式化语言三种表述形式，应当根据需要选用相应的表述形式；二是谴词造句要
8、准确，必须根据所要表达的内容需要，选用恰当的词句表述内容；三是必须慎重使用形容词，企业公文不是文学作品，不能为了追求文章“生动”就大量的使用形容词，只有在确实需要的时候，才能使用形容词。,3.用词特点,a.简明 用词简单准确，不会造成误解b.准确 用词含义准确，不会造成误解c.朴实 用词通俗自然，恰如其分d.庄重 用词严肃端庄，不带感情色彩e.规范 用词符合语法与逻辑要求,4.写作程序,自我提问：、写什么？、要达到什么目的？、采用什么文本？、给谁看？、要求对方做什么？,明确公文写作主旨,4.写作程序,自我提问：a.需要哪些资料信息？b.有哪些收集渠道？c.怎样收集？d.达到什么目的？,收集资料
9、信息,关于写作风格矩阵,立场一致,立场不一致,资源不充足,资源充足,一象限简单型,二象限说服型,三象限解决问题型,四象限艰难型,案例练习,场景一：总经理让你给本事业部的新年晚会找一个饭店，预算是50000元。你发现了一个好地方：交通方便，饮食有特色，场地条件好，在预算之内。,利用“风格矩阵”工具分析下面的公文的总体风格：,案例练习,场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会，不再开新年晚会。费用也在预算之内。,场景二：你找到了一个地方：各方面都合适，只是报价超过预算10000元。,5.写作内容,商务公文写作四要素：主旨 材料 结构 语言,列大纲,列大纲的目的：七分想，三分写磨刀不误砍柴工提炼想
10、法，有了骨头不愁肉建立合理次序,案例练习,阅读下面的案例：写出行动目标；选择层次；列出大纲。,你是公司的财务人员。你想报名参加在外地专业机构举办的一期为期三天的西方财会制度讲解培训班。但是，最近总公司在控制成本，原则上不批准任何培训申请。请写一份邮件给你的经理，希望他支持你的请求。,案例练习,阅读下面的案例：写出行动目标；选择层次；列出大纲。,你是一位部门经理。公司总经理在最近一次办公会上提出，要求所有部门削减10的办公费用。你需要发一份公文给事业部各部门。,5.写作内容,A、有事而发，言之有物B、目的明确，为了解决某件事C、内容真实，不能虚拟D、内容实在，主要内容有：a.标题b.题注c.收件
11、单位或个人d.正文、导语、主体e.结束语a.附件或说明b.落款、日期,内容,一、主要的商务公文形式 二、商务公文的写作方法和技巧三、商务公文写作的注意事项四、英文商函书写技巧&注意事项 五、商务公文签发流程六、商务公文范本,商务公文写作注意事项,1.名称通稿统一、排列有序、使用简称2.数字规范 采用阿拉伯数字、成文时间、结构层次序列 3.计量单位的规范4.注意加盖印章时,要求印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。印章应距正文2-4mm，以防止添加文字。5.一般在“请示”公文中要有附注，应当加圆括号标注即：（联系人：*联系电话*）6.主题词的使用：必须按照主题词表标注，不是从标题
12、中挑几个关键词，而是要从整个文章的宗旨去确定主题词。,内容,一、主要的商务公文形式 二、商务公文的写作方法和技巧三、商务公文写作的注意事项四、英文商函书写技巧&注意事项 五、商务公文签发流程六、商务公文范本,英文商函书写技巧&注意事项,1.力求语言简洁、精炼、平实、含蓄；2.通常在商业书信的开头写下一两句稍为个人的话语，以联络感情。如：真高兴在年会上与您再次相见3.或在业务信件的结尾加写一段个人的祝愿语，如：愿你及家人渡过一个美好的周末4.英语人士习惯：每段落的前一两句话作为该段落要阐述要义的概括，把握好这一两句，本段就能较好地理解。反之，在英文函写作时亦应按此思路进行段落构架(千万不要在段落
13、的最后再作归纳!)。5.不能喧宾夺主地多写与业务无关的话，以免影响收信人对商业书信主体内容的理解；6.为保证业务信函条理清晰，最好拟一提纲。,常见问题：,电子邮件沟通,语病,拼写错误,不分段、无符号层次,落款信息不全、不正式,语气可以客套多一点点,一些注意事项：,电子邮件沟通,Arrange to May you 少用 I want to 借助电子词典,英文商函书写技巧&注意事项,开篇常用句式：It was very good to see you in It was a pleasure to Thank you for your letter of“Date”.I am pleased t
14、o learn that Thank you for your kind arrangement Greetings!And happy new year!We would like to express our hearty thanks to I am awful sorry to my cancellation of I apologize for the delay in scheduling a follow-up meeting,英文商函书写技巧&注意事项,中间内容常用起句：1.It would(will)be very appreciated that,2.I need to k
15、now that,3.Also,4.As we had discussed,5.We noted that,英文商函书写技巧&注意事项,结尾常用句式：I look forward to hearing from you.I am looking forward to your quick reply.May I wish you I look forward to the pleasure of seeing you again.I would ask for your comments regarding I apologize once again for the inconvenienc
16、e of Once again,congratulations to your promotion Please let me know if you have any questionsAny questions please dont hesitate to,几种商务e-mail的书写模板,1、调查 Credit Information Dear_,We would like to_(我方目的).We understand that_(了解情况).So we want to ask you if they are_(咨询情况)so that we may take steps to_(采取
17、措施后达到的目的).We will be obliged if you will kindly give us the information about_(相关信息).Any information you provide will be highly appreciated and kept in strict confidence.We shall be pleased to oblige if you need our services at this end.We are awaiting your early reply.,几种商务e-mail的书写模板,2.推销 Salesman
18、shipDear_,We have imported_(产品名称)._(产品引人注目点)is well-known and universally acknowledged.So,we feel sure that you may be interested in them,and this kind of new products will_(销售情况).We are mailing you_(附件名称).If you have interest in our products and find a good market for the new products,please let us
19、 know.We are offering you good products on generous terms in order that you can_(对方受惠处).We are looking forward to your early reply.,几种商务e-mail的书写模板,3.建立贸易关系 Establishing Business RelationsDear_,We have obtained your name and address from_(信息来源)and are glad to establish business relations with you.We
20、_(业务情况),moreover,there is a good demand for_(产品名称).So,we feel sure we can sell large quantities of_(产品名称).As to our standing,we are permitted to mention the_(资信单位)as a reference.Please let us have all necessary information regarding_(相关信息).If_(交易条件),we would_(下何种订单).Yours sincerely,几种商务e-mail的书写模板,4
21、.询盘 InquiryDear_,Thank you for your_(贵方信息).We have connected with a number of our customers in this area and many of them have interest in _(产品名称).So,there is a large demand for_(产品名称)here.Would you please make us an offer for_(产品名称).If your quotation is attractive to the customers,we will place a_(
22、订单类型)order with you.We look forward to your favorable reply.,几种商务e-mail的书写模板,5.报盘 OfferDear_,We were very pleased to receive your letter of_(日期)answering_(询问情况),and as requested,enclose_(附件名称).We think our products are_(产品性能)._(交易条件).We therefore advise you to place your order with us at once.We loo
23、k forward to your reply.,电子邮件沟通 行文技巧：语句间的连接词,电子邮件沟通 行文技巧：语句间的连接词,电子邮件沟通 行文技巧：常用表达,电子邮件沟通 行文技巧：常用表达,内容,一、主要的商务公文形式 二、商务公文的写作方法和技巧三、商务公文写作的注意事项四、英文商函书写技巧&注意事项 五、商务公文签发流程六、商务公文范本,商务公文签发流程,制发文件的程序和流程是：1-草拟 2-部门内复核 3-部门经理审签4-主管领导签发5-分发、办理6-跟踪7-存档,内容,一、主要的商务公文形式 二、商务公文的写作方法和技巧三、商务公文写作的注意事项四、英文商函书写技巧&注意事项
24、五、商务公文签发流程六、商务公文范本,商务公文范本,1、公文格式（示范）2、主要公文说明,公司红头文件(完全版),商务公文范本-通知,XX园区关于召开XX座谈会的通知各园区企业：为加强企业间的相互学习和交流，实现企业优势互补及相互合作，从而进一步提高园区企业经营管理水平和业务拓展水平，促进企业快速成长，经研究决定召开一次园区企业座谈会，本次会议是XX高科技园成立两周年系列活动的重要内容之一，请各企业负责人届时出席。现将会议有关事项通知如下：一、会议时间：2002年7月12日 二、会议地点：园区中心影院 三、会议议程：（略）四、请各企业准备好发言材料和拟定参会人员，每个企业派出12名主要负责人参
25、加，请认真填写附件“会议回执”并传真回高科技园企业拓展部。特此通知 会议联系人：（略）联系电话：（略）传真：（略）E-MAIL：（略）,商务公文范本-通报,关于举办2002中国国际个人数字技术及掌上电子产品展览会的通报 为促进我国高科技发展，增强交流合作，由中国国际贸易促进会所属中国国际展览中心集团公司（CIEC）会同有关学会、协会联合主办的四个高科技产品国际展览会：“第8届国际激光及光电子产品展（ILOPE 2002）”，“2002年中国国际光通信技术与设备展（Optocom）”，“2002年中国国际传感技术与应用展（STAE）”和“第3届个人数字技术及掌上电子产品（Personal Dig
26、itech 2002）”，将于2002年11月6日至9日在北京中国国际展览中心同时同地展出。展会同期，还将举办“第二届光电技术及产业主题研讨会”、“第二届中国光谷论坛”、“新技术新产品发布会”等一系列学术研讨会、主题报告会、新产品发布会等活动。四个展览会及相关活动，内容均关乎当前信息技术的支柱产业，互相交叉，互为补充，将邀请国内外政府官员、专家、企业高层领导与专业人员等参加，共同研讨、交流发展趋势与对策。届时必将吸引大批专业人士及用户到场参观。展会将最大限度地发挥行业间交流与沟通的桥梁作用，真正将买家和卖家，上家和下家聚合在一起，是一次光电技术产业界的真正盛会。这四个国际高科技产品展览会及相关
27、活动由中国国际展览中心集团公司北京华港展览公司统一组织承办。详情请洽：中展集团电话：（略）传真：（略）网址：（略）联系人：（略）,商务公文范本-请示,关于成立员工合唱协会的请示张主席：根据X公司工会年度计划，准备在三月中旬成立员工合唱协会。现将成立合唱协会的有关事宜请示如下：一、时间：8月二、合唱协会理事会的组成名誉理事长：（略）理事长：（略）副理事长（略）理事：（略）秘书长：（略）三、合唱协会指挥：由本公司员工担任，并拟聘著名指挥家任本协会名誉指挥四、合唱协会成立大会程序1、宣布员工合唱协会成立2、介绍来宾3、宣读理事会成员4、宣读理事会章程5、名誉理事长、理事长讲话6、卡拉OK演唱 以上请
28、示妥否，请批示。,商务公文范本-备忘录,关于XXXXX的备忘录北京区路号 香港区路号中国进出口公司 股份有限公司电话号码传真号码总代理先生：我想提醒您一下，依据贵我双方年月日之商谈要点，今年月日我公司部部长将前往贵公司就商品的产量、规格等问题交换意见。专此函达。年月日,商务公文范本-会议纪要,单位新一届学术委员会会议纪要 2002年12月11日，召开了新一后学术委员会预备会议暨第一次工作例会。新一后学术委员会由下列人员组成：、。此次会议包括以下议程：1、讨论工作条例；2、选举正、副主任；3、专项分工；4、推荐专家评议组人选；5、征求“知识创新工程试点方案”意见。首先，在主持下，会议讨论并通过了“学术委员会工作条例”；根据的提名，投票选举产生了学术委员会正副主任：主任：副主任：而后，在的主持下，委员们对后三项议程内容展开讨论。专项分工具体安排：刘：作为主管领导主抓国际合作交流；李：指导我所对外宣传；张、王：参加研究所学术评估；、：负责协调对外学术联络；经充分讨论，确定了专家评议小组人选的建议名单，所长任专家评议小组组长，所务会成员为小组成员，其他本所老专家及所外专家共7人。最后，委员们对x所长起草的“知识创新试点方案”展开热烈讨论，在充分肯定报告主体内容的基础上，对局部内容，的文字进行了调整。近日所长将对大家的意见统筹考虑，修订报告文本。,Thanks,
