《《国立彰化师范大学》PPT课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《国立彰化师范大学》PPT课件.ppt（68页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、1,公文寫作與文書作業報告人：彰化師大秘書室 專門委員 林志重2008/8/13,國立彰化師範大學 附屬高工,97學年度行政人員研習會,2,報 告 大 綱,前言文書處理手冊 公文寫作 文書作業案例經驗分享、檢討,3,前言,公文為處理公務之重要工具。公文製作屬要式行為，要有應具備之規定的程序與格式。行文要有其原因、依據、目的與立場。透過公文處理過程的每一個環節，達成行政溝通及時效；以提高行政效率，落實服務。行文必須講求效率。,4,前言,態度上，要有高度之責任心，不但要對機關團體負責，還要向對方或人民負責。基本素養、專業素養。公文寫得好，責任比較少；公文寫不好，常常有煩惱 三振條款,5,前言,公文
2、對外是代表本校；公文品質機關品質，各單位品質行政推動從公文開始。,6,文書處理手冊,行政院93年12月1日院臺秘字第0930091795號函修正。94年01月01日起適用節錄版如附，行政院研考會網站，有完整pdf檔。,7,文書處理流程 手冊(4、21),收文,分文,擬辦,陳核,批示,擬稿,核稿,判行,繕印,校對,用印,發文,歸檔,會辦,退稿,提陳,會辦,創 稿,來 文,件文存批,簽代稿以,交辦（主動辦理）,陳併稿簽,8,公文寫作,9,公文種類常用,函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交 辦、批復時。2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。書函：各機關處理
3、公務有下列情形之一時使用：1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。2.代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。稿為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。,10,公文種類常用,簽：為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據（15）；承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用（19）。箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。,11,公文種類常用,開會通知單：召集會議時使用。提案：對會議提出報告或討論事項時使
4、用。紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。定型化表單。電子公告。手令或手諭。,12,公文製作一般原則（16）,文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，簡、淺、明、確之要求：讓對方一看就了解重點所在 簡(用語簡練，詞句曉暢，有限的文句，表達充足意見)淺(不用深奧字詞),13,公文製作一般原則（16）,文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，簡、淺、明、確之要求：明(文義清楚、表列說明)確(語氣肯定、精確時間、數字)一看就了解重點所在,14,公文製作一般原則（16）,1.正確：避免錯誤和遺漏，避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。2.清晰：文義清楚、肯定。3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。4.迅速：
5、自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。5.整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。6.一致：同一案情的處理方法不可前後矛盾。7.完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。尤應避免未擬意見而僅用陳核或請示等字樣，以圖規避責任。（28）,15,擬稿注意事項（16）,、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以云云照敘，自
6、圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。、文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用可否照准、究應如何辦理等空言敷衍。,16,擬稿注意事項（16）,、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如貴鈞等應改為本該等。、簽宜載明年月日及單位。、擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。、案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。、文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，
7、由左至右依序排列。,17,擬稿注意事項（16）,、字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。、文稿有1頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。,18,分段要領,、主旨：()為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。()主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。、說明：()當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於主旨內容納時。()如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。、辦法：()向受文者提
8、出之具體要求無法在主旨內簡述時，用本段列舉。()其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。,19,標號、全形、半形之標準,()中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。()阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。,20,標點符號,；分號（用在下列文句的中間）：1、並列的短句。畢業成績：學士班為學業平均成績；碩士班與博士班為學業平均成績與學位考試成績之平均。2、聯立的復句。新生及轉學生委託他人辦理報到者，須繳交本 人親自書寫之委託書；否則視為逾期不到。,21,公文用語（18）,期望及目的用語，得視需要酌用請、希、查照、鑒核或核示、備查、照辦、辦理見復
9、、轉行照辦等。,22,公文用語（18）,直接稱謂用語：、有隸屬關係之機關：上級對下級稱貴；下級對上級稱鈞；自稱本。、對無隸屬關係之機關：上級稱大；平行稱貴；自稱本。、對機關首長間：上級對下級稱貴；自稱本；下級對上級稱鈞長，自稱本。、機關（或首長）對屬員稱台端。、機關對人民稱先生、女士或通稱君、台端；對團體稱貴，自稱本。、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為貴機關或貴單位。,23,公文用語（18）,間接稱謂用語：、對機關、團體稱全銜或簡銜，如一再提及，必要時得稱該；對職員稱職稱。、對個人一律稱先生、女士或君。,爾後該員該注意，不該該處不該該。,24,數字之使用（公文夾上有）,計量單位
10、150公分、35公斤、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆百分比、金額、人數、比數等80、3.59、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1：3法規條項款目、編章節款目之統計數據國立彰化師範大學學則共分14章、87條條文法規內容之引敘或摘述依本校學則第22條第2項規定略以：教育學程學分抵免辦法，經教務會議通過後實施。,25,收到公文!怎麼辦？,擬辦方式先簽後稿簽稿並陳以稿代簽存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬。,26,簽稿擬辦方式（19）,()先簽後稿：甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。乙、有關政策性或重大興革案件。丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。丁、擬提決策會議討論
11、案件。戊、重要人事案件。己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。,27,簽稿擬辦方式（19）,()簽稿併陳：甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。丙、須限時辦發不及先行請示之案件。()以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。,28,簽之款式（19）,()先簽後稿：簽應按主旨、說明、擬辦3段式辦理。()簽稿併陳：視情形使用簽，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。()一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。,29,函之撰擬注意事項（19）,1、訂有辦理或復文期限者，請在主旨內敘明。2、概括之期望語請核示、請查照、請照辦
12、等，列入主旨，不在辦法段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入辦法段內。3、說明、辦法分項條列時，每項表達一意。4、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可僅書姓，名字則以表示。5、須以副本分行者，請在副本項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在說明段內列明。6、如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數。,30,文書作業處理,31,文書處理程序一般原則,依分層負責明細表核判。（10）文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間（例如11月8日16時，得縮記為1108/1600），以明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。（20）,32,收文注意事項,來文所敘業務較
13、多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。（24）承辦單位收受之文件，認為非屬本單位承辦者，應敘明理由經單位主管核閱後，即時由單位收發退回分文人員改分，或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員；受移單位如有意見，應即簽明理由陳請首長裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。（27）,33,處理附件注意事項（31）,、附件請檢點清楚，隨稿附送。、附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件 2、。、附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用檢送、檢附等字樣。、如需以原本發出，而原本僅1份時，請註明：原本隨文發出，抄本或影印本存卷。、發文附件宜儘量用電子文件。,34,處理附件注意事項（31）,6
14、、有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明文先發，附件另送，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時註明。7、簽稿送請核判，除標明附件號數外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利查閱。8、公文書或附件如係屬發文通報周知，或需要收文機關轉發者，附件以電子文件方式處理為原則。9、對適宜長期對外宣告之公文或其相關附件資料，應長期登載。,35,會稿注意事項（33）,(一)凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所敘與會核時並無出入，應不再送會，以節省時間及手續。(二)各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。(三)會稿單位對於文稿有不同意
15、見時，應由主辦單位綜合修改後，再送決定，會銜者亦同。(四)非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發後會。,36,回稿、清稿應注意事預（36）,(一)稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人員閱後，再行送繕。(二)文稿增刪修改過多者，應送還原承辦人員清稿。清稿後應將原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核會簽者，不必再會核簽。,37,公文夾注意事項（37）,文書之陳核、陳判等過程中，均應使用公文夾，並以公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分。公文夾區分：、最速件用紅色。、速件用藍色。、普通件用白色。、機密件用黃色或特製之機密件袋。,38,用印
16、申請注意事項（41）,不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具蓋用印信申請表，惟內容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等項目，陳奉核定後，始予蓋用印信。重要案件不適用，應簽辦；尤其契約書。,39,使用副本注意事項（49）,副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，得於文內加敘請就某一事項予以處理之字樣。因緊急情況越級行文時，得以副本抄送其直屬上級或下級機關。附件以正本為限。如需附送副本收受機關或單位，應在副本項內之機關或單位名稱右側註明含附件或含附件。,40,公文寫作與處理案例經驗分享、檢討,41,常見易疏忽的 公文寫作,正本送教育部（不必副本再送教育部司
17、。）（不要正本送教育部司，除非有特別來文說明送司）副本：本校國文系。（宜列承辦單位，以利查考或核對）副本：（空白）,42,常見易疏忽的 公文寫作,簽於之單位，應為本校之一級單位（如處、部、館、院、系、所、中心、室）。用事務組、系二乙。該會簽應列會一級單位。如：總務處或教務處（註冊組）。註冊組。,43,常見易疏忽的 公文寫作,以稿代簽則不用再簽、蓋章。簡、淺、明、確。需求總量（人員、時數、經費）未列。計量和量詞。檢送乙份 1份依位置核章，並填註日期。位依規定位置擬簽及核章，校長沒位置批示。,44,45,常見易疏忽的 公文寫作,法規修正附對照表（修正條文，現行條文，說明）。格式自行研發、修正處未劃
18、線。說明欄引述辦理依據或來文日期、字號要齊全。引述本校文書組之收文登記掛號。日期未寫（請附來文供參）。被轉文之單位、日期、字號亦應列。,46,常見易疏忽的 公文寫作,一文之受文者有數機關時：(見手冊19(3)內容大同小異，同稿併敘。內容小同大異，數稿併辦。邀請教育部派員指導。（四稿之一）請國科會補助。（四稿之二）請各縣府登記學習時數。（四稿之三）請各校派員參加。（四稿之四）,47,常見易疏忽的 公文寫作,以書函補正更改先前已發之開會通知單。再發開會通知。教育部轉來陳情書：請卓處逕復，並副知，應辦文，正本：陳情人，副本：教育部、本校 正本：教育部，副本：陳情人、本校。,48,常見易疏忽的 公文寫
19、作,行文單位的寫法(一)單位應寫全銜，尤其校外。大里高中(二)中央先地方後(三)機關先個人後(四)本校列最後，但應稱本校，不必寫全銜，且僅第1個校內單位應冠以本校二字，以後單位可不必再寫本校。例如：本校系、研發處(五)本校單位依順序（參考人事室編通訊錄）對上級盡量不以副本，以示尊重。,49,常見易疏忽的 公文寫作,應抬頭（空一格）（未抬頭、隨意空格）1、請 查照。請查照2、請 鑒核。請鑒核 3、請 惠示卓見。請惠示卓見4、請 惠予更正並憑辦。請惠予 更正並憑辦5、請 查照辦理見復。請查照辦理見復6、請 查照惠允。請查照惠允7、請 同意惠復。請同意惠復,50,常見易疏忽的 公文寫作,應抬頭（空一
20、格）（未抬頭、隨意空格）1.有隸屬關係，下級對上級稱 鈞，例如 鈞部（教育部）鈞室（教育部中部辦公室）鈞院（行政院）2.無隸屬關係，下級對上級稱 大，例如 大部（內政部）大院（立法院）3.對平行機關、上級對下級稱 貴。,51,常見易疏忽的 公文寫作,遇貴或鈞之位置，空格處理：1、如在一行中間，應空一格。2、如出現在一行之首，則不必空格。3、如出現在標點符號之後，也不用空格 直接書寫。跨行問題：姓名、避免字獨字成行，獨行成件。檢陳&檢附、檢送。名稱要與附件相符。,52,常見易疏忽的 公文寫作,同音不同義反應：帶有被動意味，需要調查、觀察得知結果，如化學反應、效果反應不佳。由刺激所引起的一切活動，
21、稱之。反映：主動的提供意見、看法、結果。例如：反映代表的民意，將意見充分反映給。須表示動詞性，如：必須、須知、不須等。需表名詞性，如需求、供需、需索等。大事紀,53,常見易疏忽的 公文寫作,.依據本校外國學生來臺就學辦法第4條規定略以：申請人應檢附下列文件，六、親筆以中文或英文撰述300至500字之自傳1份。.規定略，以申請人 規定略以，申請人 規定略以：申請人,54,常見易疏忽的 公文寫作,以上、以下、以內、不得少於、至多，俱連本數計算。（全部9人，二分之一以上，5,6,7,8,9）（全部10人，二分之一以上，5,6,7,8,9）過半數（全部10人，6,7,8,9）,55,常見易疏忽的 公文
22、寫作,辦校稿時 主旨：鈞部聘請本校系擔任一案。主旨：鈞部聘請本系擔任乙案.。辦簽時 主旨：請准予本系暑期開設。主旨：請准予本校系暑期開設。,56,常見易疏忽的 文書作業處理,只處理收到校外的函、書函來文，沒有處理校內單位的通知（尤其電子公告）。涉及重要案件之用印，僅填用印申請單。,57,常見易疏忽的 文書作業處理,先簽後稿（批准再辦稿）（未核示即辦稿，而稿先到核?.）先簽准後填申請單（如借款）簽稿（申請單）並呈，1.簽在上，要註明簽稿並呈。2.稿在下，均須核章。3.再附稿之附件，4.其他參考資料。裝訂妥、騎縫章。僅訂一角、用迴紋針、不裝訂散成一堆、左右皆訂不能翻。,58,常見易疏忽的 文書作業
23、處理,行政會議等通過之法令，要依其規定程序辦理後，再實施後續工作。法令尚未簽陳 校長核定。未發佈。如需其他單位表示意見，應請各單位表示意見後，再綜合整理擬簽呈判。併附上各單位提供之資料或意見。簽辦會其他單位，各有表示意見在簽上，承辦單位都還不知道各意見，即呈判。,59,常見易疏忽的 文書作業處理,依邏輯順序於會辦單位欄，標明會簽稿的單位。例如：本系訂於月日在（場所）舉辦迎新活動，並請總務處支援。會簽單位過多，應以分會方式辦理。公文用公文夾呈判。用透明夾、僅用多次使用封袋，甚至請工讀生拿來，未使用公文夾。,60,常見易疏忽的 公文寫作與處理,國立彰化師範大學處 書函發文日期：中華民國97年7月1
24、0日附件：主旨：檢送本校97年度檢討表乙份，請查照。說明：一、依據本處民國97年7月5日簽辦理。二、各單位有關缺失部分，請積極改進。正本：本校各單位副本：本校處(處 戳),61,會議提案,在公文製作系統，有報告事項、討論事項格式。法令訂定、修正。,62,會議紀錄,請依照格式記錄決議要具體（紀錄要讓未參加會議的人也看懂）。請附簽到名冊。附原提案、草案。有相關權責單位的提案、決議，請標示並會簽。批核後以正本分送相關單位，或依決議辦理。,63,校長批示請補充或賜知案件（手令或手諭）,最好用便箋補陳。第1點請寫明依據 鈞長月日批示辦理。沒寫、校長好：、Dear 校長 最後續陳 鈞核,64,本校案例經驗分享與檢討,少部份一些他山之石，以下30餘張投影片提供做為經驗分享與檢討。,65,公文自我檢視,格式是否完備陳述是否周延文句是否通順稱謂是否正確錯字是否出現贅字是否刪去標點是否用對數字是否無誤引據是否清楚以受文者立場來看,66,1.多欣賞閱讀好的來文。2.核批公文送回後，請再審視批修之處。3.再回想今天的講習、資料。,公文精進 強烈建議,67,簡報完畢謝謝聽講，及熱心參與敬祝公文寫作順利愉快 業務精進,68,
